“MRM یا جلسه بازنگری مدیریت، به‌عنوان مخففی برای مدیریت گفت‌وگویی است که در اکثر سازمان‌ها به‌صورت رسمی برگزار می‌شود. هدف اصلی این جلسه بحث، بررسی و ثبت صورت‌جلسه است. در بسیاری از موارد، بازنگری مدیریت به‌منظور آماده‌سازی شرکت‌ها و کسب‌وکارها در فرآیند اخذ گواهینامه ISO، به‌ویژه استاندارد سیستم مدیریت کیفیت (QMS) یا ISO 9001، انجام می‌شود. بند ۹ استاندارد ایزو ۹۰۰۱ الزامات بازنگری مدیریت را، به‌خصوص ورودی و خروجی‌های ضروری آن، توضیح می‌دهد.

بازنگری مدیریت به‌عنوان یک فعالیت بسیار حیاتی، جزء اصلی عملکرد سیستم مدیریت کیفیت است و یکی از مهم‌ترین منابع بهبود می‌باشد. یک جلسه بازنگری مدیریت موثر تأثیر گسترده‌ای بر قبولی سیستم مدیریت کیفیت، بهبود عملکرد، کاهش عدم انطباق، حفظ استانداردها، ممیزی، نوآوری فناوری، ارزیابی فروشنده و سایر امور مرتبط دارد.

بازنگری مدیریت به‌عنوان یک ارزیابی منظم، عملکرد سیستم‌های مدیریتی را بر اساس اهداف آن‌ها بررسی می‌کند. این بازبینی‌های مدیریتی به‌منظور بهبود مستمر فرآیندها و استانداردها، و همچنین برای فعالانه رسیدگی به نگرانی‌ها و مسائل انجام می‌شود.

چگونه می‌توان بازنگری موفق در سیستم‌های مدیریتی انجام داد؟

برای شروع، یکی از اولین مواردی که حسابرسان در فرآیند ممیزی، نظارت یا تصدیق مجدد به آن توجه می‌کنند، بررسی مدیریت است. استانداردهای ایزو در حال حاضر بیشتر تأکید بر تفکر مبتنی بر ریسک دارند تا اطمینان حاصل شود که سیستم‌های پیاده‌سازی شده با جهت استراتژیک یک سازمان هماهنگ هستند. بازبینی مدیریت باعث می‌شود تیم مدیریت اجرایی همه چیزی را که تاکنون انجام شده یا در حال اجراست، مجدداً ارزیابی کند.

اهمیت بررسی مدیریت در سیستم‌های مدیریتی بسیار حائز اهمیت است. اگرچه جلسات بررسی مدیریت نیازمندی تأیید شده توسط سازمان بین‌المللی استاندارد (ISO) نیستند، اما تیم‌های مدیریت ارشد شرکت‌ها هنوز باید بررسی‌های مدیریتی را انجام دهند. این الزام به این دلیل است که آنها جزء ضروری تکمیل و پیروی از الزامات انطباق در ارزیابی عملکرد سیستم مدیریت تعیین شده توسط استاندارد گواهینامه هستند.

معمولاً بازنگری مدیریت برای ارزیابی سیستم مدیریت کیفیت سازمان (QMS) استفاده می‌شود. هرچند که بررسی مدیریت کیفیت اهمیت بالایی دارد، اما سایر سیستم‌های مدیریتی نیز نیاز به بازبینی‌های مدیریتی دارند، از جمله:

– سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی (OHSMS) به استاندارد ISO 45001.

– سیستم مدیریت زیست‌محیطی (EMS) به استاندارد ISO 14001.

– سیستم مدیریت امنیت اطلاعات (ISMS) به استاندارد ISO 27001.

بازنگری مدیریت در این سیستم‌ها به تیم‌های مدیریت اجرایی امکان می‌دهد تا عملکرد سیستم‌های مدیریتی را ارزیابی کرده و اقدامات بهبود را به منظور حفظ و بهبود عملکرد سازمان انجام دهند.

روش کلی جلسه بازنگری مدیریت شامل سه مرحله حیاتی آماده‌سازی و برنامه‌ریزی، جلسه بازنگری مدیریت و نظارت و پیگیری است. در ادامه، هرکدام از این مراحل را بررسی می‌کنیم:

۱. آماده‌سازی و برنامه‌ریزی

در این مرحله، ابتدا باید یک دستور کار مشخص برای بررسی آماده کنید. همچنین، بهتر است یک برنامه زمان‌بندی عملی تهیه کنید و مطمئن شوید که همه کسانی که نیاز دارید در جلسه شرکت کنند، از جزئیات بازنگری آگاه شوند. آماده‌سازی صحیح برای اطمینان از اینکه بررسی‌های مدیریتی به صورت عملی و سازنده انجام شوند، بسیار مهم است.

