در این مقابه به بند چهار ایزو 9001 خواهیم پرداخت. استاندارد ISO 9001:2015، یکی از بخش‌های مهم استاندارد بین‌المللی ISO 9001 است و به مدیریت کیفیت و فرآیندهای مرتبط با آن مرتبط می‌شود. این بخش از استاندارد از چهار زیربخش اصلی تشکیل شده است که شامل موارد زیر می‌شوند:

1. فهم سازمان: در این بخش، سازمان باید بتواند ساختار و اهداف خود را به درستی شناخته و تفهیم کند. این شامل شناخت نقاط قوت و ضعف سازمان، شناسایی مخاطرات و فرصت‌ها، و نیاز به ایجاد تغییرات در سیستم مدیریت کیفیت است.
2. فهم نیازها و انتظارات طرف‌های مرتبط: در این بخش، سازمان باید نیازها و انتظارات مشتریان، پیمانکاران، و دیگر طرف‌های مرتبط را به دقت شناخته و مورد توجه قرار دهد. این می‌تواند با تحلیل بازار، بازخورد مشتریان، و تبادل اطلاعات با طرف‌های مرتبط انجام شود.
3. تعیین دامنه سیستم مدیریت کیفیت: در این مرحله، سازمان باید مشخص کند که کدام فعالیت‌ها و فرآیندهای آن به صورت مستقیم در محدوده سیستم مدیریت کیفیت قرار دارند. این انتخاب باید مبتنی بر اهداف و نیازهای سازمان و طرف‌های مرتبط باشد.
4. مدیریت کیفیت و فرآیندهای آن: در این بخش، سازمان باید فرآیندهای مرتبط با کیفیت را ایجاد و مدیریت کند تا بهبود‌های مستمر در کیفیت محصولات و خدمات خود داشته باشد. این فرآیندها باید با استفاده از اصول استاندارد ISO 9001:2015 طراحی و اجرا شوند.

استاندارد ISO 9001 به سازمان‌ها کمک می‌کند تا بهبود نیازمندی‌ها و حفظ تطابق سیستم مدیریت کیفیت را برای دریافت گواهی ISO 9001 داشته باشند. با اجرای این استاندارد، سازمان‌ها می‌توانند فرآیندهای خود را بهبود بخشیده و به مشتریان خدمات و محصولات با کیفیت تری ارائه دهند، که این امر به افزایش رضایت مشتریان و پیشرفت کسب‌وکار کمک می‌کند.

بند چهار ایزو 9001 و تعریف محیط فیزیکی

در استاندارد ISO 9001:2015، بند چهار عموماً به عنوان “تعریف محیط فیزیکی سازمان” یا به اختصار “تعریف محیط” نامیده می‌شود. بند چهار ایزو 9001 به سازمان‌ها درخواست می‌دهد که محیط فیزیکی خود را به دقت تعریف و شناسایی کنند. این تعریف به عنوان جزءی از سیستم مدیریت کیفیت (QMS) سازمان در نظر گرفته می‌شود.

اصول مدیریت کیفیت (QMS)

استاندارد ایزو ۹۰۰۱ تمرکز خود را بر اصول مدیریت کیفیت متمرکز می‌کند. این اصول شامل تمرکز بر مشتری، مشارکت مدیریت بالا، رویکرد فرآیند، و بهبود پیوسته هستند. با تمرکز بر مشتری، سازمان‌ها به نیازها و انتظارات مشتریان خود پاسخ می‌دهند و از این طریق رضایت مشتریان را بهبود می‌بخشند.

مشارکت مدیریت بالا به معنای دخیل کردن مدیران در فرآیندهای کیفیتی است و باعث ایجاد تعهد به بهبود مداوم می‌شود. رویکرد فرآیند به این معنی است که سازمان‌ها باید فرآیندهای خود را شناسایی کرده و بهبود دهند تا به بهره‌وری بیشتری دست یابند. در نهایت، بهبود پیوسته به معنی ارائه بهبودهای مداوم و مستمر در سازمان است.

عناصر تعریف محیط فیزیکی در بند چهار ایزو 9001

بند چهار استاندارد ISO 9001:2015 عبارت است از “عناصر تعریف محیط فیزیکی سازمان” که به عنوان بخشی از این استاندارد، به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا محیط فیزیکی و شرایط محیطی خود را با دقت شناسایی و مدیریت کنند. این اطلاعات برای ایجاد یک سیستم مدیریت کیفیت (QMS) قوی و موثر در سازمان بسیار اساسی هستند. در ادامه، عناصر تعریف محیط را به تفصیل توضیح می‌دهیم:

مکان فیزیکی سازمان:

• شامل تعیین مکان و موقعیت ساختمان‌ها، ادارات و اماکن مرتبط با سازمان می‌شود.
• شناسایی و تعریف محل‌هایی که برای انجام فعالیت‌های مختلف سازمان استفاده می‌شود.
• تعیین و تعریف مناطق مختلف داخلی و خارجی سازمان جهت انجام عملیات و ارائه خدمات.

