تاثیر مدیریت پروژه بر موفقیت سازمانی چیست؟
مدیریت پروژه به همه جنبه های عملیات تجاری کمک می کند تا به خوبی اجرا شود و اطمینان حاصل می کند که کارکنان از هر کاری که انجام شده یا باید نهایی شود آگاه هستند. در این راستا، پیگیری وظایف و اطمینان از اینکه همه چیز تحت کنترل است، آسان تر است. در این مقاله به تاثیر مدیریت پروژه بر موفقیت سازمانی خواهیم پرداخت.
“چرا مدیریت پروژه مهم است؟” سوال جالبی است که گاهی اوقات مشتریان مطرح می کنند. آنها می‌پرسند: «آیا نمی‌توانیم فقط به تیمی که کار را انجام می‌دهند توضیح دهیم و خودمان آنها را مدیریت کنیم؟ بسیار ارزان تر خواهد بود.»
آنها تعجب می کنند که آیا واقعاً به مدیریت پروژه نیاز دارند زیرا روی کاغذ به نظر می رسد هزینه غیرضروری است زیرا مدیران پروژه واقعاً چیزی را ارائه نمی دهند و اغلب در مسیر کاری که آنها می خواهند تیم انجام دهد مانع می شوند!
بنابراین اگر همه اینها درست است، چرا مدیریت پروژه اهمیت دارد؟
تعریف مدیریت پروژه چیست؟
تعریف مدیریت پروژه عبارت است از بکارگیری فرآیندها، روش ها، مهارت ها، دانش و تجربه برای دستیابی به اهداف خاص پروژه با توجه به معیارهای پذیرش پروژه در چارچوب پارامترهای مورد توافق. مدیریت پروژه دارای تحویل نهایی است که محدود به یک مقیاس زمانی و بودجه محدود است.
مدیریت پروژه استفاده از دانش، مهارت ها، ابزارها و تکنیک های خاص برای ارائه چیزی ارزشمند به مردم است. توسعه نرم افزار برای بهبود فرآیند کسب و کار، ساخت ساختمان، امدادرسانی پس از یک بلای طبیعی، گسترش فروش به بازارهای بین المللی جدید و اینها همه نمونه هایی از پروژه ها هستند.
پروژه چیست؟
برای درک مدیریت پروژه، باید عمیق تر به آنچه که یک پروژه است نگاه کنیم. در اصل، پروژه ها تلاش های موقتی برای ایجاد ارزش از طریق محصولات، خدمات و فرآیندهای منحصر به فرد هستند. برخی از پروژه ها برای حل سریع مشکلات طراحی شده اند. برخی دیگر مانند بزرگراه های عمومی برای ایجاد نتایجی که نیازی به بهبوداست طراحی شده اند.
البته برخی از پروژه ها ترکیبی از هر دوی این موارد خواهند بود. این امر در مورد همه چیز از توسعه نرم افزار جدید تا برنامه ریزی تلاش های امدادرسانی در بلایای طبیعی صدق می کند. با این حال، این همه اطلاعات بسیار کلی در مورد چیستی یک پروژه است. هنگامی که آنها را به طور خاص تر تجزیه می کنیم، می بینیم که پروژه ها ادغام وظایف، فعالیت ها و قابل تحویل هستند که باید برای دستیابی به یک نتیجه دلخواه، ساختاربندی و با دقت اجرا شوند.
قبل از دستیابی به یک نتیجه، هر جنبه از یک پروژه باید مراحل شروع، برنامه ریزی و اجرا را طی کند. این فرآیند به عنوان چرخه حیات مدیریت پروژه شناخته می شود و مایه حیات پروژه های موفق است. علاوه بر این، این چرخه به مدیران پروژه اجازه می دهد تا هر کار و فعالیت را با دقت برنامه ریزی کنند تا از بیشترین شانس موفقیت اطمینان حاصل کنند. به طور کلی، یک پروژه یک تلاش خوب برنامه ریزی شده است که یک چرخه حیات با شروع و پایان مشخص را دنبال می کند.
