ممیزی داخلی چیست؟ 11 مزیت داشتن چک لیست ممیزی داخلی
ممیزی داخلی چیست؟ ممیزی داخلی ارزیابی اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت سازمان شما و عملکرد کلی سازمان شما است. هدف از ممیزی داخلی مطابقت با «ترتیبات برنامه ریزی شده» سازمان ها جهت دریافت گواهینامه سیستم مدیریت است. مدارک مورد نیاز جهت ممیزی داخلی سیستم مدیریت کیفیت (QMS) و نحوه پیاده سازی و نگهداری فرآیندهای آن.
ممیزی داخلی برای اخذ ISO فرآیندی سیستماتیک جهت جمع آوری و ارزیابی اطلاعات در مورد فرآیندهای یک سازمان برای تعیین سطح انطباق آن ها با استانداردی است که بر اساس آن ممیزی میشود. ممیزی ها برای بررسی اثربخشی اقدامات موجود و تعیین اینکه آیا سازمان با ظرفیت کامل در چارچوب الزامات برای دستیابی به گواهینامه و ادامه رشد کار می کند یا خیر تکمیل می شود. در یک چرخه حسابرسی، که معمولاً 3 سال است، یک سازمان حداقل یک بار در سال تقویمی ممیزی های «داخلی» و «خارجی» را تکمیل میکند که دامنه حسابرسی و مقیاس حسابرسی بستگی به این دارد که چه کسی انجام میدهد.
ممیزی داخلی به طور مستقل توسط یک سازمان و با استفاده از پرسنل داخلی یا یک مشاور ایزو با تجربه و دانش سازمان و صنعت شما انجام می شود. حسابرسی داخلی که توسط یک فرد مستقل انجام می شود برای ارزیابی کارایی و اثربخشی در بخش های خاص یا سازمان است. ممیزی های خارجی برای ارزیابی سازمان شما و صدور گواهینامه ایزو توسط حسابرس مرجع صدور ISO مطابق با استانداردی که شما با آن مطابقت دارید انجام می شود. ممیزی داخلی جزئی از مراحل اخذ گواهینامه ایزو است، اما نمی تواند برای شما گواهینامه ایزو را تضمین کند.
ما توسط این مقاله به موضوعاتی همانند اینکه چرا باید حسابرسی داخلی انجام دهید، هدف از ممیزی داخلی چیست، آیا باید حسابرسی داخلی را برون سپاری کرد و … می پردازیم. تا انتهای مقاله با ما همراه شوید.
چرا باید ممیزی داخلی انجام دهیم؟
شرکت ها در صنایع مختلف باید ممیزی های داخلی را به صورت مستمر انجام دهند تا از انطباق قانونی و مقرراتی اطمینان حاصل کنند و به عنوان نوعی ارزیابی ریسک و مدیریت ریسک، کنترل های داخلی فعلی یک سازمان را ارزیابی کنند.
انجام فرآیند ممیزی داخلی برای دریافت گواهینامه ایزو مهم است. سازمان ها حسابرسی داخلی را به یک یا چند مورد از دلایل زیر انجام می دهند:
- حصول اطمینان از انطباق با الزامات استانداردها و مقررات داخلی، بین المللی و صنعتی و الزامات مشتری.
- تعیین اثربخشی سیستم اجرا شده در تحقق اهداف تعیین شده (کیفی، زیست محیطی، مالی) یا دیگر.
- برای پیدا کردن فرصت های بهبود.
- برای برآورده کردن الزامات قانونی و مقرراتی براساس دستورالعمل سیستم مدیریت اجرا شده.
- برای ارائه بازخورد به مدیریت برتر.
یکی از بندهای الزامات قابل اجرا برای اخذ گواهینامه ایزو که در متن استاندارد ایزو 9001 ویرایش 2015 مکتوب شده اشاره به فرآیند حسابرسی داخلی دارد. بند 9.2 در ویرایش 2015 استاندارد ایزو 9001 اشاره به ممیزی داخلی و بند 8.2.2 در ویرایش 2008 استاندارد ایزو 9001 اشاره به حسابرسی داخلی ISO دارد.
