اگر در مرحله مذاکره با یک خریدار خارجی هستید، احتمالا یکی از جملههای آشنا را در ایمیلها دیدهاید:
“Please provide your valid ISO 9001 certificate.”
یا کمی سختگیرانهتر:
“ISO 9001 certificate from an accredited certification body (IAF member).”
اینجاست که سوال اصلی شروع میشود:
«همین گواهینامهای که برای مناقصات داخلی گرفتهام کافی است؟»
«باید حتما IAF باشد؟»
«خریدار از کجا میفهمد گواهی من معتبر است؟»
در این صفحه، از زاویه صادرات و مذاکره با خریدار خارجی به ایزو 9001 نگاه میکنیم؛ نه بهعنوان یک مدرک تشریفاتی، بلکه بهعنوان ابزاری برای ساختن اعتماد، کاهش ریسک و باز کردن درِ همکاریهای بلندمدت. لحن را هم مثل یک جلسه مشاوره حضوری نگه میداریم؛ بدون واژههای پیچیدهی بیمصرف، اما دقیق و کاربردی.
پادکست کوتاه ایزو 9001 برای صادرات و همکاری بینالمللی؛ خریدار خارجی دقیقا چه میخواهد؟
اگر تصمیم دارید برای دریافت ایزو 9001 برای صادرات اقدام کنید مقاله اخذ گواهینامه ایزو 9001 چگونه است؟ را مطالعه کنید.
- چرا خریدار خارجی اینقدر روی ایزو 9001 حساس است؟
- همه گواهیهای ایزو 9001 برای صادرات یک وزن ندارند
- از روی متن قرارداد و RFQ، نوع گواهی لازم را چطور تشخیص بدهیم؟
- سه سناریوی رایج در پروژههای صادراتی
- تفاوت نگاه «ایزو برای مناقصه» و «ایزو برای صادرات»
- ایزو 9001 در صادرات چه مزیتهایی غیر از “تیک” قرارداد ایجاد میکند؟
- مسیر منطقی برای گرفتن ایزو 9001 مخصوص صادرات چیست؟
- اشتباهات رایج شرکتها در استفاده از ایزو 9001 برای صادرات
- نقش مشاور ایزو در پروژههای صادرات و همکاریهای بینالمللی
- جمعبندی؛ ایزو 9001 را برای صادرات «هوشمندانه» انتخاب کنید
چرا خریدار خارجی اینقدر روی ایزو 9001 حساس است؟
برای خریدار خارجی، شما فقط یک نام شرکت در آنسوی مرز هستید؛ نه میتواند بهراحتی از کارخانهتان بازدید کند، نه فرهنگ و سیستم کاری شما را میشناسد و نه تجربهای از همکاری قبلی با شما دارد.
اگر میخواهید گواهینامه ایزو و اعتبار بینالمللی را بیشتر بشناسید مقاله گواهینامه ایزو چیست و چه سطح اعتباری دارد؟ را مطالعه کنید.
همینطور پیشنهاد میکنیم مقاله کدام گواهینامه های ISO برای شرکت های صادراتی ایده آل هستند؟ را هم مطالعه کنید.
ایزو 9001 برای او یک زبان مشترک است. با دیدن یک گواهینامه معتبر، چند پیام ساده و مهم در ذهنش شکل میگیرد:
این شرکت حداقل یک سیستم پایه مدیریت کیفیت دارد؛ کارها کاملا شخصی و سلیقهای نیست.
فرایندها تعریف شدهاند، کنترل کیفیت وجود دارد و اگر مشکلی پیش بیاید، مکانیزمی برای ریشهیابی و اصلاح هست.
یک نهاد شخص ثالث (Certification Body) آمده، سیستم را ممیزی کرده و حداقل یک بار از بیرون به این سازمان نگاهی حرفهای انداخته است.
اگر خود استاندارد را نمیشناسید مقاله ایزو 9001 چیست را بخوانید.
بههمین خاطر در بسیاری از قراردادهای تامین، OEM، قرارداد نمایندگی و حتی Private Label، داشتن گواهینامه ISO 9001 یکی از اولین شروط ورود به مذاکره جدی است. برای بعضی خریداران، بدون این گواهی اصلا پرونده شما روی میز بررسی نمیشود.