تاثیر مدیریت پروژه بر موفقیت سازمانی
در دنیای امروز، که هر صنعتی با سرعت در حال تغییر است، تکنیک های مدیریت پروژه به تکامل خود ادامه می دهند و با نیازهای در حال تغییر صنعت و بهترین شیوه های جهانی سازگار می شوند. با این حال، علاوه بر تغییرات، واضح است که تکنیک ها و فرآیندهای مدیریت پروژه به طور مستقیم با موفقیت سازمانی مرتبط هستند.
بر اساس گزارش موسسه مدیریت پروژه، انتظار می رود رشد شغل مدیریت پروژه به 33 درصد برسد. از این رو، تا سال 2027 بیش از 87 میلیون شغل مدیریت پروژه وجود دارد که باید پر شوند.
تاکید بر تقاضا برای مدیران پروژه، نشان دهنده درک تأثیری است که مدیران پروژه موثر می توانند بر یک سازمان داشته باشند.
مدیریت پروژه به همه جنبه های عملیات تجاری کمک می کند تا به خوبی اجرا شود و اطمینان حاصل می کند که کارکنان از هر کاری که انجام شده یا باید نهایی شود آگاه هستند. در این راستا، پیگیری وظایف و اطمینان از اینکه همه چیز تحت کنترل است، آسان تر است.
علاوه بر این، توانمندسازی کارکنان سازمان با بهترین شیوه ها، ابزارها و تکنیک ها در مدیریت پروژه بسیار مهم است تا آنها در یک راستا باشند و برای ارائه نتایج مورد نظر با یکدیگر همکاری کنند. با توجه به رقابت فزاینده بازار جهانی، این تنها راه برای بقا است.
دوره آموزشی مدیریت پروژه ایران گواه ISO 21502 راهنمایی هایی را ارائه می دهد که می تواند به مدیران پروژه و سازمان های پروژه محور کمک کند تا پروژه ها را با موفقیت انجام دهند. این استاندارد همچنین توصیفات سطح بالایی از اقداماتی را ارائه می دهد که در مدیریت پروژه موثر هستند.
چرا مدیریت پروژه مهم است؟
یک مدیر پروژه ممکن است رهبر در نظر گرفته شود که مسئول نگه داشتن تیم و مشتری در کنار هم، از طریق عدم قطعیت ها، موانع و درگیری ها است. یک مدیر پروژه موثر قادر خواهد بود همه را در یک راستا قرار دهد و در عین حال به سازمان کمک کند تا استفاده از منابع خود را بهینه کند و خلق ارزش را به حداکثر برساند. بنابراین، به نتایج مورد نظر خود دست می یابند. مدیریت خوب پروژه تضمین می کند که اهداف پروژه ها با اهداف استراتژیک کسب و کار همخوانی نزدیکی دارند.
البته، با پیشرفت پروژه ها، ممکن است ریسک هایی ظاهر شوند، که به مسائل تبدیل شوند یا حتی استراتژی کسب وکار تغییر کند. اما یک مدیر پروژه اطمینان دارد تغییر استراتژی بخشی از یک پروژه است. مدیریت پروژه در اینجا واقعاً اهمیت دارد زیرا پروژه هایی که از مسیر منحرف می‌شوند یا نمی‌توانند با نیازهای تجاری سازگار شوند ممکن است هزینه های سرباری به وجود آورند.
مدیریت پروژه موثر فقط موفقیت کوتاه مدت سازمانی نیست. به ارائه موفقیت آمیز پروژه ها، برنامه ها و پورتفولیوها کمک می کند و در نهایت منجر به موفقیت بلندمدت سازمانی می شود. از سوی دیگر، یک پروژه شکست خورده روحیه کارکنان را پایین می آورد و منجر به اختلال در ابتکارات جدید می شود و از رشد کسب و کار نیز جلوگیری می کند.
