استاندارد ایزو 30301 یا ISO 30301:2019 الزامات «سیستم مدیریت سوابق» (MSR) را تعیین میکند تا سازمان بتواند سوابق معتبر، قابل‌استناد و در دسترس ایجاد، نگه‌داری و بهبود دهد و این کار را با ساختار مشترک استانداردهای مدیریتی (Annex SL) پیش ببرد. این نسخه جایگزین ویرایش 2011 شده و همچنان برای هر نوع سازمان قابل‌اعمال است.
نکته بروز: طبق برنامه‌ریزی ISO، بازنگری استاندارد در دستور کار بوده است (AWI 30301). پیش از خرید/استناد، وضعیت جاری نسخه ویرایش‌شده را در صفحه رسمی بررسی کنید.
- دامنه کاربرد و مزایا استاندارد ایزو 30301
- مفاهیم پایه سوابق قابل اعتماد (ISO 15489)
- الزامات کلیدی استاندارد ایزو 30301 (خلاصه عملیاتی)
- پیوند با خانواده 30300 و استانداردهای پشتیبان
- مراحل اخذ گواهینامه ISO 30301 (گام‌به‌گام)
- مدارک و شواهد موردنیاز (نمونه)
- زمان، هزینه و عوامل اثرگذار
- چک‌لیست خودارزیابی سریع (۱۰ مورد)
- خطاهای رایج و راه‌حل‌ها
- پرسش‌های متداول (FAQ)
- جمع‌بندی استاندارد ایزو 30301
دامنه کاربرد و مزایا استاندارد ایزو 30301
دامنه: هر سازمانی که بخواهد MSR را برپا، نگه‌داری، و بهبود دهد یا انطباق خود را نشان بدهد (خوداظهاری/ارزیابی طرف دوم/گواهی طرف سوم) می‌تواند از استاندارد ایزو 30301 استفاده کند.
مزایا (نمونه):
- پاسخگویی حقوقی و سازمانی با سوابق معتبر و قابل استناد
- کاهش ریسک عملیاتی و انطباقی از طریق کنترل سیستماتیک سوابق
- چابکی اطلاعاتی: بازیابی سریع «چه تصمیمی، چرا و چه‌زمان» گرفته شده است (بروشور رسمی سری 30300).
مفاهیم پایه سوابق قابل اعتماد (ISO 15489)
برای آن‌که سوابق «قابل استناد» باشند، باید چهار ویژگی را حفظ کنند: اصالت (Authenticity)، قابلیت اعتماد (Reliability)، تمامیت (Integrity) و قابلیت استفاده (Usability). این اصول راهنمای طراحی فرایندها و کنترل‌ها در MSR هستند.
الزامات کلیدی استاندارد ایزو 30301 (خلاصه عملیاتی)
استاندارد ساختار Annex SL را دنبال میکند؛ یعنی از «بستر سازمان» تا «بهبود». مهم‌ترین نقاط عملیاتی:
- بستر سازمان (Clause 4)
تعیین دامنه MSR، تحلیل نیازهای سوابق (کسب‌وکار به چه سوابقی نیاز دارد و چرا). در ویرایش 2019 بند 4.1.2 «الزامات سوابق» افزوده شده است. - رهبری و خط‌مشی (Clause 5)
خط‌مشی سوابق، نقش‌ها و مسئولیت‌ها، اهداف قابل‌اندازه‌گیری و تعهد مدیریت. - برنامه‌ریزی (Clause 6)
ریسک‌ها/فرصت‌ها، اهداف MSR و برنامه دستیابی؛ هم‌راستاسازی با راهبرد سازمان. ISO - پشتیبانی (Clause 7)
منابع، شایستگی، آگاهی، ارتباطات و اطلاعات مستند MSR. - عملیات (Clause 8) — قلب استاندارد
- 8.2 تعیین سوابقی که باید ایجاد شوند (بازنویسی‌شده در 2019)
- 8.3 طراحی و اجرای فرایندها/کنترل‌ها/سامانه‌ها (بازنویسی‌شده در 2019)
- کنترل‌های ایجاد، ضبط، طبقه‌بندی، نگه‌داری، دسترسی، انتقال، امحا/حفظ دائم و مدیریت تغییرات مرتبط. The ANSI Blog
- ارزیابی عملکرد (Clause 9)
پایش و اندازه‌گیری، ممیزی داخلی و بازنگری مدیریت برای سنجش اثربخشی MSR. - بهبود (Clause 10)
رسیدگی به عدم‌انطباق‌ها، اقدامات اصلاحی و بهبود مستمر.
پیوند با خانواده 30300 و استانداردهای پشتیبان
- ISO 30300 (مبانی و واژگان) واژگان و اهداف MSR را تعریف میکند و مکمل 30301 است.
- ISO 23081-1/2 چارچوب متادیتا برای مدیریت سوابق را ارائه می‌دهد؛ برای قابلیت تبادل/اِسناد و اینترопераبیلیتی در سامانه‌ها حیاتی است.
- صفحه کمیته ISO، نمای کلی سری 30300 را به‌عنوان بخشی از خانواده استانداردهای مدیریتی ارائه میکند.
