استراتژی کایزن، که به معنای “بهبود مستمر” است، هدف دارد منابع انسانی و فرایندهای یک سازمان را به نحوی بهبود دهد که شرایط صنعت را برای عملکرد بلندمدت و موفقیت‌آمیز آماده سازد. این اصطلاح، در دوران پس از جنگ جهانی دوم در ژاپن ابداع شد، زمانی که کسب‌وکارها در تلاش بودند تا با آثار جنگ مقابله کنند. واژه “kai” به معنای “تغییر” و “zen” به معنای “خوب” است.

یکی از بخش‌های اساسی استاندارد ایزو ۹۰۰۱، بهبود مستمر است. این استاندارد تلاش می‌کند تا با هدف‌گذاری برای کنترل کیفیت و تحلیل مداوم اطلاعات، بهبود سازمانی را تسهیل کند. اخذ ایزو ۹۰۰۱ به اهداف بهبود مستمر کمک می‌کند.

کایزن نتایج چشمگیری را برای شرکت‌ها مثل تویوتا به ارمغان آورده و به یک فلسفه تولید پرطرفدار در سرتاسر جهان تبدیل شده است. این استراتژی به همراه تکنیک‌هایی نظیر شش سیگما و پوکایوکه معرفی شده‌اند.

کایزن، بهبود مستمر در فرآیندهای تولید، یک رویکرد عملی و مداوم است که بهبود‌های کوچک و پیوسته را برای محیط کاری، ایمن، بازده و موثر ترویج می‌کند. این روش تولید ناب، اساسی‌ترین عامل تداوم و بهبود پویا در فرهنگ سازمانی شما است؛ به این معنا که هم‌گروهان، رهبران تیم و کارکنان به طور مستمر در تلاشند تا فرآیندها را بهبود داده و استانداردها را به سطح بالاتری برسانند.

فرآیند بهبود مستمر در محل کار

بهبود مستمر یک رویکرد است که همواره بهبود و بهتر شدن موارد را هدف دارد. استراتژی کایزن می‌تواند به‌عنوان یک جستجوی منظم برای بهبود فرآیندهای کاری در نظر گرفته شود. در این رویکرد، تغییرات کوچک و پیوسته به جای تغییرات گسترده مورد استفاده قرار می‌گیرند. با کایزن، همه اعضای سازمان به دنبال فرصت‌های بهبود پتانسیل‌دار هستند، نه فقط مدیران.

بدون کایزن

• ساختاری برای بهبود فرآیند وجود ندارد.
• اهداف تعیین نشده و یا اندازه‌گیری نامعلوم است.
• تغییرات در فرآیندها به ندرت اتفاق می‌افتد.

با کایزن

• فرآیند بهبودی مداوم و پیوسته دارد.
• اهداف بهبود مشخص و قابل‌اندازه‌گیری هستند.
• ارزیابی مداوم موفقیت‌ها انجام می‌شود و خود فرآیند بهبود نیز ارزیابی می‌شود.
• تطابق فرآیند منجر به اهداف جدید می‌شود.

فلسفه استراتژی کایزن

روش کایزن از فلسفه “شرق در مقابل غرب” نشات گرفته است. ماساکی ایمای به این باور بود که شرق و غرب به مفهوم بهبود مستمر از راههای متفاوتی استفاده می‌کنند. او معتقد بود که در ژاپن (شرق)، به جای پیشرفت‌های ناگهانی غرب، از روش تدریجی استفاده می‌شود. این روش تدریجی را به عنوان استراتژی کایزن نامگذاری کرد. در مدل شرقی، تغییرات کوچک و مداوم هدف‌های بزرگی را دنبال می‌کنند. این تغییرات ممکن است ابتدا به نظر بسیار کوچک ظاهر شوند، اما با گذر زمان می‌توانند به پیشرفت‌های قابل توجهی منجر شوند.

اهمیت روش کایزن

رویکرد کایزن، با انجام تغییرات کوچک و مداوم، می‌تواند به طول زمان به مزایای بزرگی برای کسب‌وکارها منجر شود. این روش باعث می‌شود که افراد به طراحی و اجرای تغییرات، بهبود‌ها و راه‌حل‌های موثری اقدام کنند. از این روش می‌توان برای بهبود کارایی و بهره‌وری در محیط کار استفاده کرد و افراد به احساس قدرت و ارتقاء خودمختاری دست پیدا می‌کنند.

یکی از مزیت‌های مهم استفاده از تغییرات کوچک، هزینه کم و اجرای آسان این تغییرات است. به این ترتیب، کسب‌وکارها می‌توانند به راحتی تغییرات موردنظر خود را پیاده‌سازی کنند و بدون ایجاد بار زیادی بر منابع خود، بهبودهای مؤثری را به دست آورند.

