مدل تعالی پروژه یا PEM که مخفف Project Excellence Model است، ابتدا توسط انجمن بین‌المللی مدیریت پروژه (IPMA: International Project Management Association) تهیه و تدوین شده است. این مدل قابلیت پیاده‌سازی و استقرار در تمامی پروژه‌ها و سازمان‌ها را دارا می‌باشد.

مدل تعالی پروژه

مدل تعالی پروژه PEM بر اساس مفاهیم و ارزش‌های اساسی مدیریت کیفیت جامع یا TQM ساخته شده است. این مفاهیم شامل مشتری‌محوری، بهبود مستمر، رهبری، مدیریت فرایند و سایر عناصر می‌شوند. PEM شامل دو گروه اصلی شاخص‌ها است؛ توانمندسازهای مدیریت پروژه و نتایج پروژه.

مدل تعالی پروژه PEM به عنوان یک استاندارد برای اندازه‌گیری موفقیت پروژه توسط انجمن بین‌المللی مدیریت پروژه (IPMA) تدوین شده است. این مدل به سه حوزه زیر تقسیم می‌شود:

۱. افراد و هدف

این حوزه به افرادی که در پروژه تعامل دارند و هدف پروژه مرتبط است، می‌پردازد. ارزیابی این بخش بر اساس سه معیار زیر انجام می‌شود:

– رهبری و ارزش‌ها

– اهداف و استراتژی

– تیم پروژه، شرکا و تأمین‌کنندگان

معیار رهبری و ارزش‌ها در مدل تعالی پروژه (PEM) با ایجاد یک محیط پروژه با اعتماد بالا سروکار دارد. در این معیار، مدیران پروژه به عنوان رهبران عمل می‌کنند. آن‌ها آینده را پیش‌بینی می‌کنند، چشم‌اندازی برای دستیابی به اهداف پروژه ایجاد می‌کنند و تیم پروژه را برای رسیدن به اهداف تشویق می‌کنند. این معیار به سه بخش زیر تقسیم می‌شود:

۱. الگوهایی برای تعالی:

مدیران پروژه باید الگوهایی برای صداقت، مسئولیت اجتماعی، رفتار اخلاقی و فلسفه تعالی پروژه را نشان دهند. اصول پیمان جهانی سازمان ملل متحد در زمینه‌های حقوق بشر، کار، محیط‌زیست و مبارزه با فساد به عنوان راهنما برای این سیستم عمل می‌کنند.

۲. مراقبت از ذی‌نفعان پروژه:

مدیران پروژه باید نگران همه ذی‌نفعان پروژه باشند، بدون توجه به اندازه یا قدرت آن‌ها. ذی‌نفعان پروژه ممکن است حامی یا مخالف پروژه باشند، بنابراین اتخاذ یک رویکرد متعادل برای رعایت منافع همه ضروری است.

۳. جهت‌گیری به سمت اهداف پروژه و سازگاری با تغییر:

مدیران PEM مسئولیت دستیابی به نتایج پروژه را بر عهده می‌گیرند. آن‌ها باید از طریق ارتباطات مناسب، اطمینان خاطر سهام‌داران را بدست آورده و محیطی را ایجاد کنند که در برابر تغییرات انعطاف‌پذیر باشد.

معیار دیگری در مدل تعالی پروژه PEM به نام “اهداف و استراتژی” وجود دارد. در این معیار، پروژه‌های با عملکرد بالا نیازمند تعریف دقیق اهداف پروژه و استراتژی‌هایی برای دستیابی به آن‌ها هستند. این معیار به تعیین جهت استراتژیک سطح بالا برای رسیدن به خط پایان موردنظر می‌پردازد و شامل سه حوزه زیر می‌شود.

۱. مدیریت نیازها، انتظارات و الزامات ذی‌نفعان:

ذی‌نفعان، که در اشکال مختلف وجود دارند (موافق یا مخالف، بزرگ یا کوچک، با نفوذ بالا یا کم)، شریان حیات یک پروژه هستند. تیم پروژه به عنوان حامیان و شرکت‌کنندگان کلیدی پروژه، به طور معمول ذی‌نفعان را شامل می‌شود. شناسایی همه ذی‌نفعان، از جمله آن‌هایی که به دلایلی ممکن است پروژه را به خطر بیندازند، بسیار مهم است.

