بند ۷ در ISO 45001: «پشتیبانی—شایستگی، آگاهی، ارتباطات و اطلاعات مستند»

بند ۷ استاندارد ایزو 45001 زیرساختی را فراهم می‌کند که بدون آن، برنامه‌ریزی ریسک‌ها (بند ۶)، اجرای کنترل‌ها (بند ۸)، و ارزیابی عملکرد (بند ۹) روی زمین سست بنا می‌شود. «پشتیبانی» یعنی هرآنچه برای کارکردن سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت حرفه‌ای (OH&S) لازم است: شایستگی افراد (۷.۲)، آگاهی (۷.۳)، ارتباطات (۷.۴) و اطلاعات مستند (۷.۵). این مقاله یک راهنمای ۱۰۰٪ اجرایی است: تعریف‌ها، گام‌های پیاده‌سازی، الگوها، ماتریس‌ها، KPIها، خطاهای رایج، و نقشه راه ۱۴روزه—تا بتوانید واقعاً ایمن‌تر شوید.

۱) نمای کلی بند ۷ و پیوند آن با سایر بندها

• ۷.۲ شایستگی (Competence): افراد انجام‌دهنده کار باید قادر باشند کار را ایمن و صحیح انجام دهند؛ بر اساس آموزش، مهارت، تجربه و رفتار. خروجی این بخش در اهداف و کنترل‌ها (بندهای ۶ و ۸) اثر مستقیم می‌گذارد.
• ۷.۳ آگاهی (Awareness): کارکنان باید بدانند چه چیزی مهم است (خط‌مشی، اهداف، خطرات و کنترل‌ها، نقش خودشان، پیامدهای عدم انطباق، حق توقف کار ناایمن).
• ۷.۴ ارتباطات (Communication): تعیین چه کسی، چه چیزی را، برای چه کسی، چگونه و چه‌وقت منتقل می‌کند—داخل و خارج سازمان.
• ۷.۵ اطلاعات مستند (Documented Information): ایجاد، بازنگری، کنترل و نگهداری اسناد و سوابق؛ از خط‌مشی و روش‌ها تا فرم‌ها و رکوردها.

اگر بند ۴ «نقشه سرزمین» و بند ۵ «قطب‌نما» باشد، بند ۷ سوخت، تجهیزات و نقشه‌های عملیاتی شماست.

۲) شایستگی (۷.۲): از تعریف تا سنجش اثربخشی

۲.۱ تعریف عملیاتی شایستگی

شایستگی = دانش (Knowledge) + مهارت (Skill) + تجربه (Experience) + رفتار (Attitude) در زمینه‌ای مشخص. شایستگی باید قابل تعریف، سنجش و به‌روزرسانی باشد.

۲.۲ گام‌های اجرایی پیاده‌سازی ۷.۲

1. شناسایی نقش‌های بحرانی HSE: مدیر HSE، سرپرست تولید، اپراتور لیفتراک، تکنسین برق، تیم تعمیرات، تیم فضای بسته، کارکنان پیمانکار، پزشک/پرستار حرفه‌ای و…
2. تعریف معیارهای شایستگی برای هر نقش: مجوزها/گواهی‌ها (مثلاً لیفتراک)، دوره‌های اجباری، تجربه حداقلی، مهارت‌های ویژه (LOTO، Permit to Work).
3. تحلیل نیازهای آموزشی (TNA): برای هر نفر، فاصله بین شایستگی لازم و موجود را مشخص کنید.
4. برنامه آموزش و توسعه: دوره‌های پایه، بازآموزی، آموزش‌های ضمن کار (OJT)، مربیگری، شبیه‌سازی، ای‌لرنینگ.
5. ارزیابی اثربخشی آموزش: آزمون قبل/بعد، مشاهده میدانی، ممیزی عملکرد، شاخص‌های حوادث/شبه‌حادثه.
6. نگهداری سوابق: گواهی‌ها، حضور کلاس، نتایج آزمون، ارزیابی مربی/سرپرست، تاریخ‌های انقضا.

