متن فارسی استاندارد ایزو 21500 نسخه 2012 به طور اختصاصی توسط تیم ایران گواه آماده شده است. جهت دانلود نسخه PDF استاندارد ایزو 21500 (ISO 21500:2012) به انتهای مقاله مراجعه کنید.

متن فارسی استاندارد ایزو 21500 نسخه 2012

استاندارد بین‌المللی ایزو 21500 (ISO 21500:2012)، راهنمایی در مورد مفاهیم و روندهای مدیریت پروژه ارائه می‌دهد که برای عملکرد پروژه‌ها مهم و تأثیرگذار هستند.
مخاطبین هدف برای این استاندارد بین‌المللی عبارتند از:

مدیران ارشد و حامیان پروژه، به منظور درک بهتر از اصول و اجرای مدیریت پروژه و کمک به آنها در ارائه حمایت و راهنمایی مناسب به مدیران پروژه، تیم‌های مدیریت پروژه و تیم‌های پروژه‌ی خود؛
مدیران پروژه، تیم‌های مدیریت پروژه و اعضای تیم پروژه، تا برای آنها پایه‌ی مشترکی وجود داشته باشد که می‌توانند بر اساس آن استانداردها و روش‌های پروژه خود را با دیگران مقایسه کنند؛
توسعه‌دهندگان استانداردهای ملی یا سازمانی، برای استفاده در توسعه استانداردهای مدیریت پروژه.

راهنمای مدیریت پروژه

1 دامنه

استاندارد بین‌المللی ایزو 21500 (ISO 21500:2012) راهنمایی در مدیریت پروژه ارائه می‌دهد و می‌تواند توسط هر نوع سازمان، از جمله سازمان‌های عمومی، خصوصی یا اجتماعی، و برای هر نوع پروژه، بدون توجه به پیچیدگی، اندازه یا مدت زمان مورد استفاده قرار گیرد.

استاندارد بین‌المللی ایزو 21500 (ISO 21500:2012) توصیف مفاهیم و روندهای سطح بالا را ارائه می‌دهد که به عنوان عملکرد خوب در مدیریت پروژه در نظر گرفته می‌شوند. پروژه‌ها در سیاق برنامه‌ها و نمایه‌های پروژه قرار داده می‌شوند، با این حال، استاندارد بین‌المللی ایزو 21500 (ISO 21500:2012) راهنمایی دقیق در مدیریت برنامه‌ها و نمایه‌های پروژه ارائه نمی‌دهد. تنها موضوعات مرتبط با مدیریت عمومی در مدیریت پروژه مورد بررسی قرار می‌گیرند.

2 اصطلاحات و تعاریف

به منظور این سند، اصطلاحات و تعاریف زیر اعمال می‌شوند.

2.1 فعالیت

بخش مشخصی از کار در یک برنامه زمان‌بندی که برای اتمام یک پروژه لازم است.

2.2 زمینه‌ی کاربرد

دسته‌ای از پروژه‌ها که به طور کلی تمرکز مشترکی در زمینه محصول، مشتری یا بخش دارند.

2.3 پایه

مبنای مرجع برای مقایسه که عملکرد پروژه به وسیله‌ی آن نظارت و کنترل می‌شود.

2.4 درخواست تغییر

اسنادی که تغییر پیشنهادی در پروژه را تعریف می‌کند.

2.5 مدیریت پیکربندی

اجرای رویه‌ها برای کنترل، هماهنگی و نگهداری اسناد، مشخصات و ویژگی‌های فیزیکی است.

2.6 کنترل

مقایسه عملکرد واقعی با عملکرد برنامه‌ریزی شده، تجزیه و تحلیل اختلاف‌ها و اتخاذ اقدامات تصحیحی و پیشگیرانه مناسب در زمان مورد نیاز.

2.7 اقدام تصحیحی

هدایت و فعالیت برای تغییر عملکرد کار به منظور همسانی آن با برنامه.

2.8 مسیر حیاتی

دنباله‌ای از فعالیت‌ها که تاریخ اتمام اولین فاز پروژه را تعیین می‌کنند.

2.9 تأخیر

ویژگی اعمال شده به یک رابطه منطقی برای تأخیر در شروع یا پایان یک فعالیت است.

2.10 پیشنهاد

صفتی که به رابطه‌ی منطقی اعمال می‌شود تا شروع یا پایان یک فعالیت را تسریع کند.

2.11 اقدام پیشگیرانه

هدایت و فعالیت برای اصلاح کار به منظور جلوگیری یا کاهش انحراف‌های احتمالی از عملکرد برنامه‌ریزی شده.

2.12 چرخه‌ی عمر پروژه

مجموعه‌ی تعریف شده از مراحل از آغاز تا پایان پروژه.

2.13 ثبت ریسک

سابقه‌ی ریسک‌های شناخته شده، شامل نتایج تجزیه و تحلیل و پاسخ‌های برنامه‌ریزی شده.

2.14 ذینفع

فرد، گروه یا سازمانی که به هر جنبه‌ای از پروژه علاقه دارد، می‌تواند بر آن تأثیر بگذارد، تأثیر بپذیرد، یا احساس کند که تأثیر دارد.

2.15 مناقصه

یک سند به شکل پیشنهاد یا بیانیه برای تأمین یک محصول، خدمات یا نتیجه است، معمولاً به پاسخ دعوت یا درخواست.

2.16 فهرست تجزیه و تحلیل کار

سندی که هر مؤلفه را در فهرست تجزیه و تحلیل کار توصیف می‌کند.

3 مفاهیم مدیریت پروژه

3.1 کلی

این بند از سند استاندارد ایزو 21500 (ISO 21500:2012) مفاهیم کلیدی قابل اعمال به اکثر پروژه‌ها را توصیف می‌کند. همچنین محیط‌هایی که در آنها پروژه‌ها انجام می‌شوند را نیز توصیف می‌کند.

شکل 1 نشان می‌دهد که مفاهیم مدیریت پروژه چگونه با یکدیگر ارتباط دارند. استراتژی سازمانی فرصت‌ها را شناسایی می‌کند. این فرصت‌ها ارزیابی می‌شوند و باید مستند شوند. فرصت‌های انتخابی در یک کارنامه تجاری یا اسناد مشابه دیگر بیشتر توسعه می‌یابند و ممکن است منجر به یک یا چند پروژه شوند که نتایجی ارائه می‌دهند. این نتایج می‌توانند برای تحقق مزایا استفاده شوند. این مزایا می‌توانند به عنوان ورودی برای تحقق و توسعه‌ی بیشتر استراتژی سازمانی باشند.

3.2 پروژه

یک پروژه شامل مجموعه‌ای منحصر به فرد از روندها می‌شود که شامل فعالیت‌های هماهنگ و کنترل‌شده با تاریخ‌های شروع و پایان است، تا اهداف پروژه را عملی کند. دستیابی به اهداف پروژه نیاز به ارائه نتایجی دارد که با الزامات خاصی سازگار باشند. یک پروژه ممکن است تحت محدودیت‌های متعددی قرار گیرد، همان‌گونه که در 3.11 توصیف شده است.

اگرچه بسیاری از پروژه‌ها ممکن است مشابه باشند، هر پروژه یکتا است. اختلاف‌های پروژه ممکن است در موارد زیر رخ دهد:

نتایج ارائه شده؛
ذینفعان تأثیرگذار؛
منابع استفاده شده؛
محدودیت‌ها؛
نحوه‌ی تنظیم روندها برای ارائه نتایج.

هر پروژه شروع و پایان مشخصی دارد و به طور معمول به مراحل تقسیم می‌شود، همان‌گونه که در 3.10 توصیف شده است. شروع و پایان پروژه به عنوان مورد 4.3.1 توصیف می‌شود.

3.3 مدیریت پروژه

این بند از سند استاندارد ایزو 21500 (ISO 21500:2012) مربوط به مدیریت پروژه است. مدیریت پروژه، اعمال روش‌ها، ابزارها، تکنیک‌ها و توانایی‌ها به یک پروژه است. مدیریت پروژه شامل ادغام مراحل مختلف چرخه‌ی عمر پروژه است، همان‌گونه که در 3.10 توصیف شده است.

مدیریت پروژه از طریق روندها انجام می‌شود. روندهایی که برای اجرای یک پروژه انتخاب می‌شوند باید با دیدگاهی سیستمی هماهنگ شوند. هر مرحله از چرخه‌ی عمر پروژه باید نتایج خاصی داشته باشد. این نتایج باید به طور منظم در طول پروژه بررسی شوند تا نیازهای حامیان، مشتریان و سایر ذینفعان برآورده شوند.

3.4 استراتژی سازمانی و پروژه‌ها

3.4.1 استراتژی سازمانی

این بند از سند استاندارد ایزو 21500 (ISO 21500:2012) مربوط به استراتژی سازمانی است. سازمان‌ها به طور عمومی استراتژی خود را بر اساس ماموریت، دیدگاه، سیاست‌ها و عوامل خارج از مرزهای سازمانی تعیین می‌کنند. پروژه‌ها اغلب وسیله‌ای برای دستیابی به اهداف استراتژیک هستند. یک مثال از یک چارچوب ایجاد ارزش در شکل 2 نمایش داده شده است.

اهداف استراتژیک ممکن است به راهنمایی و شناسایی فرصت‌ها کمک کنند. انتخاب فرصت‌ها شامل ملاحظه عوامل مختلفی می‌شود، مانند چگونگی تحقق مزایا و مدیریت ریسک‌ها.

هدف پروژه این است که مزایای قابل اندازه‌گیری ارائه دهد که به تحقق فرصت‌های انتخاب شده کمک کند. هدف پروژه ایجاد نتایج مورد نیاز است. اهداف پروژه زمانی تحقق می‌یابند که مزایا تحقق پیدا کنند.

3.4.2 ارزیابی فرصت و شروع پروژه

این بند از سند استاندارد ایزو 21500 (ISO 21500:2012) مربوط به ارزیابی فرصت و شروع پروژه است.فرصت‌ها ممکن است برای پشتیبانی از تصمیم‌گیری آگاهانه توسط مدیریت مسئول برای شناسایی پروژه‌های قابل اجرا که ممکن است بخشی یا تمامی این فرصت‌ها را به مزایای تحقق پذیر تبدیل کنند، ارزیابی شوند.

این فرصت‌ها ممکن است به عنوان مثال به تقاضای بازار جدید، نیاز سازمانی فعلی یا الزامات قانونی جدید پاسخ دهند. فرصت‌ها معمولاً از طریق مجموعه‌ای از فعالیت‌ها که مجوز رسمی برای شروع یک پروژه جدید فراهم می‌کنند، ارزیابی می‌شوند. سازمان باید یک حامی پروژه تعیین کند که مسئول اهداف و مزایا پروژه باشد.

اهداف و مزایا ممکن است منجر به توجیه سرمایه‌گذاری در پروژه شوند، به عنوان مثال به شکل یک کارنامه تجاری، و این می‌تواند به اولویت‌بندی تمامی فرصت‌ها کمک کند. هدف از توجیه عمدتاً به دست آوردن تعهد و تأیید سازمانی برای سرمایه‌گذاری در پروژه‌های انتخاب شده است.

فرآیند ارزیابی ممکن است شامل معیارهای متعددی باشد، از جمله تکنیک‌های ارزیابی سرمایه‌گذاری مالی و معیارهای کیفی مانند تطابق استراتژیک، تأثیر اجتماعی و تأثیر زیست محیطی. معیارها ممکن است از پروژه به پروژه متغیر باشند.

3.4.3 تحقق مزایا

این بند از سند استاندارد ایزو 21500 (ISO 21500:2012) مربوط به تحقق مزایا است. تحقق مزایا به طور عمومی به عهده مدیریت سازمانی است که می‌تواند از نتایج پروژه برای تحقق مزایا در انطباق با استراتژی سازمانی استفاده کند. مدیر پروژه باید مزایا و تحقق آنها را به عنوان عوامل تأثیرگذار در تصمیم‌گیری در طول چرخه‌ی عمر پروژه در نظر بگیرد.

3.5 محیط پروژه

3.5.1 کلی

این بند از سند استاندارد ایزو 21500 (ISO 21500:2012) مربوط به محیط پروژه است. محیط پروژه ممکن است بر عملکرد و موفقیت پروژه تأثیر بگذارد. تیم پروژه باید موارد زیر را در نظر بگیرد:

عوامل خارج از مرزهای سازمانی مانند اجتماعی-اقتصادی، جغرافیایی، سیاسی، نظامی، فنی و بوم‌شناختی؛
عوامل درون مرزهای سازمانی مانند استراتژی، فناوری، رشد مدیریت پروژه، دسترسی به منابع، فرهنگ سازمانی و ساختار.

