مدیریت داده های سازمانی یا EDM چیست؟

تصمیم گرفته شده است که مدیریت داده های سازمانی به عنوان EDM به معنای Enterprise Data Management شناخته شود. EDM مسئولیت فهرست‌بندی و کنترل داده‌های سازمان را بر عهده دارد و نظارتی بر داده‌ها و افراد دارد. این سیستم قادر است داده‌های باکیفیت را در یک مکان استاندارد ذخیره کرده و به‌صورت به‌موقع آنها را در اختیار افراد قرار دهد.

نقش مسئول EDM چیست؟

بطور عمومی، مدیران پایگاه داده یا پروژه‌های فناوری اطلاعات مسئولیت نظارت بر داده‌ها را بر عهده دارند. آنها نظارتی بر چرخه عمر داده‌های کسب‌وکار شما دارند، جریان داده‌های دریافتی را مستند می‌کنند و هدایت می‌کنند و داده‌هایی را که برای کسب‌وکار ضروری نیستند، حذف می‌کنند. با پیاده‌سازی موثر این سیستم، شرکت‌ها داده‌ها را در معرض خطر نقض و تجزیه‌وتحلیل نادرست قرار نمی‌دهند.

مزایای مدیریت داده های سازمانی

با مدیریت داده های سازمانی، شما قادر خواهید بود داده‌های خود را در یک مکان امن نگه‌داری کنید و در هنگام نیاز آنها را در اختیار کاربر قرار دهید. اجرای پارامترهای این سیستم به سود کسب‌وکار شما منجر خواهد شد. برخی از این پارامترها عبارتند از:

– دسترسی به داده‌های باکیفیت برای تجزیه و تحلیل دقیق

– تضمین صحت و امنیت داده‌ها

– ادغام داده‌های از منابع مختلف برای افزایش کار

تفاوت بین MDM و EDM

MDM (مدیریت داده‌های اصلی) در ظاهر شبیه به EDM (مدیریت داده‌های شرکتی) است، اما وظیفه‌ی آن ایجاد یک نمایش یکپارچه از داده‌های شما در قالب یک فایل اصلی است. این فایل اصلی، نیازمندی‌های لازم برای یک فرایند خاص را تعریف می‌کند. می‌توانید این سیستم را به عنوان یک سند نیازمندی‌ها در نظر بگیرید که توضیح می‌دهد که فیلدها و ورودی‌های مورد نیاز برای منبع داده شما چیستند.

فایل اصلی، نیازمندی‌های لازم را در یک مجموعه‌داده فهرست می‌کند. همه چیز به نوع داده‌های تجاری که در فرایند مدیریتی خود استفاده می‌کنید، وابسته است. وقتی یک پروژه را شروع می‌کنید، باید تصمیم بگیرید که آیا به MDM نیاز دارید یا EDM.

اجزای مدیریت داده‌های سازمانی

اولین مرحله در استفاده از EDM، تکمیل مستندسازی داده است. مسئول EDM، داده‌های تولید شده، داده‌های در حال استفاده و داده‌های حذف شده در یک فرایند تجاری را به صورت فهرست یا نمودار مستندسازی می‌کند. باید مطمئن شویم که همه چیز به حد امکان جامعاً مستندسازی شده است، حتی ایمیل‌ها و یادداشت‌ها. متأسفانه، حجم بزرگ داده‌ها می‌تواند فرآیند مستندسازی و آماده‌سازی آن‌ها را چالش برانگیز، فشرده و پیچیده کند. اما پس از اتمام این مرحله، داده‌های معتبر درخدمت واحد‌های مرتبط قرار می‌دهید.

شما می‌توانید پروژه‌های تعمیر و نگهداری داده را با برنامه‌ریزی منظم و سازماندهی شده انجام دهید تا فرآیند مستندسازی و شفافیت را بهبود بخشید. ابتدا، داده خود را شناسایی کنید، برای مثال فایل اصلی یا اسناد EDM را که نیاز است حفظ شوند. سپس، یک طرح جانشینی راه‌اندازی کنید و مستند کنید که در صورت ترک مباشر داده فعلی، کسی کار را به او واگذار خواهد کرد. قوانین و نقش‌های مرتبط با داده‌های سازمان خود را به صورت واضح تعریف کنید و تصمیم بگیرید که چه میزان درگیری بخش فناوری اطلاعات و مدیران پایگاه‌داده در این فرآیند وجود دارد.

منتشر کردن اسناد خود را مورد توجه قرار داده، آن‌ها را در مکانی آسان برای دسترسی و به اشتراک گذاری قرار دهید و افراد مناسب را به درستی آگاه سازید. اگر روند EDM را مستند کنید، شفافیت در سازمان شما تضمین می‌شود و باید به یکپارچگی آن توجه کنید. با تأکید بر شفافیت و همکاری، سازمان شما به EDM پشتیبانی می‌کند و به آن اعتماد دارد.