۲. توسعه و تحقق اهداف پروژه:

پروژه‌ها عموماً با اهداف کلیدی مانند بودجه، زمان‌بندی، کیفیت و غیره تعریف می‌شوند. اما اهداف پروژه معمولاً بیشتر از این هستند؛ به عنوان مثال، جلب رضایت ذی‌نفعان یا تعریف اهدافی برای کارهای آینده.

۳. توسعه و تحقق استراتژی پروژه:

استراتژی پروژه باید عوامل داخلی و خارجی مؤثر بر پروژه را مدنظر قرار داده و مسیری را برای رسیدن به خط پایان تحت تأثیرات این عوامل تعیین کند. مبنای کسب‌وکار و مزایای سازمان مادر باید به اهمیت بالایی برخوردار باشند، زیرا بسیاری از پروژه‌ها تمرکز زیادی روی محصول نهایی دارند، اما آن محصول در نهایت به کاربردی مفید تبدیل نمی‌شود یا به طور کامل پیاده‌سازی نمی‌شود.

تیم پروژه، شرکا و تأمین‌کنندگان

پروژه‌های با عملکرد بالا، با استفاده از مدل تعالی پروژه یا PEM، تضمین می‌کنند که تیم پروژه توسعه‌یافته و باانگیزه است و دستاوردهای آنان پاداش داده می‌شود. به همین ترتیب، تأمین‌کنندگان و شرکا در تیم پروژه یکپارچه می‌شوند و به پروژه متعهد می‌شوند.

۱. شناسایی و توسعه شایستگی‌ها:

برای موفقیت پروژه، شایستگی‌های موردنیاز در سه حوزه، یعنی افراد، دیدگاه و عمل، باید شناسایی شوند. شناخت شایستگی‌های فردی اعضای تیم، امکان پرورش آن‌ها را فراهم می‌کند. مدیران همواره به دنبال فرصت‌های توسعه تیم پروژه هستند.

۲. شناخت دستاوردها و توانمندسازی:

پروژه‌های قوی، دستاوردهای اعضای تیم، شرکا و تأمین‌کنندگان را شناسایی می‌کنند. این شناخت، تیم پروژه را تحریک می‌کند و به تحقق پتانسیل کامل آنان کمک می‌کند. تیم پروژه همچنین تشویق می‌شود تا در جایی که نقاط قوت آن‌ها می‌تواند به تحقق اهداف پروژه کمک کند، مشارکت کند.

۳. همکاری و ارتباطات:

پروژه‌های برتر، فرهنگ مشارکت متقابل، ارتباطات باز و اعتماد را برقرار می‌کنند. آن‌ها تیم‌هایی با کارایی بالا و هماهنگی قوی می‌سازند که همه اعضای تیم تشویق می‌شوند تا به طور فعال با مشکلات ارتباطی روبرو شده و به یکدیگر در تعیین راه‌حل‌ها کمک کنند.

۲. فرایندها و منابع:

تیم‌های مدل تعالی پروژه یا PEM باید با دقت فرایندها و روش‌های مناسب مدیریت پروژه را انتخاب کنند تا بتوانند بیشترین بهره‌وری را در هر پروژه به دست آورند. فرایندها باید اطمینان حاصل کنند که ارتباط مناسب بین ذی‌نفعان برقرار و برنامه‌ریزی کافی در حال انجام است. همچنین، منابع پروژه نیازمند برنامه‌ریزی، تهیه و مدیریت فعال هستند.