3.5.2 عوامل خارج از مرزهای سازمانی

عوامل خارج از مرزهای سازمانی ممکن است با تعیین محدودیت‌ها یا معرفی ریسک‌های مؤثر بر پروژه، تأثیر بگذارند. اگرچه این عوامل اغلب خارج از کنترل مدیر پروژه هستند، باز هم باید در نظر گرفته شوند.

3.5.3 عوامل داخل مرزهای سازمانی

3.5.3.1 کلی

یک پروژه معمولاً در داخل یک سازمان بزرگ و دیگر فعالیت‌ها وجود دارد. در چنین مواردی روابطی بین پروژه و محیط آن، برنامه‌ریزی تجاری و عملیات وجود دارد. فعالیت‌های پیش پروژه و پس پروژه ممکن است شامل فعالیت‌هایی مانند توسعه کارنامه تجاری، انجام مطالعات امکان‌سنجی و گذار به عملیات باشد. پروژه‌ها ممکن است در محدوده برنامه‌ها و نمایه‌های پروژه سازمان‌دهی شوند. شکل 3 این روابط را نمایش می‌دهد.

3.5.3.2 مدیریت نمایه پروژه

یک نمایه پروژه به طور عمومی مجموعه‌ای از پروژه‌ها و برنامه‌ها و سایر کارها است که به یکدیگر متصل می‌شوند تا مدیریت مؤثر این کارها برای دستیابی به اهداف استراتژیک را تسهیل کنند. مدیریت نمایه پروژه به طور عمومی مدیریت متمرکز یک یا چند نمایه پروژه را شامل می‌شود که شامل شناسایی، اولویت‌بندی، تأیید، هدایت و کنترل پروژه‌ها، برنامه‌ها و سایر کارها برای دستیابی به اهداف استراتژیک خاص می‌شود.

ممکن است مناسب باشد که شناسایی و انتخاب فرصت‌ها، همچنین تأیید و مدیریت پروژه‌ها، از طریق یک سامانه مدیریت نمایه پروژه صورت گیرد.

3.5.3.3 مدیریت برنامه

یک برنامه به طور عمومی یک گروه از پروژه‌ها و سایر فعالیت‌ها است که با اهداف استراتژیک هماهنگ شده‌اند. مدیریت برنامه شامل فعالیت‌های مرکزی و هماهنگ برای دستیابی به اهداف است.

3.6 حاکمیت پروژه

این بند از سند استاندارد ایزو 21500 (ISO 21500:2012) مربوط به حاکمیت پروژه است. حاکمیت به چارچوبی اطلاق می‌شود که توسط آن یک سازمان هدایت و کنترل می‌شود. حاکمیت پروژه شامل، زمینه‌های حاکمیت سازمانی مرتبط به ویژه با فعالیت‌های پروژه است.

حاکمیت پروژه ممکن است شامل مواردی مانند اینها باشد:

تعیین ساختار مدیریتی؛
سیاست‌ها، فرآیندها و روش‌های استفاده شده؛
محدودیت‌های اختیار برای تصمیم‌گیری؛
مسئولیت‌ها و وظایف ذینفعان؛
تعاملات مانند گزارش‌دهی و افزایش مسائل یا ریسک‌ها.

معمولاً مسئولیت حفظ حاکمیت مناسب یک پروژه به حامی پروژه یا به کمیته راهنمایی پروژه اختصاص داده می‌شود.

3.7 پروژه‌ها و عملیات

این بند از سند استاندارد ایزو 21500 (ISO 21500:2012) مربوط به پروژه ها و عملیات است. مدیریت پروژه در چارچوب عمومی مدیریت جای می‌گیرد. مدیریت پروژه از سایر تخصص‌های مدیریت با ماهیت موقت و منحصر به فرد پروژه‌ها متمایز می‌شود.

سازمان‌ها برای دستیابی به اهداف خاص کار انجام می‌دهند. به طور عمومی، این کار ممکن است به عنوان عملیات یا پروژه‌ها دسته‌بندی شود. عملیات و پروژه‌ها اصولاً از دیدگاه زیر متفاوت هستند:

عملیات توسط تیم‌های نسبتاٌ پایدار از طریق فرآیندهای مداوم و تکراری انجام می‌شوند و تمرکز آنها بر حفظ سازمان است؛
پروژه‌ها توسط تیم‌های موقت انجام می‌شوند، تکرار نمی‌شوند و نتایج منحصر به فرد ارائه می‌دهند.

3.8 ذینفعان و سازمان پروژه

این بند از سند استاندارد ایزو 21500 (ISO 21500:2012) مربوط به ذینفعان و سازمان پروژه است. ذینفعان پروژه، از جمله سازمان پروژه، باید به اندازه کافی جزئیات دریافت کنند تا پروژه با موفقیت انجام شود. نقش‌ها و مسئولیت‌های ذینفعان باید براساس اهداف سازمان و پروژه تعریف و ارتباط داده شود. ذینفعان معمولی پروژه در شکل 4 نمایش داده شده‌اند.

رابطه‌های ذینفعان باید در داخل پروژه از طریق فرآیندهای مدیریت پروژه توصیف شده در بند 4 مدیریت شوند.

سازمان پروژه، ساختار موقتی است که شامل نقش‌ها، مسئولیت‌ها و سطوح اختیار و مرزهایی است که باید تعریف و به همه ذینفعان پروژه ارتباط داده شود. سازمان پروژه ممکن است وابسته به توالی حقوقی، تجاری، بین‌بخشی یا توالی دیگر باشد که بین ذینفعان پروژه وجود دارد.

سازمان پروژه ممکن است شامل نقش‌ها و مسئولیت‌های زیر باشد:

الف) مدیر پروژه، که فعالیت‌های پروژه را رهبری و مدیریت می‌کند و مسئولیت اتمام پروژه را دارد؛
ب) تیم مدیریت پروژه که مدیر پروژه را در رهبری و مدیریت فعالیت‌های پروژه حمایت می‌کند؛
ج) تیم پروژه که فعالیت‌های پروژه را انجام می‌دهد.

حاکمیت پروژه ممکن است شامل موارد زیر باشد:

حامی پروژه که پروژه را تأیید کرده، تصمیمات اجرایی را اتخاذ می‌کند و مشکلات و تضادها را خارج از اختیار مدیر پروژه حل می‌کند؛
کمیته یا شورای راهبردی پروژه که با ارائه راهنمایی سطح عالی به پروژه، کمک می‌کند.

شکل 4 شامل ذینفعان اضافی زیر است:

مشتریان یا نمایندگان مشتری، که با مشخص کردن الزامات پروژه و پذیرش نتایج پروژه به پروژه کمک می‌کنند؛
تأمین‌کنندگان که با تأمین منابع به پروژه کمک می‌کنند؛
دفتر مدیریت پروژه که ممکن است مجموعه‌ای گسترده از فعالیت‌ها انجام دهد که شامل حاکمیت، استانداردسازی، آموزش مدیریت پروژه، برنامه‌ریزی پروژه و نظارت بر پروژه باشد.

3.9 توانایی‌های پرسنل پروژه

این بند از سند استاندارد ایزو 21500 (ISO 21500:2012) مربوط به توانایی های پرسنل پروژه است. پرسنل پروژه باید توانایی‌های مرتبط با اصول و فرآیندهای مدیریت پروژه را توسعه دهند تا به اهداف پروژه دست یابند.

هر تیم پروژه نیاز به افراد ماهر دارد که قادر به استفاده از دانش و تجربه‌ خود برای ارائه نتایج پروژه باشند. هر تفاوت بین سطوح توانایی موجود و مورد نیاز که در تیم پروژه مشخص شده است ممکن است ریسکی ایجاد کند و باید مورد توجه قرار گیرد.

توانایی‌های مدیریت پروژه ممکن است به دسته‌بندی‌های زیر تقسیم شوند، اما به این موارد محدود نمی‌شوند:

توانایی‌های فنی برای ارائه پروژه‌ها به شکل منظم، شامل واژگان مدیریت پروژه، مفاهیم و فرآیندهای تعریف شده در استاندارد بین‌المللی ایزو 21500 (ISO 21500:2012)؛
توانایی‌های رفتاری مرتبط با روابط شخصی در محدوده تعریف شده پروژه؛
توانایی‌های زمینه‌ای مرتبط با مدیریت پروژه در محیط سازمانی و بیرونی.

سطوح توانایی ممکن است از طریق فرآیندهای توسعه حرفه‌ای مانند آموزش، راهنمایی و مربی‌گری در داخل یا خارج از یک سازمان افزایش یابد.

3.10 چرخه عمر پروژه

این بند از سند استاندارد ایزو 21500 (ISO 21500:2012) مربوط به چرخه زندگی پروژه است. پروژه‌ها معمولاً به مراحلی تقسیم می‌شوند که توسط نیازهای حاکمیت و کنترل تعیین می‌شوند. این مراحل باید دنباله منطقی داشته باشند، با یک شروع و پایان و باید از منابع استفاده کنند تا نتایج تولید کنند.

به منظور مدیریت کارآمد پروژه در طول چرخه عمر کل پروژه، یک مجموعه از فعالیت‌ها باید در هر مرحله انجام شود. این مراحل پروژه به عنوان چرخه عمر پروژه به طور کلی شناخته می‌شوند.

چرخه عمر پروژه از شروع پروژه تا پایان آن را پوشش می‌دهد. مراحل توسط نقاط تصمیم گیری تقسیم شده‌اند که ممکن است بستگی به محیط سازمانی داشته باشد. این نقاط تصمیم‌گیری به حاکمیت پروژه کمک می‌کنند. تا پایان آخرین مرحله، پروژه باید تمام نتایج مورد نیاز را ارائه داده باشد.

برای مدیریت یک پروژه در طول چرخه عمر آن، فرآیندهای مدیریت پروژه برای کل پروژه یا برای مراحل مختلف برای هر تیم یا زیرپروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد.

3.11 محدودیت‌های پروژه

این بند از سند استاندارد ایزو 21500 (ISO 21500:2012) مربوط به محدودیت های پروژه است. محدودیت‌های مختلفی وجود دارد و چون معمولاً محدودیت‌ها تعاملی هستند، برای یک مدیر پروژه مهم است که یک محدودیت خاص را در مقابل دیگر محدودیت‌ها تعدیل کند. نتایج پروژه باید الزامات پروژه را برآورده کنند و با محدودیت‌های داده شده مانند دامنه، کیفیت، برنامه، منابع و هزینه مرتبط باشند. محدودیت‌ها به طور کلی به گونه‌ای تعاملی هستند که تغییر در یکی از آنها ممکن است بر یک یا چند محدودیت دیگر تأثیر بگذارد.

بنابراین، محدودیت‌ها ممکن است بر تصمیمات اتخاذ شده در فرآیندهای مدیریت پروژه تأثیر بگذارند.

رسیدن به توافق میان ذینفعان کلیدی پروژه در مورد محدودیت‌ها ممکن است پایه‌ای قوی برای موفقیت پروژه فراهم کند.

بعضی از محدودیت‌ها عبارت هستند از:

مدت زمان یا تاریخ هدف پروژه؛
در دسترس بودن بودجه پروژه؛
در دسترس بودن منابع پروژه مانند افراد، تأسیسات، تجهیزات، مواد، زیرساخت‌ها، ابزارها و سایر منابع مورد نیاز برای انجام فعالیت‌های پروژه مرتبط با الزامات پروژه؛
عوامل مرتبط با سلامت و ایمنی پرسنل؛
سطح قابل قبول مواجهه با ریسک؛
تأثیر اجتماعی یا بوم‌شناختی پروژه؛
قوانین، مقررات و سایر الزامات قانونی.

3.12 رابطه بین مفاهیم و فرآیندهای مدیریت پروژه

مدیریت پروژه از طریق فرآیندهایی انجام می‌شود که از مفاهیم و توانایی‌های توصیف شده در 3.1 تا 3.11 استفاده می‌کنند. یک فرآیند مجموعه‌ای از فعالیت‌های مرتبط است. فرآیندهای استفاده شده در پروژه‌ها به طور کلی به سه نوع اصلی تقسیم می‌شوند:

فرآیندهای مدیریت پروژه که ویژه مدیریت پروژه هستند و تعیین می‌کنند که چگونه فعالیت‌های انتخاب شده برای پروژه مدیریت می‌شوند؛
فرآیندهای تحویل که منحصر به مدیریت پروژه نیستند و منجر به مشخص کردن و ارائه محصول یا خدمت خاصی می‌شوند و بستگی به نتیجه خاص پروژه دارند؛
فرآیندهای پشتیبانی که منحصر به مدیریت پروژه نیستند و به ارائه پشتیبان مرتبط و ارزشمند به فرآیندهای محصول و مدیریت پروژه در حوزه‌هایی مانند حمل و نقل، مالی، حسابداری و ایمنی می‌پردازند.

