برنامه اقدام (action plan) چیست؟
برنامه اقدام سندی است که فهرستی از اقداماتی را که برای رسیدن به یک هدف خاص باید انجام شود، بیان می کند. این هدف را به مراحل قابل اجرا تقسیم می کند که به راحتی قابل پیگیری و ردیابی است.
هدف از یک برنامه اقدام، روشن کردن منابع مورد نیاز برای رسیدن به هدف و تدوین جدول زمانی برای زمانی که وظایف خاص باید تکمیل شود، است.
در مدیریت پروژه، یک برنامه اقدام به خوبی توسعه یافته می تواند به عنوان طرحی برای مدیر پروژه عمل کند تا یک پروژه بزرگ را به پروژه های کوچکتر و قابل مدیریت تر تقسیم کند.
چه چیزی در یک برنامه اقدام عملیاتی گنجانده شده است؟
ایجاد یک برنامه اقدام مستلزم درک کامل هدف و اهداف و همچنین راهبردهای رسیدن به آنها است. مهم است که قبل از ایجاد یک برنامه اقدام با همه ذینفعان مشورت کنید تا به اندازه کافی نیازهای آنها را برطرف کند.
یک برنامه اقدام می تواند شامل مهلت ها، منابع مورد نیاز برای تکمیل وظایف و پرسنل کلیدی مسئول اجرا باشد. برنامه اقدام همچنین باید به وضوح مشخص کند که چه کسی هر کار را انجام می دهد، چه زمانی وظایف باید تکمیل شوند و چگونه برای تعیین موفقیت اندازه گیری می شوند.
بعد از ایجاد یک برنامه اقدام چه اتفاقی می افتد؟
پس از ایجاد، برنامه های عملیاتی باید به دقت نظارت شوند تا اطمینان حاصل شود که اهداف طبق برنامه و در چارچوب بودجه برآورده می شوند.
انجام بررسی های منظم برای ارزیابی پیشرفت و انجام هرگونه تنظیمات لازم در برنامه اقدام تا اطمینان حاصل شود که تیم در مسیر دستیابی به اهداف پروژه باقی می ماند. به طور منظم عملکرد برنامه اقدام را ارزیابی کنید تا مطمئن شوید که اهداف برآورده شده و اهداف به دست آمده اند.
اگر برنامه عملیاتی انتظارات را برآورده نمی کند، ممکن است برای رسیدن به نتیجه مطلوب نیاز به بازنگری یا ارزیابی مجدد داشته باشد.
مهم است که به یاد داشته باشید که برنامه های عملیاتی می توانند در صورت نیاز تغییر کنند، اما آنها باید همیشه روی هدف مورد نظر متمرکز شوند. تا زمانی که برنامه اقدام به روز و دقیق باشد، می تواند به عنوان یک منبع راهنمایی اساسی برای مدیران پروژه و ذینفعان باشد.
چگونه یک برنامه عملیاتی ایجاد می کنید؟
برنامه های اقدام ممکن است در ابتدا دلهره آور به نظر برسند، اما با بررسی دقیق، می توانید آنها را به راحتی با پیروی از بهترین شیوه های ذکر شده در زیر ایجاد کنید.
اهداف خود را مشخص کنید
این پایه ای را برای ایجاد برنامه اقدام فراهم می کند. هنگام بیان جزئیات هدف خود، اصول SMART مدیریت پروژه را در نظر داشته باشید:
- خاص هدف باید واضح و مختصر باشد.
- قابل اندازه گیری برای سنجش موفقیت باید معیارهایی وجود داشته باشد.
- قابل دستیابی. هدف باید در یک جدول زمانی معقول قابل دستیابی باشد.
- مربوط. اطمینان حاصل کنید که هدف با ارزش ها و اهداف بلندمدت هماهنگ است.
- زمان محدود. ضرب‌الاجل‌ها برای اطمینان از اینکه پیشرفت در مسیر باقی می‌ماند حیاتی است.
تعیین کنید که برای رسیدن به اهداف خود به چه منابعی نیاز دارید
انجام تحقیق برای تعیین منابع مورد نیاز برای رسیدن به هدف در جدول زمانی معین. با همه ذینفعان مشورت کنید تا بتوانید هنگام برنامه ریزی مراحل اقدام، نیازهای خاص آنها را در نظر بگیرید.
مراحل اقدام و جدول زمانی خود را ایجاد کنید
ایجاد مراحل اقدام قابل دستیابی که به راحتی قابل پیگیری و ردیابی برای سنجش موفقیت باشد، مهم است. یک جدول زمانی برای گام‌های عملی تعیین کنید تا طبق برنامه و در حد بودجه باقی بمانند.
تخصیص پرسنل کلیدی مسئول مراحل اقدام
افراد را به مراحل عمل اختصاص دهید تا هر مرحله به درستی تکمیل شود. پرسنل کلیدی را با ابزارهایی که برای تکمیل مراحل اقدام و اطمینان از موفقیت کلی نیاز دارند فراهم کنید.
پیشرفت را به طور معمول مرور کنید و در صورت نیاز تنظیم کنید
در نهایت، به طور منظم بررسی عملکرد را برای نظارت بر پیشرفت و انجام هرگونه تنظیم لازم در برنامه اقدام انجام دهید. این کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که اهداف طبق برنامه و در چارچوب بودجه برآورده می شوند.
این مراحل می تواند به شما کمک کند تا یک برنامه عملیاتی ایجاد کنید که اهداف و اهداف پروژه شما را برآورده کند، در حالی که هنوز قابل مدیریت و واقع بینانه است. یک برنامه اقدام می تواند به عنوان یک ابزار ارزشمند برای مدیران پروژه و ذینفعان به طور یکسان عمل کند و از تکمیل موفقیت آمیز هر پروژه اطمینان حاصل کند.