در این مرحله، باید بینش‌ها و داده‌هایی را جمع‌آوری کنید که نشان‌دهنده نتایج واقعی از عملکرد سیستم‌های مدیریت سازمان شما است. سپس با استفاده از یک قالب مناسب، این داده‌ها را خلاصه و گزارش‌های مربوطه را از بخش‌های مرتبط جمع‌آوری کنید یا افراد را برای ارائه آماده کنید. این گزارش‌ها می‌توانند به عنوان مستندات راهنما برای بحث و ارزیابی در جلسه استفاده شوند. برخی از سؤالاتی که در این مرحله باید مطرح شوند عبارتند از:

– وضعیت حسابرسی داخلی انجام شده چگونه است؟ آیا خطرات و فرصت‌ها شناسایی شده‌اند؟

– آیا پیشرفتی در مورد اقدامات اصلاحی و پیشگیری (CAPA) صورت گرفته است؟

– آیا تأمین‌کنندگان فعلی در طول شش ماه گذشته به طور مداوم از سازمان حمایت کرده‌اند؟

۲. جلسه بازنگری مدیریت

به‌عنوان یک الزام برای سیستم‌های مدیریتی با گواهی ISO، بحث‌ها، ارزیابی‌ها و نتایج بررسی‌های مدیریت باید به‌خوبی مستند شوند. در این مرحله، خروجی‌های بررسی مدیریت وارد عمل می‌شوند. یکی از روش‌های رایج در این زمینه، صورت‌جلسه جلسه بازنگری است که شامل توصیه‌ها و گام‌های بعدی موردنیاز برای اجرای اهداف و برنامه‌های بهبود است.

استفاده از الگوی بررسی مدیریت همچنین به رهنمود تیم مدیریت و سایر رهبران در مورد نحوه برگزاری جلسه بازنگری مدیریت کمک می‌کند. فرم الگو می‌تواند فرآیند مستندسازی صورت‌جلسات جلسه بازنگری را در حین ثبت نکات بحث و نتایج تجزیه و تحلیل، کارآمدتر نماید. حال بسته به بحث، باید یک برنامه آماده کنید که شامل موارد زیر باشد:

– جزئیات واضح از آنچه باید انجام شود

– تعریف نقش و مسئولیت افراد

– زمان‌بندی و برنامه زمانی قابل اجرا برای مراحل بعدی و برنامه‌ریزی پیگیری‌های لازم

– منابع مشخص شده و سایر الزامات

– معیارها و فرایندهای تعیین شده برای ارزیابی نتایج

۳. نظارت و پیگیری

بررسی عملکرد سیستم‌های مدیریتی تا بازنگری و مستندسازی ورودی‌ها و خروجی‌های موردنیاز محدود نمی‌شود. در واقع، تنظیم فرایند نظارت، گزارش پیگیری وضعیت و پیشرفت برنامه اقدامات بسیار حائز اهمیت است.

به‌عنوان بهترین رویکرد مدیریتی، باید اطمینان حاصل کنید که فرهنگ مسئولیت‌پذیری و مالکیت را در سازمان ایجاد می‌کنید تا تمام جوانب اقدامات بهبودی که باید اجرا شوند، مورد کار و نظارت مستمر قرار گیرند. این تداوم کار و نظارت می‌تواند با تعیین نتایج کلیدی هدف (OKR) به اندازه‌گیری عملکرد موفقیت هر مورد اقدام کمک کند. در پایان، حتماً یک برنامه زمان‌بندی توافق شده برای برگزاری جلسات بازنگری بعدی وجود داشته باشد.

نکات مهم برای برگزاری جلسه بازنگری مدیریت

جلسه بازنگری مدیریت یک بخش بسیار حیاتی از سیستم مدیریت شما است! اما چرا این قدر اهمیت دارد و چه کارهایی می‌توانید برای برگزاری یک جلسه موثر انجام دهید؟ در ادامه به برخی از سؤالات رایج در این زمینه پاسخ می‌دهیم:

جلسه بازنگری مدیریت چیست؟

جلسه بازنگری مدیریت، یک جلسه برنامه‌ریزی‌شده است که به منظور بررسی عناصر اصلی سیستم مدیریت شما برگزار می‌شود.

هر چند وقت یک‌بار باید این جلسات را برگزار کنیم؟

توصیه می‌شود که در طول سال، چهار بار جلسه بازنگری مدیریت برگزار کنید تا اطمینان حاصل شود که نتایج آنها مفید و قابل توجه هستند.