هدف از ممیزی داخلی (حسابرسی داخلی) چیست؟
هدف ممیزی داخلی ISO ارزیابی کارایی یک سازمان است که با سطح کیفیت و سیستم های مدیریت ریسک و شیوه های تجاری کلی آن در برابر یک یا چند استاندارد ISO اندازه گیری می شود. شرکت ها و سازمان ها ممیزی های داخلی را برای ارزیابی و بهبود کارایی قابلیت های رویه های تجاری خود با برجسته کردن هرگونه نقص یا کاستی موجود و حصول اطمینان از وجود برنامه هایی برای رفع صحیح آنها انجام میدهند.
در حالی که انجام ممیزی های داخلی منظم و مؤثر سیستم مدیریت شما یک الزام استاندارد است، اما به دلایلی نیز الزامی است. ممیزی داخلی فرصتی برای سازمان شماست تا پیشرفت شما را به درستی ببیند و فرصتی برای کارکنان شما است تا مهارت های خود را به رخ بکشند و هرگونه نگرانی را بیان کنند. برخی از راه های اصلی که یک سازمان می تواند از حسابرسی داخلی بهره مند شود:
- بررسی و ارزیابی قابلیت اطمینان و سلامت سیستم کنترل داخلی خود.
- برای تعیین میزان انطباق با استانداردها، سیاست ها و رویه های تعیین شده.
- برای به حداقل رساندن زیان و به حداکثر رساندن سود.
- برای تعیین اینکه آیا اطلاعات تولید شده در یک سازمان دقیق و قابل اعتماد است یا خیر.
- برای تعیین سطح یکپارچگی داده های ارائه شده به مدیریت.
- ارائه مشاوره و بازخورد آگاهانه به مدیریت در مورد مراحل بعدی و فرصت های رشد.
- جستوجوی فرصتهایی برای بهبود در سیستمهای موجود.
حسابرسی داخلی بر اساس چندین دستورالعمل است که به چشم انداز و استراتژی خاص سازمان بستگی دارد. برای سودمند بودن، باید اطلاعات مناسب و بی طرفانه ای را ارائه کند که سازمان بتواند از آن در بهبود عملکرد خود استفاده کند. این بدان معناست که حسابرسی باید با در نظر گرفتن الزامات و معیارهای خاص سازمان و محیطی که در آن فعالیت می کند، انجام شود. در حالی که ممکن است وسوسه شوید یک چک لیست را دانلود و دنبال کنید، از آنها به عنوان یک فروشگاه برای حسابرسی داخلی کامل استفاده نکنید، از آنها به عنوان راهنمایی استفاده کنید و آنها را برای نیازهای خاص خود تنظیم کنید.
فرآیند حسابرسی داخلی برای هر سازمانی که هدف آن حفظ و بهبود سیستم(های) مدیریتی است، ضروری است. با این حال، دستیابی به یک فرآیند حسابرسی داخلی موثر می تواند یک چالش به خصوص برای سازمان های کوچک و متوسط باشد.
حسابرسی ها باید توسط حسابرسان آموزش دیده و واجد شرایط با دانش کافی از استاندارد مورد استفاده برای اطمینان از استقلال و عینیت انجام شود. برخی از سازمان ها زمان یا بودجه لازم برای آموزش کارکنان موجود برای تبدیل شدن به حسابرس داخلی خود یا استخدام فردی با مهارتهای لازم برای انجام این ممیزیها را ندارند.