تجهیزات و منابع فیزیکی:

• شناسایی و تعریف تجهیزات و منابع فیزیکی مورد نیاز برای تولید محصولات و ارائه خدمات سازمان.
• مشخص‌کردن وضعیت و نگهداری تجهیزات و منابع به منظور حفظ کارایی آن‌ها.
• اندازه‌گیری و نظارت بر عمر مفید تجهیزات و منابع فیزیکی.

زیرساخت‌های مرتبط:

• تعیین زیرساخت‌های مورد نیاز برای اجرای عملیات و فعالیت‌های سازمان، از جمله انرژی، ابزارها و فناوری‌های مرتبط.
• مشخص‌کردن نیازمندی‌ها و استانداردهای مربوط به زیرساخت‌ها.
• اندازه‌گیری و به‌روزرسانی منابع زیرساختی به منظور تضمین عملکرد بهینه.

شرایط محیطی:

• شامل تعریف و تفهیم شرایط محیطی مانند دما، رطوبت و فشار.
• مشخص‌کردن تأثیر شرایط محیطی بر فرآیندها و محصولات سازمان.
• اتخاذ تدابیر مناسب برای کنترل و مدیریت شرایط محیطی.

مشتریان و اطلاعات اشتراکی:

• شناخت مشتریان و تعیین نیازها و انتظارات آن‌ها.
• ایجاد روابط مؤثر با مشتریان و برقراری ارتباط با آن‌ها.
• جمع‌آوری و تجزیه‌وتحلیل اطلاعات اشتراکی با مشتریان به منظور بهبود محصولات و خدمات.

نمونه کاربردی از پیاده سازی بند چهار استاندارد ISO 9001

همانطور که پیش‌تر گفته شد، بند چهار استاندارد ISO 9001 به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که فرآیندهای خود را بهبود دهند و بنابراین به کیفیت و عملکرد بهتری دست پیدا کنند. در ادامه، یک نمونه کاربردی از اجرای بند چهار استاندارد ISO 9001 در یک سازمان را برای شما توضیح می‌دهیم:

معرفی سازمان:

در نظر بگیرید که ما با یک شرکت تولیدی خودروهای الکتریکی به نام “تسلا” سروکار داریم. شرکت تسلا تولیدکننده موتورهای برقی برای خودروهای هیبریدی و الکتریکی خود است. تسلا به دنبال بهبود کیفیت محصولات و کاهش هزینه‌ها است و به این نتیجه می رسد که بند چهار استاندارد ISO 9001 را پیاده‌سازی کند.

تجزیه و تحلیل فرآیندها:

اولین گام و قدم در اجرای بند چهار استاندارد، تجزیه و تحلیل فرآیندهای کلی سازمان است. تیم مدیریت کیفیت تسلا تمام مراحل تولید موتورها را به طور دقیق بررسی می‌کند. این بخش شامل مراحل تولید از طراحی اولیه تا تست‌های نهایی محصول می‌شود.

شناسایی مشکلات:

پس از تجزیه و تحلیل، تسلا به مشکلات اصلی دست می‌یابد. این مشکلات شامل مواردی مانند:

• زمان‌بندی نامناسب تولید.
• عدم انطباق با استانداردهای کیفیت برای برخی از محصولات.
• نقص‌های موجود در فرآیند کنترل کیفیت.

پیاده‌سازی بند چهار استاندارد:

بعد از شناسایی مشکلات، شرکت تسلا تصمیم به اجرای بند چهار استاندارد می‌گیرد. این اقدام به شکل زیر انجام می‌شود:

• آموزش کارکنان: ابتدا تمامی کارکنان شرکت تسلا در دوره‌های آموزشی کیفیت و استانداردهای ایزو 9001 شرکت می‌کنند تا با اهداف و مفاهیم ایزو آشنا شوند.
• تشکیل گروه‌های کیفیت: تسلا گروه‌های کاری کیفیت تشکیل می‌دهد که وظیفه نظارت بر فرآیندها و اجرای استانداردهای ایزو را بر عهده دارند.
• پیاده‌سازی سیستم‌های کنترل کیفیت: سیستم‌های کنترل کیفیت جدیدی در فرآیندها نصب و برقرار می‌شوند تا انطباق با استانداردهای ایزو به وضوح تضمین شود.
• برگزاری مرورهای دوره‌ای: تیم‌های کیفیت به صورت دوره‌ای عملکرد فرآیندها و پیشرفت در اجرای بند چهار را مرور و ارزیابی و بررسی می‌کنند.