توصیه‌های ISO 21502 همکاری کارکنان را ترویج می‌کند و ارتباطات بین پرسنل، تامین‌کنندگان و مشتریان مرتبط با پروژه را افزایش می‌دهد که منجر به مشارکت ذینفعان و رضایت مشتری می‌شود.
علاوه بر موارد ذکر شده، در زیر برخی از مزایای مدیریت پروژه در یک سازمان آورده شده است:
1. همسویی استراتژیک
مدیریت پروژه مهم است زیرا تضمین می کند آنچه ارائه می شود، درست است و ارزش واقعی را در برابر فرصت های تجاری ارائه می دهد.
هر مشتری دارای اهداف استراتژیک است و پروژه هایی که برای آنها انجام می دهیم این اهداف را پیش می برند. مدیریت پروژه مهم است زیرا بخشی از وظایف یک PM این است که اطمینان حاصل کند که در معماری پروژه ها به درستی دقت وجود دارد تا آنها به خوبی در چارچوب گسترده تر چارچوب های استراتژیک مشتری ما قرار بگیرند.
2. رهبری
مدیریت پروژه مهم است زیرا رهبری و جهت دهی به پروژه ها می آورد.
بدون مدیریت پروژه، یک تیم می تواند مانند یک کشتی بدون سکان باشد. حرکت اما بدون جهت. رهبری به اعضای تیم اجازه می دهد و آنها را قادر می سازد تا بهترین کار خود را انجام دهند. مدیریت پروژه رهبری و چشم انداز، انگیزه، حذف موانع، مربیگری و الهام بخشیدن به تیم را برای انجام بهترین کارشان فراهم می کند.
3. اهداف را مشخص می کند
مدیریت پروژه مهم است زیرا تضمین می کند که برنامه ای مناسب برای اجرای اهداف استراتژیک وجود دارد.
4. برنامه ریزی واقع بینامه برای پروژه
مدیریت پروژه مهم است زیرا تضمین می کند که انتظارات مناسب در مورد آنچه می تواند ارائه شود، در چه زمانی و به چه میزان تنظیم می شود.
بدون مدیریت پروژه مناسب و یک برنامه پروژه مستحکم، تخمین های بودجه و جدول زمانی تحویل پروژه را می توان تنظیم کرد که بیش از حد بلندپروازانه باشد یا فاقد بینش برآورد مشابه از پروژه های مشابه باشد. در نهایت این بدان معنی است که بدون مدیریت پروژه خوب، پروژه ها با تاخیر و بیش از بودجه تحویل می شوند.
5. کنترل کیفیت در پروژه ها
مدیریت پروژه مهم است زیرا تضمین می‌کند که هر چیزی که ارائه می‌شود، به طور مداوم کنترل می شود بنابراین به نتیجه می‌رسد.
پروژه ها نیز معمولا تحت فشار زیادی برای تکمیل هستند. بدون مدیر پروژه اختصاصی، که از حمایت و خرید مدیریت اجرایی برخوردار باشد، وظایف دست کم گرفته می‌شوند، زمان بندی ها سخت تر می‌شوند و فرآیندها عجولانه پیش می روند. نتیجه خروجی با کیفیت بد است زیرا مدیریت کیفیت در محل وجود ندارد.
6. مدیریت ریسک
مدیریت پروژه مهم است زیرا تضمین می کند که ریسک ها به درستی مدیریت و کاهش می یابند تا از تبدیل شدن به موضوع جلوگیری شود.
مدیریت ریسک برای موفقیت پروژه حیاتی است. داشتن یک فرآیند قوی در مورد شناسایی، مدیریت و کاهش ریسک چیزی است که به جلوگیری از تبدیل شدن ریسک به موضوع کمک می کند. به خصوص در پروژه های پیچیده، مقابله با ریسک جایی است که ارزش مدیریت پروژه واقعاً به چشم می خورد.
7. فرآیند منظم
مدیریت پروژه مهم است زیرا تضمین می کند که افراد مناسب کارهای درست را در زمان مناسب انجام می دهند. تضمین می کند که فرآیند مدیریت پروژه مناسب در طول چرخه عمر پروژه دنبال می شود.
