بهبود تحلیل علل ریشه ای در ISO 9001
تحلیل علت ریشه ای تکنیکی است که برای درک و حل یک مشکل استفاده می شود. این به ناظر کمک می کند تا در وهله اول علت و دلیل/عواملی را که منجر به بروز مشکل شده است بیابد. به عبارت ساده، با انجام تجزیه و تحلیل علت ریشه ای، مشکل را شناسایی می کنید، علت آن را پیدا می کنید و تعیین می کنید که چه اقداماتی باید برای پاک کردن مشکل انجام شود تا اطمینان حاصل شود که دوباره تکرار نمی شود.
در این مقاله به بهبود تحلیل علل ریشه ای در ISO 9001 خواهیم پرداخت. هنگام تجزیه و تحلیل یک مشکل و تعیین علت اصلی آن، باید از تفکر منطقی و انتقادی، مهارت های تحلیلی و محاسبات استفاده کنید تا قطعات را مانند یک پازل در کنار هم قرار دهید تا تصویری را ارائه دهید که برای بیننده منطقی باشد. هنگام رفع مشکل، استفاده از یک چسب زخم کافی نیست. اگر فقط علائم را برطرف کنید، احتمال بروز مجدد مشکل بیشتر است.
باید بخواهید که علت اصلی مشکل را تعیین کنید تا مطمئن شوید که دیگر هرگز تکرار نمی شود. تعیین علت ریشه ای می تواند چند پرسش و پاسخ آسان باشد، اما در ایران گواه، ما می خواهیم به شما کمک کنیم تا تجزیه و تحلیل علل ریشه ای ایزو 9001 خود را بهبود بخشید تا اطمینان حاصل کنید که سازمان شما بهترین عملکرد را دارد.
تعیین علت ریشه ای
تحلیل علت ریشه ای تکنیکی است که برای درک و حل یک مشکل استفاده می شود. این به ناظر کمک می کند تا در وهله اول علت و دلیل/عواملی را که منجر به بروز مشکل شده است بیابد. به عبارت ساده، با انجام تجزیه و تحلیل علت ریشه ای، مشکل را شناسایی می کنید، علت آن را پیدا می کنید و تعیین می کنید که چه اقداماتی باید برای پاک کردن مشکل انجام شود تا اطمینان حاصل شود که دوباره تکرار نمی شود.
- مشکل چیه؟
- علائم چیست؟
- چه شرایطی باعث بروز این مشکل شد؟
- چه چیزی باعث مشکل شد؟
- آیا مشکلات دیگری در ارتباط با این مشکل وجود دارد؟
استفاده از سؤالات باز و ادامه دادن به کنجکاوی به شما امکان می دهد مشکل واقعی و علت واقعی آن را تعیین کنید، نه فقط فرضیات اولیه خود را. کاملاً ممکن است فرض شما درست باشد، اما مطمئن شوید که همه جنبه های مشکل و علت آن را به درستی بررسی می کنید تا مطمئن شوید که برای مشکلاتی که واقعاً مشکل ساز نیستند، راه حل های چسب زخم ارائه نمی کنید. هر چه بیشتر توانایی خود را برای زیر سوال بردن محیط اطراف خود تقویت کنید، مغز شما قدرت تجزیه و تحلیل خود را افزایش می دهد، توانایی های تشخیص و توانایی های بالقوه را برای ریشه یابی هر مشکلی افزایش می دهد.
استفاده از چارچوب‌ها و تکنیک‌هایی مانند 5 چرا – که در مرحله تجزیه و تحلیل روش شش سیگما DMAIC (تعریف، اندازه‌گیری، تجزیه و تحلیل، بهبود، کنترل) استفاده می‌شود می‌تواند به شما کمک کند افکار خود را در یک جریان منطقی سازماندهی کنید و در عین حال ریشه‌های اصلی را جستجو کنید.
روش 5 چرا و فواید آن در بهبود تحلیل علل ریشه ای در ISO 9001
متدولوژی 5 چرا از شما می خواهد که بپرسید «چرا ». این یک تاکتیک مصاحبه و پرسش است که به منظور کمک به شناسایی سریع و منطقی علت اصلی مشکل است. علاوه بر این، به تعیین رابطه بین علل ریشه ای مختلف کمک می کند، می توان آن را به سرعت یاد گرفت و نیازی به تجزیه و تحلیل آماری ندارد. اولین قانون سرانگشتی برای تعیین هر علت مشکل، درک موضوع اساسی است. این شامل شناسایی این است که دقیقاً مشکل چیست.
بیایید یک مثال را در نظر بگیریم – بیان مشکل: شما در راه محل کار هستید و ماشین شما در وسط جاده می ایستد.
