گردش کار (workflow) چیست؟
گردش کار مجموعه ای از فعالیت هایی است که برای تکمیل یک کار ضروری است. هر مرحله در یک گردش کار یک مرحله خاص قبل از خود و یک مرحله خاص بعد از خود دارد، به استثنای مراحل اول و آخر.
در یک گردش کار خطی، یک رویداد خارجی معمولاً اولین گام را آغاز می کند. با این حال، اگر گردش کار ساختار حلقه ای داشته باشد، تکمیل آخرین مرحله معمولاً مرحله اول را مجدداً راه اندازی می کند.
ابزارهایی مانند فلوچارت ها و نقشه های فرآیند برای تجسم مراحل درگیر در یک فرآیند و ترتیبی که باید انجام شود استفاده می شود. فلوچارت ها از نمادها و فلش های هندسی ساده برای تعریف روابط if-then استفاده می کنند. نقشه‌های فرآیند شبیه به هم هستند، اما ممکن است شامل اطلاعات پشتیبانی نیز باشند. این اطلاعات منابعی را که هر مرحله در یک فرآیند تجاری به آن نیاز دارد، مستند می کند.
گردش کار را می توان با ابزارهای نرم افزاری خودکار کرد که از قوانین تجاری برای تصمیم گیری در مورد اینکه یک مرحله با موفقیت کامل شده و مرحله بعدی می تواند شروع شود، استفاده می کند. برخی از برنامه های مدیریت گردش کار همچنین می توانند روابط وابسته را بین مراحل فردی هماهنگ کنند، مفهومی که به عنوان هماهنگی گردش کار شناخته می شود. نرم افزار مدیریت گردش کار همچنین قالب های گردش کار را برای مستندسازی و مدل سازی فرآیند کسب و کار، دو جنبه مهم مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) فراهم می کند.
انواع گردش کار
گردش کارها به روش های مختلفی دسته بندی می شوند. در سطح پایه، آنها با استفاده از یکی از این دو رویکرد گروه بندی می شوند:
- متوالی. این نوع گردش کار دارای یک سری مراحل است که یکی پس از دیگری برای تکمیل کار انجام می شود. تأیید درخواست وام معمولاً از یک گردش کار متوالی پیروی می کند، جایی که یک مرحله قبل از شروع مرحله بعدی به پایان می رسد. گردش کار قوانین محور یک زیر مجموعه است. بر اساس گردش کار متوالی، یک گردش کار مبتنی بر قوانین در امتداد یک مسیر متوالی پیش می رود که بر اساس آن قوانین راه اندازی می شوند.
- موازی. با این رویکرد، یک سری مراحل به طور همزمان انجام می شود تا کار به سمت تکمیل حرکت کند. گردش کار ورود کارکنان اغلب رویکردی موازی دارد زیرا بسیاری از وظایف مورد نیاز یک استخدام جدید – از ثبت نام بیمه مراقبت های بهداشتی گرفته تا مجوزهای امنیتی و فرم های سپرده مستقیم – می توانند به طور همزمان انجام شوند.
روش های دیگری نیز برای دسته بندی گردش کار وجود دارد، از جمله سه روش زیر:
- workflow فرآیند. این رویکرد متشکل از یک توالی قابل پیش بینی و تکراری از کارها یا مراحل است.
- workflow پرونده با این فرآیندها، توالی دقیق مراحل مورد نیاز برای تکمیل کار در ابتدا ناشناخته است و می تواند مورد به مورد متفاوت باشد.
- workflow پروژه جریان مراحل در یک مسیر ساختاریافته مشابه گردش کار فرآیند پیش می‌رود، اما در زمان، چگونگی و حتی اگر همه آن مراحل باید انجام شوند، انعطاف‌پذیری وجود دارد.
به ندرت، برخی از افراد فرآیندها را به عنوان workflow تحویل، درخواست یا وظیفه طبقه بندی می کنند. گردش کار ماشین حالت یکی دیگر از دسته های ممکن است. به طور سنتی یک سبک مدل‌سازی برای گردش‌های کاری رویداد محور در نظر گرفته می‌شود.
