داشبورد KPI ایمنی مطابق ISO 45004

هدف این مقاله این است که یک الگوی کاملاً عملی برای ساخت «داشبورد KPI ایمنی و سلامت حرفه‌ای» ارائه کند که همسو با ISO 45004 (راهنمای ارزیابی عملکرد OH&S) و پشتیبان الزامات ISO 45001 بند ۹ باشد. با این راهنما می‌توانید در اکسل یا گوگل‌شیت، یک داشبورد سبُک، قابل‌ممیزی و توسعه‌پذیر بسازید که ترکیبی از شاخص‌های پیشرو (Leading) و پسرو (Lagging) را نشان می‌دهد، روندها را تحلیل می‌کند و به تصمیم اجرایی ختم می‌شود.

فلسفه طراحی مطابق ISO 45004: از عدد تا اقدام

ISO 45004 توصیه می‌کند به‌جای تکیه‌ی صرف بر شاخص‌های پیامد (مثل نرخ حادثه)، تمرکز را بر شاخص‌های پیشرو با قابلیت پیشگیری قرار دهید و بین آن‌ها و شاخص‌های پسرو پیوند علّی برقرار کنید. سه اصل کلیدی:

1. ترکیب متوازن Leading/Lagging: پیشروها رفتار/فرایند را می‌سنجند (کیفیت JSA، نرخ بازرسی، پوشش آموزش، بستن CAPA در SLA)، پسروها پیامد را (TRIR/LTIFR، بیماری شغلی، زمان تخلیه).
2. نرمال‌سازی مواجهه: مقایسه بین واحدها/پیمانکاران فقط وقتی منصفانه است که داده‌ها بر حسب ساعت کار، نفر-ماه یا حجم فعالیت نرمال شوند.
3. حاکمیت داده: تعریف واحد اصطلاحات، یک منبع حقیقت برای داده خام، ممیزی دوره‌ای داده و شفافیت فرمول‌ها.

معماری داشبورد: چهار لایه ساده

برای اینکه داشبورد حرفه‌ای بماند ولی سنگین نشود، آن را در چهار لایه بسازید (هر لایه = یک Sheet):

1. **Raw_Data/**داده‌خام: جداول تمیز برای حادثه/شبه‌حادثه، حضور و ساعات کار، بازرسی‌ها، PTW/LOTO، JSA/TRA، آموزش، CAPA، تمرین اضطراری، پیمانکاران، WBGT/AQI، کالیبراسیون و…
2. **Lookup_Config/**پیکربندی: کدگذاری سایت/واحد/پیمانکار، آستانه‌های چراغ راهنمایی (سبز/زرد/قرمز)، ضرایب نرمال‌سازی (مثلاً 200000 برای TRIR)، تقویم کاری و لیست نوع رویدادها.
3. **KPI_Calcs/**محاسبات: جدول‌های خلاصه ماهانه/فصلانه با SUMIFS/COUNTIFS/QUERY، کارت شاخص (Indicator Card) برای هر KPI با تعریف، فرمول، مالک، تناوب و آستانه‌ها.
4. **Dashboard/**نما: کاشی‌های KPI، نمودار روند ۱۲ماهه، جداول Drill-down (سایت/پیمانکار/واحد)، چراغ‌های وضعیت و لیست اقدامات باز.

نام‌گذاری یکدست شیت‌ها و محدوده‌ها (Named Ranges) بعداً تعمیر و توسعه را به‌شدت آسان می‌کند.

استانداردسازی داده: ستون‌های حداقلی که باید داشته باشید

برای هر جدول خام، ستون‌های حداقلی زیر را نگه دارید. نمونه‌ها:

۳.۱ حادثه/شبه‌حادثه (Incidents)

• Date | Site | Unit | EmployeeType (Internal/Contractor) | Recordable (Y/N) | LTI (Y/N) | DaysLost | SIF_Potential (Y/N) | Description | RootCause_Category

۳.۲ ساعات مواجهه (Exposure Hours)

• Month | Site | Unit | EmployeeType | Hours | Headcount

۳.۳ بازرسی/مشاهده رفتاری (BBS/Inspection)

• Date | Site | Unit | Observations_Total | Unsafe_Findings | Actions_Raised | Actions_Closed

۳.۴ مجوز کار/قفل و برچسب (PTW/LOTO)

• Date | Site | PTW_Count | PTW_Invalid | LOTO_Audited | LOTO_Nonconform

۳.۵ JSA/TRA

• Date | Site | HighRisk_Tasks | JSA_Done

۳.۶ CAPA

• CAPA_ID | Source (Incident/Audit/NearMiss) | Raised_Date | Due_Date | Closed_Date | Status | Owner

۳.۷ آموزش

• Person_ID | Role | Course | Assigned_Date | Due_Date | Completed_Date | Site

۳.۸ اضطراری/اقلیم (EPR/Climate)

• Drill_Date | Site | Evac_Time_sec | Participants | Issues
• Date | Site | WBGT | AQI | Shift | Stop_Work (Y/N)

فهرست شاخص‌های پیشنهادی (Leading/Lagging) با فرمول‌های اکسل/شیت

در ادامه، تعریف، نرمال‌سازی و نمونه فرمول هر KPI آمده است. فرض کنید ماه انتخاب‌شده در سلول Dashboard!B2 و سایت انتخابی در Dashboard!B1 است.

