اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار (BPA) چیست؟
اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار (BPA) استفاده از فناوری پیشرفته برای تکمیل فرآیندهای تجاری با کمترین مداخله انسانی است. فرآیند کسب و کار یک فعالیت یا مجموعه ای از فعالیت ها است که برای دستیابی به یک هدف سازمانی خاص مانند تولید محصول، جذب کارکنان جدید یا جذب مشتریان جدید استفاده می شود.
یک فرآیند تجاری، که معمولاً چندین بخش تجاری را در بر می گیرد، اغلب با یک اقدام آغاز می شود. برای مثال، در ورود کارکنان، سیستم منابع انسانی می‌تواند مجموعه‌ای از مراحل گردش کار از پیش تعریف‌شده را برای ارسال یک ایمیل خوش‌آمدگویی، پیکربندی اعتبارنامه‌های امنیتی و تنظیم جزئیات مالی در سیستم جبران، راه‌اندازی کند. خودکار کردن مراحل گردش کار در فرآیند کسب و کار معمولاً کارایی و دقت هر مرحله را بهبود می بخشد.
BPA از انواع فناوری های پیشرفته، از جمله ابزارهای اتوماسیون، قابلیت های اطلاعاتی فرآیند و پلتفرم های ابری بهره می برد. علاوه بر این، قابلیت‌های BPA اغلب تحت پوشش برنامه‌های سازمانی محبوب مانند نرم‌افزار ERP، سیستم‌های مدیریت سرمایه انسانی و سایر ابزارهایی که بهترین شیوه‌های صنعت را اجرا می‌کنند، استفاده می‌شوند.
نمونه هایی از اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار
فرآیندهای تجاری که می توانند خودکار شوند در بسیاری از زمینه های یک کسب و کار از جمله مدیریت، عملیات، زنجیره تامین، منابع انسانی و بازاریابی ظاهر می شوند. به طور کلی، کارهایی که حجم بالا، تکرار شونده، حساس به زمان، شامل افراد متعدد، نیاز به انطباق و نیاز به مسیرهای حسابرسی هستند، نامزدهای خوبی برای اتوماسیون هستند.
در اینجا نمونه ای از فرآیندهای کسب و کار که از اتوماسیون سود می برند، آورده شده است.
- استخدام کارکنان جدید ادغام یک کارمند جدید یک فرآیند تجاری مهم است که شامل بسیاری از وظایف سطح پایین اما دقیق است، از پر کردن فرم های کارمند و برنامه ریزی جلسات آموزشی تا تکمیل اسناد مالیاتی و راه اندازی حساب های بانکی. خودکارسازی فرآیند بسیاری از کارهای اداری را حذف می‌کند، تضمین می‌کند که تمام مراحل تکمیل شده‌اند و مدیران و کارمندان مربوطه را در جریان قرار می‌دهد. درباره مزایای خودکارسازی فرآیند سوار شدن بیشتر بخوانید.
- جذب مشتریان جدید در صنعت خدمات مالی، بانک‌ها، بیمه‌ها و سایر شرکت‌های مالی باید بررسی‌های پیشینه مشتریان جدید را انجام دهند و به عنوان بخشی از الزامات قانون مشتری 2090 خود را بشناسید، به دولت‌های محلی و فدرال مربوطه اطلاع دهند. BPA می تواند با استفاده از هوش مصنوعی برای خودکارسازی بسیاری از مراحل دستی به ساده سازی این فرآیندها کمک کند. فرآیندهای سریعتر و خودکارتر نیز رضایت مشتری را بهبود می بخشد.
- پشتیبانی میز خدمات فناوری اطلاعات حجم بلیط های IT ورودی معمولاً از ظرفیت کارکنان فناوری اطلاعات برای رسیدگی به آنها بیشتر است. نرم‌افزار اتوماسیون می‌تواند بلیط‌های دریافتی را تجزیه و تحلیل، طبقه‌بندی و به پرسنل پشتیبانی مربوطه هدایت کند، به‌روزرسانی‌های خدماتی را به مشتریان ارائه دهد و کارکنان فناوری اطلاعات را در مورد مسائلی که به دلایل انطباق نیاز به توجه فوری دارند، از جمله سایر وظایف اصلی آگاه کند. ابزارهای دسکتاپ خودکار پیشرفته، هوش مصنوعی را برای پیش‌بینی، مدیریت و حل مشکلات مشترک کاربران ترکیب می‌کنند.