گردش کار نیز گاهی اوقات به صورت دستی یا دیجیتال متمایز می شود. workflow دیجیتال معمولاً workflow خودکار و آنهایی هستند که از هوش مصنوعی (AI) استفاده می کنند. workflow دستی و دیجیتال نیز گاهی اوقات به ترتیب انسان محور در مقابل workflow سیستم محور نامیده می شود.
مثال ها و کاربردهای workflow
workflow تجاری در هر سازمان در تمام صنایع وجود دارد. برخی در بسیاری از سازمان ها اگر یکسان نباشند، مراحل مشابهی را دنبال می کنند. برخی دیگر منحصر به صنایع یا شرکتی هستند که از آن استفاده می کنند.
workflow را می توان در تمام بخش ها و عملکردهای یک سازمان از توسعه محصول و مدیریت پروژه گرفته تا مدیریت پشتیبان و خدمات مشتری نهایی یافت. برخی از گردش کارها بسیار ساختار یافته هستند، در حالی که برخی دیگر کاملاً بدون ساختار هستند. بسیاری بین این دو افراط قرار می گیرند.
هر گردش کار داده ها را از یک مرحله به مرحله بعدی منتقل می کند. این چیزی است که یک workflow را از یک چک لیست متمایز می کند، که مجموعه ای از وظایف نامرتبط است.
یک شرکت از یک workflow برای توصیف فرآیند پرداخت قبض برق استفاده می کند. احتمالاً شامل مراحل زیر است:
- دریافت صورت حساب؛
- بررسی لایحه؛
- تایید پرداخت؛ و
- پرداخت وجوه برای پرداخت
چک لیست می تواند از پایبندی به روال قطع برق در یک تاسیسات در پایان یک روز کاری اطمینان حاصل کند. این فرآیندی است که لزوماً شامل مراحل خاصی نیست که به ترتیب خاصی اتفاق می‌افتند.
فرآیندهای معمولی که شامل workflow هستند شامل موارد زیر است:
- تأیید درخواست های مرخصی با حقوق کارکنان؛
- صورتحساب و صورتحساب؛
- ورود مشتری؛
- پذیرش درخواست مشتری؛
- استخدام کارکنان جدید؛
- ارزیابی عملکرد؛
- پردازش سفارشات فروش؛
- مونتاژ محصول؛
- تحقق فروش؛ و
- ارسال بلیط میز راهنمایی فناوری اطلاعات.
اجزای یک workflow چیست؟
در هر workflow سه جزء اساسی وجود دارد:
- ورودی نیز شروع یا ماشه نامیده می شود. این اطلاعات، مواد و منابع مورد نیاز برای تکمیل هر مرحله از کار است.
- تبدیل به کار نیز گفته می شود. این شامل اقدامات انجام شده برای انجام هر مرحله و حرکت در مراحل متوالی یا موازی است.
- خروجی را نتیجه یا نتیجه نیز می نامند. این نتیجه هر مرحله است که به ورودی برای مراحل بعدی در workflow تبدیل می شود. کار تمام شده خروجی نهایی است.
نحوه ایجاد یک workflow
workflow در سازمان ها وجود دارد حتی اگر به خوبی تعریف نشده یا به هیچ درجه ای مدیریت نشده باشد. با این حال، جریان های کاری که برنامه ریزی یا مدیریت نمی شوند، اغلب ناکارآمدی عملیاتی دارند.
از سوی دیگر، گردش‌کاری‌هایی که با تفکر ایجاد شده و به خوبی مدیریت می‌شوند، کارآمد هستند. آنها همچنین کمتر مستعد خطا هستند و به مرور زمان بهبود می یابند.
ایجاد یک workflow شامل مراحل متعددی است که می‌تواند در نمودار workflow به صورت دنباله‌ای از مراحل به تصویر کشیده شود یا به‌عنوان فهرستی از اقدامات مورد نیاز نوشته شود.