اهمیت درک محیط در استاندارد ISO 9001 بند چهارم

یکی از نکات حیاتی در سیستم مدیریت کیفیت، تفهیم محیط فیزیکی سازمان است که اهمیت بسیاری دارد. با شناخت دقیق محیط فیزیکی، سازمان قادر خواهد بود تا عملکرد خود را بهبود ببخشد، نیازهای مشتریان را بهتر درک کند و مطمئن شود که شرایط محیطی مناسب برای تولید محصولات و ارائه خدمات وجود دارد. تفهیم محیط یکی از مراحل بسیار حیاتی در فرآیند مدیریت کیفیت سازمان‌هاست و اهمیت آن به دلایل زیر بسیار بالاست:

1. بهبود عملکرد: تفهیم محیط به سازمان کمک می‌کند تا در محیط فیزیکی خود بهبودی عملکردی حاصل کند. با شناخت دقیق محلی که سازمان در آن واقع شده و تجهیزات مرتبط، سازمان می‌تواند فرآیندهای خود را بهینه‌تر مدیریت کرده و منابع خود را به بهترین شکل بهره‌برداری کند.
2. کاهش ریسک: تعیین شرایط محیطی مرتبط با عملکرد سازمان به شناسایی و کاهش ریسک‌های محیطی کمک می‌کند. به عنوان مثال، در مواجهه با شرایط آب و هوایی خاص، سازمان می‌تواند اقدامات مناسبی برای حفاظت از تجهیزات و منابع خود انجام دهد.
3. ارتقاء ایمنی: در برخی صنایع و محیط‌ها، ایمنی عوامل بسیار حیاتی است. تفهیم محیط به سازمان کمک می‌کند تا شرایط ایمنی را به درستی ارزیابی کرده و اقدامات ایمنی مناسب را اتخاذ کند.
4. رضایت مشتریان: در بند چهار ایزو 9001 شناخت محیط فیزیکی توسط سازمان می‌تواند به افزایش رضایت مشتریان کمک کند. اطلاعاتی که از محیط تفهیم شده به دست می‌آید، به سازمان کمک می‌کند تا نیازها و انتظارات مشتریان را بهتر درک کند و محصولات و خدمات خود را با توجه به این نیازها بهبود دهد.
5. توسعه استراتژی‌های موثر: تفهیم محیط فیزیکی اطلاعات اساسی در مورد منابع و محیط خود به سازمان می‌دهد. این اطلاعات می‌توانند به تدوین استراتژی‌های موثرتر و بهینه در زمینه تولید، توزیع و ارائه محصولات کمک کنند.
6. پایداری کسب‌وکار: در بند چهار ایزو 9001 با تفهیم محیط، سازمان می‌تواند پایداری کسب‌وکار خود را تضمین کند. این اطلاعات به تصمیم‌گیری‌های استراتژیک و مدیریت منابع کمک می‌کنند تا سازمان را در برابر تغییرات محیطی مقاوم نماید.

سخن پایانی

درک محیط فیزیکی یک سازمان در بند چهار ایزو 9001 بسیار حیاتی است. بند چهار ایزو 9001 کمک می‌کند تا سازمان‌ها به بهبود کیفیت و عملکرد خود بپردازند و با محیط فیزیکی خود بهتر آشنا شوند. این موضوع به تضمین کیفیت محصولات و خدمات سازمان و رضایت مشتریان کمک می‌کند و به عنوان یکی از اصول مدیریت کیفیت ارزشمند مطرح می‌شود.

به طور کلی، بند چهار ایزو 9001 و درک محیط فرآیندی مهم و بسیار پایه در مدیریت کیفیت است. این مسئله به سازمان‌ها کمک می‌کند تا برای بهبود عملکرد، ایمنی و رضایت مشتریان خود برنامه‌ریزی کنند و با موفقیت در محیط فیزیکی خود عمل کنند.

جهت اخذ انواع گواهینامه های ایزو و گواهینامه های ملی مانند صلاحیت پیمانکاران می توانید با مرکز مشاوره ایران گواه در تماس باشید.

برای کسب اطلاعات بیشتر می‌توانید از طریق شماره‌ تماس 46134156-021 با ما در تماس باشید یا از طریق تکمیل فرم اخذ گواهینامه ایزو کارشناسان ما با شما تماس خواهند گرفت. استفاده از خدمات مشاوره مرکز مشاوره ایران گواه کاملا رایگان است.