همه گواهیهای ایزو 9001 برای صادرات یک وزن ندارند
اینجا دقیقا همان جایی است که منشأ سردرگمی شکل میگیرد.
روی کاغذ، هر شرکتی در دنیا میتواند برای شما یک «Certificate of ISO 9001» چاپ کند. اما از نگاه خریدار خارجی، همه این گواهیها در یک سطح دیده نمیشوند.
مطالعه پیشنهادی: مرجع صدور گواهینامه ایزو 9001 کیست؟ + لیست CBهای معتبر
به زبان ساده، خریدار معمولا سه چیز را چک میکند:
اول اینکه گواهینامه شما از طرف یک Certification Body شناختهشده صادر شده باشد؛ یعنی وقتی نام CB را در گوگل جستجو میکند، با یک سایت جدی، اطلاعات تماس مشخص و امکان استعلام روبهرو شود؛ نه یک صفحه نیمهکاره و بیاعتبار.
دوم اینکه آن CB تحت اعتبار یک Accreditation Body معتبر باشد؛ در سطح بینالمللی معمولا عضویت در IAF یا عضویت AB در شبکه IAF/ILAC برای خریداران مهم است. برای بعضی کشورها، ABهای ملی خودشان را میشناسند و روی آنها حساساند.
مطالعه پیشنهادی: مرجع صدور گواهینامه ایزو در ایران (NACI و IAF) / IAF کیست و نقش آن در اعتبار بینالمللی گواهینامه ایزو
سوم اینکه خریدار بتواند گواهینامه شما را بهسادگی استعلام کند؛ یا از سایت CB، یا از طریق AB، یا از راهحلهای رسمی مثل IAF CertSearch (وقتی خریدار خیلی سختگیر باشد).
اگر گواهی شما مثلا از یک CB محلی گرفته شده که در فضای بینالمللی شناختهشده نیست، ممکن است برای مناقصات داخلی قابل استفاده باشد، اما برای یک خریدار آلمانی، کانادایی یا کرهای، قانعکننده نباشد. این تفاوت را باید از ابتدا جدی گرفت.
از روی متن قرارداد و RFQ، نوع گواهی لازم را چطور تشخیص بدهیم؟
در مشاورههای صادراتی، اولین کاری که میکنیم این است که متن ایمیل خریدار، RFQ (درخواست قیمت) یا پیشنویس قرارداد را با هم خط به خط میخوانیم. خیلی وقتها خریدار، همانجا با چند کلمه ساده مشخص کرده که چه سطحی از گواهی را میخواهد، فقط باید زبانش را بلد باشیم.
گاهی خریدار فقط نوشته است:
“Valid ISO 9001 certificate”
در این حالت معمولا تمرکز او روی «واقعی و قابل استعلام بودن» است، نه لزوما روی IAF. اگر CB شما وبسایت درستحسابی و امکان استعلام آنلاین داشته باشد و گواهی به انگلیسی صادر شده باشد، در بسیاری از این موارد قبول میشود.
اما اگر خریدار نوشته باشد:
“ISO 9001 certificate from an accredited certification body (IAF member)”
یا
“Certified by an accredited CB recognized by IAF / ILAC”
اینجا سطح انتظار بالاتر است. باید سراغ CBهایی بروید که تحت اعتبار یک Accreditation Body عضو IAF هستند و این ارتباط در سایت AB و سایت CB بهصورت شفاف قابل ردیابی است.
در بعضی قراردادها، خریدار حتی نام CB یا AB مورد قبول خودش را هم ذکر میکند؛ مثلا فقط CBهای مورد تایید خودش را لیست کرده، یا گفته:
“Certification body must be accredited by UKAS / DAkkS / …”
در این حالت، ماجرا از «انتخاب آزاد» به «لیست محدود مورد قبول خریدار» تبدیل میشود و باید دقیقا روی همان لیست حرکت کنید.
سه سناریوی رایج در پروژههای صادراتی
برای اینکه موضوع ملموستر شود، سه سناریوی رایج را مرور کنیم.