چرا ماشین شما متوقف شد؟
چون بنزینش تمام شد.
چرا بنزینش تموم شد؟
چون در مسیر کارم بنزین نخریدم.
چرا در راه رفتن به محل کار به خودروی خود بنزین نزنید؟
چون دیر می دویدم
چرا دیر سر کار می روی؟
چون زیاد خوابیدم
چرا زیاد خوابیدی؟
چون دیشب تا دیر وقت کار کردم و اضافه کار کردم.
چرا اضافه کار کردی؟
چون برای خرید ماشین به پول بیشتری نیاز دارم
جالب هست. در اینجا متوجه شدیم که کارمندان ما دیر به سر کار می‌روند و خوابشان را از دست می‌دهند، زیرا احساس می‌کنند برای تامین هزینه‌های کاری باید اضافه کار کنند. آنچه که یک فرض اولیه بود مبنی بر اینکه یک فرد تنبل یا غیرقابل اعتماد برای کار است، در واقع فردی است که برای لذت بردن از زندگی خود در خارج از کار به پول بیشتری نیاز دارد. آنچه ممکن است یک تصمیم مدیریت برای انضباط یک کارمند متأخر بوده باشد، اکنون به بحثی در مورد رضایت کار کارکنان، دستمزدها و بهترین شیوه های اضافه کاری تبدیل شده است.
خودتان را به 5 چرا محدود نکنید، و گاهی اوقات 5 خیلی زیاد است، در عوض از این روش برای کمک به یافتن پاسخ ها، پرسیدن سؤالات بیشتر استفاده کنید و وقتی راضی هستید که اطلاعات معتبری برای کار کردن دارید از پرسیدن چرا دست بردارید.
چرا شرکت ها باید علت اصلی را بپذیرند؟ بر اساس ERIC RIES از هاروارد بیزینس ریویو، چهار مزیت وجود دارد
- به پیدا کردن مشکل انسان کمک می کند.
- زمان رفع مشکل را تعیین کنید.
- جلوگیری از مشکلات عملیاتی
- سرعت بهینه کار خود را پیدا کنید.
بهبود تجزیه و تحلیل شما
یک راه خوب برای شروع گسترش مهارت های تحلیلی، از طریق قدرت مشاهده است. هرچه بیشتر خود را در معرض ایده های مختلف قرار دهید، توانایی های شناختی خود را بیشتر خواهید کرد. تجزیه و تحلیل بیشتر یک مهارت آموخته شده است، مانند شرلوک هلمز (1)، یک مشاهده قدرتمند می تواند عمیق ترین اسرار و عیوب را برای شما آشکار کند. این در مورد تقویت مهارت های خود است، چشمان خود را به جزئیات جزئی باز نگه دارید و سپس آنها را یک به یک مانند قطعات پازل جدا کنید. اگر به درستی انجام شود، تمام داده هایی که در مغزتان ذخیره می کنید به ترتیب مرتب می شوند.
پس از تکمیل تجزیه و تحلیل علت ریشه ای و یادگیری چرا؟ مرحله بعدی این است که بفهمیم چگونه؟ چگونه سیستم شما اجازه داد این مشکل رخ دهد؟ – چگونه داده هایی را که جمع آوری کرده اید به ترتیب مناسب قرار دهید؟ چگونه می توان کارها را به درستی انجام داد؟
پاسخ دادن به این امر به تعیین ترتیب صحیح و اهمیت رویدادهایی که باید برای اصلاح سیستم خود تکمیل کنید کمک می کند. بهبود تجزیه و تحلیل علت ریشه ای خود با 5 چرا و یافتن ریشه یک مشکل و نه فقط رفع مشکل با چسب زخم به تجارت کلی شما کمک می کند و به احتمال زیاد روحیه کارکنان را افزایش می دهد. سعی کنید با تمرین مهارت های حل مسئله به طور مداوم مهارت های تجزیه و تحلیل خود را بهبود بخشید.
از کارمندان و افراد علاقه مند خود سوال بپرسید و به پاسخ آنها اهمیت دهید. اطلاعات را به ساده ترین راه ها جمع آوری کنید – سازمان روزمره خود، مشکلات آنها، پیروزی های آنها را مشاهده کنید و داده ها را جمع آوری کنید، همه چیز را دسته بندی کنید و سپس عمیق تر به ریشه مشکل بروید تا در وهله اول تمام علائمی که باعث ایجاد مشکلات می شوند را رد کنید. با همیشه کنجکاو بودن، تجزیه و تحلیل علت اصلی خود را بهبود بخشید.