در مورد چه چیزی بحث کنیم؟

شما باید عناصر اصلی سیستم مدیریت خود را مورد بررسی قرار دهید. این به شما کمک می‌کند تا تیم مدیریت از مواردی مانند تغییرات، بازنگری‌ها، به‌روزرسانی‌ها، سیاست‌ها، فعالیت‌ها و فرصت‌های بهبودی آگاه شود. به منظور صرفه‌جویی در زمان، نیازی نیست که همه جنبه‌ها را در هر جلسه پوشش دهید، بلکه تصمیم بگیرید که چه مواردی می‌توانند به صورت سالانه، شش‌ماهه، سه‌ماهه یا در صورت لزوم مورد بحث قرار گیرند.

اقدامات قبل از برگزاری جلسه بازنگری مدیریت

اجرای صحیح جلسه بازنگری مدیریت یک گام مهم در توسعه شرکت شما است. این اقدام اطمینان می‌دهد که مدیران وظایف خود را به درستی انجام می‌دهند، به ایجاد یک ذهنیت مشترک برای جهت‌گیری کسب‌وکار شما کمک می‌کند و بازخورد ارزشمندی در مورد نقاط قوت و ضعف شرکت شما به شما ارائه می‌دهد. در صورت شناسایی هر گونه مشکل، می‌توانید اقدامات مناسبی را برای رفع آنها انجام دهید، اما قبل از اینکه همه برای جلسه جمع شوند، مهم است که ابتدا چند نکته را در نظر بگیرید:

۱- فرکانس را در نظر بگیرید

چقدر می‌خواهید جلسه بازنگری مدیریت را برگزار کنید؟ پاسخ ساده این است که همه چیز به نیازهای کسب‌وکار شما بستگی دارد. به طور کلی، بهتر است با یک جلسه نقد در هر سه‌ماه کوچک شروع کنید. سپس، گزینه بعدی می‌تواند جلسات سالانه باشد. با این حال، اگر در حال ایجاد تغییرات بزرگ در شرکت خود هستید، بهتر است جلسات مدیریت را بیشتر از حد معمول برگزار کنید تا به مرور زمان و قبل از اینکه مشکلات بیش از حد پیچیده شوند، آنها را برطرف کنید.

بعضی از صاحبان کسب‌وکارها که جلسات متعددی در سال دارند، ممکن است از تقسیم هر جلسه به اجزای کوچک‌تر، مانند رویه‌های ایمنی یا نگرانی‌های کنترل کیفیت، سود ببرند.

۲- شرکت‌کنندگان را در نظر بگیرید

چه کسانی باید در جلسه بازنگری مدیریت شرکت کنند؟ شرکت‌کنندگان را متناسب با موضوعات مورد بررسی در جلسه انتخاب کنید. از تیم مدیریت ارشد شروع کنید و بر اساس نیازهای فرایند مدیریت پیش بروید. شناسایی کنید که کدام اعضای تیم مدیریت ارشد در این جلسه ضروری هستند تا همه چیز به آرامی و بدون هیچ مشکلی پیش برود.

۳- دستور کار ایجاد کنید

موارد زیر برخی از موضوعاتی است که باید در طول جلسه بازنگری مدیریت مورد بررسی قرار گیرند:

مسائل و مشکلات: از آخرین جلسه بازنگری مدیریت چه مسائل یا مشکلاتی به وجود آمده است؟

تغییرات: آیا سیستم مدیریت نیاز به به‌روزرسانی یا تغییر دارد؟

تجزیه‌وتحلیل روند سیستم: کدام بخش‌ها به‌خوبی عمل می‌کنند؟ آیا چیزی نیاز به به‌روزرسانی یا تغییر دارد؟ تیم مدیریت شما باید روندهایی را شناسایی کند که با سیستم مدیریت کلی مرتبط است. به رشد فروش، بهبود محصول و سایر موارد نگاه کنید.

اقدامات: درباره مشکلات یا مسائلی که شناسایی شده‌اند، چه اقداماتی می‌خواهید انجام دهید؟ کدام شخص مسئول هر عمل است؟ برای داشتن یک برنامه اقدام، ضرب‌الاجل‌های مشخصی تعیین کنید.

برگزاری جلسه بازنگری مدیریت

مراحل موردنیاز برای برگزاری این جلسات را در بخش قبل مورد بررسی قرار دادیم. حالا که همه را دور هم جمع کرده‌اید، زمان شروع است. برای شروع، باید طبق مراحل زیر عمل کنید:

مرحله ۱: اهداف جلسه را روشن کنید

اولین قدم برای برگزاری یک جلسه موفق، روشن کردن اهدافی است که می‌خواهید به آنها برسید. این مهم است که همه اعضا درک کنند که نقش وظیفه‌ای که در اختیار دارند چیست و به همین دلیل، هیچ سردرگمی در مورد وظایف در دست اقدام یا سایر مسائل مربوطه وجود نداشته باشد.