در سناریوی اول، یک خریدار منطقهای (مثلا در عراق یا کشورهای همسایه) فقط خواسته است که شرکت شما «گواهی ISO 9001 معتبر» داشته باشد و هیچ اشارهای به IAF یا AB خاصی نکرده است. اینجا در بسیاری موارد، یک CB بینالمللی شناختهشده یا حتی یک CB خصوصی با برند قابلقبول و استعلام آنلاین، کار را راه میاندازد؛ به شرطی که گواهی به انگلیسی صادر شود و اطلاعات آن روی وبسایت CB در دسترس باشد.
مطالعه پیشنهادی: دریافت گواهینامه CE (بازار EU/EEA) – مراحل، مدارک، هزینه، زمان
در سناریوی دوم، خریدار اروپایی یا برند چندملیتی است و در مستنداتش صراحتا روی IAF/ILAC تأکید کرده است. اینجا باید از ابتدا روی گواهینامهای برنامهریزی کنید که تحت اعتبار AB عضو IAF صادر شود و قابلیت استعلام چندلایه (از طریق CB و AB و گاهی IAF CertSearch) داشته باشد. در این سطح، انتخاب CB و مسیر ممیزی، جدیتر و زمانبرتر است، اما در عوض، درهای بیشتری را در آینده برای شما باز میکند.
در سناریوی سوم، خریدار خودش سیستم ارزیابی تأمینکننده دارد و ممکن است علاوهبر گواهی ISO 9001، یک ممیزی حضوری یا آنلاین هم از کارخانه شما انجام دهد. در این حالت، داشتن یک ایزو 9001 «واقعی» که حداقل در سطح فرایند، مستندات و سوابق، با استاندارد هماهنگ باشد، بهشدت روی نتیجه ارزیابی تاثیر میگذارد؛ اینجا دیگر «گواهی کاغذی» بدون پیادهسازی، ریسک بزرگی است.
تفاوت نگاه «ایزو برای مناقصه» و «ایزو برای صادرات»
شاید همینجا بپرسید:
«من الان برای مناقصات داخلی، ایزو 9001 دارم؛ آیا برای صادرات باید دوباره از صفر شروع کنم؟»
جواب کوتاه این است که همه چیز به نوع گواهی فعلی و سطح انتظار خریدار بستگی دارد.
اگر گواهی فعلی شما از یک CB کاملا ناشناخته و بدون امکان استعلام انگلیسی صادر شده باشد، احتمالاً در نگاه خریدار خارجی وزن کمی دارد. در چنین حالتی، ما معمولاً توصیه میکنیم به سمت یک گواهی جدید، از یک مرجع معتبرتر و بینالمللیتر بروید.
مطالعه پیشنهادی: ایزو 9001 برای مناقصات؛ دقیقا چه نوع گواهینامهای لازم دارید؟
اما اگر گواهی فعلیتان از یک CB با برند شناختهشده و تحت اعتبار AB معتبر صادر شده و اطلاعات آن به انگلیسی روی سایت CB قابلاستعلام است، در بسیاری پروژهها همین گواهی کفایت میکند. ممکن است فقط لازم باشد ترجمه رسمی یا تأییدیههای تکمیلی تهیه شود و نیازی به شروع دوباره نباشد.
نکته مهم این است که برای صادرات، ایزو 9001 فقط «مدرک پیوست قرارداد» نیست؛ بخش مهمی از تصویر حرفهای شما در ذهن خریدار است. هر چقدر انتخاب مرجع صدور، شکل گواهی، زبان، تاریخ انقضا و هماهنگی با سایر مدارک شرکتتان حرفهایتر باشد، احتمال شکلگیری همکاریهای بلندمدت بیشتر میشود.
ایزو 9001 در صادرات چه مزیتهایی غیر از “تیک” قرارداد ایجاد میکند؟
بگذارید کمی خارج از بندهای قرارداد نگاه کنیم.
ایزو 9001 در سطح صادراتی، اگر درست پیاده شود، سه اثر مهم دارد که اغلب نادیده گرفته میشود.
اول اینکه تیم داخلی شما را برای کار با استانداردهای بینالمللی آماده میکند. خریدار خارجی معمولا فقط روی محصول نگاه نمیکند؛ روی پاسخگویی، مدیریت شکایت، کنترل تغییرات و ثبات کیفیت در طول زمان هم حساس است. سیستم مدیریت کیفیت کمک میکند این موارد به صورت فرایندی و تکرارپذیر انجام شود، نه سلیقهای و شخصی.