مراحل اخذ گواهینامه ISO 30301 (گام‌به‌گام)
- تعریف دامنه
واحدها/فرایندها/سامانه‌ها/سایت‌هایی که زیر گواهی می‌آیند. - گپ آنالیز
مقایسه وضعیت موجود با الزامات بندبه‌بند و تدوین برنامه اقدام. - مستندسازی و اجرا
خط‌مشی و اهداف، روش‌های ایجاد/ضبط/طبقه‌بندی/نگه‌داری/امحا، تقویم نگه‌داشت (Retention Schedule)، ماتریس دسترسی، کنترل تغییرات، طرح استمرار دسترسی به سوابق درازمدت/دیجیتال. - ممیزی داخلی و بازنگری مدیریت
شناسایی و بستن عدم‌انطباق‌ها پیش از ممیزی شخص ثالث. - انتخاب مرجع صدور (CB) و ممیزی شخص ثالث
- Stage 1: بررسی مستندات و آمادگی
- Stage 2: ارزیابی اجرا در عمل و نمونه‌برداری از سوابق/کنترل‌ها
گواهی معمولاً ۳ ساله است با ممیزیهای مراقبتی سالانه و تمدید در پایان چرخه.
مدارک و شواهد موردنیاز (نمونه)
- خط‌مشی سوابق، اهداف و شاخص‌ها
- تحلیل نیازهای سوابق (چه سوابقی، برای چه کاری، با چه الزامات قانونی/قراردادی)
- روش‌های عملیاتی ایجاد/ضبط، طبقه‌بندی، نسخه‌برداری/تغییر، کنترل دسترسی، انتقال، امحا، نگه‌داشت دائم
- تقویم نگه‌داشت + مستندات امحا/انتقال به بایگانی دائم
- چارچوب متادیتا منطبق با ISO 23081 و نگاشت به سامانه‌ها/LIS/EDRMS
- شواهد پایش/KPI، ممیزی داخلی و بازنگری مدیریت
زمان، هزینه و عوامل اثرگذار
- آماده‌سازی تا Stage 2: برای سازمان‌های کوچک/تک‌سایته معمولاً از ۶ تا ۱۲ هفته (بسته به بلوغ فرایندها، حجم سوابق، تنوع سامانه‌ها).
- هزینه‌ها: تابع دامنه گواهی، تعداد سایت‌ها، روز-ممیزی، پیچیدگی حقوقی/تنظیمی سوابق و نیاز به بازدیدهای میدانی.
- توصیه عملی: از چند CB پیشنهاد مبتنی‌بر دامنه بگیرید تا مقایسه‌پذیر باشد. (چرخه‌ی سهساله با مراقبتی سالانه رایج است.)
چک‌لیست خودارزیابی سریع (۱۰ مورد)
- دامنه MSR و ذی‌نفعان کلیدی تعریف و مستند است.
- نیازهای سوابق (4.1.2) تحلیل و به فرایندها ترجمه شده است.
- خط‌مشی/اهداف سوابق و شاخص‌های اندازه‌گیری ابلاغ شده‌اند.
- نقش‌ها، شایستگی‌ها و آموزش‌های مرتبط مشخص‌اند.
- فرایندهای ایجاد/ضبط/طبقه‌بندی/دسترسی/انتقال/امحا اجرا و ثبت می‌شوند.
- Retention Schedule و شواهد امحا/انتقال قانونی دارید.
- چارچوب متادیتا و کنترل نسخه/تغییر برقرار است.
- ارزیابی‌های اصالت/قابلیت اعتماد/تمامیت/قابلیت استفاده در کنترل‌ها لحاظ شده‌اند.
- ممیزی داخلی و بازنگری مدیریت با خروجی‌های عملی برگزار میشود.
- عدم‌انطباق‌ها و اقدامات اصلاحی به‌موقع بسته می‌شوند.
خطاهای رایج و راه‌حل‌ها
- فناوری‌محوری بدون فرایند: اول «الزامات سوابق» و کنترل‌های فرایندی را بسازید، سپس ابزار را منطبق کنید.
- ابهام در نگه‌داشت/امحا: تقویم نگه‌داشت مبتنی‌بر قوانین/قراردادها تدوین و اجرا کنید؛ شواهد امحا را نگه دارید.
- نداشتن متادیتای سازگار: چارچوب متادیتا را طبق ISO 23081 طراحی کنید تا جستجو، تبادل و انتقال پایدار شود.
- ضعف در پایش و بازنگری: خط مبنا و KPI بگذارید و نتایج را در ممیزی داخلی و بازنگری مدیریت بررسی کنید.
پرسش‌های متداول (FAQ)
۱) ISO 30301 چیست و برای چه سازمان‌هایی مناسب است؟
استانداردی برای برپا کردن «سیستم مدیریت سوابق» که در هر نوع سازمان (کوچک تا Enterprise، دولتی/خصوصی) قابل‌اعمال است.
۲) تفاوت ISO 30301 با ISO 30300 چیست؟
30300 «مبانی و واژگان» را ارائه می‌دهد؛ 30301 «الزامات قابل‌ممیزی» برای استقرار MSR را تعیین میکند.
۳) آیا ISO 30301 قابل گواهی است؟
بله؛ از طریق ممیزی شخص ثالث (Stage 1 & 2) و سپس مراقبتی‌های سالانه در چرخه سهساله.
۴) نقش ISO 23081 چیست؟
چارچوب متادیتای سوابق را می‌دهد تا اصالت/قابلیت اعتماد/قابلیت استفاده و اینترопераبیلیتی تضمین شود.
جمع‌بندی استاندارد ایزو 30301
استاندارد ایزو 30301 چارچوبی عملی برای ساختن یک سیستم مدیریت سوابق قابل‌ممیزی ارائه میکند: از تحلیل نیازهای سوابق و طراحی فرایندها و متادیتا، تا پایش، ممیزی داخلی و بهبود مستمر.