برای آن سازمان ها، انعقاد قرارداد حسابرسی داخلی آنها یک گزینه امکان پذیر است. مزایای ممیزی داخلی شامل:
- استقلال را تضمین کند، زمانی که حسابرس به سازمان تعلق نداشته باشد، استقلال احتمالاً افزایش می یابد. در برخی موارد که رابطه نزدیک بین حسابرسان و حسابرسی شوندگان وجود دارد، استقلال و عینیت ممکن است به خطر بیفتد.
- اطمینان از دانش و مهارت، اکثر حسابرسان سازمانهای خارجی سالها آموزش و تجربه دارند. این حسابرسان نه تنها دارای مهارت های فنی هستند، بلکه از دستورالعمل های اخلاقی سختگیرانه نیز پیروی می کنند.
- کاهش هزینه های، بکارگیری یک متخصص برای انجام ممیزی های داخلی سازمان می تواند گران باشد. عقد قرارداد هزینه کلی حسابرسی داخلی را کاهش می دهد.
- اطمینان از دانش به روز، مانند هر بازار دیگری، بازار حسابرسی داخلی رقابتی است. این امر باعث می شود سازمان های حسابرسی کارآمدتر شوند و به طور مداوم خدماتی را که ارائه می دهند بهبود بخشند، که به نفع سازمان مورد حسابرسی است.
- استفاده بهینه از زمان ممیزی داخلی زمان بر است، هنگامی که آنها برون سپاری می شوند، مدیریت زمان بیشتری برای تمرکز بر فعالیت های اصلی کسب و کار خود دارد.
- کاهش خطر اختلال در حسابرسی داخلی، اگر سازمانی برای انجام ممیزی های داخلی به یک فرد متکی باشد، اتکا به آن فرد ایجاد می شود که آسیب پذیری فرآیند را افزایش می دهد. زمانی که فرآیند برون سپاری شود، این ریسک کاهش می یابد.
اصول حسابرسی داخلی چیست؟
حسابرسی متکی بر تعدادی از اصول است که هدف آن تبدیل حسابرسی به ابزاری مؤثر و قابل اعتماد است که از سیاست ها و خط مشی های مدیریت شرکت شما پشتیبانی میکند و در عین حال اطلاعات عینی مناسبی را ارائه میکند که شرکت شما میتواند برای بهبود مستمر عملکرد خود بر اساس آن عمل کند.
رعایت اصول زیر پیش نیازی برای حصول اطمینان از دقیق، عینی و کافی بودن نتایج حاصل از حسابرسی تلقی می شود. همچنین به حسابرسانی که به طور مستقل از یکدیگر کار میکنند، اجازه میدهد هنگام حسابرسی در شرایط مشابه به نتایج مشابهی برسند. در زیر برخی از اصول اساسی ممیزی داخلی آورده شده است که صرف نظر از اندازه، دامنه یا صنعت باید به طور جهانی قابل اجرا باشند.
مشاهده مستندات براساس واقعیت
ممیزی داخلی باید یک فعالیت عینی باشد. همه حسابرسان داخلی باید مشاهده مستندات براساس واقعیت را در قضاوت خود حفظ کنند. در نظر بگیرید که اگر همتایان خود را ممیزی می کنید، برای اینکه قضاوت قبلی یا تجربیات گذشته را علیه یک فرد یا تیم نداشته باشید، در محدوده خود حسابرسی کنید، با هدف اثبات یک موضوع حسابرسی نکنید. حسابرسی با اهداف عینی بهبود سازمان و ارائه یک عمل ارزش افزوده به سازمان.
رفتار اخلاقی
ممیزی داخلی نیز مانند سایر شیوه های تجاری، باید در محدوده اخلاقیات و قوانین اخلاقی انجام شود.
محرمانه بودن
حسابرسان به اطلاعات حساس در مورد سازمان و کارکنان آن دسترسی دارند. بسیار مهم است که از بالاترین سطح محرمانگی اطمینان حاصل شود تا از سوء استفاده احتمالی از چنین اطلاعاتی جلوگیری شود.