احترام به منابع انسانی نیز از جمله اصول اساسی کایزن است. این رویکرد توصیه می‌کند که نظرات و پیشنهادات تمام کارمندان و کارگران به‌عنوان مؤثرترین ابزارها برای بهبود فرآیندها مورد ارزیابی قرار گیرند. افراد باید احساس کنند که توانایی ایجاد تغییر در فرآیندها و روش‌ها را دارند و این اعتقاد باعث افزایش مشارکت‌ها و تعهد به بهبودها خواهد شد.

به‌عنوان یک نکته مهم، توجه داشته باشیم که هدف اصلی کایزن نباید تنها صرفه‌جویی در هزینه‌ها باشد، بلکه می‌تواند بهبودهای روان‌سازی و بهتر کردن محیط کار برای افراد حاضر در آن را نیز شامل شود.

نقش مدیریت در کایزن بسیار حائز اهمیت است. مدیران باید راهکارهای بهبود را تحت نظر گرفته، استانداردها را حفظ و بهبود بخشند و اهداف مشخصی برای بهبودها تعیین کنند. همچنین، از پیشنهادات و نظرات ارائه‌شده توسط کارکنان حمایت کرده و آنها را به بهبود فرآیندها تشویق کنند. همچنین، مدیریت مسئولیت دارد که همه اعضای تیم را از تغییرات و تحولات مطلع سازد.

در نهایت، مهم است توجه داشته باشیم که هر سازمان و محیط کاری منحصر به فرد است و استراتژی‌های کایزن باید به‌صورت هوشمندانه و با توجه به شرایط و نیازهای خاص آن سازمان انتخاب شوند. تمرکز بر توسعه رویکردها و ایجاد تغییرات مؤثر می‌تواند به بهبود پیوسته و مستمر کسب‌وکار کمک کند.

اصول استراتژی کایزن

استراتژی کایزن به ایجاد یک ذهنیت مثبت در سراسر شرکت نیازمند است و برای این منظور، ۱۰ اصل که هسته اصلی این فلسفه را تشکیل می‌دهند، به‌عنوان اصول اساسی به‌شمار می‌روند. این اصول عبارت‌اند از:

۱- فرضیات را کنار بگذارید: با اندیشیدن با ذهنیت باز و بدون تعصب، به بررسی اصول و فرضیات موجود پرداخته و احتمال وجود راه‌های جدید و بهبودهای احتمالی را برای کارها و فرآیندها در نظر بگیرید.

۲- در حل مشکلات فعال باشید: در هر مرحله از فعالیت‌ها و فرآیندها، به دنبال شناسایی مشکلات و بهبودهای احتمالی باشید و به اقدام برای حل آن‌ها بپردازید.

۳- وضعیت موجود را نپذیرید: به بهبود و تغییر مداوم تمایل داشته باشید و همواره در جستجوی راه‌حل‌ها و بهترین حالت‌ها باشید.

۴- کمال‌گرایی را کنار بگذارید و نگرش تغییر تطبیقی را در پیش بگیرید: به جای تلاش برای کمال‌گرایی، به تغییر مستمر و تطبیق با شرایط محیطی و نیازها فکر کنید.

۵- با یافتن اشتباهات به دنبال راه‌حل باشید: به جای سرزنش یا نادیده‌گرفتن اشتباهات، به ارزیابی آن‌ها و پیدا کردن راه‌حل‌های مناسب بپردازید.

۶- محیطی ایجاد کنید که در آن همه احساس کنند قدرت مشارکت دارند: برای افزایش مشارکت کارکنان، محیط کاری را به گونه‌ای طراحی کنید که همه احساس کنند نظرات و پیشنهاداتشان برای سازمان ارزشمند است.

۷- هیچ موضوعی را به عنوان بدیهیات نپذیرید؛ در عوض، پنج بار بپرسید «چرا» تا به علت اصلی برسید: برای شناخت علل و جلوگیری از تکرار مشکلات، همواره سوال «چرا» را مطرح کنید و به تحلیل عمیق مسائل بپردازید.

۸- اطلاعات و نظرات افراد متعدد را جمع‌آوری کنید: با جمع‌آوری نظرات و اندیشه‌های افراد مختلف در سازمان، از تنوع و کثرت ایده‌ها بهره ببرید.

۹- از خلاقیت برای یافتن پیشرفت‌های کم هزینه و کوچک استفاده کنید: به دنبال پیدا کردن راه‌حل‌های خلاقانه و اقتصادی برای بهبود‌ها باشید.

۱۰- هرگز پیشرفت را متوقف نکنید: توقف نکنید و همواره به دنبال بهبود و پیشرفت‌های جدید باشید.

ابزارهای کایزن

هدف اصلی استراتژی کایزن، افزایش کارایی و بهره‌وری در سازمان است، اما این هدف به‌وسیله ترویج یک محیط کاری سالم و خلاق انجام می‌شود که شرکت، کارکنان و خدمات ارائه‌شده به مشتریان را بهبود می‌بخشد. این فلسفه در چرخه‌ای عمل می‌کند که نیاز به همکاری در همه بخش‌ها دارد و حتی ممکن است به تامین‌کنندگان نیز گسترش یابد.

