دفتر مدیریت پروژه (PMO) چیست؟
دفتر مدیریت پروژه (PMO) یک گروه، آژانس یا بخش است که استانداردهای مدیریت پروژه را برای یک شرکت تعریف و حفظ می کند. PMO اسناد و معیارها را برای اجرای پروژه ها حفظ می کند و وظیفه دارد از تحویل به موقع پروژه ها و در چارچوب بودجه اطمینان حاصل کند.
هدف اولیه PMO دستیابی به مزایای استانداردسازی و پیروی از فرآیندها، سیاست ها و روش های مدیریت پروژه است. PMO ها گاهی اوقات خارج از یک شرکت هستند. چه داخلی و چه برون سپاری، PMOها باید فرهنگ و استراتژی سازمان را تجسم بخشند تا بیشترین تأثیر را داشته باشند.
از آنجایی که شرکت‌های بیشتری با PMO بازگشت سرمایه دریافت کرده‌اند، محبوبیت دفتر افزایش یافته است. طبق گزارش موسسه مدیریت پروژه (PMI)، تقریباً از هر 10 سازمان در سراسر جهان، هفت سازمان دارای PMO هستند.
تفاوت بین دفتر مدیریت پروژه PMO و مدیر پروژه چیست؟
PMOها به عنوان نهاد ناظر بر پروژه های یک سازمان، دامنه وسیعی دارند و توسط افراد بسیاری از رشته ها کار می کنند. این دفتر معمولاً شامل ترکیبی از متخصصان فناوری اطلاعات، برنامه ریزی، امور مالی و مدیریت ریسک است که برای اطمینان از اینکه همه پروژه ها با نتایج تعریف شده سازمانی مطابقت دارند، همکاری می کنند. هر سازمانی به یک PMO نیاز ندارد، اما بیشتر آنها به یک مدیر پروژه نیاز دارند.
مدیر پروژه فردی است که مسئول کنترل کلی و موفقیت یک پروژه واحد از ابتدا تا انتها است. وظیفه مدیر پروژه تعریف اهداف پروژه، جمع آوری داده ها، زمان بندی وظایف و مدیریت منابع، هزینه ها و بودجه است. مدیران پروژه معمولاً به مهارت‌های رهبری و ارتباطی قوی نیاز دارند، زیرا اغلب بر تیم‌هایی از چندین حوزه عملکردی نظارت می‌کنند که باید در طول پروژه برای رسیدن به هدف با هم کار کنند.
نقش ها و مسئولیت های PMO
یک PMO به طور کلی مسئول راهنمایی، اسناد و معیارهای مربوط به شیوه های مربوط به مدیریت و اجرای پروژه ها در سازمان است. یک دفتر مدیریت پروژه همچنین ممکن است در وظایف مربوط به پروژه درگیر شود و فعالیت های پروژه را از طریق تکمیل پیگیری کند. این دفتر ممکن است در مورد فعالیت های پروژه، مشکلات و الزامات به مدیریت اجرایی به عنوان یک ابزار استراتژیک برای حفظ مجریان و تصمیم گیرندگان در حرکت به سمت اهداف و اهداف ثابت، تجاری یا ماموریتی گزارش دهد.
یک PMO به طور کلی اصول مدیریت پروژه، شیوه ها و فرآیندهای خود را بر اساس یک روش استاندارد صنعتی استوار می کند. در اینجا چند روش متداول مدیریت پروژه وجود دارد:
- چابک. روش چابک برای پروژه هایی اعمال می شود که نیازمند سرعت، انعطاف پذیری و تحویل مداوم محصول به مشتری در چرخه های تحویل کوتاه هستند. مدیریت پروژه چابک یک رویکرد تکراری برای برنامه‌ریزی و هدایت فرآیندهای پروژه است که آنها را به چرخه‌های کوچک‌تری به نام اسپرینت یا تکرار تقسیم می‌کند.
- آبشار. متدولوژی Waterfall امکان افزایش کنترل را در طول هر مرحله از پروژه فراهم می کند، اما در صورت ایجاد تغییرات در محدوده پروژه، می تواند انعطاف ناپذیر باشد.
- اسکرام. این اصطلاح بر اساس شکل گیری بازیکنان در بازی راگبی، بخشی از چارچوب چابک است. تحویل آن هر 30 روز سررسید است. گروه‌های کاری که در اولویت‌بندی کار مشکل داشته‌اند، می‌توانند با تغییر به اسکرام، بهره‌وری را بهبود بخشند.
