چارت سازمانی ایزو, نمونه نمودار سازمانی مربوط به ایزو 9001
کاملترین پاسخ به سوال “چارت سازمانی چیست؟”. Organizational chart به معنای چارت سازمانی یک نمودار سلسله مراتبی از جایگاه های و مشاغل موجود در سازمان و ارتباط میان آنها است. این نمودار سلسله مراتب سازمان و جایگاه های شغلی موجود در سازمان را مشخص می‌کند. همچنین به صورت ساده ارتباط طولی و عرضی میان جایگاه‌های کاری و شغلی را مشخص می‌کند.
چارت سازمانی یا نمودار سازمانی، تعریف سلسله مراتب و همچنین فرآیند گردش مشتری و اطلاعات را در یک سازمان معرفی می کند. چارت سازمانی مشخص می کند پرسنل تحت نظارت چه واحدی باید فرآیندهای کاری را پیش ببرند و به چه کسی باید گزارش بدهند.
تعریف چارت یا نمودار سازمانی یکی از اولین مراحل در مستند سازی استاندارد ایزو 9001 است. بنابراین شما باید چارت سازمانی خود را با فرآیندهای ارائه خدمات یا تولید محصول مرتبط کنید. برای تشریح صحیح چارت سازمانی لازم است نمودار گردش کار در سازمان خود را درک کنید.
در این صورت است که اجرای مستندات سیستم مدیریت کیفیت (QMS) براساس استاندارد ایزو 9001 ویرایش 2015 برای شما بسیار ساده تر خواهد بود. ما در اینجا یک نمونه چارت سازمانی که مربوط به شرکت ایران گواه است را آورده ایم. نمونه چارت سازمانی برای شرکت هایی که حوزه فعالیت مشاوره دارند می تواند همانند نمودار سازمانی شرکت ایران گواه باشد. به شکل زیر دقت کنید.
چارت سازمانی چیست؟
نمودار سازمانی یک شرکت نمایشی بصری از سلسله مراتب آن است. چارت سازمانی سطوح مختلف اختیارات در یک شرکت و نحوه ارتباط این سطوح را نشان می دهد.
مهمتر از همه، نشان می دهد که چه کسی به چه کسی گزارش می دهد. یک کسب وکار به خوبی سازماندهی شده دارای یک نمودار سازمانی است که به راحتی قابل درک و پیگیری است. این باعث می شود ارتباطات درون شرکت کارآمدتر شود و اطمینان حاصل شود که همه از نقش و مسئولیت های خود آگاه هستند.
انواع چارت سازمانی برای ایزو 9001 چیست؟
سه نوع نمودار سازمانی برای اجرای مستندات استاندارد ایزو 9001 وجود دارد که شامل موارد زیر است.
نمودار سازمانی عملکردی
این نوع نمودار رابطه بین بخش های مختلف سازمان و عملکرد آنها را نشان می‌دهد. به عنوان مثال، ممکن است نشان دهد که بازاریابی مسئول ایجاد و اجرای برنامه های بازاریابی است، در حالی که حسابداری مسئول ثبت و گزارش اطلاعات مالی است.
نمودار سازمانی محصول یا خدمت
این نوع نمودار سازمانی نحوه سازماندهی محصولات یا خدمات شرکت را نشان می دهد. ممکن است نشان دهد که شرکت محصولات A، B و C را ارائه می دهد و هر محصول دارای تیم بازاریابی، فروش و کارکنان تولیدی خود است.
نمودار سازمانی تقسیمی
این نوع نمودار سازمانی نحوه تقسیم شرکت به بخش ها و نحوه سازماندهی آن بخش ها را نشان می دهد. به عنوان مثال، یک شرکت ممکن است برای هر محصولی که ارائه می دهد یک بخش داشته باشد و هر بخش ممکن است کارکنان بازاریابی، فروش و تولید خود را داشته باشد.