۴.۱ TRIR — نرخ کل حوادث قابل ثبت (Lagging)

تعریف: (تعداد موارد Recordable ÷ ساعات مواجهه) × 200000

۴.۲ LTIFR — نرخ ازکارافتادگی با زمان از دست‌رفته (Lagging)

تعریف: (LTI ÷ ساعات مواجهه) × 200000
فرمول: مشابه TRIR با ستون LTI.

۴.۳ Near-Miss Rate — نرخ شبه‌حادثه به ازای ۱۰۰ نفر-ماه (Leading)

تعریف: (شبه‌حادثه‌ها ÷ نفر-ماه) × 100
نکته: نفر-ماه = مجموع افراد فعال در ماه.

۴.۴ JSA Coverage — پوشش JSA برای کارهای پرخطر (Leading)

تعریف: JSA انجام‌شده ÷ کارهای پرخطر

۴.۵ PTW Validity — اعتبار مجوزهای کار (Leading)

تعریف: ۱ – (PTW نامعتبر ÷ کل PTW)

۴.۶ LOTO Compliance — انطباق LOTO در ممیزی (Leading)

تعریف: ۱ – (موارد عدم انطباق ÷ ممیزی‌های LOTO)

۴.۷ CAPA on-time — درصد بستن اقدام‌ها در SLA (Leading)

تعریف: CAPAهای بسته‌شده در مهلت ÷ کل CAPAهای بسته‌شده

۴.۸ CAPA Overdue — درصد اقدام‌های عقب‌افتاده (Leading/Lagging)

۴.۹ BBS Safe Ratio — نسبت رفتار ایمن (Leading)

تعریف: ۱ – (یافته‌های ناایمن ÷ کل مشاهدات)

۴.۱۰ Training Completion — پوشش تکمیل آموزش (Leading)

۴.۱۱ Drill Evac Time — میانگین زمان تخلیه (Lagging/Quality)

۴.۱۲ Climate Readiness — پوشش ثبت WBGT/AQI و توقف کار (Leading)

ثبت WBGT/AQI

۴.۱۳ Contractor TRIR — نرخ پیمانکار (Lagging)

فیلتر EmployeeType="Contractor" و همان فرمول TRIR را اعمال کنید.

کارت شاخص (Indicator Card): مستندسازی هر KPI

برای هر KPI یک «کارت» بسازید (در شیت KPI_Calcs) با این فیلدها:

• نام و کد (مثلاً HSE-KPI-TRIR)
• تعریف و چرایی (چرا این شاخص مهم است)
• فرمول دقیق (صورت/مخرج، ضریب نرمال‌سازی)
• منبع داده (نام جدول/ستون‌ها)
• تناوب (روزانه/هفتگی/ماهانه)
• مالک داده (نقش/بخش مسئول)
• آستانه‌ها (Green/Yellow/Red)
• ریسک تحریف داده (مثلاً ترغیب به گزارش‌نکردن) و شاخص مکمل برای کنترل‌تقاطع
• اقدام استاندارد هنگام قرمز (Playbook)

این کارت‌ها، مستندات فنی شما در ممیزی هستند و از «بازی با آمار» پیشگیری می‌کنند.

چیدمان داشبورد: از نگاه یک مدیر عملیاتی

در شیت Dashboard، سه بخش بسازید:

1. Overview (کاشی‌ها): ۸–۱۲ KPI کلیدی با چراغ وضعیت و مقدار ماه جاری، در کنار میانگین ۱۲ماهه و تغییر نسبت به ماه قبل.
   • چراغ‌ها را با Conditional Formatting و آستانه‌های Lookup_Config بسازید.
2. Trends: نمودار خطی ۱۲ماهه برای TRIR/LTIFR، Near-Miss Rate، CAPA on-time و BBS Safe Ratio. برای «جهت‌گیری» از متوسط متحرک (۳ یا 6 ماهه) استفاده کنید.
3. Drilldown: جدول پویا با PivotTable/QUERY برای شکستن توسط Site/Unit/Contractor/Shift.
   • در Sheets: =QUERY(range,"select ... where Site='"&B1&"' and date >= date '"&TEXT(EOMONTH(B2,-11)+1,"yyyy-mm-dd")&"'",1)