دوم اینکه در خیلی از فرمهای «ارزیابی تأمینکننده»، داشتن ایزو 9001 به شما امتیاز بیشتری میدهد؛ حتی اگر قرارداد فعلی خیلی بزرگ نباشد، در ارزیابیهای دورهای سالهای بعد، همین امتیازها میتواند شما را از رقبا جلو بیندازد.
سوم اینکه وقتی چند خریدار مختلف از کشورهای مختلف دارید، ایزو 9001 تبدیل به یک زبان مشترک بین شما و آنها میشود. شما بهجای توضیح جداگانه در مورد سیستم کیفیتتان برای هر مشتری، میتوانید بر پایه الزامات استاندارد صحبت کنید و بسیاری از سوالاتشان را با ارجاع به فرایندها و سوابق ایزو پاسخ دهید.
مسیر منطقی برای گرفتن ایزو 9001 مخصوص صادرات چیست؟
در عمل، ما معمولا مسیر را از جایی شروع میکنیم که شما الان قرار دارید، نه از یک چکلیست تئوریک.
قدم اول، خواندن دقیق الزامات خریدار و مستندات مرتبط است؛ ایمیل، RFQ، قرارداد، فرم ارزیابی تأمینکننده. باید مشخص شود خریدار چه چیزی را «الزام» و چه چیزی را «ترجیح» میداند. این تفاوت، روی انتخاب مرجع صدور و سطح هزینه/زمان تاثیر مستقیم دارد.
مطالعه پیشنهادی: هزینه اخذ گواهینامه ایزو 9001 / هزینه اخذ گواهینامه ایزو چقدر است؟
قدم دوم، بررسی گواهیهای فعلی شماست؛ اگر قبلاً ایزو 9001 (یا سایر استانداردها) گرفتهاید، باید ببینیم مرجع صدور، سطح اعتبار، زبان گواهی و وضعیت تمدید آن چگونه است. گاهی با کمی بهروزرسانی و تمدید، میشود همان گواهی را برای صادرات قابل استفاده کرد و نیازی به شروع صفر نیست.
در قدم سوم، یک تصویر سریع از وضعیت سیستم مدیریت کیفیت شما میگیریم؛ آیا فرایندهای اصلی مکتوب هستند؟ آیا سوابق تولید، کنترل کیفیت، رسیدگی به شکایت و آموزش پرسنل قابل نشان دادن به ممیز یا خریدار هستند؟ این تصویر، تعیین میکند که مسیر شما بیشتر «گواهیمحور» است یا «سیستممحور» و چقدر زمان برای آمادهسازی نیاز دارید.
مطالعه پیشنهادی: مراحل اخذ گواهینامه ایزو 9001 – ۵ مرحله ساده صدور ISO 9001
در نهایت، براساس نوع خریدار، کشور مقصد، حساسیت روی اعتبار (IAF/AB)، مهلت زمانی و بودجه، یک سناریوی مشخص پیشنهاد میشود؛ از انتخاب CB تا برنامه ممیزی و آمادهسازی مدارک. مهمترین نکته این است که گواهی نهایی، هم در قرارداد فعلی قابل استفاده باشد، هم برای خریداران بعدی قابل دفاع.
مطالعه پیشنهادی: مدارک مورد نیاز جهت اخذ گواهینامه ایزو – ۸ مدرک مهم
اشتباهات رایج شرکتها در استفاده از ایزو 9001 برای صادرات
در پروژههای صادراتی، چند اشتباه را بارها دیدهایم که بهتر است شما از آنها فاصله بگیرید.
یکی از رایجترین اشتباهات، استفاده از گواهیهای کاملاً داخلی و ناشناخته برای بازار خارجی است. این گواهیها شاید در مناقصات داخلی جواب داده باشند، اما خریدار خارجی وقتی نام CB را جستجو میکند، چیزی جدی پیدا نمیکند و ناخودآگاه نسبت به کل مدارک شما بدبین میشود.