مطالعه پیشنهادی: رسیدگی به حوادث در ISO 45001

۲.۳ ماتریس شایستگی (Competency Matrix — الگوی آماده)

نقش/شایستگی	آشنایی با خطرات شغل	LOTO	کار در ارتفاع	فضای بسته	لیفتراک	PTW	کمک‌های اولیه	گزارش شبه‌حادثه	زبان/ارتباط
مدیر HSE	4	4	3	3	2	4	2	4	4
سرپرست تولید	4	3	3	2	2	3	2	4	3
تکنسین برق	3	4	2	2	1	3	2	3	3
اپراتور لیفتراک	3	2	1	1	4	2	2	3	2
عوامل پیمانکار	3	2	2	2	2	3	1	3	2

مقیاس سطح مهارت: 0=نیازمند آموزش، 1=بنیادی، 2=کاربردی، 3=پیشرفته، 4=متخصص.
نکته: ستون‌ها و نقش‌ها را مطابق سایت/صنعت خود و الزامات ایزو 45001 شخصی‌سازی کنید.

۲.۴ ارزیابی اثربخشی آموزش (به‌سبک Kirkpatrick، خلاصه‌شده)

• سطح ۱ – واکنش: رضایت شرکت‌کننده (فرم ساده ۵ سؤالی).
• سطح ۲ – یادگیری: آزمون قبل/بعد یا ارزیابی عملی (Pass/Fail).
• سطح ۳ – رفتار: مشاهده میدانی تغییر رفتار (چک‌لیست سرپرست).
• سطح ۴ – نتایج: اثر بر KPIها (کاهش شبه‌حادثه، کاهش تخلف PPE، کاهش زمان توقف).

۳) آگاهی (۷.۳): آنچه هر نفر باید بداند

۳.۱ محتوای حداقلی آگاهی

• خط‌مشی OH&S و اهداف سالانه (چرا ایزو 45001 را اجرا می‌کنیم؟)
• خطرات اصلی شغل، کنترل‌ها و سلسله‌مراتب کنترل‌ها (Elimination → PPE)
• نقش و مسئولیت فردی در پیشگیری از حادثه و مشارکت در بهبود
• حق و اختیار توقف کار ناایمن (Stop Work Authority)
• پیامدهای عدم انطباق (برای خود فرد، تیم، سازمان)
• کانال‌های گزارش‌دهی (شبه‌حادثه، ناهنجاری، پیشنهاد بهبود)
• آگاهی‌های موضوعی متناسب با بافت: گرما و WBGT، ریزگرد و PPE، کار در ارتفاع، برق، مواد شیمیایی و SDS

۳.۲ روش‌های پایدارسازی آگاهی

• Toolbox Talk روزانه/هفتگی (۵–۱۰ دقیقه، موضوع‌محور)
• میکرو-یادگیری (ویدئوی ۲–۳ دقیقه‌ای، کارت‌های آموزشی کوتاه)
• پوستر و علائم (زبان ساده + پیکتوگرام)
• پیش‌جلسه کاری (Pre-Job Brief) همراه با مرور JSA/TRA
• کمپین‌های موضوعی (مثلاً «تابستان امن»، «هفته ایمنی برق»)
• گیمیفیکیشن (امتیازدهی به گزارش‌های باکیفیت، تقدیر ماهانه)

مطالعه پیشنهادی: متن فارسی استاندارد ایزو 45001

۳.۳ سنجش آگاهی

• آزمون‌های کوتاه فصلی (آنلاین/کاغذی)
• ممیزی رفتاری (BBS) و نرخ تطابق با PPE/روش‌ها
• شاخص‌های مشارکت: نسبت گزارش «شبه‌حادثه» به «حادثه ثبت‌شده»، نرخ پیشنهادهای پذیرفته‌شده

۴) ارتباطات (۷.۴): برنامه‌ای که واقعاً اجرا شود

۴.۱ عناصر کلیدی یک «طرح ارتباطی OH&S»