8. نظارت مستمر
مدیریت پروژه مهم است زیرا تضمین می کند که پیشرفت پروژه به درستی ردیابی و گزارش می شود.
گزارش وضعیت ممکن است کسل کننده و غیر ضروری به نظر برسد و اگر همه چیز برنامه ریزی شده باشد، می تواند مانند مستندسازی برای پیاده سازی باشد. اما نظارت مستمر پروژه، حصول اطمینان از اینکه یک پروژه به درستی در برابر طرح اصلی ردیابی می شود، برای اطمینان از اینکه پروژه در مسیر باقی می ماند، حیاتی است.
9. نظارت بر پروژه
مدیریت پروژه مهم است زیرا کسی باید بتواند بفهمد که آیا هرکسی آنچه را که باید انجام می دهد یا خیر. با چند سال تجربه، مدیران پروژه کمی در مورد بسیاری از جنبه های ارائه پروژه هایی که مدیریت می کنند می دانند. آنها مهارت های فنی، مهارت های مدیریت پروژه و تخصص موضوع را ایجاد خواهند کرد. آنها همه چیز را در مورد کاری که تیمشان انجام می دهند می دانند. پلتفرم ها و سیستم هایی که استفاده می‌کنند، امکانات و محدودیت ها، و انواع مسائلی که معمولاً رخ می‌دهند.
10. تجربه کاری
مدیریت پروژه مهم است زیرا از موفقیت ها و شکست های گذشته درس می گیرد. مدیریت پروژه می‌تواند عادت های بد را از بین ببرد و زمانی که پروژه ها را تحویل می‌دهید، مهم است که اشتباهات مشابه را دو بار مرتکب نشوید. مدیران پروژه از گذشته نگرها، درس های آموخته شده یا بررسی های پس از پروژه استفاده می‌کنند تا ببینند چه چیزی خوب بوده، چه چیزی خیلی خوب پیش نرفت و چه کارهایی باید برای پروژه بعدی متفاوت انجام شود.
چرا وجود مدیران پروژه اهمیت دارد؟
برنامه ریزی بهتر
نقش مدیر پروژه در یک سازمان رهبری تیم پروژه و اجازه دادن به آنها برای دیدن تصویر بزرگ است. به این ترتیب، الزامات از قبل شناخته شده، بودجه برنامه ریزی می شود، جدول زمانی ترسیم می شود و اهداف قابل دستیابی و واقع بینانه خواهد بود. تا پروژه در مسیر درست قرار گیرد.
ارتباط مداوم
ارتباطات یکی از عناصر کلیدی است زیرا می تواند تأثیر قابل توجهی بر عملکرد تیم داشته باشد. هیچ طرح پروژه ای بدون ساختار ارتباطی کامل نمی شود. نقش مدیر پروژه ایجاد کانال های ارتباطی، هدایت تیم و جمع آوری آنها در فواصل زمانی معین برای بحث در مورد پیشرفت و موانع و برنامه ریزی برای فعالیت های آتی است که باید انجام شود. اگر تیم مدیر پروژه خوبی داشته باشد، به عنوان یک واحد منسجم برای دستیابی به اهداف مورد نظر با یکدیگر همکاری خواهد کرد.
تخصیص بهینه منابع
یکی از اهداف اصلی یک سازمان، تخصیص مناسب دارایی های آن است و بدون مدیریت خوب پروژه، تخصیص منابع آنچنان سازمان یافته نخواهد بود. مدیریت پروژه این امکان را فراهم می کند که افراد از بخش ها و سطوح مهارتی مختلف به طور بهینه مورد استفاده قرار گیرند تا در مواقع نیاز بیشترین استفاده از استعداد و دانش آنها شود.
یک مدیریت پروژه موثر این امر را از طریق حصول اطمینان از اینکه تیم در یک هدف نهایی مشترک است و برای دستیابی به آن همکاری می کند امکان پذیر می کند. علاوه بر این، تخصیص منابع و از همه مهمتر برنامه ریزی هوشمندانه به بهره وری و کارایی کلی تیم کمک می کند.