حکمرانی داده (Data Governance): چه کسی، چه‌وقت، چگونه؟

• مالکیت: برای هر جدول «Data Owner» و «Steward» تعیین کنید (مثلاً HSE برای Incidents، منابع انسانی برای ساعات کار).
• تقویم به‌روزرسانی: حداکثر ۳ کار-روز پس از پایان ماه، داده‌ها تثبیت شوند.
• اعتبارسنجی ورودی: در Raw_Data از Data Validation استفاده کنید (Dropdown برای Site/Unit/Type؛ تاریخ معتبر؛ جلوگیری از متن در ستون عددی).
• کنترل کیفیت: شیت «QA_Checks» با تست‌های خودکار (مثل «جمع ساعات کار > صفر؟»، «آیا TRIR نامتناهی شده؟»، «DueDate < ClosedDate ؟»).
• ردیابی تغییر: ستون‌های Created_By/At و Updated_By/At در جداول حساس؛ در Sheets از Version History کمک بگیرید.
• یک منبع حقیقت: از کپی‌کاری بپرهیزید. داشبورد فقط بخواند؛ ویرایش فقط در Raw_Data.

اتوماسیون و کارایی

• Excel: اگر می‌توانید، ورود داده را با Power Query از سیستم‌های HR/ERP بخوانید. PivotTableها را Refresh All کنید و Snapshot PDF بسازید.
• Google Sheets: از IMPORTRANGE برای خواندن داده از فایل‌های تیم‌ها و از QUERY/ARRAYFORMULA برای محاسبات دوره‌ای استفاده کنید. برای اعلان خودکار CAPAهای عقب‌افتاده، یک Apps Script کوتاه (Trigger روزانه) بسازید که ایمیل هشدار بفرستد.
• شناسه یکتا: Incident_ID و CAPA_ID را با الگوی INC-YYYY-####/CAPA-YYYY-#### تولید کنید تا ردیابی در گزارش‌ها ساده شود.

طراحی آستانه‌ها (Traffic Light) و هدف‌گذاری بدون «اثر جانبی»

برای هر KPI آستانه‌هایی واقع‌گرایانه تعریف کنید. مثال:

• TRIR: سبز < 0.30 | زرد 0.30–0.60 | قرمز > 0.60
• CAPA on-time: سبز ≥ 90% | زرد 80–90% | قرمز < 80%
• BBS Safe Ratio: سبز ≥ 95% | زرد 90–95% | قرمز < 90%

هشدار اخلاقی/سیستمی: هدف‌گذاری نادرست می‌تواند به کاهش مصنوعی گزارش‌ها بینجامد. برای خنثی‌سازی این ریسک، شاخص‌های مکمل بگذارید: اگر TRIR پایین می‌آید ولی Near-Miss Rate و بازرسی‌ها هم پایین می‌آیند، احتمال «زیرگزارش‌دهی» هست. در کارت شاخص، این نکته را صریح بنویسید.

چک‌لیست ممیزی‌پذیری داشبورد

• تعاریف و فرمول‌های مکتوب (Indicator Cards)
• مسیر تبارشناسی داده (از داشبورد تا رکورد خام)
• نسخه‌گذاری و کنترل دسترسی فایل (Viewer/Editor)
• تست‌های QA خودکار و گزارش خطا
• شواهد کالیبراسیون ابزار پایش (WBGT/گازسنج/صوت)
• تطابق KPIها با ریسک‌های پرتکرار/بحرانی (بند ۶)
• بازخورد و اقدام مدیریتی مستند برای آیتم‌های قرمز

سناریوی اجرایی یک‌ماهه (نمونه کار روزمره HSE)

1. روز ۱–۳ ماه جدید: جمع‌آوری ساعات کار، بستن رخدادها، به‌روزرسانی CAPA، واردکردن داده‌های بازرسی/آموزش/PTW/LOTO/JSA و WBGT/AQI.
2. روز ۴: اجرای QA_Checks؛ رفع ناسازگاری‌ها؛ قفل‌کردن Raw_Data.
3. روز ۵: Refresh محاسبات؛ بررسی چراغ‌ها؛ نوشتن گزارش مدیریتی یک‌صفحه‌ای (چرا TRIR بالا/پایین؟ چه اقدام اصلاحی؟ مالک/موعد؟).
4. روز ۶–۷: جلسه مالک‌های فرآیند؛ ثبت CAPA جدید برای KPIهای قرمز؛ اولویت‌بندی بر اساس شدت/احتمال/مواجهه.
5. روز ۸+: پیگیری هفتگی تا بسته‌شدن CAPA؛ نمایش وضعیت در داشبورد.