استاندارد بین‌المللی ایزو 21500 (ISO 21500:2012) فقط به فرآیندهای مدیریت پروژه می‌پردازد. با این حال، باید توجه داشت که فرآیندهای محصول، پشتیبانی و مدیریت پروژه ممکن است در طول یک پروژه تداخل داشته و با یکدیگر تعامل داشته باشند.

4 فرآیندهای مدیریت پروژه

4.1 کاربرد فرآیندهای مدیریت پروژه

استاندارد بین‌المللی ایزو 21500 (ISO 21500:2012) فرآیندهای مدیریت پروژه توصیه شده را که در طول یک پروژه به عنوان یک کل، برای مراحل فردی یا هر دو باید استفاده شوند، شناسایی می‌کند.

این فرآیندهای مدیریت پروژه مناسب برای پروژه‌ها در تمام سازمان‌ها هستند. مدیریت پروژه نیاز به هماهنگی قابل توجه دارد و نیاز دارد که هر فرآیند مورد استفاده به درستی هماهنگ و متصل با سایر فرآیندها باشد. برخی از فرآیندها ممکن است تکرار شوند تا به طور کامل نیازهای ذینفعان را برآورده کنند و توافق روی اهداف پروژه ایجاد کنند.

توصیه می‌شود که مدیران پروژه به همراه دیگر ذینفعان پروژه، با دقت به فرآیندهای شناسایی شده در 4.3 توجه کنند و آنها را بر اساس نیازهای پروژه و نیازهای سازمانی اعمال کنند.

فرآیندهای توصیف شده در 4.3 باید به طور یکنواخت در تمام پروژه‌ها یا تمام مراحل پروژه اعمال شوند. بنابراین، مدیر پروژه باید فرآیندهای مدیریت را برای هر پروژه یا مرحله پروژه با تعیین اینکه چه فرآیندهایی مناسب هستند و درجه سختی مورد نیاز برای هر فرآیند را تعیین کند. این تنظیم باید با انطباق با سیاست‌های سازمان مرتبط انجام شود.

برای موفقیت یک پروژه، باید اقدامات زیر انجام شود:

انتخاب فرآیندهای مناسب توصیف شده در 4.3 که برای دستیابی به اهداف پروژه لازم هستند؛
استفاده از یک رویه تعریف‌شده برای توسعه یا سازگاری مشخصات محصول و برنامه‌ها برای تأمین اهداف و الزامات پروژه؛
رعایت الزامات برای رضایت حامی پروژه، مشتریان و سایر ذینفعان؛
تعریف و مدیریت دامنه پروژه در محدودیت‌ها، با در نظر گرفتن ریسک‌های پروژه و نیازهای منابع برای تأمین نتایج پروژه؛
دریافت حمایت مناسب از هر سازمان اجرایی، از جمله تعهد مشتریان و حامی پروژه.

فرآیندهای مدیریت پروژه در استاندارد بین‌المللی ایزو 21500 (ISO 21500:2012) در اصطلاح اهدافی هستند که روابط بین فرآیندها، تعاملات داخلی فرآیندها و ورودی‌ها و خروجی‌های اصلی مرتبط با هر فرآیند را تعریف کرده و توصیف می کنند. به منظور مختصر نگه‌داشتن، استاندارد بین‌المللی ایزو 21500 (ISO 21500:2012) منبع همه ورودی‌های اصلی را نشان نمی‌دهد یا ورودی‌های اصلی کجا رفته‌اند.

4.2 گروه‌های فرآیند و گروه‌های موضوعی

4.2.1 عمومی

فرآیندهای مدیریت پروژه می‌توانند از دو دیدگاه مختلف مشاهده شوند:

به عنوان گروه‌های فرآیند (راهنمایی را ببینید) برای مدیریت پروژه؛
به عنوان گروه‌های موضوعی (راهنمایی را ببینید) برای جمع‌آوری فرآیندها بر اساس موضوع.

این دو دسته مختلف در جدول 1 نشان داده شده‌اند. جزئیات هر یک از فرآیندها در 4.3 توصیف شده‌اند.

گروه های موضوعی	شروع	برنامه ریزی	گروه های فرآیندی در حال اجرا	کنترل	پایان
ادغام	4.3.2 توسعه منشور پروژه	4.3.3 توسعه برنامه های پروژه	4.3.4 کار روی پروژه	4.3.5 کنترل کار پروژه، 4.3.6 کنترل تغییرات	4.3.7 بستن پروژه، 4.3.8 جمع آوری تجارب آموخته شده
ذینفعان	4.3.9 شناسایی ذینفعان		4.3.10 مدیریت ذینفعان
دامنه		4.3.11 تعریف دامنه، 4.3.12 ایجاد ساختار با جزییات از کار، 4.3.13 تعریف فعالیت ها		4.3.14 کنترل دامنه
منابع	4.3.15 فراهم کردن تیم پروژه	4.3.16 تخمین منابع، 4.3.17 تعیین سازمان پروژه	4.3.18 توسعه تیم پروژه	4.3.19 کنترل منابع، 4.3.20 مدیریت تیم پروژه
زمان		4.3.21 توالی فعالیت ها، 4.3.22 تخمین مدت زمان فعالیت، 4.3.23 توسعه جدول زمان بندی		4.3.24 کنترل جدول زمان بندی
هزینه		4.3.25 تخمین هزینه ها، 4.3.26 توسعه بودجه		4.3.27 کنترل هزینه ها
ریسک		4.3.28 شناسایی ریسک ها، 4.3.29 ارزیابی ریسک ها	4.3.30 برطرف کردن ریسک ها	4.3.31 کنترل ریسک ها
کیفیت		4.3.32 برنامه ریزی کیفیت	4.3.33 اجرای تضمین کیفیت	4.3.34 اجرای کنترل کیفیت
تدارکات		4.3.35 برنامه ریزی تدارکات	4.3.36 انتخاب تامین کنندگان	4.3.37 نظارت بر تدارکات
ارتباطات		4.3.38 برنام ریزی ارتباطات	4.3.39 توزیع اطلاعات	4.3.40 مدیریت ارتباطات

توجه: هدف این جدول تعیین یک ترتیب زمانی برای انجام فعالیت‌ها نیست. هدف آن نقشه‌برداری گروه‌های موضوعی و گروه‌های فرآیند است.

4.2.2 گروه‌های فرآیند

4.2.2.1 عمومی

این بند از سند استاندارد ایزو 21500 (ISO 21500:2012) مربوط به گروه های فرایند است. هر گروه فرآیند شامل فرآیندهایی است که برای هر مرحله یا پروژه قابل اجرا هستند. این فرآیندها که در مورد هدف، توصیف و ورودی‌ها و خروجی‌های اصلی در 4.3 به تفصیل تعریف شده‌اند، به یکدیگر وابسته هستند. گروه‌های فرآیند مستقل از حوزه کاربری یا تمرکز صنعتی هستند.

تصاویر در پیوست A تعاملات فرآیندهای فردی در هر گروه فرآیند را نمایش می‌دهند که به گروه‌های موضوعی شناسایی شده در 4.2.3 ارتباط داده شده است. تمام تعاملات فرآیند در پیوست A نمایش داده نشده است. تعاملات نشان داده شده، یک نمایش منطقی ممکن از فرآیندها هستند. هر فرآیند ممکن است تکرار شود.

4.2.2.2 گروه فرآیند آغاز

فرآیندهای آغاز برای شروع یک مرحله یا پروژه، تعریف اهداف مرحله یا پروژه و اختیار به مدیر پروژه برای ادامه کار پروژه استفاده می‌شوند.

4.2.2.3 گروه فرآیند برنامه‌ریزی

فرآیندهای برنامه‌ریزی برای توسعه جزئیات برنامه‌ریزی استفاده می‌شوند. این جزئیات باید کافی باشد تا بتوان تاییدهایی ایجاد کرد که به کمک آنها اجرای پروژه مدیریت شود و عملکرد پروژه اندازه‌گیری و کنترل شود.

4.2.2.4 گروه فرآیند اجرا

فرآیندهای اجرا برای انجام فعالیت‌های مدیریت پروژه و حمایت از ارائه محصولات پروژه مطابق با برنامه‌های پروژه استفاده می‌شوند.

4.2.2.5 گروه فرآیند کنترل

فرآیندهای کنترل برای نظارت، اندازه‌گیری و کنترل عملکرد پروژه نسبت به برنامه پروژه استفاده می‌شوند. بنابراین، ممکن است اقدامات پیشگیرانه و اصلاحی انجام شود و درخواست‌های تغییر هنگام لزوم، به منظور دستیابی به اهداف پروژه مطرح شود.

4.2.2.6 گروه فرآیند بسته‌سازی

فرآیندهای بسته‌سازی برای تعیین کردن اتمام مرحله یا پروژه و ارائه درس‌های یادگیری برای در نظر گرفتن و اجرای لازم به طور رسمی استفاده می‌شوند.

4.2.2.7 تعاملات و تعاملات گروه‌های فرآیند مدیریت پروژه

مدیریت یک پروژه با گروه فرآیند آغاز شده و با گروه فرآیند بسته‌سازی پایان می‌یابد. وابستگی بین گروه‌های فرآیند لازم دارد که گروه فرآیند کنترل با هر گروه دیگر به عنوان نشان داده شده در شکل 5 تعامل داشته باشد. گروه‌های فرآیند به ندرت از هم جدا هستند.

گروه‌های فرآیند به طور معمول در داخل هر مرحله پروژه تکرار می‌شوند تا پروژه به اتمام برسد. تمام یا برخی از فرآیندها در داخل گروه‌های فرآیند ممکن است برای یک مرحله پروژه لازم باشند. تمام تعاملات نشان داده شده در شکل 5 برای تمام مراحل یا پروژه‌ها لازم نخواهند بود. در عمل، فرآیندها در داخل گروه‌های فرآیند اغلب همزمان، دارای همپوشانی و یا تعاملی هستند.

شکل 6 به شکل 5 پرداخته تا تعاملات میان گروه‌های فرآیند در داخل مرزهای پروژه را نمایش دهد، شامل ورودی‌ها و خروجی‌های نماینده فرآیندها در داخل گروه‌های فرآیند.

به استثنای گروه فرآیند کنترل، ارتباطات بین گروه‌های فرآیند مختلف از طریق فرآیندهای فردی در داخل هر گروه فرآیند است.

در حالی که در شکل 6 ارتباطات میان گروه فرآیند کنترل و دیگر گروه‌های فرآیند نشان داده شده است، گروه فرآیند کنترل ممکن است به عنوان مستقل در نظر گرفته شود زیرا فرآیندهای آن برای کنترل نه تنها پروژه به طور کلی، بلکه همچنین گروه‌های فرآیند فردی استفاده می‌شوند.

4.2.3 گروه‌های موضوع

4.2.3.1 عمومی

این بند از سند استاندارد ایزو 21500 (ISO 21500:2012) مربوط به گروه های موضوع است. هر گروه موضوع از فرآیندهای قابل اجرا در هر مرحله یا پروژه تشکیل شده است. این فرآیندها به عنوان هدف، توضیح و ورودی و خروجی‌های اصلی در بخش 4.3 تعریف شده‌اند و با یکدیگر تعامل دارند. گروه‌های موضوع مستقل از حوزه کاربری یا تمرکز صنعتی هستند.

تصاویر در پیوست A تعاملات فرآیندهای فردی در هر گروه فرآیند مشخص شده در بخش 4.2.2 را در مقابل گروه‌های موضوع نشان می‌دهند. تمام تعاملات فرآیند در پیوست A نشان داده نمی‌شوند. هر فرآیند ممکن است تکرار شود.

4.2.3.2 ادغام

گروه موضوع ادغام شامل فرآیندهای مورد نیاز برای شناسایی، تعریف، ترکیب، اتحاد، هماهنگی، کنترل و بسته‌سازی فعالیت‌ها و فرآیندهای مرتبط با پروژه است.

4.2.3.3 ذینفع

گروه موضوع ذینفع شامل فرآیندهای مورد نیاز برای شناسایی و مدیریت حامی پروژه، مشتریان و ذینفعان دیگر است.

4.2.3.4 دامنه

گروه موضوع دامنه شامل فرآیندهای مورد نیاز برای شناسایی و تعریف کار و خروجی‌ها، و کار و خروجی‌های مورد نیاز است.

4.2.3.5 منابع

گروه موضوع منابع شامل فرآیندهای مورد نیاز برای شناسایی و تأمین منابع پروژه کافی مانند افراد، امکانات، تجهیزات، مواد، زیرساخت و ابزار است.

4.2.3.6 زمان

گروه موضوع زمان شامل فرآیندهای مورد نیاز برای برنامه‌ریزی فعالیت‌های پروژه و نظارت بر پیشرفت برای کنترل برنامه است.