صلاحیت
حسابرسی یک روش پیچیده است. باید توسط حسابرسان ماهر، با تجربه و توانمند انجام شود. هنگام انتخاب یک تیم حسابرسی، مهارت های پرسشگری و مهارت شنیداری آنها را در نظر بگیرید. یک حسابرس باید آماده باشد تا سوالاتی را بپرسد که بدون ایجاد استرس برای حسابرسی شونده، اطلاعات مورد نیاز را در اختیار او قرار دهد. ارائه آموزش ISO به کارمندان برای کمک به کاهش استرس و افزایش تعامل را در نظر بگیرید.
برنامه ریزی
فرآیند حسابرسی باید به طور کامل برنامه ریزی شود تا از سردرگمی در مراحل بعدی جلوگیری شود. هنگامی که یک برنامه حسابرسی تنظیم شد و به حسابرسی شوندگان دیکته شد، از محدوده حسابرسی خارج نشوید. این از مشکلات مربوط به زمان بندی و مشارکت کارکنان جلوگیری می کند.
ایجاد مستندات
حفظ مستندات مناسب از فرآیند حسابرسی مهم است. ممیزی داخلی با یک جلسه پایانی به پایان می رسد که در آن یافته ها به مدیریت نشان داده می شود و شما باید بلافاصله پس از تکمیل حسابرسی گزارش مفصلی ارائه دهید. با اطمینان از اینکه یافته های خود را به طور مؤثر مستند می کنید، در جلسات پایانی و زمانی که گزارش خود را ایجاد می کنید، موفقیت بسیار بیشتری خواهید داشت.
صداقت
گزارش های حسابرسی باید به طور دقیق حقایق کشف شده در طول فرآیند حسابرسی را به تصویر بکشد. یکپارچگی یافته های حسابرسی ضروری است.
آماده شدن برای ممیزی داخلی
قبل از ممیزی، کاملا آماده شوید! صرف زمان برای آماده سازی شما را در طول ممیزی بسیار موثرتر می کند و حسابرسی بهتری خواهید شد. صرف زمان برای آماده سازی و سازماندهی در واقع باعث صرفه جویی در زمان در طول ممیزی می شود. شما باید یک برنامه حسابرسی به روز و یک برنامه حسابرسی به خوبی تعریف شده برای هر فرآیند داشته باشید. مطمئن شوید که برنامه حسابرسی را به همه طرف های درگیر و همچنین مدیریت ارشد ابلاغ کنید، زیرا این امر به تقویت مأموریت شما کمک میکند.
تمام اطلاعات مستند مربوطه را که مربوط به فرآیندی است که حسابرسی خواهید کرد، جمع آوری کنید. به معیارهای فرآیند، دستورالعمل های کار، نمودارهای لاک پشت، نقشه های فرآیند و فلو چارت ها و غیره نگاه کنید. در صورت امکان، هر گونه طرح کنترلی و برگه های تجزیه و تحلیل اثرات حالت خرابی را نیز جمع آوری و بررسی کنید. این موارد را به طور کامل بررسی کنید و جنبه هایی را که قصد دارید ممیزی کنید برجسته کنید. استفاده از اطلاعات مستند به این روش تضمین می کند که آنها به سوابق حسابرسی تبدیل می شوند.
بنابراین برای انجام ممیزی داخلی کلیه مستندات و روش های اجرای سیستم مدیریت را آماده و در اختیار حسابرسان قرار دهید.
انواع ممیزی داخلی (حسابرسی داخلی) چیست؟
ممیزی های داخلی معمولاً به عنوان “ممیزی های شخص اول” شناخته می شوند و توسط یک سازمان برای تعیین انطباق با مجموعه ای از الزامات که ممکن است از استانداردهایی مانند ایزو 9001 و همچنین الزامات مشتری یا نظارتی ناشی شود، انجام می شود. روش های رایج حسابرسی داخلی وجود دارد که ممکن است برای تعیین انطباق استفاده شود، همانند:
- ممیزی سیستم
- ممیزی فرآیند
- ممیزی های محصول
ممیزی های سیستم
ممیزی های سیستم بهتر است با استفاده از چک لیست ممیزی داخلی انجام شود. این نوع ممیزی بر سیستم مدیریت کیفیت سازمان به عنوان یک کل تمرکز می کند و فعالیت های برنامه ریزی و الزامات سیستم گسترده را برای اطمینان از اجرای هر بند یا الزام مقایسه می کند.