داده‌های سازمانی به تمام اطلاعات دیجیتالی اشاره دارد که در سیستم‌های شرکتی وارد می‌شوند. این داده‌ها شامل داده‌های ساختاریافته مانند صفحه‌های گسترده و پایگاه‌های داده و همچنین داده‌های بدون ساختار مانند تصاویر، ویدئوها و سایر گرافیک‌ها می‌شود. در ادامه، نمونه‌هایی از داده‌های سازمانی را می‌توان ذکر کرد:

1. داده‌های عملیاتی شامل سفارش‌های مشتری، سوابق تراکنش‌ها، سیستم‌های حسابداری و صورت‌حساب، آمار منابع انسانی داخلی و غیره.

2. گزارش‌های شبکه و هشدارهای تیم‌های امنیت سایبری برای توسعه زیرساخت‌های فناوری اطلاعات.

3. داده‌های استراتژیک شامل گزارش فروش، CRM، منابع خارجی داده‌های بازار، تحلیل روند و فرصت‌ها و غیره.

4. داده‌های خاص برنامه مانند داده‌های GPS برای حمل‌ونقل و تدارکات، اطلاعات مربوط به آب‌وهوا و محتوای رسانه‌های اجتماعی.

این داده‌ها نمایانگر اطلاعات بسیار مهمی هستند که برای سازمان ارزشمند هستند و می‌توانند در فرآیندهای تصمیم‌گیری و تحلیل بهره‌برداری شوند.

عناصر کلیدی در مدیریت داده‌های سازمانی را در تلاش برای امنیت و آگاهی از داده‌ها و همچنین تمرکز بر معنا و کاربرد داده‌ها به عنوان اجزای پیشرفته و یکپارچه EDM می‌شناسیم. در ادامه، چندین روش، فرایند و فعالیت کلیدی در EDM را بررسی می‌کنیم:

مدیریت کیفیت داده (DQM):

DQM از فناوری‌ها، فرایندها و افراد استفاده می‌کند تا معیارهای کیفیت داده را در سازمان بهبود دهد. این سیستم بهبود کیفیت داده‌ها را تضمین می‌کند و ما را قادر می‌سازد داده‌های با کیفیت بالا را در دسترس داشته باشیم و بهترین نتایج تجاری را بدست آوریم. سازمان‌ها از DQM استفاده می‌کنند تا مشکلات اساسی را شناسایی کرده، به داده‌های خود رسیدگی کنند و از طریق فرایندهایی مانند پاک‌سازی داده‌ها، بررسی یکپارچگی، غنی‌سازی و تضمین کیفیت به آنها تمرکز کنند.

در کل، مدیریت داده‌ها در سازمان‌ها اهمیت بسیاری دارد و باید از روش‌ها و فرآیندهای مناسب برای بهبود کیفیت و مدیریت داده‌های سازمانی استفاده کرد تا از اطلاعات موثر و قابل اعتماد برای تصمیم‌گیری‌ها و عملکردهای سازمانی بهره‌برداری شود.

MDM یا Master Data Management به مدیریت داده‌های اصلی اشاره دارد. این سیستم به صورت یکپارچه، داده‌های مربوط به مشتریان، محصولات، تأمین‌کنندگان و دیگر نهادهای تجاری را از سیستم‌های مختلف فناوری اطلاعات گردآوری و مدیریت می‌کند. استفاده از MDM به شما امکان می‌دهد تا از دقت و سازگاری بالای شناسه‌ها و سایر عناصر داده‌های کلیدی در سراسر سازمان خود مطمئن شوید.

بسیاری از شرکت‌های بزرگ از این سیستم استفاده می‌کنند و شما نیز برای مدیریت داده‌های خود به آن نیاز دارید. روند اجرای MDM به این صورت است که آن را به طور کامل پیاده‌سازی می‌کنید. با این روش، داده‌ها را بین سیستم‌های تجاری مختلف به اشتراک می‌گذارید و امکان محاسبات در معماری سیستمی را فراهم می‌کنید. با مدیریت موثر داده‌های اصلی، داده‌های استفاده شده در حوزه هوش تجاری (BI) و برنامه‌های تحلیلی را قابل اعتمادتر می‌کنید.

چرا به EDM نیاز داریم؟

سازمان‌های بزرگ منابع اطلاعاتی متعددی ایجاد می‌کنند و با مشکلاتی در مدیریت این منابع روبرو می‌شوند، که این امر منجر به هزینه‌های بالا می‌شود. این سازمان‌ها از طریق کانال‌های مختلف پروژه‌ها را انجام می‌دهند و باید داده‌های ورودی را یکپارچه سازی کنند؛ زیرا حجم بزرگی از پروژه‌هایی که به آنها پاسخ می‌دهند، در طول زمان تغییر می‌کند و باعث ناهمگامی، تکه‌تکه شدن، ناقصی، عدم صحت و عدم سازگاری منابع اطلاعاتی می‌شود. سپس مدیران بر اساس اطلاعات ناقص یا نادرست برنامه‌ریزی و اقدام می‌کنند. استفاده از داده‌های نادرست در عملکرد کلی سازمان به ناهماهنگی و نظم‌نبودی منجر می‌شود.

همانطور که بیان کردیم، EDM دارای ارزش واقعی در پیشبرد امنیت و آگاهی داده‌ها و همچنین تمرکز بر معنا و کاربرد آنها است. بنابراین، با استفاده از این سیستم، قادر خواهید بود فعالیت‌های خود را به راحتی، با کمترین خطا و هزینه پیش ببرید.