4.2.3.7 هزینه

گروه موضوع هزینه شامل فرآیندهای مورد نیاز برای توسعه بودجه و نظارت بر پیشرفت برای کنترل هزینه‌ها است.

4.2.3.8 ریسک

گروه موضوع ریسک شامل فرآیندهای مورد نیاز برای شناسایی و مدیریت تهدیدات و فرصت‌ها است.

4.2.3.9 کیفیت

گروه موضوع کیفیت شامل فرآیندهای مورد نیاز برای برنامه‌ریزی و ایجاد اطمینان از کیفیت و کنترل کیفیت است.

4.2.3.10 تدارکات

گروه موضوع تدارکات شامل فرآیندهای مورد نیاز برای برنامه‌ریزی و تأمین محصولات، خدمات یا نتایج و مدیریت روابط با تامین‌کنندگان است.

4.2.3.11 ارتباطات

گروه موضوع ارتباطات شامل فرآیندهای مورد نیاز برای برنامه‌ریزی، مدیریت و توزیع اطلاعات مرتبط با پروژه است.

4.3 فرآیندها

4.3.1 عمومی

این بند از سند استاندارد ایزو 21500 (ISO 21500:2012) مربوط به فرایندها است. این بخش هر یک از فرآیندهای مدیریت پروژه را به صورت هدف، توضیح، ورودی‌های اصلی و خروجی‌های اصلی توصیف می‌کند.

توجه: در جداول 2 تا 40، تنها ورودی‌ها و خروجی‌های اصلی رایج نمایش داده شده‌اند، بدون اشاره به اهمیت یا ترتیب آن‌ها.

هر فرآیند می‌تواند به منظور به‌روزرسانی خروجی‌ای از آن فرآیند تکرار شود.

بعضی از فرآیندهای مرتبط با پروژه ممکن است خارج از مرزهای پروژه از طریق سیاست‌های یک سازمان، برنامه‌ها، نمونه‌های پروژه و غیره انجام شوند، همانند نمودار 6.

مثال: انجام مطالعات امکان‌سنجی؛ توسعه حالات کسب و کار؛ فرآیندهای انتخاب پروژه قبل از شروع واقعی کار پروژه؛ یادگیری از پروژه‌های قبلی.

اگرچه اضافه‌کردن یا حذف این نوع فرآیندها داخل مرزهای پروژه به عهده سازمان‌های مختلف است، اما به موجب استاندارد بین‌المللی ایزو 21500 (ISO 21500:2012)، فرضیات زیر را شامل می‌شود:

یک پروژه وقتی شروع می‌شود که سازمان اجراکننده فرآیندهای مورد نیاز برای فرماندهی یک پروژه جدید را انجام دهد.
یک پروژه وقتی پایان می‌یابد که محصولات پروژه پذیرفته شده باشند یا پروژه به‌طور ناگهانی خاتمه یابد و همچنین وقتی که تمام مستندات پروژه تحویل داده شده و تمام فعالیت‌های خاتمه‌دهی انجام شده باشد.

فرآیندها در استاندارد بین‌المللی ایزو 21500 (ISO 21500:2012) به عنوان عناصر مجزا با رابطه‌های دقیق ارائه شده‌اند. در عمل، آن‌ها در تداخل و تعامل‌هایی قرار دارند که نمی‌توان آن‌ها را به‌طور کامل در استاندارد بین‌المللی ایزو 21500 (ISO 21500:2012) بیان کرد.

تشخیص داده شده که برای مدیریت یک پروژه بیش از یک روش وجود دارد که به عواملی نظیر اهداف مورد نیاز برای دستیابی به آن‌ها، ریسک، اندازه، زمانبندی، تجربه تیم پروژه، دسترسی به منابع، حجم اطلاعات تاریخی، سطح بهره‌وری در مدیریت پروژه سازمان و همچنین نیازهای صنعت و حوزه کاری وابسته به پروژه بستگی دارد.

4.3.2 تدوین سند پروژه

این بند از سند استاندارد ایزو 21500 (ISO 21500:2012) مربوط به تدوین سند پروژه است. هدف تدوین سند پروژه به شرح زیر است:

برای رسمی‌تر کردن یک پروژه یا یک مرحله جدید از پروژه؛
برای شناسایی مدیر پروژه و مسئولیت‌ها و اختیارات مناسب مدیر پروژه؛
برای مستند کردن نیازهای تجاری، اهداف پروژه، محصولات مورد انتظار و جنبه‌های اقتصادی پروژه.

سند پروژه، پروژه را به اهداف استراتژیک سازمان متصل می‌کند و باید هر مرجع، تعهدات، فرضیات و محدودیت‌های مناسب را شناسایی کند.
ورودی‌ها و خروجی‌های اصلی در جدول 2 آورده شده‌اند.

ورودی های اولیه	خروجی های اولیه
– بیانیه کار پروژه – قرارداد – پرونده تجاری یا اسناد فاز قبل	– منشور پروژه

جدول 2

هدف از تدوین برنامه‌های پروژه به شرح زیر است:

چرا پروژه آغاز شده است؛
چه چیزی توسط چه کسانی ارائه داده می‌شود؛
چگونه ارائه داده می‌شود؛
چه هزینه‌ای دارد؛
چگونه پروژه پیاده‌سازی، کنترل و خاتمه می‌یابد.

برنامه‌های پروژه معمولاً شامل برنامه پروژه و برنامه مدیریت پروژه هستند. این برنامه‌ها ممکن است اسناد جداگانه باشند یا به یک سند ترکیب شوند، اما با وجود اینکه کدام گزینه انتخاب می‌شود، برنامه‌های پروژه باید تجسم یکپارچه دامنه، زمان، هزینه و موارد دیگر را نشان دهند.

برنامه مدیریت پروژه یک سند یا مجموعه اسناد است که تعریف می‌کند چگونه پروژه آغاز می‌شود، نظارت می‌شود و کنترل می‌شود. برنامه مدیریت پروژه ممکن است برای کل پروژه به عنوان یک مجموعه یا برای بخشی از پروژه از طریق برنامه‌های فرعی نظیر برنامه مدیریت ریسک یا برنامه مدیریت کیفیت به کار رود.

به طور معمول، برنامه مدیریت پروژه نقش‌ها، مسئولیت‌ها، سازمان و رویه‌های مرتبط با مدیریت ریسک، مسائل، کنترل تغییر، زمانبندی، هزینه، ارتباطات، مدیریت تنظیمات، کیفیت، بهداشت، محیط زیست، ایمنی و سایر موارد مورد نیاز را تعریف می‌کند.

برنامه پروژه شامل مبانی برای اجرای پروژه است، مثلاً در زمینه‌های دامنه، کیفیت، زمان‌بندی، هزینه، منابع و ریسک. تمام بخش‌های برنامه پروژه باید سازگار و کاملاً یکپارچه باشند. برنامه پروژه باید شامل خروجی‌های همه فرآیندهای برنامه‌ریزی پروژه مرتبط و اقدامات مورد نیاز برای تعریف، ادغام و هماهنگ کردن تمام تلاش‌های مناسب برای پیاده‌سازی، کنترل و خاتمه پروژه باشد. محتوای برنامه پروژه بسته به حوزه کاربرد و پیچیدگی پروژه متغیر است.

با تشخیص سازمان اجراکننده و انطباق با نهادهای مرتبط با پروژه، برنامه پروژه ممکن است یک سند مفصل یا یک سند سطح خلاصه باشد که به برنامه‌های زیرمجموعه مناسب ارجاع داده می‌شود، مانند برنامه دامنه و زمانبندی. اگر از یک برنامه پروژه سطح خلاصه استفاده شود، باید توصیف شود که مدیریت برنامه‌های زیرمجموعه فردی چگونه یکپارچه و هماهنگ می‌شوند.

برنامه پروژه همیشه باید به مشارکت های مرتبط با پروژه به طور پیوسته به‌روزرسانی و ارتباط داده شود. با این حال، ممکن است به عنوان یک برنامه سطح بالا آغاز شود. این فرآیند به تدریج برنامه را از تخصیص‌های سطح بالا ابتدایی در دامنه، بودجه، منابع، زمان‌بندی و موارد دیگر تبدیل می‌کند. این بسته‌های کار برای سطح مدیریت مورد نیاز و کنترل براساس ریسک پروژه فراهم می‌کنند.

واکنش‌ها و خروجی‌های اصلی در جدول 3 آمده است.

ورودی های اولیه	خروجی های اولیه
– سند پروژه – برنامه‌های زیرمجموعه – درس‌های یادگرفته شده از پروژه‌های گذشته – مورد کسب و کار – تغییرات تأیید شده	– برنامه پروژه – برنامه مدیریت پروژه

جدول 3 – توسعه برنامه‌های پروژه: ورودی‌ها و خروجی‌های اصلی

توجه: در بقیه استاندارد بین‌المللی ایزو 21500 (ISO 21500:2012)، عبارت “برنامه‌های پروژه” به معنای همه برنامه‌ها در بخش 4.3.3 استفاده می‌شود.

4.3.4 – مدیریت اجرای کار پروژه

این بند از سند استاندارد ایزو 21500 (ISO 21500:2012) مربوط به مدیریت اجرای کار پروژه است. هدف از مدیریت اجرای کار پروژه، مدیریت اجرای کار تعریف شده در برنامه‌های پروژه است.

مدیریت اجرای کار پروژه رابطه مدیر پروژه، تیم مدیریت پروژه و تیم پروژه است و این امکان را فراهم می‌کند که کاری که توسط تیم پروژه انجام می‌شود به کارهای پروژه بعدی یا تحویل‌های نهایی پروژه ادغام شود.

مدیر پروژه باید عملکرد کارهای پروژه که در برنامه‌های پروژه تعریف شده‌اند را هدایت کرده و رابطه‌های فنی، اداری و سازمانی مختلف در پروژه را مدیریت کند.

تحویل‌ها نتیجه فرآیندهای یکپارچه ای هستند که در برنامه‌های پروژه اجرا می‌شوند. اطلاعاتی در مورد وضعیت تحویل‌ها به عنوان بخشی از 4.3.39 جمع‌آوری می‌شود.

ورودی‌ها و خروجی‌های اصلی در جدول 4 آمده است.

ورودی های اولیه	خروجی های اولیه
– برنامه های پروژه – تغییرات پذیرفته شده	– داده های پیشرفت کار – گزارش مشکلات – تجارب آموخته شده

جدول 4 – کار روی پروژه: ورودی ها و خروجی های اولیه

4.3.5 – کنترل کار پروژه

این بند از سند استاندارد ایزو 21500 (ISO 21500:2012) مربوط به کنترل کار پروژه است. هدف از کنترل کار پروژه، انجام فعالیت‌های پروژه به صورت یکپارچه و با انطباق با برنامه‌های پروژه است.

این فرآیند باید در طول پروژه اجرا شود و شامل اندازه‌گیری عملکرد، ارزیابی اندازه‌گیری‌ها و روندهایی است که ممکن است بر توانایی بهبود فرآیند تأثیر بگذارند. اجرای مداوم این فرآیند حامی پروژه، مدیر پروژه، تیم مدیریت پروژه و تیم پروژه را با توصیف دقیق و کنونی از عملکرد پروژه تأمین می‌کند.

ورودی‌ها و خروجی‌های اصلی در جدول 5 آمده است.

ورودی های اولیه	خروجی های اولیه
– برنامه‌های پروژه – داده‌های پیشرفت – اندازه‌گیری‌های کنترل کیفیت – ثبت مخاطرات – ثبت مسائل	– درخواست‌های تغییر – گزارش‌های پیشرفت – گزارش‌های اتمام پروژه

جدول 5 – کنترل کار پروژه: ورودی ها و خروجی های اولیه

4.3.6 کنترل تغییرات

این بند از سند استاندارد ایزو 21500 (ISO 21500:2012) مربوط به کنترل تغییرات است. هدف این بند کنترل تغییرات در پروژه و محصولاتی است که به طور رسمی مورد پذیرش قرار می گیرند یا رد می شوند.

در طی پروژه، ضروری است که درخواست‌های تغییر ثبت شده در موارد مربوط به منافع، دامنه، منابع، زمان، هزینه، کیفیت و ریسک پیش از اجرا ارزیابی شوند. درخواست تغییر ممکن است بر اساس ارزیابی تاثیر این تغییر، اصلاح یا لغو شود.

بعد از تصویب تغییر، تصمیم باید به تمام ذینفعان مرتبط برای اجرا اعلام شود، همچنین این مورد شامل به‌روزرسانی مستندات پروژه می شود. تغییرات در محصولات باید از طریق روش‌هایی چون مدیریت پیکربندی، کنترل شوند.

واحد اصلی و ورودی‌های اصلی در جدول 6 نمایش داده شده‌اند.