اهمیت چارت سازمانی برای مستند سازی ایزو 9001
نمودار سازمانی نمایشی گرافیکی از ساختار گزارش دهی یک سازمان و روابط بین موقعیت های درون آن ساختار است. آنها همچنین به عنوان ارگانوگرام یا ساختار سازمانی شناخته می شوند. آنها به صورت بصری سلسله مراتب یک سازمان را نشان می دهند و خطوط گزارش بین طبقات را نشان می دهند.
چند دلیل مهم وجود دارد که چرا چارت سازمانی برای اجرای مستندات ایزو نیاز است که در زیر به آن می پردازیم.
- می تواند به ارتباطات درون شرکت کمک کند. وقتی همه بدانند که چه کسی به چه کسی گزارش می دهد، می تواند به جلوگیری از سردرگمی و ارتباط نادرست کمک کند.
- این می تواند به کارمندان جدید کمک کند تا خود را در داخل شرکت هدایت کنند. با درک ساختار سازمان، آنها می توانند نقش خود و اینکه برای کارهای مختلف باید به سراغ چه کسانی بروند.
- می تواند به بهبود کارایی کمک کند. یک نمودار سازمانی می تواند به شناسایی شکاف ها یا موارد تکراری در ساختار کمک کند، بنابراین می توان مغایرت ها و تکرار آنها را برطرف کرد.
- می تواند ابزار ارزشمندی برای برنامه ریزی باشد. چارت را می توان برای تجسم رشد یا تغییرات آتی در شرکت استفاده کرد.
- می تواند به تصمیم گیری کمک کند. درک روشنی از ساختار گزارش‌دهی می‌تواند به مدیران کمک کند تا تصمیم بگیرند که منابع باید در کجا تخصیص داده شوند.
نحوه ایجاد ساختار در چارت سازمانی چگونه است؟
ساختار چارت سازمانی رایج ترین روش سازماندهی یک کسب و کار است. این ساختار سلسله مراتب است و کارمندان در مسیر خود در زنجیره فرماندهی کار می کنند. ساختار دپارتمان چارت سازمانی معمولاً دارای یک مدیر عامل یا رئیس در بالا است که بر معاونان و مدیران و کارمندان مستقیم نظارت می کند.
این ساختار برای مشاغلی که نیاز به حفظ سطح بالایی از کنترل دارند، مؤثر است، زیرا ارتباطات به طور قابل پیش بینی و کارآمد از بالا به پایین جریان دارد.
با این حال، این نوع ساختار می تواند خلاقیت و نوآوری را محدود کند، زیرا کارکنان ممکن است در توانایی خود برای بالا رفتن از نردبان احساس محدودیت کنند. علاوه بر این، چندین نکته دیگر وجود دارد که باید هنگام ایجاد یک ساختار نمودار سازمانی جدید در نظر داشت:
- تعریف اهداف بخش و اینکه چگونه آنها به موفقیت کلی شرکت کمک می کنند.
- سیستم ها و فرآیندهای فعلی در شرکت را بررسی کنید و مناطقی را که بخش جدید می تواند ارزش افزوده ایجاد کند، شناسایی کنید.
- توازن قوا بین بخش‌ها و نحوه تناسب بخش جدید در سلسله مراتب موجود را در نظر بگیرید.
- منابع را به طور مناسب تخصیص دهید تا اطمینان حاصل شود که بخش جدید آنچه را که برای موفقیت نیاز دارد، ایجاد کند.
- معیارها و مدیریت پروژه (PMO) را برای ردیابی پیشرفت و موفقیت در جای خود قرار دهید.
راهنمای نهایی جهت ایجاد نمودار سازمانی مربوط به ایزو 9001
ایجاد نمودار سازمانی یکی از مهمترین مراحل در راه اندازی یک کسب وکار است. استاندارد ایزو 9001 نحوه انجام موثر ایجاد چارت سازمانی را تشریح کرده است.
