بازنگری مدیریت در ایزو 9001، به عنوان یک جزء حیاتی از عملکرد سیستم مدیریت کیفیت تعریف شده است و به عنوان منبع اصلی برای بهبود سازمانی ضروری است. جلسه بازنگری مدیریت یا MRM (مخفف Management Review Meeting) در بسیاری از سازمان‌ها به صورت رسمی برگزار می‌شود و هدف آن بحث، بررسی و ثبت صورت جلسه است. بازنگری مدیریت در فرایند اخذ گواهی ISO، به ویژه برای استاندارد سیستم مدیریت کیفیت (QMS) به نام ISO 9001، به تهیه شرایط برای کسب و کارها کمک می‌کند. بند 9 استاندارد ISO 9001 الزامات بازنگری مدیریت، به ویژه ورودی و خروجی‌های ضروری آن را تشریح می‌کند.

جلسه بازنگری مدیریت در ایزو 9001 به چه معناست؟

جلسات بازنگری مدیریت بخش مهمی از فرایند مدیریت هر شرکت را تشکیل می‌دهند. موضوعاتی که در این جلسات بررسی می‌شوند شامل بحث درباره فرایندها و رویه‌های موجود در سیستم مدیریت شرکت و بهبود آن‌ها است. هدف از این نوع جلسات، شناسایی مشکلات درون سیستم و ارائه بازخورد درباره بهترین راه‌حل برای آن مسائل به مدیران سطح بالا است. همچنین، به ایجاد استراتژی‌های به‌روز برای بهینه‌سازی فرآیندهای مدیریتی کمک می‌کند. بازنگری مدیریت یک جلسه رسمی است که مدیران ارشد در آن حضور دارند و در فواصل زمانی مختلف در طول سال برگزار می‌شود.

ورودی و خروجی جلسات بازنگری مدیریت در استاندارد ISO 9001 مرتبط با عملیات روزانه، پیشرفت فروش یا مسائل مربوط به تولید هستند. همچنین، در هنگام ارزیابی مجدد سیاست‌ها، رویه‌ها، ساختارها، روندها یا الگوها به منظور ارتباط با اهداف کلیدی کسب‌وکار نیز استفاده می‌شوند. ورودی جلسات بازنگری مدیریت باید شامل عوامل ریسک و فرصت‌ها، عملکرد تأمین‌کننده خارجی، سطح رضایت مشتری، تغییرات مؤثر بر سیستم و نتایج ممیزی باشد.

اگرچه برای دریافت گواهینامه ISO 9001:2015 نیازی به ثبت مراحل نداریم، اما مستندکردن تاریخ بررسی، تصمیمات اتخاذ شده، شرکت‌کنندگان در بررسی، مغایرت‌های سیستم و توصیه‌هایی برای بهبود ضروری است. سوابق خروجی‌های بازنگری مدیریت باید منابع، افراد و جدول زمانی مورد نیاز را مشخص کنند. استاندارد ISO 9001 تصریح می‌کند که مدیریت باید بر روند تدریجی فرایند نظارت کند و در صورت بروز مشکلات مستمر، بازبینی‌های بیشتری را برنامه‌ریزی کند.

اهداف برگزاری جلسات MRM شامل موارد زیر می‌شوند:

1. رسیدگی به تغییرات سازمان

2. برجسته‌سازی سیستم‌های بهبودیافته

3. تقویت انگیزه کارکنان

4. پیشگیری از خطرات احتمالی

5. بررسی خطاهای قبلی

6. ارزیابی انطباق با استاندارد ISO 9001

دستورالعمل‌های بازنگری مدیریت در استاندارد ISO 9001 (بند 9.3)

دستورالعمل‌های بازنگری مدیریت در استاندارد ISO 9001 (بند 9.3)، از مدیریت ارشد سازمان می‌خواهد که به طور منظم تناسب و اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت خود را ارزیابی کند. بازنگری باید در زمانی انجام شود که نیاز به تغییرات در اهداف، خط‌مشی کیفیت و سایر جنبه‌های سیستم مدیریت کیفیت وجود دارد. این جلسات باید شامل موارد زیر باشند:

1. برآورد وضعیت جمع‌بندی جلسات قبلی

2. شناسایی تغییرات مؤثر بر سیستم مدیریت کیفیت سازمان

3. ارزیابی کفایت منابع موجود

4. شناسایی فرصت‌های بهبود

5. تثبیت اهداف جلسات بازنگری

اثربخشی بازنگری مدیریت در استاندارد ISO 9001

با اندازه‌گیری اثربخشی خروجی‌ها می‌توانید اثربخشی بازنگری مدیریت را ارزیابی کنید. در ادامه، مواردی برای بررسی وجود دارد:

1. تصمیمات کلیدی

2. تکمیل وظایف قبلی

3. کار در حال انجام

4. انگیزه کارکنان برای دستیابی به اهداف جدید

5. برآوردهای بودجه

6. پیش‌بینی برنامه‌های تولید بعدی

7. پشتیبانی موردنیاز اعضای تیم

چه زمانی باید بازنگری مدیریت انجام شود؟

به‌عنوان بخشی از تلاش‌های یک سازمان به سمت بهبود مستمر، توانایی ارزیابی و ارتقای نحوه عملکرد سیستم‌های مدیریت باید جزء منظم استراتژی‌های کلی کسب‌وکار باشد. بنابراین، مناسب است این جلسات را در فواصل زمانی برنامه‌ریزی‌شده، مثلاً فصلی، سالانه یا هر دو سال یک‌بار انجام دهید.

چه کسانی باید در جلسات بازنگری مدیریت شرکت کنند؟

سیستم‌ها و فرایندهای یک سازمان باید توسط مدیریت ارشد، از جمله رهبران کسب‌وکار و مدیران کیفیت، مورد بررسی قرار گیرند. بنابراین، آنها باید در طول بررسی‌های منظمی که انجام می‌شود، حضور داشته باشند. همچنین، بسته به نوع سیستم مدیریتی مورد بررسی، سایر اعضای سازمان نیز می‌توانند برای همسویی بهتر اهداف و عملکرد در این جلسات شرکت کنند.

رابطه بین بازنگری مدیریت و ممیزی داخلی در استاندارد ISO 9001 چیست؟

ممیزی‌های داخلی اغلب توسط کارشناسان واجد شرایطی که در سازمان حضور دارند، با هدف ارزیابی اینکه آیا فرایندها و روش‌های فعلی سازمان با الزامات استاندارد ISO سازگار هستند یا خیر، انجام می‌شود. جلسات بازنگری مدیریت در استاندارد ISO 9001 توسط مدیریت ارشد برگزار می‌شود تا عملکرد سیستم مدیریت را بر اساس نتایج مطلوبی که به دست می‌آید، ارزیابی کند.

هر دو این موارد فرصتی را برای سازمان‌ها فراهم می‌کنند تا عملکرد فعلی سیستم مدیریت خود را بررسی کنند، مناطقی که بهبود نیاز دارند را شناسایی کنند و به طور فعال به مسائلی که نیاز به بهبود مستمر دارند، پرداخت کنند.

جمع‌بندی جلسات بازنگری مدیریت در استاندارد ISO 9001

اگرچه برای دریافت گواهینامه ISO 9001 نیازی به ثبت مراحل جلسات بازنگری مدیریت وجود ندارد، اما مستندسازی تاریخ بررسی، تصمیمات اتخاذ شده، شرکت‌کنندگان در جلسه بازنگری، مغایرت‌های سیستم و توصیه‌هایی برای بهبود ضروری است. بنابراین، بهتر است صورت جلسات بازنگری مدیریت را تهیه و منتشر کنید تا در جلسات برنامه‌ریزی‌شده بعدی مورد بحث و بررسی قرار گیرد.

علاوه بر این، رؤسای ادارات باید از تکمیل کامل تمام وظایف توافق شده قبل از برگزاری جلسات بعدی اطمینان حاصل کنند. آنها باید تیم‌ها راهنمایی کنند تا وظایفی که به عهده آن‌ها گذاشته شده را تا قبل از مهلت مقرر به پایان برسانند. این تضمین می‌کند که جلسات بازنگری مدیریت به صورت موثری برگزار شده و نتایج آن بهبود و بهبود مستمر در سیستم مدیریت را تضمین می‌کنند.

جلسات بازنگری مدیریت در استاندارد ISO 9001 به عنوان یک فرآیند کلیدی برای بهبود مستمر سیستم مدیریت در سازمان‌ها محسوب می‌شوند. این جلسات به مدیران و کارشناسان امکان می‌دهند تا عملکرد سیستم مدیریت را با استناد به نتایج قابل اندازه‌گیری و شاخص‌های عملکرد مورد ارزیابی قرار دهند. با توجه به نتایج به‌دست‌آمده، تصمیمات و توصیه‌هایی برای بهبود فرایندها و سیستم مدیریت اتخاذ می‌شود.

به طور خلاصه، جلسات بازنگری مدیریت و ممیزی داخلی در استاندارد ISO 9001 با هدف ارزیابی و بهبود مستمر سیستم مدیریت در سازمان‌ها برگزار می‌شوند. این جلسات امکان می‌دهند که فرایندها و شیوه‌های فعلی سازمان با الزامات استاندارد هماهنگی داشته باشند و منجر به شناسایی مناطق بهبود و ارائه توصیه‌هایی برای بهبود مستمر شود.