ورودی های اولیه	خروجی های اولیه
– برنامه‌های پروژه – درخواست تغییرات	– تغییرات پذیرفته شده – ثبت تغییر

جدول 6 – تغییرات کنترل: ورودی ها و خروجی های اولیه

4.3.7 خاتمه دادن به مرحله یا پروژه

این بند از سند استاندارد ایزو 21500 (ISO 21500:2012) مربوط به خاتمه دادن به یک مرحله از پروژه یا کل پروژه است. هدف خاتمه دادن به مرحله یا پروژه به طور کامل است.

تایید کامل بودن همه فرآیندها و فعالیت‌ها باید تایید شود. تمام مستندات پروژه باید مطابق با استانداردها جمع‌آوری و آرشیو شوند و تمام منابع انسانی و دیگر منابع پروژه باید آزاد شوند.

ممکن است لازم باشد پروژه پیش از اتمام متوقف شود، اگر مشتریان دیگر نیازی به محصولات پروژه نداشته باشند یا اگر روشن شود که برخی یا تمام اهداف قابل انجام نیست. مگر در موارد خاص، متوقف کردن یک پروژه باید شامل همان فعالیت‌های ختم کردن پروژه باشد، حتی اگر محصولی برای ارائه به مشتریان وجود نداشته باشد. تمام مستندات پروژه متوقف شده باید مطابق با نیازهای سازمان جمع‌آوری و آرشیو شوند.

واحد اصلی و ورودی‌های اصلی در جدول 7 نمایش داده شده‌اند.

ورودی های اولیه	خروجی های اولیه
– گزارش های پیشرفت کار – اسناد قرارداد – گزارش تکمیل پروژه	– تدارمات تکمیل شده – گزارش بستن پروژه – منابع آزاد شده

جدول 7 – بستن فاز یا پروژه: ورودی ها و خروجی های اولیه

4.3.8 جمع‌آوری تجارب آموخته شده

این بند از سند استاندارد ایزو 21500 (ISO 21500:2012) مربوط به جمع آوری تجارب آموخته شده در جریان پروژه است.هدف از جمع‌آوری دروس یادگیری ارزیابی پروژه و جمع‌آوری تجارب به منظور بهره‌برداری از پروژه‌های فعلی و آینده است.

در طول پروژه، تیم پروژه و نهادهای کلیدی در خصوص جوانب فنی، مدیریتی و فرآیند پروژه درس‌هایی یاد می گیرند. درس‌های یادگیری شده باید گردآوری، ترکیب، رسمی‌سازی، ذخیره‌سازی، انتشار و در طول پروژه استفاده شوند. بنابراین، تا حدی تجارب یادگرفته شده ممکن است یکی از خروجی‌های هر فرآیند مدیریت پروژه باشند و ممکن است منجر به به‌روزرسانی برنامه‌های پروژه شوند.

واحد اصلی و ورودی‌های اصلی در جدول 8 نمایش داده شده‌اند.

ورودی های اولیه	خروجی های اولیه
— برنامه های پروژه — گزارش‌های پیشرفت — تغییرات تأیید شده — دروس یادگیری — لیست مسائل — ثبت مخاطرات	— سند تجارب آموخته شده

جدول 8 – جمع آوری تجارب آموخته شده: ورودی ها و خروجی های اولیه

4.3.9 شناسایی سهام‌داران

این بند از سند استاندارد ایزو 21500 (ISO 21500:2012) مربوط به شناسایی سهام داران است. هدف از شناسایی سهام‌داران، تعیین افراد، گروه‌ها یا سازمان‌های تحت تأثیر پروژه و ثبت اطلاعات مرتبط با علاقه و مشارکت آن‌ها است.

سهام‌داران ممکن است به‌طور فعال در پروژه شرکت کنند، ممکن است داخل یا خارج از پروژه باشند و ممکن است در سطوح اختیار مختلفی قرار داشته باشند. برای اطلاعات بیشتر به 3.8 مراجعه شود.
ورودی‌ها و خروجی‌های اصلی در جدول 9 آمده است.

ورودی های اولیه	خروجی های اولیه
— سند شروع پروژه — نمودار ساختار سازمان پروژه	— ثبت ذینفعان

جدول 9 – شناسایی ذینفعان: ورودی ها و خروجی های اولیه

4.3.10 مدیریت ذینفعان

این بند از سند استاندارد ایزو 21500 (ISO 21500:2012) مربوط به مدیریت ذینفعان است. هدف مدیریت ذینفعان، توجه و درک مناسب نسبت به نیازها و انتظارات ذینفعان است. این فرآیند فعالیت‌هایی چون شناسایی مسائل ذینفعان و حل مشکلات را شامل می‌شود.

در مذاکرات با ذینفعان، دیپلماسی و تدبیر ضروری هستند. زمانی که حل مسائل ذینفعان برای مدیر پروژه ممکن نیست، ممکن است نیاز به ارجاع مسائل به مقامات بالاتر باشد.

تجزیه و تحلیل دقیقی باید از ذینفعان و تأثیراتی که ممکن است بر پروژه داشته باشند، انجام شود تا مدیر پروژه بیشترین استفاده از مشارکت آن‌ها در پروژه را داشته باشد. از این فرآیند ممکن است برنامه‌های مدیریت ذینفعان با اولویت‌بندی توسعه یابد.

مهمترین ورودی‌ها و خروجی‌ها در جدول 10 آمده است.

ورودی های اولیه	خروجی های اولیه
— ثبت ذینفعان — برنامه های پروژه	— درخواست تغییرات

جدول 10 — مدیریت ذینفعان: ورودی‌ها و خروجی‌ها اصلی

4.3.11 تعریف دامنه

این بند از سند استاندارد ایزو 21500 (ISO 21500:2012) مربوط به تعریف دامنه است. هدف تعریف دامنه، دستیابی به دامنه پروژه از جمله اهداف، تحویل‌پذیره‌ها، نیازها و مرزها با تعریف وضعیت نهایی پروژه است.

تعریف دامنه پروژه، مشخص می‌کند که پروژه چگونه با اهداف استراتژیک سازمان در ارتباط خواهد بود. اظهاریه دامنه پروژه باید به عنوان اساس تصمیم‌گیری‌های آتی پروژه و همچنین برای انتقال اهمیت پروژه و مزایایی که باید از موفقیت در انجام پروژه به دست آید، استفاده شود.

مهمترین ورودی‌ها و خروجی‌ها در جدول 11 آمده است.

ورودی های اولیه	خروجی های اولیه
— منشور پروژه — تغییرات پذیرفته شده	— بیانیه دامنه — نیازها

جدول 11 — تعریف دامنه: ورودی‌ها و خروجی‌ها اصلی

4.3.12 ایجاد ساختار با جزییات از کار

این بند از سند استاندارد ایزو 21500 (ISO 21500:2012) مربوط به ایجاد ساختار با جزییات از کار است. هدف از ایجاد ساختار با جزییات از کار، ارائه یک چارچوب تجزیه و تحلیل سلسله مراتبی برای ارائه کارهایی است که باید انجام شوند، تا دستیابی به اهداف پروژه ممکن شود.

ساختار با جزییات از کار یک چارچوب فراهم می‌کند برای تقسیم کارهای پروژه به کارهای کوچکتر و مدیریت‌پذیرتر. ساختار با جزییات از کار می‌تواند به عنوان مثال بر اساس مراحل پروژه، تحویل‌های اصلی، رشته کاری و مکان سازماندهی شود. هر سطح پایین‌تر از ساختار با جزییات از کار پروژه را با سطح جزئی‌تری توصیف می‌کند. امکان توسعه سایر ساختارهای تجزیه و تحلیل سلسله مراتبی برای ارزیابی منظم مواردی مانند تحویل‌ها، سازمان، ریسک و حسابداری هزینه پروژه وجود دارد.

موارد ورودی و خروجی اصلی در جدول 12 آمده‌اند.

ورودی های اولیه	خروجی های اولیه
— برنامه‌های پروژه — نیازها — تغییرات تأیید شده	— ساختار با جزییات از کار — واژه‌نامه ساختار با جزییات از کار

جدول 12 — ایجاد ساختار با جزییات از کار: موارد ورودی و خروجی اصلی

4.3.13 تعریف فعالیت‌ها

این بند از سند استاندارد ایزو 21500 (ISO 21500:2012) مربوط به تعریف فعالیت ها است. هدف از تعریف فعالیت‌ها، شناسایی، تعریف و مستند کردن همه فعالیت‌هایی است که باید در برنامه زمانبندی و انجام آنها برای دستیابی به اهداف پروژه انجام شود.

این فرآیند با پایین‌ترین سطح ساختار با جزییات از کار آغاز می‌شود و با استفاده از مؤلفه‌های کوچکتر به نام فعالیت‌ها، کار را شناسایی، تعریف و مستند می‌کند تا اساسی برای برنامه‌ریزی، اجرا، کنترل و بسته‌بندی کارها فراهم کند.

ورودی‌ها و خروجی‌های اصلی در جدول 13 آمده است.

ورودی های اولیه	خروجی های اولیه
— ساختار با جزییات از کار — دیکشنری ساختار با جزییات از کار — برنامه‌های پروژه — تغییرات تأیید شده	— فهرست فعالیت‌ها

جدول 13 – تعریف فعالیت‌ها: ورودی‌ها و خروجی‌ها

4.3.14 کنترل دامنه

این بند از سند استاندارد ایزو 21500 (ISO 21500:2012) مربوط به کنترل دامنه است. هدف کنترل دامنه، بیشینه کردن تأثیرات مثبت و کاهش تأثیرات منفی ایجاد شده توسط تغییرات دامنه پروژه است.

این فرآیند باید بر روی تعیین وضعیت فعلی دامنه پروژه تمرکز کند، وضعیت فعلی دامنه را با دامنه پایه تأیید شده مقایسه کرده و هر انحرافی را پیش‌بینی کرده و تغییرات مناسب را پیاده‌سازی کند تا از تأثیرات منفی دامنه جلوگیری شود.

این فرآیند همچنین مربوط به تأثیرگذاری بر عواملی است که تغییرات دامنه را فراهم می‌کنند و کنترل تأثیر این تغییرات روی اهداف پروژه است. این فرآیند برای اطمینان از این استفاده می‌شود که همه درخواست‌های تغییر از طریق 4.3.6 پردازش شوند. همچنین برای مدیریت تغییرات و ادغام آن با سایر فرآیندهای کنترل نیز استفاده می‌شود. تغییرات کنترل به طور معمول به عنوان گسترش دامنه پروژه شناخته می‌شوند.

ورودی‌ها و خروجی‌های اصلی در جدول 14 لیست شده‌اند.

ورودی های اولیه	خروجی های اولیه
— داده‌های پیشرفت — بیانیه دامنه — ساختار شکست کار — فهرست فعالیت‌ها	— درخواست‌های تغییر

جدول 14 – کنترل دامنه: ورودی‌ها و خروجی‌های اصلی

4.3.15 تشکیل تیم پروژه

این بند از سند استاندارد ایزو 21500 (ISO 21500:2012) مربوط به تشکیل تیم پروژه است. هدف از تشکیل تیم پروژه، تامین منابع انسانی مورد نیاز برای اتمام پروژه است.

مدیر پروژه باید تعیین کند که چگونه و چه زمانی اعضای تیم پروژه تامین خواهند شد، و همچنین چگونه و چه زمانی از پروژه آزاد خواهند شدند. زمانی که منابع انسانی در داخل سازمان در دسترس نیستند، باید در نظر گرفته شود که آیا به استخدام منابع اضافی نیاز داریم یا کار به سازمان دیگری سپرده شود. مکان کار، تعهد، نقش‌ها و مسئولیت‌ها، و نیازهای گزارش‌دهی و ارتباطی باید تعیین شود.

مدیر پروژه ممکن است کنترل مطلقی بر انتخاب اعضای تیم پروژه نداشته باشد، اما باید در انتخاب آن‌ها مشارکت داشته باشد. مدیر پروژه، در صورت امکان، باید عواملی مانند مهارت‌ها و تخصص، شخصیت‌ها و دینامیک گروهی متنوع را در هنگام تشکیل تیم پروژه در نظر بگیرد . چون پروژه‌ها به طور معمول در یک محیط تغییرپذیر انجام می‌شوند، این فرآیند به طور معمول طی تمام دوره پروژه اجرا می‌شود.

ورودی‌ها و خروجی‌های اصلی در جدول 15 لیست شده‌اند.

ورودی های اولیه	خروجی های اولیه
— الزامات منابع — نمودار سازمان پروژه — دسترسی به منابع — برنامه‌های پروژه — توصیف نقش‌ها	— اختصاص پرسنل — قراردادهای پرسنل

جدول 15 – تشکیل تیم پروژه: ورودی‌ها و خروجی‌های اصلی

4.3.16 تخمین منابع

این بند از سند استاندارد ایزو 21500 (ISO 21500:2012) مربوط به تخمین منابع است. هدف از تخمین منابع، تعیین منابع مورد نیاز برای هر فعالیت در لیست فعالیت‌ها است. منابع می‌توانند شامل افراد، امکانات، تجهیزات، مواد، زیرساخت و ابزارها باشند.