خطاهای رایج و راه‌حل سریع

• زیاده‌گویی شاخص‌ها: بیش از ۱۵ KPI، تمرکز را می‌کشد. راه‌حل: ۸–۱۲ KPI کلیدی + Drilldown اختیاری.
• فرمول‌های مبهم: عدم مستندسازی منبع/واحد/صورت-مخرج. راه‌حل: کارت شاخص و توضیح فرمول کنار هر KPI.
• دو نسخه از حقیقت: کپی‌کاری داده در چند فایل. راه‌حل: تنها یک شیت Raw_Data و فقط لینک/خواندن در سایر فایل‌ها.
• تکیه بر Lagging: فقط حادثه و روزهای از دست‌رفته. راه‌حل: Leading‌های قوی (JSA/PTW/LOTO/CAPA/آموزش/BBS).
• هدف‌گذاری خطرناک: تشویق ناخواسته به عدم گزارش. راه‌حل: شاخص‌های مکمل و ممیزی داده.
• عدم نرمال‌سازی: مقایسه خام بین واحدها. راه‌حل: ساعت کار/نفر-ماه/حجم تولید را وارد مخرج کنید.

زیبایی‌شناسی و کاربردپذیری (UX)

• از Grid ساده 12 یا 24 ستون استفاده کنید؛ هر کاشی 1×1 یا 2×1.
• عنوان KPI، مقدار، فلِش تغییر، چراغ رنگی، اسپارک‌لاین؛ همین.
• فیلترهای بالا-صفحه: Site, Unit, Month, EmployeeType.
• برای مدیران، یک Export PDF تک‌صفحه‌ای بسازید (A4 افقی).
• از فونت‌های خوانا، فاصله کافی و برچسب‌گذاری واضح بهره ببرید. شلوغی دشمن تصمیم است.

نمونه جدول «کارت شاخص» برای ۵ KPI برتر (قابل کپی در شیت KPI_Calcs)

کد	نام KPI	تعریف/فرمول	تناوب	مالک	آستانه سبز/زرد/قرمز	ریسک تحریف	شاخص مکمل
HSE-KPI-01	TRIR	Recordable ÷ Hours × 200000	ماهانه	HSE	<0.30 / 0.30–0.60 / >0.60	زیرگزارش‌دهی	Near-Miss Rate
HSE-KPI-02	CAPA on-time	CAPA Closed ≤ Due ÷ Closed	ماهانه	QHSE	≥90% / 80–90% / <80%	بستن شتاب‌زده	Recurrence Rate
HSE-KPI-03	JSA Coverage	JSA Done ÷ High-Risk Tasks	هفتگی/ماهانه	عملیات	≥95% / 90–95% / <90%	تیک‌زنی صوری	Audit Quality
HSE-KPI-04	LOTO Compliance	1 – (NC ÷ Audited)	ماهانه	نگهداری	≥98% / 95–98% / <95%	ممیزی سطحی	PTW Validity
HSE-KPI-05	BBS Safe Ratio	1 – (Unsafe ÷ Observations)	هفتگی/ماهانه	سرپرستان	≥95% / 90–95% / <90%	انتخاب سوگیرانه	Sample Size

جمع‌بندی داشبورد KPI ایمنی مطابق ISO 45004

داشبورد KPI ایمنی وقتی ارزشمند است که سه ویژگی داشته باشد:

1. همسویی با ریسک‌های واقعی سازمان (از بند ۶ و ۸)،
2. قابلیت اقدام (هر چراغ قرمز معادل یک CAPA با مالک و موعد)،
3. صحت و شفافیت داده (حاکمیت، ممیزی‌پذیری، تعریف روشن فرمول‌ها).

با معماری چهارلایه (Raw_Data، Lookup_Config، KPI_Calcs، Dashboard)، مجموعه‌ی کوچک اما منتخب از شاخص‌های پیشرو/پسرو، فرمول‌های ساده‌ی SUMIFS/COUNTIFS/QUERY، نرمال‌سازی مواجهه و کنترل آستانه‌ها، می‌توانید در اکسل یا گوگل‌شیت یک داشبورد سبک، دقیق و قابل‌اعتماد بسازید که مدیران را از «گزارش‌خوانی» به تصمیم‌سازی می‌برد—و مستقیماً نرخ حوادث و هزینه‌های ناشی از آن را کاهش می‌دهد.

مطالعه تکمیلی

• «بند ۴: بافت سازمان و ذی‌نفعان (+ ملاحظات اقلیمی)»
• «بند ۵: رهبری، خط‌مشی و مشارکت کارکنان»
• «بند ۶: شناسایی خطرات، ارزیابی ریسک و اهداف (TRA/JSA)»
• «بند ۷: شایستگی، آگاهی، ارتباطات و مستندسازی»
• «بند ۸: عملیات—PTW/LOTO، MOC، پیمانکاران، اضطراری»
• «بند ۹: KPIها، ممیزی داخلی و بازنگری مدیریت (همسو با 45004)»