ایجاد یک workflow برای بهبود فرآیند مستلزم مجموعه ای از وظایف زیر است:
- شروع و نقطه پایان فرآیند را مشخص کنید.
- هر مرحله مورد نیاز برای حرکت از نقطه شروع به نقطه پایان را فهرست یا نقشه برداری کنید.
- ارزیابی کنید که آیا این وظایف باید به ترتیب خاصی انجام شوند یا خیر و اگر چنین است، آنها را فهرست یا نقشه برداری کنید.
- تعیین و مستندسازی منابع و نقش های درون سازمان که برای تکمیل هر مرحله مورد نیاز است. قوانین workflow مورد نیاز یا توضیحات فرآیند کسب و کار را اضافه کنید.
- گردش کار را اجرا کنید.
اکثر سازمان ها از سیستم های مدیریت workflow برای تنظیم، مستندسازی و نظارت بر workflow استفاده می کنند. این سیستم‌ها دارای کتابخانه‌هایی از گردش‌های کاری از پیش ساخته شده هستند و بلوک‌های ساختمانی را فراهم می‌کنند که کسب‌وکارها می‌توانند از آنها برای ایجاد گردش‌های کاری جدید استفاده کنند. برخی نیز دارای قابلیت‌های هوش مصنوعی هستند که می‌توانند کارایی‌ها را شناسایی و اضافه کنند و عملیات و فرآیندهای تجاری را بهبود بخشند.
مدیریت گردش کار چیست؟
هنگامی که یک سازمان یک گردش کار را ایجاد و مستند کرد، باید آن را به عنوان بخشی از تلاش های کلی BPM خود مدیریت کند. مدیریت workflow رشته ایجاد، مستندسازی، نظارت و بهبود workflow است. این فرآیند سازمان ها را قادر می سازد تا گردش کار را بهینه کنند و اطمینان حاصل کنند که هر مرحله به درستی، پیوسته و کارآمد تکمیل شده است.
مدیریت گردش کار همچنین به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا گلوگاه‌ها، مراحل اضافی و سایر مشکلات را در جریان کار شناسایی و تصحیح کنند. بسیاری از این موارد می توانند اجرای وظایف در workflow را کاهش دهند، خطر خطا را افزایش دهند و برای تکمیل یک فعالیت به منابع بیشتری نیاز دارند.
هنگامی که مدیریت گردش کار به طور مؤثر پیاده سازی شود، می تواند به طور مداوم جریان کار را در یک سازمان بهبود بخشد. در نتیجه باعث صرفه جویی در زمان و هزینه و کاهش خطاها می شود.
تقاضا برای ابزارهای مدیریت نیروی کار قوی است: گزارش بازار سال 2021 در مورد سیستم های مدیریت گردش کار از Reportlinker.com، بازار جهانی این فناوری را در سال 2020 به 4.1 میلیارد دلار رساند و پیش بینی کرد که تا سال 2026 به 17.5 میلیارد دلار برسد.
اتوماسیون گردش کار چیست؟
مدیریت گردش کار همچنین سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا مراحل یک گردش کار یا کل گردش‌های کاری را که می‌توانند با استفاده از قوانین تعریف‌شده کسب‌وکار خودکار شوند، شناسایی کنند.
اتوماسیون گردش کار مزایای بسیاری را برای شرکت ایجاد می کند، از جمله موارد زیر:
- اجرای سریعتر گردش کار؛
- کاهش خطاها هنگام حذف وظایف دستی؛
- صرفه جویی در هزینه در نتیجه افزایش فرآیندهای ساده.
- بهبود روحیه کارکنان، با حذف کارهای تکراری کم ارزش؛ و
- رضایت مشتری را بهبود می بخشد، زیرا اتوماسیون فرآیند خدمات مشتری و حل و فصل درخواست های مشتری را سرعت می بخشد.