ویژگی‌های منابع، از جمله منبع تأمین، واحدها و زمان شروع و پایان مشارکت، ثبت می‌شوند.

ورودی‌ها و خروجی‌های اصلی در جدول 16 لیست شده‌اند.

ورودی های اولیه	خروجی های اولیه
— لیست فعالیت‌ها — برنامه‌های پروژه — تغییرات تأیید شده	— نیازهای منابع — برنامه منابع

جدول 16 – تخمین منابع: ورودی‌ها و خروجی‌های اصلی

4.3.17 تعریف ساختار پروژه

این بند از سند استاندارد ایزو 21500 (ISO 21500:2012) مربوط به تعریف ساختار پروژه است. هدف از تعریف ساختار پروژه، جلب تمام تعهدات مورد نیاز از تمام اشخاص درگیر در یک پروژه است. نقش‌ها، مسئولیت‌ها و اختیارات مرتبط با ماهیت و پیچیدگی پروژه باید طبق سیاست‌های موجود سازمان انجام دهنده تعریف شود.

تعریف ساختار سازمانی پروژه شامل شناسایی تمام اعضای تیم و اشخاص دیگری که به طور مستقیم در کار پروژه شرکت دارند، می‌شود.

این فرآیند شامل اختصاص مسئولیت‌ها و اختیارات پروژه است. این مسئولیت‌ها و اختیارات معمولاً در سطوح مناسب ساختار تجزیه کار تعریف می‌شوند. این تعاریف معمولاً شامل مسئولیت‌های انجام کار تأیید شده، مدیریت پیشرفت و تخصیص منابع می‌شوند.

ورودی‌ها و خروجی‌های اصلی در جدول 17 لیست شده‌اند.

ورودی های اولیه	خروجی های اولیه
— برنامه‌های پروژه — ساختار تجزیه و تحلیل کار — نیازهای منابع — فهرست نهاده‌ها — تغییرات تأیید شده	— توصیف نقش‌ها — نمودار سازمان پروژه

جدول 17 – تعریف ساختار پروژه: ورودی‌ها و خروجی‌ها اصلی

4.3.18 توسعه تیم پروژه

این بند از سند استاندارد ایزو 21500 (ISO 21500:2012) مربوط به توسعه تیم پروژه است. هدف از توسعه تیم پروژه، بهبود عملکرد و تعامل اعضای تیم به صورت مداوم است. این فرآیند باید انگیزه و عملکرد تیم را تقویت کند.

این فرآیند بر مهارت‌های تیم پروژه وابسته است (همچنین به 4.3.15 مراجعه کنید). قوانین اساسی رفتار قابل قبول باید در اوایل پروژه تعیین شود تا سوءتفاهم‌ها و تضادها کاهش یابند.

ورودی‌ها و خروجی‌های اصلی در جدول 18 لیست شده‌اند.

ورودی های اولیه	خروجی های اولیه
— تخصیص کارکنان — دسترسی به منابع — برنامه منابع — توصیف نقش‌ها	— عملکرد تیم — ارزیابی تیم

جدول 18 – توسعه تیم پروژه: ورودی‌ها و خروجی‌های اصلی

4.3.19 کنترل منابع

این بند از سند استاندارد ایزو 21500 (ISO 21500:2012) مربوط به کنترل منابع است. هدف از کنترل منابع، اطمینان حاصل کردن از این است که منابع مورد نیاز برای انجام کار پروژه، به شکل مورد نیاز در دسترس و اختصاص داده شوند تا نیازهای پروژه تأمین شوند.

تضادها در دسترسی به منابع ممکن است به دلیل شرایط غیرقابل اجتنابی مانند خرابی تجهیزات، آب‌وهوا، اعتراض کارگری یا مشکلات فنی رخ دهند. چنین شرایط ممکن است نیاز به زمانبندی مجدد فعالیت‌ها داشته باشند که منجر به تغییر نیازهای منابع برای فعالیت‌های کنونی یا فعالیت‌های آتی می‌شود. رویه‌ها باید برای شناسایی کمبودهای این چنینی تعیین شوند تا تخصیص مجدد منابع را آسان‌تر کنند.

ورودی‌ها و خروجی‌های اصلی در جدول 19 لیست شده‌اند.

ورودی های اولیه	خروجی های اولیه
— برنامه‌های پروژه — اختصاص کارکنان — دسترسی به منابع — داده‌های پیشرفت — نیازهای منابع	— درخواست‌های تغییر — اقدامات اصلاحی

جدول 19 – کنترل منابع: ورودی‌ها و خروجی‌های اصلی

4.3.20 مدیریت تیم پروژه

این بند از سند استاندارد ایزو 21500 (ISO 21500:2012) مربوط به مدیریت تیم پروژه است. هدف از مدیریت تیم پروژه، بهینه‌سازی عملکرد تیم، ارائه بازخورد، حل مسائل، تشویق ارتباطات و هماهنگی تغییرات است تا به دستیابی به موفقیت پروژه کمک کند.

به عنوان نتیجه‌ای از مدیریت تیم پروژه، نیازهای منابع ممکن است بازنگری شوند. مسائل باید مطرح شوند و ورودی برای ارزیابی عملکرد پرسنل سازمانی و درس‌های آموخته شده از پروژه ارائه شود.
ورودی‌ها و خروجی‌های اصلی در جدول 20 لیست شده‌اند.

ورودی های اولیه	خروجی های اولیه
— برنامه‌های پروژه — نمودار سازمان پروژه — توصیف نقش‌ها — داده‌های پیشرفت	— عملکرد کارکنان — ارزیابی کارکنان — درخواست‌های تغییر — اقدامات اصلاحی

جدول 20 – مدیریت تیم پروژه: ورودی‌ها و خروجی‌های اصلی

4.3.21 توالی فعالیت‌ها

این بند از سند استاندارد ایزو 21500 (ISO 21500:2012) مربوط به توالی فعالیت ها است. هدف از توالی فعالیت‌ها، شناسایی و مستند کردن ارتباط منطقی بین فعالیت‌های پروژه است.

تمام فعالیت‌ها در پروژه باید دارای وابستگی‌ها باشند تا یک نمودار شبکه تهیه شود به نحوی که مسیر بحرانی تعیین شود. فعالیت‌ها باید با ارتباط‌های منطقی، روابط پیش‌نیاز مناسب و نیز با مداخله‌ها، تاخیرها، محدودیت‌ها، وابستگی‌های خارجی مناسب مواجه گردند تا به توسعه برنامه پروژه واقع‌گرایانه و قابل دستیابی کمک کنند.

ورودی‌ها و خروجی‌های اصلی در جدول 21 لیست شده‌اند.

ورودی های اولیه	خروجی های اولیه
— لیست فعالیت‌ها — تغییرات تاییدشده	— توالی فعالیت‌ها

جدول 21 – توالی فعالیت‌ها: ورودی‌ها و خروجی‌های اصلی

4.3.22 تخمین مدت زمان فعالیت‌ها

این بند از سند استاندارد ایزو 21500 (ISO 21500:2012) مربوط به تخمین مدت زمان فعالیت ها است. هدف از تخمین مدت زمان فعالیت‌ها، تخمین زمان مورد نیاز برای اتمام هر فعالیت در پروژه است. مدت زمان فعالیت‌ها به عواملی مانند تعداد و نوع منابع موجود، روابط بین فعالیت‌ها، ظرفیت‌ها، تقاضاهای تقویم برنامه‌ریزی، منحنی‌های یادگیری و پردازش‌های اداری بستگی دارد.

پردازش‌های اداری ممکن است تأثیری بر دوره‌های تأیید داشته باشند. فعالیت‌های آینده ممکن است شامل کارها باشند که با پیشرفت زمان و دسترسی به اطلاعات دقیق‌تر به جزئیات بیشتری تجزیه شوند.

تخمین‌ مدت فعالیت‌ها ممکن است مجدداً بررسی شوند چون فعالیت‌ها زمانبندی شده و مسیر بحرانی شناسایی شود. اگر مسیر بحرانی تاریخ اتمام پروژه را دیرتر از تاریخ اتمام مورد نیاز نشان دهد، ممکن است نیاز به تنظیم فعالیت‌های موجود در مسیر بحرانی باشد.

ورودی‌ها و خروجی‌های اصلی در جدول 22 لیست شده‌اند.

ورودی های اولیه	خروجی های اولیه
— لیست فعالیت‌ها — نیازهای منابع — داده‌های تاریخی — استانداردهای صنعتی — تغییرات تاییدشده	— تخمین مدت زمان فعالیت‌ها

جدول 22 – تخمین مدت زمان فعالیت‌ها: ورودی‌ها و خروجی‌های اصلی

4.3.23 توسعه برنامه

این بند از سند استاندارد ایزو 21500 (ISO 21500:2012) مربوط به توسعه برنامه است. هدف از توسعه برنامه، محاسبه زمان شروع و پایان فعالیت‌های پروژه و تعیین ساختار زمانی کلی پایه پروژه است.

فعالیت‌ها به ترتیب منطقی زمانبندی می‌شوند که مدت‌ها، نقاط عطف و وابستگی‌های آمیخته را مشخص می‌کند تا یک شبکه فراهم شود.

سطح فعالیت، تفکیک کافی را برای کنترل مدیریتی در طول دوره عمر پروژه فراهم می‌کند. برنامه وسیله‌ای برای ارزیابی زمانی پیشرفت واقعی در مقابل اندازه‌گیری زمان از پیش تعیین شده برای دستیابی به هدف است.

برنامه در سطح فعالیت تعیین می‌شود که پایه‌ای برای تخصیص منابع و توسعه بودجه مبتنی بر زمان فراهم می‌کند. توسعه برنامه باید در طول پروژه ادامه پیدا کند، همانطور که کار پیش می‌رود، همانطور که برنامه‌های پروژه تغییر می‌کنند، همانطور که ریسک‌های مورد انتظار رخ دهند یا از بین بروند و همچنین هنگام شناسایی ریسک‌های جدید. اگر لازم باشد، تخمین‌ مدت زمان و منابع باید مرور و بازنگری شوند تا یک برنامه پروژه تأیید شده توسعه یافته که به عنوان پایه‌ای که پیشرفت بر اساس آن پیگیری می‌شود، ایجاد شود.

ورودی‌ها و خروجی‌های اصلی در جدول 23 لیست شده‌اند.

ورودی های اولیه	خروجی های اولیه
— توالی فعالیت‌ها — تخمین مدت زمان فعالیت‌ها — محدودیت‌های برنامه — ثبت مخاطرات — تغییرات تاییدشده	— برنامه زمانبندی

جدول 23 – توسعه برنامه: ورودی‌ها و خروجی‌های اصلی

4.3.24 کنترل برنامه

این بند از سند استاندارد ایزو 21500 (ISO 21500:2012) مربوط به کنترل برنامه است. هدف از کنترل برنامه، نظارت بر انحرافات برنامه و انجام اقدامات مناسب است.

این فرآیند باید بر تعیین وضعیت فعلی برنامه پروژه تمرکز کند، آن را با برنامه پایه تأیید شده مقایسه کرده و هر انحرافی را پیش‌بینی کرده و اقدامات مناسبی برای جلوگیری از تأثیرات منفی برنامه انجام دهد. تمام تغییرات در برنامه پایه باید به تطابق با 4.3.6 مدیریت شوند.

پیش‌بینی برنامه در اتمام باید به طور منظم توسعه داده شده و بر اساس روندهای گذشته و دانش کنونی به‌روز شود.
ورودی‌ها و خروجی‌های اصلی در جدول 24 لیست شده‌اند.

ورودی های اولیه	خروجی های اولیه
— برنامه زمانبندی — داده‌های پیشرفت — برنامه‌های پروژه	— درخواست‌های تغییر — اقدامات اصلاحی

جدول 24 – کنترل برنامه: ورودی‌ها و خروجی‌های اصلی

4.3.25 تخمین هزینه‌ها

این بند از سند استاندارد ایزو 21500 (ISO 21500:2012) مربوط به تخمین هزینه ها است. هدف از تخمین هزینه‌ها، به دست آوردن یک تقریب از هزینه‌های مورد نیاز برای انجام هر فعالیت پروژه و کل پروژه است.