هدف را مشخص کنید
هدف چارت سازمانی خود را مشخص کنید. قبل از شروع ایجاد نمودار سازمانی، ضروری است که یک قدم به عقب بردارید و در وهله اول به این فکر کنید که چرا در حال ساخت آن هستید. هدف از این سند چیست؟ هنگامی که به وضوح درک کردید که چارت سازمانی چه کمکی می تواند به کسب وکار شما کند، می توانید به مرحله بعدی بروید.
اطلاعات لازم را جمع آوری کنید
برای ایجاد یک چارت سازمانی دقیق و جامع، باید اطلاعاتی درباره شرکت خود جمع آوری کنید. این شامل مواردی مانند نام و عنوان همه کارکنان و نقش ها و مسئولیت های آنها در سازمان می شود. همچنین ممکن است نیاز به جمع آوری داده ها در مورد بودجه بخش و سطوح کارکنان داشته باشید. هنگامی که این اطلاعات را به دست آوردید، می توانید شروع به ایجاد نمودار سازمانی خود کنید.
ایجاد ساختار شرکت
هنگام ایجاد نمودار سازمانی، اولین قدم این است که تصمیم بگیرید که ساختار شرکت چگونه است. چند گزینه مختلف از جمله ساختار عملکردی، ساختار تقسیمی یا ساختار ماتریسی وجود دارد. هر کدام از اینها مزایا و معایب خود را دارند، بنابراین ضروری است که یکی را انتخاب کنید که به بهترین وجه با نیازهای شرکت شما مطابقت داشته باشد.
تعیین نقش ها و مسئولیت ها
در مرحله بعد، باید نقش ها و مسئولیت های کارمندان را شناسایی کنید. این به شما کمک می کند تا تعیین کنید چه کسی باید در هر موقعیت و وظایف آنها باشد.
هنگام ایجاد ساختار سازمانی، در نظر گرفتن دامنه کنترل نیز ضروری است. تعداد افرادی که هر مدیر می تواند به طور موثر مدیریت کند. تعداد زیاد افراد به ازای هر مدیر می تواند منجر به سردرگمی و ارتباطات ضعیف شود، در حالی که تعداد بسیار کمی از آنها می تواند منجر به ناکارآمدی شود.
خطوط ارتباطی
در نهایت، باید خطوط ارتباطی را در چارت سازمانی ایجاد کنید. این شامل شناسایی افرادی است که به چه کسی گزارش می دهد و کانال هایی برای ارتباط بین بخش های مختلف ایجاد می کند. با در نظر گرفتن همه این عوامل، می توانید یک نمودار سازمانی ایجاد کنید که به شما کمک می کند تا کسب و کار شما به خوبی پیش برود.
توجه مهم: برای ایجاد ساختار سازمانی و مشخص کردن این ساختار در نمودار سازمانی باید شرح وظایف هر یک از پرسنل مشخص باشد. برای اجرای مستندات ایزو و دریافت گواهینامه ایزو 9001، مشخص شده که استاندارد ISO 9001:2015 نیازی به مستندات شرح شغل ندارد اما ما معتقد هستیم تعیین شرح وظایف پرسنل برای اجرای QMS ضروری است.
پرسش های متداول
چارت سازمانی چیست؟
کاملترین پاسخ به سوال “چارت سازمانی چیست؟”. Organizational chart به معنای چارت سازمانی یک نمودار سلسله مراتبی از جایگاه های و مشاغل موجود در سازمان و ارتباط میان آنها است. این نمودار سلسله مراتب سازمان و جایگاه های شغلی موجود در سازمان را مشخص می‌کند. همچنین به صورت ساده ارتباط طولی و عرضی میان جایگاه‌های کاری و شغلی را مشخص می‌کند.
چرا ترسیم نمودار سازمانی برای مستندات ایزو مهم است؟
چند دلیل مهم وجود دارد که چرا چارت سازمانی برای اجرای مستندات ایزو نیاز است که در زیر به آن می پردازیم.
– می تواند به ارتباطات درون شرکت کمک کند. وقتی همه بدانند که چه کسی به چه کسی گزارش می دهد، می تواند به جلوگیری از سردرگمی و ارتباط نادرست کمک کند.
– و….