• چه چیزی؟ پیام‌های کلیدی ایمنی (سیاست، تغییر روش، هشدار، درس‌آموخته، KPI، برنامه اضطراری)
• برای چه کسی؟ کارکنان، پیمانکاران، سرپرستان، بازدیدکنندگان، مشتری، نهاد ناظر، جامعه محلی
• چه زمانی و هر چند وقت؟ روزانه، هفتگی، ماهانه، رویدادی/اضطراری
• چگونه؟ جلسه، تابلو اعلانات، پیامک/اپلیکیشن، ایمیل، رادیو داخلی، بیانیه رسمی
• چه کسی مسئول است؟ مالک پیام/فرآیند (HSE یا سرپرست/روابط‌عمومی)
• چه سوابقی ثبت می‌شود؟ صورتجلسه، اسکرین‌شات، فایل اطلاعیه، لیست حضور

۴.۲ ماتریس ارتباطی (Communication Matrix — الگوی آماده)

مخاطب	پیام	کانال	تناوب/زمان	مالک پیام	رکورد
کارکنان خط تولید	درس‌آموخته حادثه هفته	Toolbox + پوستر	هفتگی	سرپرست واحد	صورتجلسه/عکس پوستر
پیمانکاران	تغییر در رویه PTW/LOTO	جلسه توجیه + برگه اصلاحیه	قبل از شروع کار	HSE سایت	فرم توجیه پیمانکار
همه شیفت‌ها	هشدار گرما/ریزگرد	پیامک/اپ	در صورت بحرانی	HSE	گزارش اعلان
نهاد ناظر	گزارش شاخص‌های ایمنی	ایمیل رسمی	فصلی	مدیر HSE	ایمیل/رسید دریافت
جامعه محلی (در صورت نیاز)	اعلان کار پرخطر	تابلو/شبکه اجتماعی	موردی	روابط‌عمومی	اسکرین‌شات/تصویر تابلو

نکته: برای شیفت شب/نیروهای فصلی/غیربومی، کانال جایگزین و نسخه چندزبانه پیش‌بینی کنید.

۵) اطلاعات مستند (۷.۵): از «کوه کاغذ» تا «سیستم چابک و کنترل‌شده»

۵.۱ سلسله‌مراتب مستندات

• سطح ۱: خط‌مشی و راهنمای سیستم (HSE Manual)
• سطح ۲: روش‌های اجرایی (Procedures) — مانند PTW، LOTO، مدیریت تغییر (MOC)، ممیزی داخلی
• سطح ۳: دستورالعمل‌ها/راهنماهای کاری (WI)، ارزیابی‌های ریسک (JSA/TRA)، فرم‌ها
• سطح ۴: سوابق (Records) — حضور آموزش، نتایج آزمون، چک‌لیست‌ها، گزارش‌ها

مطالعه پیشنهادی: واکنش اضطراری در ایزو 45001, 5 مرحله برای برنامه ریزی

۵.2 ایجاد و به‌روزرسانی (۷.۵.۲)

هر سند باید شناسه یکتا، عنوان، نسخه/تاریخ، مالک، وضعیت (کنترل‌شده/غیرقابل‌کنترل) و سابقه تغییرات داشته باشد.
نمونه کُدگذاری: HSE-PR-07-PTW-RevB (حوزه-نوع سند-شماره-عنوان-نسخه)

۵.۳ کنترل اطلاعات مستند (۷.۵.۳)

• دسترس‌پذیری: آخرین نسخه در محل کار در دسترس باشد (تابلو/تبلت/سرور).
• مناسبت و حفاظت: خوانا، محافظت‌شده در برابر دستکاری/خرابی؛ پشتیبان‌گیری منظم.
• توزیع و بازیابی: فهرست توزیع، کنترل نسخه چاپی (مهر «Uncontrolled copy» برای نسخه‌های آموزشی).
• کنترل تغییرات: گردش‌کار بازنگری/تصویب؛ ردیابی Redline/Change Log.
• نگهداری و امحا: دوره نگهداری برای سوابق (مثلاً ۳–۵ سال) و روش امحای امن.
• اسناد بیرونی: قوانین، استانداردها، SDS مواد—با فهرست کنترل‌شده «External Docs».