تخمین هزینه‌ها می‌تواند به صورت واحدهایی مانند ساعت کاری یا تعداد ساعت تجهیزات یا ارزش پولی اندازه‌گیری شود. وقتی که به ارزش پولی بیان می‌شوند و عملکرد در یک دوره طولانی زمانی انجام می‌شود، باید از روش‌هایی که با ارزش زمانی پول محاسبه می‌کنند، استفاده شود. منحنی‌های یادگیری ممکن است در پروژه‌هایی که شامل تعدادی فعالیت تکراری و متوالی هستند، استفاده شود. پروژه‌هایی که با بیش از یک واحد پول معامله می‌کنند باید نرخ‌های تبادل استفاده شده در برنامه‌ریزی پروژه را مشخص کنند.

رزروها یا تخمین‌ها به عنوان فوریتی برای مدیریت ریسک‌ها یا ابهامات استفاده می‌شوند و باید به تخمین هزینه‌های پروژه اضافه شوند و به وضوح شناسایی شوند.
ورودی‌ها و خروجی‌های اصلی در جدول 25 لیست شده‌اند.

ورودی های اولیه	خروجی های اولیه
— ساختار تجزیه کار — فهرست فعالیت‌ها — برنامه‌های پروژه — تغییرات تأیید شده	— تخمین هزینه

جدول 25 – تخمین هزینه‌ها: ورودی‌ها و خروجی‌های اصلی

4.3.26 توسعه بودجه

این بند از سند استاندارد ایزو 21500 (ISO 21500:2012) مربوط به توسعه بودجه است. هدف از توسعه بودجه، توزیع بودجه پروژه به سطوح مناسب ساختار تجزیه کار است.

تخصیص بودجه به بخش‌های زمانبندی شده کار، بودجه مبتنی بر زمانی فراهم می‌کند که در برابر عملکرد واقعی قابل مقایسه است. حفظ بودجه‌های واقع‌گرا که به صورت مستقیم به دستور کارهای مشخص ارتباط دارد، برای هر سازمانی که مسئول انجام پروژه است، ضروری است. بودجه‌ها به طور معمول به همان روشی که تخمین هزینه پروژه انجام شده بود، توزیع می‌شوند. تخمین هزینه پروژه و بودجه‌ریزی به طور نزدیک به یکدیگر مرتبط هستند.

تخمین هزینه میزان کلی هزینه پروژه را تعیین می‌کند، در حالی که بودجه‌ریزی مشخص می‌کند که هزینه‌ها کجا و کی هزینه می‌شود و وسیله‌ای برای مدیریت عملکرد است.
اندازه‌گیری هزینه عملکرد هدف باید در فرآیند بودجه‌ریزی تعیین شود. تعیین اندازه‌گیری‌های هدف در مرحله ارزیابی عملکرد هزینه، مسئولیت را افزایش می‌دهد و از تعصب جلوگیری می‌کند.

رزروها یا موارد فوریتی که به فعالیت‌ها یا دیگر دامنه کاری اختصاص داده نشده‌اند، می‌توانند ایجاد و برای اهداف کنترل مدیریتی یا پوشش ریسک‌های شناسایی شده استفاده شوند. چنین موارد و ریسک مرتبط باید به وضوح شناسایی شوند.
ورودی‌ها و خروجی‌های اصلی در جدول 26 لیست شده‌اند.

ورودی های اولیه	خروجی های اولیه
— ساختار تجزیه کار — تخمین هزینه — برنامه‌زمانی — برنامه‌های پروژه — تغییرات تأیید شده	— بودجه

جدول 26 – توسعه بودجه: ورودی‌ها و خروجی‌های اصلی

4.3.27 کنترل هزینه‌ها

این بند از سند استاندارد ایزو 21500 (ISO 21500:2012) مربوط به کنترل هزینه ها است. هدف از کنترل هزینه‌ها، نظارت بر انحرافات هزینه و انجام اقدامات مناسب است.

این فرآیند باید بر تعیین وضعیت هزینه‌های فعلی پروژه تمرکز کند، آن را با هزینه‌های پایه مقایسه کرده و هر انحرافی را پیش‌بینی کرده و اقدامات پیشگیری یا اصلاحی مناسب را انجام دهد تا از تأثیرات منفی هزینه جلوگیری شود. تمام تغییرات در هزینه‌های پایه باید با مطابقت با 4.3.6 مدیریت شوند.

با شروع کار، داده‌های عملکرد جمع‌آوری می‌شوند که شامل هزینه‌های بودجه‌ای، هزینه‌های واقعی و تخمین هزینه در اتمام است. برای ارزیابی عملکرد هزینه، لازم است داده‌های برنامه‌ریزی نیز جمع‌آوری شوند، مانند پیشرفت فعالیت‌های زمانبندی شده و تاریخ‌های پیش‌بینی شده اتمام فعالیت‌های کنونی و آینده. انحراف‌ها ممکن است از برنامه‌ریزی ناکافی، تغییرات ناگهانی در دامنه، مشکلات فنی، خرابی تجهیزات یا سایر عوامل خارجی مانند مشکلات تامین‌کنندگان ناشی شود. بدون توجه به علت، اقدامات اصلاحی نیاز به تغییر در هزینه پایه دارند یا توسعه یک برنامه بازیابی کوتاه‌مدت.

ورودی‌ها و خروجی‌های اصلی در جدول 27 لیست شده‌اند.

ورودی های اولیه	خروجی های اولیه
— داده‌های پیشرفت — برنامه‌های پروژه — بودجه	— هزینه‌های واقعی — هزینه‌های پیش‌بینی شده — درخواست‌های تغییر — اقدامات اصلاحی

جدول 27 – کنترل هزینه‌ها: ورودی‌ها و خروجی‌های اصلی

4.3.28 شناسایی ریسک‌ها

این بند از سند استاندارد ایزو 21500 (ISO 21500:2012) مربوط به شناسایی ریسک ها است. هدف از شناسایی ریسک‌ها، تعیین رویدادهای ریسک و ویژگی‌های آن‌ها است که اگر روی دهند، ممکن است بر اهداف پروژه تأثیرات مثبت یا منفی داشته باشند.

این یک فرآیند تکرارپذیر است چرا که ریسک‌های جدید ممکن است شناخته شوند یا ریسک‌ها هنگام پیشرفت پروژه در دوره عمر خود تغییر کنند. ریسک‌هایی که ممکن است تأثیر منفی بر پروژه داشته باشند به نام “تهدیدها” اطلاق می‌شوند، در حالی که ریسک‌هایی که ممکن است تأثیر مثبتی بر پروژه داشته باشند به نام “فرصت‌ها” اطلاق می‌شوند. تمام ریسک‌های شناسایی شده باید به تطابق با 4.3.30 مورد توجه قرار گیرند.

این فرآیند باید شامل مشارکت چندین نهاد باشد، معمولاً مشتریان پروژه، حامی پروژه، مدیر پروژه، تیم مدیریت پروژه، تیم پروژه، مدیران ارشد، کاربران، متخصصان مدیریت ریسک، دیگر اعضای کمیته راهبردی پروژه و متخصصان حوزه موضوعی شناخته شوند.
ورودی‌ها و خروجی‌های اصلی در جدول 28 لیست شده‌اند.

ورودی های اولیه	خروجی های اولیه
— برنامه های پروژه	— ثبت ریسک

جدول 28 – شناسایی ریسک‌ها: ورودی‌ها و خروجی‌های اصلی

4.3.29 ارزیابی ریسک‌ها

این بند از سند استاندارد ایزو 21500 (ISO 21500:2012) مربوط به ارزیابی ریسک ها است. هدف از ارزیابی ریسک‌ها، اندازه‌گیری و اولویت‌بندی ریسک‌ها برای اقدامات بیشتر است.

این فرآیند شامل تخمین احتمال وقوع هر ریسک و نتیجه متناظر برای اهداف پروژه، در صورت وقوع ریسک، می‌شود. سپس ریسک‌ها بر اساس این ارزیابی و با توجه به عوامل دیگری مانند زمانبندی و تحمل ریسک از سوی نهادهای کلیدی، اولویت‌بندی می‌شوند.

ارزیابی ریسک یک فرآیند تکرارپذیر است به تطابق با 4.3.31. روندها می‌توانند نیاز به اقدامات مدیریت ریسک بیشتر یا کمتر را نشان دهند.
ورودی‌ها و خروجی‌های اصلی در جدول 29 لیست شده‌اند.

ورودی های اولیه	خروجی های اولیه
— ثبت مخاطرات — برنامه‌های پروژه	— مخاطرات با اولویت

جدول 29 – ارزیابی ریسک‌ها: ورودی‌ها و خروجی‌های اصلی

4.3.30 مدیریت ریسک‌ها

این بند از سند استاندارد ایزو 21500 (ISO 21500:2012) مربوط به مدیریت ریسک ها است. هدف از مدیریت ریسک‌ها، توسعه گزینه‌ها و تعیین اقدامات برای تقویت فرصت‌ها و کاهش تهدید‌ها در اهداف پروژه است.

این فرآیند با تخصیص منابع و فعالیت‌ها به بودجه و زمانبندی به مسئله ریسک‌ها پرداخته و به رسمیت شناختن ریسک‌ها در سیاق پروژه می‌پردازد. مدیریت ریسک باید منطبق با ماهیت ریسک باشد، هزینه‌مناسب، به موقع، واقع‌بینانه در متن پروژه، توسط تمام نهادهای درگیر درک شود و به فرد مناسب اختصاص یابد.

مدیریت ریسک شامل تدابیری برای جلوگیری از ریسک، کاهش ریسک، منحرف کردن ریسک یا توسعه برنامه‌های فوریتی برای استفاده در صورت وقوع ریسک می‌شود.
ورودی‌ها و خروجی‌های اصلی در جدول 30 لیست شده‌اند.

ورودی های اولیه	خروجی های اولیه
— ثبت مخاطرات — برنامه‌های پروژه	— پاسخ‌های مخاطرات — درخواست‌های تغییر

جدول 30 – مدیریت ریسک‌ها: ورودی‌ها و خروجی‌های اصلی

4.3.31 کنترل ریسک‌ها

هدف از کنترل ریسک‌ها، کمینه کردن اختلال در پروژه است با تعیین اجرای پاسخ‌های ریسک و تأثیر مطلوب آن‌ها را مشخص می‌کند.

این اهداف توسط ردیابی ریسک‌های شناخته شده، شناسایی و تحلیل ریسک‌های جدید، نظارت بر شرایط مشخص کننده برنامه‌های فوریتی و بررسی پیشرفت راه حل های ریسک و ارزیابی اثربخشی آن‌ها قابل دستیابی می‌شود.

ریسک‌های پروژه باید به صورت دوره‌ای در طول عمر پروژه، زمانی که ریسک جدید ظاهر می‌شود یا وقتی به مرحله‌ای از پروژه می‌رسیم، ارزیابی شوند.
ورودی‌ها و خروجی‌های اصلی در جدول 31 لیست شده‌اند.

ورودی های اولیه	خروجی های اولیه
— ثبت مخاطرات — داده‌های پیشرفت — برنامه‌های پروژه — پاسخ‌های مخاطرات	— درخواست‌های تغییر — اقدامات اصلاحی

جدول 31 – کنترل ریسک‌ها: ورودی‌ها و خروجی‌های اصلی

4.3.32 برنامه‌ریزی کیفیت

هدف از برنامه‌ریزی کیفیت، تعیین نیازها و استانداردهای کیفی که قابل اجرا در پروژه، محصولات پروژه و چگونگی تطابق با نیازها و استانداردها بر اساس اهداف پروژه خواهند بود.
این فرآیند شامل موارد زیر است:

تعیین و توافق با حامی پروژه و نهادهای دیگر در مورد اهداف و استانداردهای مرتبط که باید تحقق یابد.
تعیین ابزارها، روش‌ها، تکنیک‌ها و منابع لازم برای دستیابی به استانداردهای مرتبط.
تعیین روش‌ها، تکنیک‌ها و منابع برای اجرای فعالیت‌های کیفیتی منطقی و برنامه‌ریزی‌شده.
توسعه برنامه کیفیت که شامل نوع بررسی‌ها، مسئولیت‌ها و شرکت‌کنندگان در زمان‌بندی مطابق با برنامه کل پروژه است.
تجمیع تمام اطلاعات کیفیت در برنامه کیفیت.

به دلیل ماهیت موقت پروژه‌ها و محدودیت‌های زمانی آن‌ها، بیشتر پروژه‌ها قادر به توسعه استانداردهای کیفی نیستند. توسعه و پذیرش سازمانی استانداردهای کیفی و پارامترهای کیفی محصول ممکن است خارج از محدودیت‌های پروژه باشد. معمولاً این پذیرش مسئولیت نهاد انجام‌دهنده پروژه است و به عنوان ورودی به این فرآیند می‌آید.

برنامه کیفیت باید به سیاست کیفیت ارجاع داده شود یا آن را به عنوان سیاست کیفیت تعیین شده توسط مدیریت ارشد در برگیرد.
ورودی‌ها و خروجی‌های اصلی در جدول 32 لیست شده‌اند.