مرحله ۲: سیستم را بررسی کنید

هنگامی که سیستم‌های خود را به طور کلی بررسی می‌کنید، باید از زوایای مختلف به آنها نگاه کنید تا اعضای تیم مدیریت بتوانند تخصص خود را در شناسایی نقاط قوت و ضعف به اشتراک بگذارند.

نقاط ضعف اغلب توسط کسانی که مستقیماً تحت تأثیر آنها قرار گرفته‌اند برجسته می‌شوند، بنابراین مهم است که افرادی که دیدگاه فرصتی دارند، فرصتی برای صحبت داشته باشند. در جلسات خود، بهتر است موضوعات زیر را نیز بررسی کنید:

1- عملکرد سیستم

2- عوامل انسانی: چه کاری می‌توانید برای بهره‌وری بهتر از این عوامل انسانی انجام دهید و چه سودی برای کسب‌وکار کلی خواهد داشت؟

3- خطرات خاص: آیا رویدادهای خاصی رخ داده است؟ چرا این رویداد رخ داده است و چگونه می‌توان از آن جلوگیری کرد؟

4- روندهای قابل توجه: بررسی روندها همواره بینشی در مورد نیازهای تغییر در فرایندها ایجاد می‌کند که برای بهبود حیاتی آن‌ها ضروری است.

مرحله ۳: تهیه برنامه اقدام

ضمن اینکه جلسه بازنگری مدیریت را برگزار کرده‌اید، حیاتی است که برنامه اقدام خود را مرور کنید. این اقدام به شما در افزایش مسئولیت‌پذیری و درک بهتر از اثربخشی کاری که در راستای دستیابی به اهداف انجام می‌شود، کمک می‌کند. زمانی که متوجه می‌شوید که سیستم مدیریت به کجا می‌رود، بایستی اهدافی را تعیین کنید که قصد دارید در ارتباط با آنها پیشرفت کنید:

۱- برای هر عضو تیم، ضرب‌الاجل‌ها و تعهدات را تعیین کنید.

۲- فهرستی از تمامی مواردی که برای بهبود سیستم شما باید رخ دهد، تهیه کنید.

۳- اطمینان حاصل کنید که همه اعضای تیم رهبری شما از مسئولیت‌های خود آگاهی کامل دارند.

۴- به سؤالاتی مانند “چه کاری باید انجام شود؟”، “چه چیزی باید تغییر کند؟” و “چه کسی مسئول انجام هر عملی است؟” پاسخ دهید.

مرحله ۴: خلاصه‌بندی جلسه

به پایان جلسه بازنگری مدیریت برسید و برنامه‌های اقدامی که تعیین شده است را مرور کنید و تشخیص دهید آیا برای همه اولویت دارند یا خیر. سپس یک جدول زمانی برای جلسه بعدی را ارائه دهید.

به ختم جلسات بازنگری مدیریت نمی‌رسید. هیچ جلسه‌ای بدون نقص و کمال وجود ندارد، اما بایستی سعی کنید در جلساتی مؤثر باشید که به کسب‌وکار شما پیشرفت بدهند و به شما بینش‌های اساسی درباره بهبود سیستم‌های مدیریتی ارائه دهند.

مرحله ۵: ارسال یادداشت‌های جلسه

ثبت جلسه به صورت کامل و مستند کردن آن امری ضروری است. اطمینان حاصل کنید که این یادداشت‌ها را برای همه شرکت‌کنندگان ارسال کنید تا آنها از تصمیم‌گیری‌ها و زمانبندی اقدامات آگاه باشند. این اقدام ساده به عنوان یک یادآوری عمل می‌کند، اهداف را روشن می‌کند و به شرکت‌کنندگان اطمینان می‌دهد که ورودی‌هایشان حالا مستند و قابل پیگیری است.

خلاصه

اگر تا به حال یک شرکت را در طول یک دوره زمانی مدیریت کرده‌اید، احتمالاً فرایندهایی در سیستم مدیریتی وجود داشته است که نیاز به به‌روزرسانی دارند. به همین دلیل، جلسات بررسی مدیریت یک راه خوب برای حفظ ارتباط با سیستم مدیریت شما است.

جلسه بازنگری مدیریت تنها برای شناسایی نقاط ضعف سیستم شما نیست، بلکه به دنبال یافتن نقاط قوت و سرمایه‌گذاری در آنها می‌باشد. به کارهای درستی که انجام داده‌اید نگاه کنید، به چگونگی پیشرفت و رسیدن از یک نقطه به نقطه دیگر توجه کنید. این فرآیند ساده می‌تواند تأثیر زیادی بر آینده شرکت شما داشته باشد.