۵.۴ رجیستر مستندات و سوابق (Master List — الگوی آماده)

کد	عنوان سند	نوع	مالک	نسخه/تاریخ	محل دسترسی	وضعیت
HSE-PL-01	خط‌مشی OH&S	Policy	مدیرعامل	Rev2 / 1404-02-10	پورتال داخلی	کنترل‌شده
HSE-PR-07	مجوز کار (PTW)	Procedure	مدیر HSE	RevB / 1404-03-01	SharePoint	کنترل‌شده
HSE-WI-15	دستورالعمل کار در ارتفاع	Work Instr.	سرپرست تولید	Rev1 / 1404-01-28	تابلو کارگاه	کنترل‌شده
HSE-FM-22	فرم JSA	Form	HSE	Rev3 / 1404-01-10	اپلیکیشن	کنترل‌شده
HSE-RC-09	حضور آموزش بهار 1404	Record	آموزش	n/a	آرشیو دیجیتال	رکورد

۶) برنامه آموزش سالانه (نمونه قابل استفاده)

ماه	دوره	مخاطب	هدف/خروجی	مدت	روش	سنجش اثربخشی
فروردین	آشنایی با ایزو 45001 و خط‌مشی	همه کارکنان	آگاهی از سیاست و نقش‌ها	2h	کلاس/ویدئو	آزمون 10سؤالی
اردیبهشت	گزارش شبه‌حادثه + Stop Work	همه	افزایش گزارش‌های باکیفیت	1h	Toolbox	رشد 30٪ گزارش‌ها
خرداد	LOTO	برق/نگهداری	کاهش ریسک برق‌گرفتگی	4h	عملی	چک‌لیست رفتار
تیر	کار در گرما/WBGT	شیفت فضای باز	پیشگیری گرمازدگی	1h	پوستر+جلسه	کاهش رخدادها
مرداد	کار در ارتفاع	تولید/پیمانکار	انطباق با روش‌ها	3h	عملی	آزمون عملی
شهریور	مواد شیمیایی/SDS	انبار/آزمایشگاه	بهره‌گیری از SDS	2h	کلاس	آزمون قبل/بعد
مهر	ارگونومی و MSDs	اداری/انبار	کاهش آسیب اسکلتی	1.5h	کارگاه	ارزیابی ایستگاه
آبان	PTW و JSA/TRA	سرپرستان/پیمانکار	کیفیت JSA/TRA	3h	سناریو-محور	ممیزی JSA
آذر	کمک‌های اولیه	منتخب واحدها	واکنش سریع	6h	عملی	آزمون عملی
دی	مدیریت تغییر (MOC)	مهندسی/مدیران	شناسایی ریسک تغییر	2h	کارگاه	بررسی نمونه‌ها
بهمن	فرهنگ ایمنی/رهبری	مدیران	بهبود BBS	2h	کارگاه	نرخ BBS مثبت
اسفند	مرور سال + درس‌آموخته	همه	یادگیری سازمانی	2h	جلسه	کاهش تکرار حوادث

نکته: این تقویم را با نتایج بند ۶ (ریسک‌های بالا) و اتفاقات سال (حوادث/ممیزی) به‌روز کنید.

مطالعه پیشنهادی: اهمیت بهداشت و ایمنی شغلی

۷) KPIهای پیشنهادی برای بند ۷

• شایستگی: % پُست‌های بحرانی با معیار شایستگی تعریف‌شده؛ % گواهی‌های معتبر/به‌روز؛ نسبت «شکست در آزمون عملی»
• آگاهی: نرخ حضور در جلسات Toolbox؛ رشد % گزارش شبه‌حادثه؛ نرخ تطابق PPE در ممیزی رفتاری
• ارتباطات: % پیام‌های ابلاغ‌شده در موعد؛ میانگین زمان اطلاع‌رسانی هشدارها؛ رضایت مخاطبان (نمره ≥۴ از ۵)
• اطلاعات مستند: تعداد سندهای سررسید بازنگری؛ % بازیابی موفق آخرین نسخه ≤۱ دقیقه؛ صفر مورد «نسخه منسوخ در محل کار»