یکی از نمونه‌های برجسته‌ی کایزن، اجرای فرایندی به نام چرخه PDCA است. این چرخه که شامل مراحل Plan, Do, Check, Act می‌شود، ابتدا طرح و انباشت داده را برای مقایسه آتی آماده می‌کند و پس از اجرا، نتایج را بررسی و مقایسه می‌کند. در ادامه نتایج مورد بحث و بررسی قرار می‌گیرد تا طرح جدیدی ارائه شود و با استفاده از طرح جدید، اجرای چرخه PDCA آغاز می‌شود. این چرخه تداوم مستمر بهبود را فراهم می‌آورد و باعث ارتقاء مستمر کارایی و عملکرد سازمان می‌شود.

حلقه‌های کیفیت و پیشنهادات از دیگر ابزارهای مهم کایزن هستند که نقش بسزایی در موفقیت و بهبود سازمان ایفا می‌کنند. با ایجاد حلقه‌های کیفیت و ارائه پیشنهادات، افراد در فرایند بهبود و ارتقاء سازمان به‌طور فعال شرکت می‌کنند و این باعث افزایش مشارکت و انگیزه کارکنان برای بهبودهای مستمر می‌شود.

همچنین، یکی دیگر از ابزارهای کارآمد کایزن، چارچوب ۵S است که هدف از آن حذف ضایعات و استانداردسازی در محیط کار است. با اجرای این چارچوب، محیط کاری منظم و تمیز می‌شود که به نوبه خود باعث افزایش کارایی و انگیزه کارکنان برای بهبود محیط کاری و فرآیندها می‌شود.

از مزایای کایزن می‌توان به کاهش اشتباهات و ضایعات، کاهش نیاز به نظارت و بازرسی‌ها، افزایش روحیه بهبود‌یافته کارکنان و تمرکز بیشتر بر نیازهای مشتریان اشاره کرد. استفاده از سیستم‌هایی برای تشویق بهبود در کوتاه‌مدت و بلندمدت نیز از مزایای دیگر کایزن می‌باشد. با توجه به تمرکز کایزن بر بهبود تدریجی، این استراتژی رویکردی ملایم‌تر و موثرتر به‌منظور تغییر و بهبود است که نتیجه‌گیری‌های بهتری را به‌همراه دارد.

معایب کایزن

اگرچه استراتژی کایزن بسیار مؤثر و مفید است، اما چند معایب نیز برای آن شناسایی شده‌اند که در مواردی ممکن است اتفاق بیافتد. این معایب عبارت‌اند از:

1. تغییر فرهنگ: شرکت‌هایی که فرهنگ سنتی و سرزمین‌گرایی دارند، ابتدا نیاز به تغییرات فرهنگی جدی برای پذیرش استراتژی کایزن دارند. این تغییرات ممکن است نیاز به زمان و تلاش بیشتری داشته باشند.
2. نقص پایداری: رویدادهای کوتاه مدت کایزن ممکن است هیجان‌انگیز باشند ولی اثرات آن‌ها معمولاً محدود و کوتاه‌مدت است و به سرعت از بین می‌رود.

رویدادهای استراتژی کایزن:

اگرچه استراتژی کایزن بیشتر در فعالیت‌های روزمره استفاده می‌شود، اما رویدادهای کایزن نیز برای پروژه‌های بزرگ‌تر مفید هستند. این رویدادها یک فرایند بهبود مدوام هستند که ممکن است در چند ساعت، روزها یا حتی هفته‌ها طول بکشد.

این رویدادها شامل تغییرات فرایند، تغییرات در چیدمان تاسیسات، حذف زباله و استانداردسازی هستند. پروژه‌های بهبود معمولاً با تعیین یک محدوده مشخص آغاز می‌شوند. در مرحله برنامه‌ریزی، تیم کایزن باید یک منطقه یا فرآیند را برای بهبود انتخاب کند و محدوده رویداد را شناسایی کند.

کایزن و بهبود مستمر:

استراتژی کایزن با بهبود مستمر و اجرای تغییرات کوچک، محیط کاری پربارتر و کارآمدتری را فراهم می‌آورد و همه کارکنان را در فرآیند بهبود مشارکت داده و به هدف‌های سازمانی نزدیک‌تر می‌کند. این استراتژی یک فرآیند پایدار و مداوم برای بهبود فراهم می‌کند، اهداف سازمان را مشخص می‌کند و ابزارهای لازم را برای تحقق آن‌ها در اختیار مدیران قرار می‌دهد.

جهت اخذ انواع گواهینامه ایزو می توانید از طریق WhatsApp با مرکز مشاوره ایران گواه در تماس باشید.