- اتوماسیون بازاریابی نرم‌افزار اتوماسیون بازاریابی به شرکت‌ها اجازه می‌دهد تا مشتریان را با پیام‌های بازاریابی خودکار در کانال‌هایی از جمله ایمیل، وب‌سایت‌ها، رسانه‌های اجتماعی و پیام‌های متنی برای تولید سرنخ‌های فروش هدف قرار دهند. این فناوری بخشی از مدیریت ارتباط با مشتری یا CRM است و معمولاً توسط بخش های بازاریابی به عنوان راهی برای حذف وظایف تکراری از گردش کار کارکنان و افزایش کارایی کلی بازاریابی استفاده می شود. درباره اتوماسیون بازاریابی بیشتر بخوانید.
مزایای اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار
اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار باعث کارایی و استانداردسازی می شود که به نوبه خود، مزایای کسب و کار زیادی را به همراه دارد، از جمله موارد زیر:
- بهره وری بیشتر
- هزینه های پایین تر
- کاهش نرخ خطا
- رضایت بیشتر کارکنان
- درآمدهای بالاتر
- خدمات بهتر به مشتریان
- بینش موفقیت و شکست فرآیند
- حسابرسی و انطباق بهتر
حذف انسان از کارهای تکراری که توسط ماشین ها بهتر انجام می شود باعث صرفه جویی در زمان و کاهش نرخ خطا می شود، مشروط بر اینکه مراحل این فرآیند به خوبی تعریف شده باشد، مشروط به تفسیر محدود و استثنائات – مواردی که نیاز به مداخله انسانی است – به اطلاع رسانی شود. افراد مناسب توسط سیستم اتوماسیون فرآیند برای حل به موقع. اتوماسیون گردش کار وظایف کم اهمیت کارمندان را آزاد می کند تا روی کار با ارزش بالاتر تمرکز کنند.
با متمرکز کردن فرآیند کسب و کار از طریق اتوماسیون، سازمان ها نیز شفافیت را در جریان کار خود به دست می آورند. نرم‌افزار BPA وجود دارد که به شرکت‌ها این امکان را می‌دهد که تمام مراحل فرآیند را در یک داشبورد مشاهده کنند، وضعیت فعالیت‌های فرآیند، از بررسی وظایف تا فرآیند تأیید را مشاهده کنند. اتوماسیون همچنین می تواند اطمینان حاصل کند که مقررات انطباق رعایت می شود.
BPA در تلاش شرکت های امروزی برای تبدیل شدن به مشاغل دیجیتال اهمیت فزاینده ای پیدا کرده است. تحول دیجیتال به اتوماسیون فرآیند بستگی دارد، که اغلب با تبدیل اطلاعات به فرمت‌های قابل خواندن توسط رایانه شروع می‌شود و سپس بخشی از اتوماسیون کل سازمانی می‌شود.
چالش ها. باید تکرار کرد که هر فرآیندی کاندیدای خوبی برای اتوماسیون نیست. BPA برای کارهایی که حجم بالا، تکرار شونده، حساس به زمان هستند و افراد متعددی را درگیر می‌کنند، مناسب‌تر است. الزامات انطباق و حسابرسی معمولاً در فرآیندهای خودکار مدیریت آسان‌تر است. همانطور که در این مقاله در مورد مزایای BPA ذکر شد، اتوماسیون نیز یک تلاش یکباره نیست. شرکت ها باید به طور دوره ای بررسی کنند که چگونه فرآیندهای خودکار تحت تأثیر تغییرات در الزامات حاکمیتی، مقررات، امنیت و سایر عوامل قرار می گیرند.