ممیزی فرآیند
ممیزی فرآیند یک تجزیه و تحلیل عمیق است که تأیید می کند که فرآیندهای شامل سیستم مدیریت مطابق با نتایج مورد نظر انجام و تولید می شوند. ممیزی فرآیند همچنین هرگونه فرصت برای بهبود و اقدامات اصلاحی احتمالی را شناسایی می کند. ممیزی فرآیند برای تمرکز بر هر فرآیند خاص، آسیب پذیر، جدید یا پرخطر استفاده می شود.
ممیزی محصول
ممیزی محصول ممکن است مجموعه ای از ممیزی ها، در مراحل مناسب طراحی، تولید و تحویل باشد تا انطباق با هر یک از الزامات محصول مشخص شده، مانند ابعاد، عملکرد، بسته بندی و برچسب گذاری، در یک فرکانس مشخص را تأیید کند.
چک لیست ممیزی داخلی
چک لیست حسابرسی داخلی به شما کمک می کند تا با تعیین اینکه آیا این الزامات به طور مؤثر اجرا و حفظ شده اند، تعیین کنید که تا چه حد سیستم مدیریت کیفیت سازمان شما با الزامات مطابقت دارد. ابزار ممیزی داخلی به شما کمک می کند تا وضعیت سیستم مدیریت موجود خود را ارزیابی کنید و ضعف فرآیند را شناسایی کنید تا یک رویکرد هدفمند برای اولویت بندی اقدامات اصلاحی برای ایجاد بهبود ایجاد کنید.
چک لیست ممیزی داخلی شامل مستندات مربوط به الزامات قابل تایید از بخش 4.0 تا بخش 10.0 استاندارد ایزو 9001 است که شما می توانید با مطالعه مقاله “متن فارسی استاندارد ایزو 9001 ویرایش 2015” اطلاعات کاملی به دست آورید.
مزایای داشتن چک لیست ممیزی داخلی چیست؟
چک لیست حسابرسی داخلی تنها یکی از ابزارهای متعددی است که از جعبه ابزار حسابرس در دسترس است و به اطمینان از اینکه هر حسابرسی داخلی نیازهای لازم را برآورده می کند، کمک می کند. قبل، حین و بعد از فرآیند حسابرسی به عنوان یک نقطه مرجع میباشد و اگر برای یک حسابرسی خاص توسعه یابد و به درستی استفاده شود، مزایای زیر را به همراه خواهد داشت:
- چک لیست ها می توانند به عنوان مرجعی برای برنامه ریزی ممیزی های آینده استفاده شوند.
- چک لیست ها را می توان قبل از ممیزی در اختیار حسابرسی شونده قرار داد.
- چک لیست ها می توانند ابزار ارتباطی را ارائه دهند.
- چک لیست تکمیل شده شواهدی را ارائه می دهد که ممیزی انجام شده است.
- اطمینان حاصل می کند که حسابرسی به طور سیستماتیک و مداوم انجام می شود.
- یک رویکرد حسابرسی ثابت را تضمین می کند.
- به طور فعال از فرآیند حسابرسی سازمان پشتیبانی می کند.
- یک مخزن برای یادداشت های جمع آوری شده در طول فرآیند حسابرسی فراهم می کند.
- یکنواختی در عملکرد حسابرسان مختلف را تضمین می کند.
- به شواهد عینی ارجاع می دهد.