در دسته فرایندها و منابع دو بخش وجود دارد:

۱. فرایندها و منابع مدیریت پروژه

۲. مدیریت سایر فرایندها و منابع کلیدی

فرایندها و منابع مدیریت پروژه:

برای موفقیت پروژه، لازم است که فرایندها، ابزارها و روش‌های مناسب مدیریت پروژه شناسایی و اجرا شوند. فرایندها برای برنامه‌ریزی و مدیریت تمامی جوانب پروژه استفاده می‌شوند. به عنوان مثال، موارد زیر می‌توانند شامل شوند:

– ادغام

– مشارکت کنندگان

– تعیین محدوده پروژه

– مدیریت منابع

– تنظیم جدول زمانی

– کنترل هزینه‌ها

– مدیریت خطرات

– کیفیت محصول

– تدارکات

– برقراری ارتباطات

در پروژه‌های موفق، ذی‌نفعان در مراحل اولیه انتخاب این فرایندها شرکت می‌کنند و با ذی‌نفعان مرتبط در استفاده از منابع پروژه مشورت می‌کنند. به ویژه، باید با سازمان مادر مشورت شود تا فرایندهای مدیریت پروژه با فرایندهای داخلی آنها هماهنگ شوند.

در طول این فرایندها، پروژه پردازش می‌شود، نظارت صورت می‌گیرد، ارزیابی انجام می‌شود و در صورت لزوم اصلاحاتی انجام می‌شود.

مدیریت سایر فرایندها و منابع کلیدی:

این حوزه به جای مدیریت پروژه، به مدیریت فرایندها و منابع فنی مربوط می‌شود. طراحی مهندسی، ساخت و ساز، ایمنی، محیط زیست و سایر مشخصات نیازمند فرایندهایی هستند که معمولاً به مشاوره تخصصی نیاز دارند. برخی از پروژه‌ها ممکن است محصول نهایی پیچیده‌ای با چالش‌های فنی و اساسی باشند.

فرایندهای فنی باید به طور مداوم نظارت و ارزیابی شوند تا از قابل قبول بودن محصول نهایی اطمینان حاصل شود. همچنین، نتایج پروژه نیازمند ادغام مجدد در سازمان مادر هستند و ممکن است در انتخاب فرایندهای فنی نیاز به بررسی داشته باشند.

۳- نتایج پروژه

اگرچه تلاش فراوانی برای داشتن یک مدیریت قوی برای پروژه انجام می‌شود، اما تنها با دستیابی به نتایج برتر، می‌توان آن را به عنوان یک پروژه عالی شناخت. محصول نهایی باید کیفیت بالا، به موقع و متناسب با بودجه تخمینی تحویل داده شود و باید به معیارهای مرتبط با موفقیت پاسخ دهد. علاوه بر این، نتایج پروژه نه تنها باید به اهداف خود دست یابند، بلکه تمام ذی‌نفعان نیز باید از نتیجه راضی باشند.

دسته‌بندی نتایج پروژه شامل چهار بخش است:

۱- رضایت مشتری

۲- رضایت تیم پروژه

۳- رضایت سایر ذی‌نفعان

۴- نتایج پروژه و تأثیر آن بر محیط‌زیست

رضایت مشتری

مشتری باید از نتایج تولیدشده توسط پروژه راضی باشد. گاهی اوقات، این رضایت به صورت ساده بله یا خیر نیست؛ بلکه راضی بودن یک مشتری اصلی می‌تواند برای موفقیت پروژه کافی باشد.

۱- درک مشتری:

بیشتر اوقات، رضایت مشتری در طول چرخه عمر پروژه از طریق روش‌های مختلف بیان می‌شود. به عنوان مثال، قدردانی شفاهی، نتایج نظرسنجی و توصیه به سایر واحدها یا شرکت‌ها. این درک مشتری، که بیشتر از نتایج واقعی مهم است، در برخی موارد ممکن است با کیفیت پایین نتایج پروژه همراه باشد، اما مشتری از آن راضی باشد.

۲- شاخص‌های رضایت مشتری:

پروژه‌های برتر شاخص‌های رضایت مشتری مانند تعداد شکایات، تعداد بازبینی‌ها، عملکرد ایمنی و غیره را به خود جلب می‌کنند. این بخش همچنین شامل دستیابی به مزایایی مانند درآمد واقعی حاصل از تولید محصول یا نرخ بازگشت سرمایه می‌شود.