BPA چگونه با RPA ارتباط دارد؟
اصطلاح BPA، همانطور که اشاره شد، برای توصیف مجموعه ای از قابلیت های اتوماسیون برای ساده سازی و بهبود فرآیندهای تجاری استفاده می شود. اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) زیرمجموعه ای از BPA است که بر خودکارسازی نحوه استفاده انسان از برنامه های کاربردی نرم افزاری در محل کار تمرکز دارد.
برای کسب‌وکارها جذاب است زیرا مسیری سریع برای خودکارسازی نحوه تعامل انسان‌ها و کپی کردن داده‌ها بین برنامه‌هایی که برای انجام کارهایشان استفاده می‌کنند، فراهم می‌کند. با استفاده از نرم‌افزار RPA، کارگران و توسعه‌دهندگان به طور یکسان می‌توانند با کلیک کردن و پیمایش مسیر خود در فرآیند کسب‌وکار، پیش‌نویس اولیه را برای یک اتوماسیون ساده ثبت کنند. این پیش نویس ها توسط تیم توسعه به برنامه های نهایی تبدیل می شوند. پلتفرم‌های مختلف RPA سپس این برنامه‌های اساسی را در برابر تغییرات در طرح‌بندی برنامه‌ها یا گردش کار سخت‌تر می‌کنند.
اتوماسیون فرآیند هوشمند و اتوماسیون فرآیند دیجیتال، قابلیت‌های اولیه RPA را با ابزارهای هوش مصنوعی ترکیب می‌کنند تا اتوماسیون‌های پیچیده‌تری ایجاد کنند. به عنوان مثال، تشخیص نویسه نوری می تواند متن چاپ شده را بخواند و پردازش زبان طبیعی می تواند اعداد را از فاکتورها به فیلدها در سیستم های تجاری نگاشت کند. الگوریتم‌های بینایی ماشین می‌توانند وظایفی مانند برآورد خسارت بیمه را انجام دهند. الگوریتم های هوش مصنوعی و یادگیری ماشین می توانند انواع دیگر تصمیماتی را که ممکن است یک ربات باید بگیرد را خودکار کند.
پلتفرم‌های توسعه با کد پایین نوع دیگری از ابزار اتوماسیون BPA هستند. ابزارهای توسعه با کد پایین تمایل دارند عملکرد بهتری نسبت به برنامه‌های RPA سنتی با استفاده از دسترسی رابط برنامه کاربردی (API) به جای تقلید از پیشرفت انسان از طریق UI ارائه دهند. و برخی از پلتفرم‌های کم‌کد، مانند Power Automate مایکروسافت، شروع به ترکیب سهولت تکنیک‌های برنامه‌نویسی RPA با سرعت اجرای API ابری کرده‌اند.
BPA چگونه با BPM ارتباط دارد؟
BPA می تواند یک ابتکار مستقل یا بخشی از یک استراتژی مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) بزرگتر باشد. اصطلاحات BPA و BPM گاهی اوقات به جای یکدیگر استفاده می شوند، اما آنها یکسان نیستند.
هدف BPA و BPM هر دو کمک به کسب و کارها برای تحقق بهتر اهداف سازمانی خود با بهبود فرآیندهای تجاری است، اما حوزه کاری آنها متفاوت است. BPA بر این تمرکز دارد که چگونه اتوماسیون می تواند فرآیند کسب و کار را ساده و ساده کند. BPM ممکن است شامل اتوماسیون باشد یا نباشد و از روش‌های مختلفی برای کشف، مدل‌سازی، تجزیه و تحلیل، تغییر و بهینه‌سازی فرآیندهای تجاری سرتاسر استفاده می‌کند.
در BPM، فرآیندهای کسب و کار به طور جمعی مدیریت می شوند تا نه تنها نرخ خطا را کاهش دهند و کارایی گردش کار را بهبود بخشند، بلکه برای مثال، برای روشن کردن نقش ها و مسئولیت های شغلی و افزایش ظرفیت سازمان برای انطباق با اهداف در حال تغییر کسب و کار، مدیریت می شوند.