اشتباه دوم، «خرید گواهی» بدون هیچگونه پیادهسازی سیستم است. شاید در نگاه اول کار را سریع جلو ببرد، اما وقتی خریدار تصمیم میگیرد ممیزی حضوری یا آنلاین انجام دهد، هیچ مستند و فرایند قابل ارائهای ندارید. نتیجه، از دست رفتن اعتماد است که ساخت دوبارهاش بسیار سختتر از گرفتن یک گواهی واقعی است.
اشتباه سوم، بیتوجهی به زمانبندی است. خیلی از شرکتها زمانی به فکر ایزو 9001 میافتند که خریدار خارجی، نسخه نهایی قرارداد را فرستاده و مهلت ارائه مدارک بسیار کوتاه است. در چنین شرایطی، یا مجبور میشوند سراغ گزینههای پرریسک بروند، یا کل فرصت همکاری را از دست میدهند. اگر صادرات برای شما یک استراتژی جدی است، بهتر است قبل از رسیدن به مرحله قرارداد، تکلیف گواهی و سیستم کیفیت خودتان را روشن کرده باشید.
نقش مشاور ایزو در پروژههای صادرات و همکاریهای بینالمللی
طبیعی است که شما بهعنوان تولیدکننده یا شرکت خدماتی، ذهنتان بیشتر درگیر قیمت، کیفیت محصول، لجستیک، تحویل بهموقع و مسائل بانکی است. اینکه همزمان بخواهید تمام جزئیات مربوط به CB، AB، IAF، استعلام، ترجمه، تمدید و ممیزی را هم از صفر یاد بگیرید، منطقی نیست و انرژی زیادی از شما میگیرد.
اینجا همان جایی است که حضور یک مشاور ایزو آشنا با فضای صادرات به کمک شما میآید. مشاوری که بتواند:
متن دقیق خواستههای خریدار را ترجمه و تفسیر کند و به شما بگوید «در عمل» چه نوع گواهی لازم دارید.
گواهیهای فعلیتان را بررسی کند و بگوید کدامشان هنوز قابل استفادهاند و کجا باید ارتقا بدهید.
براساس کشور مقصد و نوع خریدار، بین گزینههای مختلف CB و سطح اعتبار، انتخاب بهینه انجام دهد.
مسیر پیادهسازی سیستم و آمادهسازی برای ممیزی را طوری طراحی کند که هم الزامات استاندارد را پوشش بدهد، هم با واقعیت کسبوکار شما سازگار باشد.
مطالعه پیشنهادی: اخذ گواهینامه ایزو (راهنمای اصلی مراحل، شرایط و هزینهها
هدف ما در ایرانگواه این است که شما در مذاکرات صادراتی، با خیال راحت بتوانید پشت گواهی ISO 9001 خودتان بایستید؛ نه اینکه هر بار با ایمیل خریدار، دوباره نگران شوید که «آیا این گواهی را قبول میکند یا نه».
جمعبندی؛ ایزو 9001 را برای صادرات «هوشمندانه» انتخاب کنید
اگر بخواهیم همه بحث را در چند جمله خلاصه کنیم، پیام اصلی این است:
برای صادرات، ایزو 9001 نه یک برگه تشریفاتی، بلکه بخشی از استراتژی اعتمادسازی شماست.
نوع گواهی، مرجع صدور، سطح اعتبار و نحوه پیادهسازی سیستم، باید با نوع خریدار و بازار هدف هماهنگ باشد.
گواهیای که برای مناقصات داخلی جواب داده، لزوما برای خریدار اروپایی یا برند بینالمللی قانعکننده نیست.
مطالعه پیشنهادی: اخذ گواهینامه ایزو 9001 معتبر (فوری + استعلام)
بهترین نقطه شروع این است که اسناد و ایمیلهای خریدار را روی میز بگذارید، گواهیهای فعلیتان را کنار آن بگذارید و با یک نگاه مشاورهای، ببینید فاصله کجاست. از همانجا میتوان یک مسیر واقعبینانه برای گرفتن یا ارتقای ISO 9001 مخصوص صادرات طراحی کرد؛ مسیری که هم قرارداد فعلی را پوشش دهد، هم برای فرصتهای بعدی در بازارهای جدید، پشتوانهای محکم برای شما بسازد.