رضایت تیم پروژه:

رضایت تیم پروژه نیز به عنوان یک عامل در ارزیابی موفقیت پروژه مهم است. اعضای تیم پروژه باید از نتایج و کاری که در پروژه انجام می‌دهند راضی باشند.

۱- درک تیم پروژه:

مانند ذی‌نفعان، در این بخش نیز درک و فهم تیم پروژه از مزایای شغلی و زندگی خود از کار در پروژه بسیار مهم است.

۲- شاخص‌های رضایت تیم پروژه:

پس از پایان پروژه، اعضای تیم تجربیات و چشم‌اندازهای متفاوتی نسبت به زمانی که به تیم پیوستند پیدا می‌کنند. آنها تجربه بهتری از ایمنی و محیط‌زیست پیدا می‌کنند و برای پروژه‌های آینده پتانسیل بیشتری دارند.

رضایت سایر ذی‌نفعان

پروژه‌های با عملکرد بالا، رضایت بالای ذی‌نفعان را به دست می‌آورند. این رضایت از دستیابی به نتایج پروژه ناشی می‌شود. پروژه باید با رضایت تمامی ذی‌نفعان به اهداف خود دست یابد.

۱- درک سایر ذی‌نفعان:

بدیهی است که مشتریان ذی‌نفع اصلی هستند و بسیاری از آنها توانایی تحت تأثیر قرار دادن پروژه را دارند. درک نیازها و نگرانی‌های این ذی‌نفعان از پروژه یک شاخص مهم در اندازه‌گیری موفقیت پروژه است.

۲- شاخص‌های رضایت سایر ذی‌نفعان:

رضایت نوشتاری یا شفاهی سایر ذی‌نفعان معیاری برای سنجش موفقیت پروژه است. برای جلب حداکثر رضایت، لازم است نگرانی‌های بهداشتی، ایمنی و زیست‌محیطی را ارزیابی کرد تا مشخص شود آیا پروژه به اهداف خود دست یافته است یا خیر.

نتایج پروژه و تأثیر بر محیط‌زیست:

پروژه‌های برجسته باید علاوه بر دستیابی به اهداف اصلی، تأثیر مثبتی روی محیط‌زیست نیز داشته باشند.

۱- دستیابی به نتایج مطابق با اهداف پروژه:

پروژه‌های برجسته باید به نتایجی که در هدف اصلی خود تعریف کرده‌اند، دست یابند.

۲- دستیابی به نتایج فراتر از اهداف پروژه، شامل تأثیر بر محیط‌زیست:

پروژه‌های برجسته باید همچنین نتایج مثبت زیست‌محیطی را در کنار اهداف اصلی خود حاصل کنند.

۳- عملکرد پروژه:

معیارهای عملکرد پروژه مانند هزینه، زمانبندی و کیفیت، به طور عمومی بر محیط‌زیست تأثیر دارند و دستیابی به آنها یک عامل موفقیت در پروژه است.

جمع‌بندی

مدل تعالی پروژه یا PEM، یک مفهوم گسترده و شامل است که می‌تواند در تمام پروژه‌ها با استفاده از روش‌ها و متدولوژی‌های مدیریت پروژه مختلف قابل استفاده باشد. در واقع، این مدل به هیچ متدولوژی مدیریت پروژه خاصی وابسته نیست و این از مزیت‌های اساسی مدل تعالی پروژه PEM نسبت به سایر مدل‌ها و روش‌های ارزیابی بلوغ و تعالی مدیریت پروژه است.

تیم‌های پروژه و سازمان‌ها می‌توانند با استفاده از این مدل، خود را ارزیابی کنند و به خوبی متوجه شوند که در کدام بخش‌های پروژه امکان بهبود وجود دارد. همچنین، از طریق مقایسه خود با بهترین تیم‌های پروژه، الگوبرداری و در نتیجه بهبود نتایج در آینده برای آنها ممکن خواهد بود.