پروژه های BPM اغلب از ابزارهای نمودارسازی مانند BPMN برای ترسیم نمودار فرآیندهای تجاری پیچیده استفاده می کنند. این نمودارها برای بهبود درک فرآیندهای تجاری موجود استفاده می شوند. آنها همچنین ممکن است به عنوان الگوهایی برای پیاده سازی اتوماسیون از طریق فناوری های مختلف BPA عمل کنند.
BPA چگونه با تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار ارتباط دارد؟
اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار و تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار فناوری های مکملی هستند که به طور گیج کننده ای از یک مخفف استفاده می کنند. تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار، همانطور که از نام آن مشخص است، به تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار می پردازد. زیرمجموعه ای از BPA، از رویکردهای دستی و خودکار مختلفی برای نقشه برداری و درک فرآیندهای موجود استفاده می کند.
در رویکرد دستی، کارشناسان فرآیند معمولاً با کارشناسان موضوع و کاربران تجاری مصاحبه می‌کنند تا یک نقشه فرآیند بسازند. رویکرد خودکار از فناوری‌های مختلفی استفاده می‌کند که شامل فرآیند کاوی، ضبط فرآیند و هوشمندی فرآیند برای انجام همین کار است.
فرآیند کاوی گزارش های سیستم سازمانی را تجزیه و تحلیل می کند تا فرآیندهای تجاری و تغییرات در نحوه اجرای آنها را ترسیم کند. ضبط فرآیند (گاهی اوقات به نام کار کاوی نامیده می شود) از بینایی ماشین برای نظارت بر صفحه کارمند استفاده می کند تا نقشه ای از فرآیندها را ایجاد کند که چندین برنامه را در بر می گیرد. هوشمندی فرآیند اصطلاح جدیدتری برای توصیف استفاده از هر دو فناوری همراه با BI و قابلیت‌های تحلیلی برای اتوماسیون و بینش بیشتر است.
اخیراً، گارتنر شروع به استفاده از اصطلاح تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار سازمانی (EPBA) برای توصیف این رویکردهای خودکارتر برای نقشه برداری و تجزیه و تحلیل خودکار فرآیندها کرده است.
چگونه فرآیندهای کسب و کار را خودکار کنیم
قبل از شروع یک پروژه BPA، درک نحوه عملکرد فرآیند موجود، اینکه چرا کاندیدای خوبی برای اتوماسیون است و چگونه باید تغییر کند، بسیار مهم است. در اینجا چند گام اولیه ضروری آورده شده است.
- اشتهای شرکت برای اتوماسیون کسب و کار را تجزیه و تحلیل کنید. اتوماسیون فرآیند کسب و کار نحوه انجام کار را تغییر می دهد، بنابراین نیاز به خرید سهامداران کلیدی دارد. دامنه اتوماسیون سطح تعهد اجرایی مورد نیاز برای تلاش BPA را تعیین می کند. کارکنان باید در جریان باشند: آیا پروژه BPA به همان سادگی تبدیل فرم کاغذی به فرمت الکترونیکی و مسیریابی افراد مناسب است، یا یک تلاش اتوماسیون متحول کننده که برای حمایت از یک مدل کسب و کار جدید طراحی شده است، کارمندان تحت تأثیر اتوماسیون قرار می گیرند. باید در مورد گردش کار جدید آموزش ببینند و باید ارزش تجاری را که فناوری BPA ارائه می دهد درک کنند. همچنین مهم است که ارتباط برقرار کنیم که اتوماسیون جدید چگونه می تواند بر مشاغل آنها تأثیر مثبت بگذارد.
- فرآیندهای “همانطور که هست” خود را درک کنید و نامزدهای بالقوه برای اتوماسیون را شناسایی کنید. اگر ندانید از کجا شروع می‌کنید، رسیدن به جایی که می‌خواهید سخت است. قبل از استقرار یک ابزار اتوماسیون، بسیار مهم است که بدانید فرآیند موجود شامل چه چیزی است. با این حال، درک فرآیندهای تجاری موجود و قوانین تجاری حاکم بر آنها برای بسیاری از سازمان ها آسان نخواهد بود.