ورودی های اولیه	خروجی های اولیه
— برنامه‌های پروژه — الزامات کیفیت — سیاست کیفیت — تغییرات تأییدشده	— برنامه کیفیت

جدول 32 – برنامه کیفیت: ورودی‌ها و خروجی‌های اصلی

4.3.33 انجام اطمینان از کیفیت

هدف از انجام اطمینان از کیفیت، بررسی محصولات و پروژه است. این شامل تمام فرآیندها، ابزارها، روش‌ها، تکنیک‌ها و منابع لازم برای تأمین نیازهای کیفیت می‌شود.
این فرآیند شامل موارد زیر است:

اطمینان از اینکه اهداف و استانداردهای مرتبط برای دستیابی به آنها توسط اعضای مناسب سازمان پروژه ارتباط‌داده، درک شده، پذیرفته و رعایت می‌شوند.
اجرای برنامه کیفیت در حین پیشرفت پروژه.
اطمینان از اینکه ابزارها، روش‌ها، تکنیک‌ها و منابع فراهم شده در حال استفاده هستند.
اطمینان از کیفیت امکان پیروی از الزامات عملکردی قابل اجرا و استانداردهای مرتبط را می‌دهد.

بازرسی‌های اطمینان از کیفیت ممکن است خارج از مرزهای پروژه توسط دیگر بخش‌های سازمان انجام شود یا توسط مشتریان. بازرسی‌ها عملکرد فرآیند کیفیت، کنترل کیفیت و نیاز به اقدام توصیه‌شده یا درخواست‌های تغییر را تعیین می‌کنند.

ورودی‌ها و خروجی‌های اصلی در جدول 33 لیست شده‌اند.

ورودی های اولیه	خروجی های اولیه
— برنامه کیفیت	— درخواست‌های تغییر

جدول 33 – انجام اطمینان از کیفیت: ورودی‌ها و خروجی‌های اصلی

4.3.34 کنترل کیفیت انجام دهید

هدف از کنترل کیفیت تعیین این است که آیا اهداف پروژه تعیین شده، نیازها و استانداردهای کیفیت رعایت می‌شوند و علل عملکرد ناکافی شناسایی و راه‌های حذف آنها تعیین شود.
این فرآیند باید در طول عمر پروژه اعمال شود و شامل موارد زیر می‌شود:

نظارت بر کیفیت محصولات و فرآیندها به کمک ابزارها، روش‌ها و تکنیک‌های فراهم شده و شناسایی عیوب.
تجزیه و تحلیل علل ممکن برای عیوب.
تعیین اقدامات پیشگیرانه و درخواست‌های تغییر.
ارتباط اقدامات اصلاحی و درخواست‌های تغییر به اعضای مناسب سازمان پروژه.

کنترل کیفیت ممکن است خارج از مرزهای پروژه توسط دیگر بخش‌های سازمان انجام شود یا توسط مشتریان. کنترل کیفیت ممکن است علل عملکرد نامناسب فرآیند یا کیفیت محصول را شناسایی کند و ممکن است منجر به اقدامات توصیه‌شده یا درخواست‌های تغییر ، و در صورت لزوم برای حذف عملکرد نامناسب شود.

ورودی‌ها و خروجی‌های اصلی در جدول 34 لیست شده‌اند.

ورودی های اولیه	خروجی های اولیه
— داده‌های پیشرفت — محصولات تحویلی — برنامه کیفیت	— اندازه‌گیری‌های کنترل کیفیت — محصولات تأییدشده — گزارش‌های بازرسی — درخواست‌های تغییر — اقدامات اصلاحی

جدول 34 – کنترل کیفیت انجام دهید: ورودی‌ها و خروجی‌های اصلی

4.3.35 برنامه‌ریزی تدارکات

هدف از برنامه‌ریزی تدارکات، برنامه‌ریزی و مستندسازی به درستی از استراتژی تدارکات و فرآیند کلی قبل از آغاز تدارکات است.
این فرآیند برای تسهیل تصمیم‌گیری در تدارکات، مشخص کردن رویکردهای تدارکات و توسعه مشخصات و نیازهای تدارکات استفاده می‌شود.
ورودی‌ها و خروجی‌های اصلی در جدول 35 لیست شده‌اند.

ورودی های اولیه	خروجی های اولیه
— برنامه‌های پروژه — توانمندی و ظرفیت داخلی — قراردادهای موجود — نیازهای منابع — ثبت ریسک	— برنامه تدارکات — لیست تأمین‌کنندگان ترجیحی — لیست تصمیم ساخت یا خریدکردن

جدول 35 – برنامه‌ریزی تدارکات: ورودی‌ها و خروجی‌های اصلی

4.3.36 انتخاب تامین‌کنندگان

هدف از انتخاب تامین‌کنندگان به شرح زیر است:

اطمینان حاصل کردن از اینکه اطلاعات از تامین‌کنندگان به دست می‌آید تا ارزیابی مداومی از پیشنهادات نسبت به نیازهای مشخص شده صورت گیرد.
بررسی تمام اطلاعات ارسالی.
انتخاب تامین‌کنندگان.

درخواست اطلاعات، پیشنهاد قیمت، هر کدام وظایف مختلفی را دارند و باید بدون ابهام باشند تا اطمینان حاصل شود که اطلاعات به دست آمده در پاسخ به نوع خاص درخواست نیازهای مشتریان را برآورده می‌کند و با الزامات قانونی و مقرراتی معتبر همخوانی دارد. درخواست باید شامل توضیحات کاملی از اسناد ارائه شده باشد، مانند دامنه، قالب، کیفیت و تعداد این اسناد، و همچنین هدف و تاریخ ارسال آنها. وقتی پیشنهادها درخواست می‌شود، مستندات ارسالی باید اطلاعات کافی را برای انتخاب تامین‌کننده فراهم کند.

ارزیابی پیشنهاد هر تامین‌کننده باید مطابق با معیارهای ارزیابی انتخاب شده انجام شود. انتخاب نهایی باید براساس آنچه به عنوان پیشنهاد مناسب و مفید ترین تلقی می‌شود با ارجاع به معیارهای ارزیابی انجام شود. ممکن است مرحله مذاکره بین انتخاب تامین‌کننده ترجیحی و توافق در شرایط توافق نهایی وجود داشته باشد.
ورودی‌ها و خروجی‌های اصلی در جدول 36 لیست شده‌اند.

ورودی های اولیه	خروجی های اولیه
— برنامه تدارکات — لیست تأمین‌کنندگان ترجیحی — پیشنهادات تأمین‌کنندگان — لیست تصمیم ساخت یا خریدکردن	— درخواست اطلاعات، پیشنهاد، پیشنهاد قیمت یا پیشنهاد — قراردادها یا سفارش‌های خرید — لیست تأمین‌کنندگان انتخاب‌شده

جدول 36 – انتخاب تامین‌کنندگان: ورودی‌ها و خروجی‌های اصلی

4.3.37 اداره تدارکات

هدف از اداره تدارکات، مدیریت رابطه بین خریدار و تامین‌کنندگان است.
این فرآیند شامل نظارت و بررسی عملکرد تامین‌کنندگان و دریافت گزارش‌های پیشرفت منظم و اتخاذ اقدامات مناسب برای ترویج رعایت تمامی نیازهای پروژه، از جمله انواع قرارداد، کیفیت، عملکرد، و ایمنی می‌باشد.

این فرآیند با انتشار مستندات توافقی آغاز می‌شود و با بستن توافق به پایان می‌رسد.
ورودی‌ها و خروجی‌های اصلی در جدول 37 لیست شده‌اند.

ورودی های اولیه	خروجی های اولیه
— قراردادها یا سفارش‌های خرید — برنامه‌های پروژه — تغییرات تأییدشده — گزارش‌های بازرسی	— درخواست‌های تغییر — اقدامات اصلاحی

جدول 37 – اداره تدارکات: ورودی‌ها و خروجی‌های اصلی

4.3.38 برنامه‌ریزی ارتباطات

هدف از برنامه‌ریزی ارتباطات، تعیین نیازهای اطلاعاتی و ارتباطی ذی‌نفعان است.
اگرچه پروژه‌ها نیاز به ارتباط اطلاعات پروژه دارند، نیازها و روش‌های توزیع اطلاعات متغیر هستند. عوامل موفقیت پروژه شامل تشخیص نیازهای اطلاعاتی ذی‌نفعان و نیازهای اجباری اطلاعاتی مانند دولتی یا نظارتی و تعیین وسیله مناسب برای تأمین این نیازها می‌شوند.

عواملی نظیر افراد در مناطق جغرافیایی مختلف، فرهنگ‌های متعدد و عوامل سازمانی ممکن است تأثیر معنی‌داری بر نیازهای ارتباطی داشته باشند. برای اطلاعات بیشتر، به 3.5.1 مراجعه شود.

این فرآیند باید در زمان زودهنگامی در برنامه‌ریزی پروژه آغاز شود، پس از تشخیص و تجزیه و تحلیل ذی‌نفعان، و باید به صورت منظم بررسی و بازبینی شود تا از تاثیر مداوم در طول پروژه اطمینان حاصل شود. برنامه ارتباطات نیازهای اطلاعاتی را تعریف می‌کند و باید به راحتی توسط ذی‌نفعان مناسب در طول پروژه قابل دسترسی باشد.

ورودی‌ها و خروجی‌های اصلی در جدول 38 لیست شده‌اند.

ورودی های اولیه	خروجی های اولیه
— برنامه‌های پروژه — ثبت‌نام‌نامه ذینفعان — شرح وظایف — تغییرات تأییدشده	— برنامه ارتباطات

جدول 38 – برنامه‌ریزی ارتباطات: ورودی‌ها و خروجی‌های اصلی

4.3.39 توزیع اطلاعات

هدف از توزیع اطلاعات، فراهم کردن اطلاعات مورد نیاز به ذی‌نفعان پروژه در تعریف برنامه ارتباطات است و پاسخ به درخواست‌های غیرمنتظره و خاص برای اطلاعات است.
سیاست‌ها، رویه‌ها و اطلاعات سازمانی ممکن است به عنوان نتیجه این فرآیند اصلاح، ارائه یا تأثیر بپذیرند.
ورودی‌ها و خروجی‌ها اصلی در جدول 39 لیست شده‌اند.

ورودی های اولیه	خروجی های اولیه
— برنامه ارتباطات — گزارش‌های پیشرفت — درخواست‌های غیرمنتظره	— اطلاعات منتشرشده

جدول 39 – توزیع اطلاعات: ورودی‌ها و خروجی‌ها اصلی

4.3.40 مدیریت ارتباطات

هدف از مدیریت ارتباطات، اطمینان از این است که نیازهای ارتباطی ذی‌نفعان پروژه تأمین شده و مسائل ارتباطی در صورت بروز حل شوند.
موفقیت یا شکست یک پروژه ممکن است به اندازه تعامل مناسب بین اعضای مختلف تیم پروژه و ذی‌نفعان، مهم باشد. این فرآیند باید بر روی موارد زیر تمرکز داشته باشد:

افزایش درک و همکاری بین ذی‌نفعان مختلف از طریق ارتباطات خوب.
ارائه اطلاعات به موقع، دقیق و بی‌طرفانه.
حل مسائل ارتباطی برای کاهش خطر اینکه پروژه به دلیل مشکلات یا سوءتفاهم‌های نامعلوم یا حل نشده ذی‌نفعان، تحت تأثیر قرار گیرد.

ورودی‌ها و خروجی‌ها اصلی در جدول 40 لیست شده‌اند.

ورودی های اولیه	خروجی های اولیه
— برنامه ارتباطات — اطلاعات منتشرشده	— اطلاعات دقیق و به موقع — اقدامات اصلاحی

جدول 40 – مدیریت ارتباطات: ورودی‌ها و خروجی‌ها اصلی

پیوست A (اطلاعاتی) فرآیندهای گروه فرآیندی به گروه موضوعی نقشه برداری می‌کند

شکل‌های A.1 تا A.5 تعاملات فرآیندهای فردی در هر گروه فرآیندی که در 4.2.2 شناسایی شده‌اند، به گروه موضوعی مشخص‌شده در 4.2.3 را نشان می دهد. همه تعاملات فرآیند نشان داده نشده و تعاملات نشان داده شده تنها یک نمایش منطقی از فرآیندها هستند.

پیکان‌ها یک دنباله منطقی از فرآیندها را نمایش می‌دهند. تصمیم در مورد این که کدام فرآیندها لازم است و در چه ترتیبی اجرا شوند، توسط سازمان، مدیر پروژه، تیم مدیریت پروژه یا تیم پروژه اتخاذ می‌شود. هر فرآیند ممکن است تکرار شود.