۸) خطاهای رایج و راه‌حل‌های سریع

1. آموزش صرفاً تئوری و بدون سنجش عملی: → آزمون عملی/مشاهده میدانی اضافه کنید.
2. بی‌توجهی به پیمانکاران: → معیار شایستگی و توجیه اولیه اجباری قبل از کار؛ ممیزی حین کار.
3. کانال ارتباطی یک‌طرفه: → حلقه بازخورد و SLA پاسخ‌گویی تعریف کنید.
4. اسناد زیاد اما غیرقابل دسترس: → یک پورتال ساده با جست‌وجوی سریع و برچسب‌گذاری؛ کنترل نسخه چاپی.
5. نگهداری بی‌برنامه سوابق: → دوره نگهداری و روش امحای امن تعیین کنید؛ مسئول آرشیو مشخص شود.
6. عدم پیوند آموزش با ریسک‌ها: → تقویم آموزش را از «ریسک‌رجیستر» و نتایج بند ۹ تغذیه کنید.

۹) نقشه راه ۱۴روزه برای ارتقای بند ۷

• روز ۱–۲: شناسایی نقش‌های بحرانی و تکمیل پیش‌نویس ماتریس شایستگی.
• روز ۳–۴: انجام TNA برای افراد کلیدی؛ تعریف معیارهای قبولی دوره‌ها.
• روز ۵: انتشار «طرح ارتباطی» (مخاطب/پیام/کانال/تناوب/مالک).
• روز ۶–۷: ممیزی سریع اطلاعات مستند؛ ساخت Master List و کُدگذاری یکتا.
• روز ۸–۹: تدوین روش اجرایی کنترل مستندات + گردش‌کار بازنگری/تصویب.
• روز ۱۰–۱۱: طراحی تقویم آموزش سالانه و عقد قرارداد با مربیان/داخلی‌سازی محتوا.
• روز ۱۲: اجرای یک Toolbox نمونه و جمع‌آوری بازخورد.
• روز ۱۳: تعریف KPIها و داشبورد ساده گزارش‌دهی ماهانه.
• روز ۱۴: ارائه به مدیریت و اخذ منابع/تأیید؛ زمان‌بندی بازنگری سه‌ماهه.

۱۰) جمع‌بندی بند ۷ در ISO 45001

بند ۷ قلب «پشتیبانی» در ISO 45001 است: آدم‌های شایسته، آگاه و در ارتباط که با اسناد درست و دردسترس پشتیبانی می‌شوند. با یک ماتریس شایستگی شفاف، برنامه آموزش مبتنی بر ریسک، طرح ارتباطی دقیق و سیستم کنترل مستندات چابک، هم ممیزی را با اطمینان پشت سر می‌گذارید و هم واقعاً نرخ حوادث را کاهش می‌دهید. خروجی همین امروز قابل لمس است: کاهش خطاهای انسانی، اجرای یکنواخت روش‌ها، واکنش سریع‌تر به تغییرات، و اعتماد بیشتر کارکنان و ذی‌نفعان.

مطالعه پیشنهادی:

• نظارت و اندازه گیری در ISO 45001
• ایزو 45002 چیست؟ راهنمای اجرایی برای پیاده‌سازی مؤثر ISO 45001 در سازمان‌ها
• ایزو 45003: استاندارد تقویت پایه‌های سلامت روان در محیط‌های کاری
• ایزو 45004 و KPIهای کلیدی ایمنی: راهنمای محاسبه LTIFR، TRIR و Near Miss

پیوست A — فرم‌های آماده

• فرم TNA: نقش/شایستگی لازم/سطح فعلی/فاصله/دوره پیشنهادی/موعد/مسئول
• فرم ارزیابی اثربخشی آموزش: قبل/بعد/آزمون عملی/مشاهده/نتیجه
• لاگ Toolbox Talk: تاریخ/موضوع/واحد/مدرس/حاضرین/اقدامات پیگیری
• Communication Matrix: مخاطب/پیام/کانال/تناوب/مالک/رکورد
• Master List مستندات: کد/عنوان/نوع/مالک/نسخه/محل/وضعیت
• روش اجرایی کنترل مستندات (خلاصه): ایجاد→بازنگری→تصویب→توزیع→بازبینی دوره‌ای→بایگانی/امحا