- محدوده پروژه خود را بر اساس بلوغ اتوماسیون انجام دهید. شرکت‌ها معمولاً بیشترین بازدهی را از پروژه‌های BPA دریافت می‌کنند که فرآیندهای پیچیده و حیاتی تجاری و مدیریت پرونده را خودکار می‌کنند، با این حال، اکثر کارشناسان به شرکت‌هایی با تجربه محدود در اتوماسیون توصیه می‌کنند که کارهای کوچک و مبتنی بر قوانین تکراری، مانند سفارش‌های خرید را شروع کنند. ، که در آن مراحل (از جمله استثناها) بدون ابهام و به خوبی درک شده است. قابلیت‌های مختلف هوشمندی فرآیند مانند فرآیند کاوی و ضبط فرآیند می‌تواند به خودکارسازی این کار کمک کند.
- از ذینفعان کلیدی در مورد مراحل فرآیند حذف، بهینه سازی و خودکارسازی اطلاعات دریافت کنید. «مسیر گاو را هموار نکنید» یکی دیگر از جمله های رایج در دنیای اتوماسیون فرآیند است. ایده این است که خودکار کردن یک فرآیند موجود بدون بررسی اینکه کجا می‌توان آن را بهبود بخشید یا اینکه چگونه باید تغییر کند، به سادگی نقص‌های موجود را سرعت می‌بخشد. بحث هایی در مورد حکمت این هشدار وجود دارد، به ویژه برای شرکت هایی که به دنبال برنده شدن سریع از اتوماسیون هستند، اما به طور کلی کارشناسان BPA بر این باورند که فرآیند موجود نباید بدون تجزیه و تحلیل اینکه چگونه می تواند موثرتر باشد یا بدون نظر ذینفعان کلیدی، خودکار شود. به گفته مهندس نرم‌افزار James Highsmith III، نویسنده پرکار در زمینه توسعه نرم‌افزار و یکی از نویسندگان اصلی مانیفست چابک، پروژه‌های اتوماسیون موفق از منابع متعدد، از جمله تحلیلگران تجاری، تیم‌های توسعه و IT ورودی دارند.
ابزارها و نرم افزارهای اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار
BPA شامل مجموعه گسترده ای از فناوری های اتوماسیون تجاری است که به سرعت در حال تکامل هستند، از جمله موارد زیر:
- ابزارهای گردش کار که برای کاربران تجاری با تجربه محدود برنامه نویسی طراحی شده است.
- RPA، که ربات‌های نرم‌افزاری را ایجاد می‌کند که نحوه تعامل انسان با سیستم‌های دیجیتال را از طریق رابط کاربر تقلید می‌کند.
- اتوماسیون هوشمند، که از یادگیری ماشین و سایر ابزارهای هوش مصنوعی برای آموزش مدل های اتوماسیون استفاده می کند که در طول زمان بهبود می یابند. و
- اتوماسیون فرآیند دیجیتال (DPA)، اصطلاحی که منعکس کننده ارتباط بین استراتژی های BPA و تعهد بزرگتر تحول دیجیتال است.
علاوه بر این، نرم‌افزار مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPMS) در حال تکامل است، زیرا فروشندگان پیشرو BPM در این فضا مانند Pegasystems، Appian و دیگران قابلیت‌های RPA، AI و کم‌کد/بدون کد را اضافه می‌کنند.
Forrester Research اصطلاح BPM را با DPA-deep و DPA-wide جایگزین کرده است تا منعکس کننده تکامل نرم افزار BPM باشد. نتیجه این فضای فناوری سریع این است که شرکت ها باید آنچه را که فارستر چارچوب اتوماسیون می نامد ایجاد کنند که بین ابزارهای مختلف اتوماسیون مشخص شود، تبلیغات بازار را فیلتر کند و بفهمد که چگونه می توان از آنها به طور جداگانه و پشت سر هم برای دستیابی به اتوماسیون فرآیندهای تجاری استفاده کرد. .