- چک لیست های حسابرسی به فرآیند حسابرسی کمک می کند.
چک لیست حسابرسی داخلی تنها یکی از ابزارهای متعددی است که از جعبه ابزار حسابرس در دسترس است و به اطمینان از اینکه هر حسابرسی داخلی نیازهای لازم را برآورده می کند، کمک می کند. قبل، حین و بعد از فرآیند حسابرسی به عنوان یک نقطه مرجع می باشد و اگر برای یک حسابرسی خاص توسعه یابد و به درستی استفاده شود، مزایای زیر را به همراه خواهد داشت:
آیا برای دریافت گواهینامه ایزو نیاز به برون سپاری حسابرسی است؟
آیا یک حسابرس خبره برای انجام ممیزی ISO “نیاز است” یا شرکت می تواند خودش حسابرسی ISO را انجام دهد؟. برای انجام ممیزی های کیفیت داخلی سیستم مدیریت خود و فرآیندهای آن، نیازی به «حسابرس خبره» ندارید.
حسابرسان خبره معمولاً برای نهادهای اعتباربخشی خارجی و شرکت های صادرکننده گواهینامه ایزو کار می کنند، که ممیزی گواهی را انجام می دهند، یعنی سیستم مدیریت سازمان شما را بر اساس الزامات ISO ارزیابی می کنند و گواهی انطباق شما را ارائه می دهند. آنها همچنین ممیزی های نظارتی را برای اطمینان از حفظ گواهینامه شما انجام خواهند داد. آنها در عملیات حسابرسی داخلی روزانه شرکت نخواهند کرد.
سازمان ها می توانند از تیم QC یا QA خود جهت ممیزی داخلی بهره مند شوند. حسابرسان داخلی می توانند افرادی از درون سازمان شما باشند که صلاحیت و بی طرفی لازم را برای انجام ممیزی داخلی به منظور اطمینان از عملکرد مؤثر فرآیندهای سازمان شما دارند. حسابرسان داخلی اغلب به مدیر کیفیت گزارش می دهند.
حسابرسان شرکت ایران گواه می توانند ممیزی داخلی قبل از ممیزی صدور گواهینامه ایزو را برای شما انجام دهند. ما تعهد کامل داریم تا آخرین مرحله دریافت گواهینامه ایزو در کنار شما هستیم. شما می توانید از ما چک لیست ممیزی داخلی را دریافت کنید.
پرسش های متداول
ممیزی داخلی چیست؟
ممیزی داخلی ارزیابی اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت سازمان شما و عملکرد کلی سازمان شما است. هدف از ممیزی داخلی مطابقت با «ترتیبات برنامه ریزی شده» سازمان ها جهت دریافت گواهینامه سیستم مدیریت کیفیت است. مدارک مورد نیاز جهت ممیزی داخلی سیستم مدیریت کیفیت (QMS) و نحوه پیاده سازی و نگهداری فرآیندهای آن.
چرا حسابرسی داخلی قبل از صدور گواهینامه ایزو مهم است؟
شرکت ها در صنایع مختلف باید ممیزی های داخلی را به صورت مستمر انجام دهند تا از انطباق قانونی و مقرراتی اطمینان حاصل کنند و به عنوان نوعی ارزیابی ریسک و مدیریت ریسک، کنترل های داخلی فعلی یک سازمان را ارزیابی کنند. هدف ممیزی داخلی ISO ارزیابی کارایی یک سازمان است که با سطح کیفیت و سیستم های مدیریت ریسک و شیوه های تجاری کلی آن در برابر یک یا چند استاندارد ISO اندازه گیری می شود. شرکتها و سازمان ها ممیزی های داخلی را برای ارزیابی و بهبود کارایی قابلیت های روی ههای تجاری خود با برجسته کردن هرگونه نقص یا کاستی موجود و حصول اطمینان از وجود برنامه هایی برای رفع صحیح آنها انجام میدهند.