- شش سیگما. شش سیگما روشی است که برای بهبود فرآیندها از طریق خلاص شدن از آنچه نقص در نظر گرفته می شود – یا محصول یا خدماتی که با مشخصات آن مطابقت ندارد، استفاده می شود.
مزایای PMO چیست؟
دفتر مدیریت پروژه مزایای متعددی از جمله روش ها و رویه های استاندارد شده را به همراه دارد. یک رویکرد متمرکز به پروژه ها به اطمینان از وضوح و نتایج منسجم و دقیق کمک می کند. در برخی موارد، این می تواند منجر به کاهش هزینه های پروژه شود، زیرا دفتر مدیریت پروژه مسئول تعیین زمان، هزینه و برآورد منابع دقیق است. نظارت می تواند احتمال بازنگری در طول یک پروژه را کاهش دهد.
داشتن PMO تضمین می کند که پروژه ها با اهداف سازمان هماهنگ هستند و ارزش افزوده دارند. دفتر همچنین به عنوان مخزن مرکزی انواع مختلف دانش عمل می کند. برای مثال، دفتر مدیریت پروژه می‌تواند هرگونه شباهت بین پروژه‌ها را علامت‌گذاری کند و اطلاعات و منابع را در اختیار تیم‌های مختلف قرار دهد تا تکمیل را تسهیل کند – و از اختراع مجدد چرخ اجتناب کند.
یک PMO معمولاً وظیفه شناسایی و آموزش مدیران پروژه و ارائه پشتیبانی حرفه ای را بر عهده دارد. این کار کارکنانی را تولید می کند که آموزش بهتری دارند، که به اطمینان از موفقیت پروژه کمک می کند و می تواند منجر به حفظ کارمندان شود.
چه چالش هایی با PMO همراه است؟
حتی سازمان‌دهی‌شده‌ترین سازمان‌های برنامه‌ریزی شده نیز ناگزیر از برخورد با موانع است. اینها می تواند شامل عدم تعیین اهداف، اهداف و نقاط عطف مناسب و همچنین مدیریت ضعیف ذینفعان و مدیریت منابع باشد.
خزش محدوده یکی دیگر از مسائل رایجی است که ممکن است زمانی رخ دهد که الزامات پروژه از آنچه در ابتدا توافق شده بود تغییر کند. این می تواند منجر به بیش از حد بودجه شود که می تواند پروژه های متعددی را که PMO نظارت می کند، تحت تاثیر قرار دهد.
علاوه بر این، اگر به دفتر مدیریت پروژه سطح مناسبی از اختیارات داده نشود، یا از سوی مدیریت ارشد حمایت نشود، یا اگر حوزه‌های حیطه کاری آن به وضوح تعریف نشده باشد، می‌تواند منجر به چالش‌های جدی شود. چالش‌های دیگری که مزایای دفتر مدیریت پروژه را تضعیف یا از مسیر خارج می‌کند شامل موارد زیر است:
- عدم ارتباط بین PMO و اعضای تیم؛
- تشکیل تیم هایی که فاقد مجموعه مهارت های مناسب هستند.
- عدم دیده شدن کار یک تیم؛ و
- ناتوانی در پیش بینی یا حل و فصل مناسب تعارضات تیمی.
ملاحظات قبل از شروع PMO
یک دفتر مدیریت پروژه موفق به افرادی با طیف وسیعی از مهارت ها نیاز دارد. PMI مهارت های به اصطلاح قدرت زیر را به عنوان یک ضرورت برای کارشناسان مدیریت پروژه امروزی شناسایی کرده است:
- مهارت های ارتباطی
- مدیریت تعارض
- هوش هیجانی
- یکدلی
- مذاکره
- حل مسئله
- کار گروهی
این مؤسسه مهارت‌های قدرت را اینگونه تعریف می‌کند: «توانایی‌ها و رفتارهایی که کار با دیگران را تسهیل می‌کند و به متخصصان پروژه کمک می‌کند تا در محیط کار موفق شوند». این مهارت‌ها را به دو دسته تقسیم می‌کند: مهارت‌های ضروری (ذکر شده در بالا)، و انواع مختلفی از سبک‌های رهبری که در اینجا توضیح داده شده‌اند.
PMO ها همچنین باید آموزش های رسمی را به مدیران پروژه ارائه دهند.
انواع PMO ها
هیچ رویکرد استانداردی برای توسعه دفتر مدیریت پروژه وجود ندارد. با این حال، یک دفتر مدیریت پروژه موثر همیشه به شدت با استراتژی سازمانی شرکت همسو است.