افزایش کیفیت و بهره وری
با توجه به زمان‌بندی کوتاه و بودجه های فشرده، مدیران پروژه همیشه تحت فشار هستند، اما با برنامه‌ریزی صحیح پروژه و کنترل کیفیت می‌توان به نتایج مورد نظر دست یافت. استفاده از متدولوژی های مختلف، مانند اسکرام و کانبان، برنامه ریزی را تسهیل می کند و تضمین می کند که استانداردهای کیفیت رعایت می شوند. علاوه بر این، ISO 21502 دارایی ارزشمندی برای سازمان خواهد بود. این استاندارد برای هر نوع سازمان است و در انواع پروژه ها قابل اجرا است.
چرا شغلی را در مدیریت پروژه انتخاب کنیم؟
با توجه به پیشرفت های فناوری، نیازهای در حال تحول صنعت و همچنین دیجیتالی شدن، ماهیت کار به طور مداوم در حال تغییر است. در این راستا، کار باید حول پروژه ها سازماندهی شود، از طریق تیم هایی که متشکل از افراد بر اساس مهارت های خاص و تخصص مورد نیاز برای دستیابی به نتایج برنامه ریزی شده است.
به محض اینکه سازمان ها به مزایا و ارزش های استراتژی مدیریت پروژه پی ببرند، متخصصان در مدیریت پروژه بسیار مورد نیاز خواهند بود. مدیران پروژه بسیار مهم هستند و نقش مهمی در موفقیت پروژه دارند. علاوه بر این، بر اساس ارزش و ورودی که یک مدیر پروژه برای یک سازمان به ارمغان می آورد، حرفه ای در مدیریت پروژه به عنوان آینده نگر در نظر گرفته می شود.
شما می توانید با یک گواهینامه در دوره آموزشی مدیریت پروژه رهبری پروژه ISO 21502 شروع کنید که به شما کمک می کند تا شایستگی های لازم را برای شروع، برنامه ریزی، نظارت، هدایت، کنترل و بسته شدن یک پروژه بر اساس دستورالعمل های ISO 21502 توسعه دهید.
چرا ایران گواه را انتخاب کنید؟
ایران گواه به عنوان یک ارائه دهنده خدمات آموزشی، و اخذ گواهینامه جهانی، قصد دارد به شما کمک کند تا با ارائه آموزش، ارزیابی و گواهینامه ارزشمند بر اساس استانداردهای بین المللی، تعهد و شایستگی خود را نشان دهید.
گواهینامه های ISO 21502 ما نشان دهنده شناخت همتایان از توانایی های حرفه ای شما است و نشان می دهد که شما قادر به مدیریت و پشتیبانی از پروژه ها با استفاده از شیوه های مدیریت پروژه کارآمد هستید.
تعریف مدیریت پروژه چیست؟
تعریف مدیریت پروژه عبارت است از بکارگیری فرآیندها، روش ها، مهارت ها، دانش و تجربه برای دستیابی به اهداف خاص پروژه با توجه به معیارهای پذیرش پروژه در چارچوب پارامترهای مورد توافق. مدیریت پروژه دارای تحویل نهایی است که محدود به یک مقیاس زمانی و بودجه محدود است.
چرا وجود مدیران پروژه اهمیت دارد؟
یک مدیر پروژه ممکن است رهبر در نظر گرفته شود که مسئول نگه داشتن تیم و مشتری در کنار هم، از طریق عدم قطعیت ها، موانع و درگیری ها است. یک مدیر پروژه موثر قادر خواهد بود همه را در یک راستا قرار دهد و در عین حال به سازمان کمک کند تا استفاده از منابع خود را بهینه کند و خلق ارزش را به حداکثر برساند. بنابراین، به نتایج مورد نظر خود دست می یابند. مدیریت خوب پروژه تضمین می کند که اهداف پروژه ها با اهداف استراتژیک کسب و کار همخوانی نزدیکی دارند.