برخی از شرکت ها دارای یک PMO حمایتی یا مشاوره ای هستند که پروژه های یک سازمان را جمع آوری و ذخیره می کند اما بیشتر نقش مشاوره ای را ایفا می کند. این نوع PMO بر اساس دانش جمع آوری شده از پروژه های گذشته مشاوره ارائه می دهد. بسیاری از سازمان ها دارای PMOهای ویژه بخش، منطقه ای یا بخش هستند.
نوع PMO با بالاترین سطح کنترل مدیریتی، قدرت اجرای استانداردها و شیوه های سازمانی را دارد. این گاهی اوقات به عنوان دستورالعمل PMO شناخته می شود که به عنوان مرجع مرکزی در پروژه ها عمل می کند.
نحوه طراحی یک PMO برای حداکثر اثربخشی به عوامل مختلف سازمانی از جمله اهداف هدفمند، نقاط قوت سنتی و الزامات فرهنگی بستگی دارد.
از لحاظ تاریخی، سه ساختار سازمانی اساسی برای دفاتر مدیریت پروژه وجود دارد:
- مخزن پروژه این مدل اغلب در سازمان هایی که مالکیت پروژه های توزیع شده و با محوریت کسب و کار را توانمند می کنند یا در شرکت هایی با حاکمیت مرکزی ضعیف رخ می دهد. دفتر پروژه صرفاً به عنوان منبع اطلاعات در مورد روش و استانداردهای پروژه عمل می کند. مدیران پروژه همچنان به واحدهای تجاری مربوطه خود گزارش می دهند و توسط آنها تأمین مالی می شود.
- مدل مربی پروژه این مدل تمایل به به اشتراک گذاشتن برخی از شیوه های مدیریت پروژه در عملکردهای تجاری را در نظر می گیرد و از دفتر پروژه برای هماهنگ کردن ارتباطات استفاده می کند. بهترین شیوه ها مستند و به اشتراک گذاشته می شود و عملکرد پروژه به طور فعال نظارت می شود. دفتر مدیریت پروژه در این مدل یک ساختار دائمی با کارکنان است و مسئولیت نظارتی بر تمامی پروژه ها را بر عهده دارد.
- دفتر مدیریت پروژه سازمانی این مدل همچنین یک فرآیند حاکمیتی را فرض می‌کند که دفتر مدیریت پروژه را در همه پروژه‌ها، صرف نظر از اندازه، درگیر می‌کند، و آن را قادر می‌سازد تا محدوده، تخصیص منابع و تأیید مفروضات زمان، بودجه، ریسک و تأثیر را قبل از انجام پروژه انجام دهد. بودجه عموماً ترکیبی از تخصیص بودجه مستقیم برای خدمات پایه و کارمزد برای خدمات برای سایرین است.
نحوه پرسنل یک PMO
کارکنان دفتر مدیریت پروژه معمولاً متخصصان بسیار با تجربه در زمینه مدیریت پروژه هستند که بسیاری از آنها گواهینامه حرفه ای مدیریت پروژه را کسب کرده اند. کارکنان باید شامل افرادی با بودجه، برنامه ریزی، برنامه ریزی و تجربه سازمانی باشند. شما افرادی را می خواهید که بتوانند مهارت های رهبری، راهنمایی، پشتیبانی و مدیریت را ارائه دهند.
بر اساس گزارش PMI و PwC، پنج قابلیت برای تکمیل موفقیت آمیز پروژه ضروری است: ایجاد رابطه، رهبری مشارکتی، تفکر استراتژیک، حل خلاقانه مسئله و آگاهی تجاری. این گزارش نشان می‌دهد که 10 درصد از شرکت‌هایی که مدیریت پروژه موفق دارند، تأکید بیشتری بر استخدام افراد با این مجموعه مهارت‌ها دارند.
ابزارها و نرم افزارهای PMO
ابزارها و نرم افزارهای مدیریت پروژه می توانند به حفظ پروژه ها در مسیر خود کمک کنند. آنها داده ها را متمرکز می کنند و به همه ذینفعان از چندین دستگاه دسترسی می دهند. برخی از ویژگی هایی که باید به دنبال آنها باشید عبارتند از:
- راحتی در استفاده
- سفارشی سازی
- برنامه ریزی
- وظایف و اعلان های خودکار
- مدیریت زمان
- همکاری
- گزارش پروژه
- تجزیه و تحلیل داشبورد
- انعطاف پذیری
- ادغام
ابزارهای دفتر مدیریت پروژه عبارتند از Monday.com، Wrike، Celoxis، Smartsheet، Zoho Projects، ProofHub، Scoro، HubSpot و ClickUp.
