سیستم کانبان چیست؟
کانبان چیست؟ Kanban یک چارچوب محبوب است که برای پیاده سازی توسعه نرم افزار چابک و DevOps استفاده می شود. این نیاز به برقراری ارتباط لحظه ای ظرفیت و شفافیت کامل کار دارد. آیتم های کاری به صورت بصری بر روی یک تابلوی کانبان نشان داده می شوند و به اعضای تیم اجازه می دهد تا وضعیت هر قطعه کار را در هر زمان مشاهده کنند.
Kanban در میان تیم‌های نرم‌افزار چابک و DevOps امروزی بسیار برجسته است، اما روش کار kanban به بیش از 50 سال قبل بازمی‌گردد. در اواخر دهه 1940 تویوتا شروع به بهینه سازی فرآیندهای مهندسی خود بر اساس همان مدلی کرد که سوپرمارکت ها برای انبار قفسه های خود استفاده می کردند.
سوپرمارکت ها به اندازه کافی محصول را برای پاسخگویی به تقاضای مصرف کننده ذخیره می کنند، عملی که جریان بین سوپرمارکت و مصرف کننده را بهینه می کند. از آنجا که سطوح موجودی با الگوهای مصرف مطابقت دارد، سوپرمارکت با کاهش مقدار موجودی اضافی که باید در هر زمان معین نگهداری کند، کارایی قابل توجهی در مدیریت موجودی به دست می آورد. در همین حال، سوپرمارکت همچنان می تواند اطمینان حاصل کند که محصول مورد نیاز یک مصرف کننده همیشه در انبار موجود است.
زمانی که تویوتا از همین سیستم در طبقات کارخانه خود استفاده کرد، هدف این بود که سطح موجودی عظیم خود را با مصرف واقعی مواد هماهنگ کند. برای برقراری ارتباط با سطوح ظرفیت در زمان واقعی در کف کارخانه (و به تامین کنندگان)، کارگران یک کارت یا “کانبان” را بین تیم ها ارسال می کنند.
هنگامی که یک سطل از مواد مورد استفاده در خط تولید خالی می شد، یک کانبان به انبار منتقل می شد که در آن مواد مورد نیاز، مقدار دقیق این مواد و غیره را توضیح می داد. انبار باید یک سطل جدید از این مواد در انتظار داشته باشد که آنها سپس آن را به کف کارخانه می فرستند و به نوبه خود کانبان خود را برای تامین کننده می فرستند. تامین کننده همچنین یک سطل از این مواد خاص را در انتظار خواهد داشت که آن را به انبار ارسال می کند. در حالی که فناوری سیگنال دهی این فرآیند از دهه 1940 تکامل یافته است، همین فرآیند تولید «در زمان مناسب» (یا JIT) هنوز در قلب آن قرار دارد.
کانبان چیست؟
کانبان یک سیستم کنترل موجودی است که در تولید به موقع (JIT) استفاده می شود. این توسط تایچی اوهنو، مهندس صنایع تویوتا توسعه یافته است و نام خود را از کارت های رنگی گرفته شده است که تولید را ردیابی می کند و محموله های جدید قطعات یا مواد را پس از اتمام سفارش می دهد. Kanban یک کلمه ژاپنی است که مستقیماً به “کارت بصری” ترجمه می شود، بنابراین سیستم kanban به سادگی به معنای استفاده از نشانه های بصری برای تحریک اقدامات لازم برای حفظ جریان یک فرآیند است.
نکات کلیدی در مورد کانبان
- Kanban (به زبان ژاپنی به معنای علامت) یک سیستم کنترل موجودی است که در تولید به‌موقع (JIT) برای ردیابی تولید و سفارش محموله‌های جدید قطعات و مواد استفاده می‌شود.
- Kanban توسط Taiichi Ohno، مهندس صنایع تویوتا توسعه داده شد و از نشانه های بصری برای تحریک اقدامات لازم برای حفظ جریان یک فرآیند استفاده می کند.
- یکی از اهداف اصلی کانبان محدود کردن تجمع موجودی اضافی در هر نقطه از خط تولید است.
- کانبان همچنین تلاش می‌کند تا با ترویج ارتباطات و اشتراک‌گذاری اطلاعات بین افراد و بخش‌ها، تنگناها را محدود کند.
- اجرای موفقیت آمیز کانبان ممکن است منجر به کاهش هزینه ها، رضایت بیشتر مشتری، فرآیندهای کارآمدتر و به حداقل رساندن ریسک ناشی از مشکلات پیش بینی نشده شود.
آشنایی با سیستم کانبان
سیستم کانبان را می توان به عنوان یک سیستم سیگنال و پاسخ در نظر گرفت. هنگامی که یک کالا در ایستگاه عملیاتی رو به اتمام است، یک نشانه بصری وجود خواهد داشت که مشخص می‌کند چقدر باید از عرضه سفارش داد. شخصی که از قطعات استفاده می کند، مقدار مشخص شده توسط کانبان را سفارش می دهد و تامین کننده مقدار دقیق درخواستی را ارائه می دهد.
برای مثال، اگر کارگری محصول را روی تسمه نقاله کیسه می‌کند، ممکن است یک کانبان در پشته بالای 10 کیسه آخر قرار گیرد. وقتی کارگر به کارت می رسد، کارت را به کفپوش می دهد تا کیسه های بیشتری بیاورد. یک ایستگاه دورتر از اتاق تدارکات ممکن است کانبان را در 15 کیسه و یک ایستگاه نزدیکتر در پنج کیسه قرار دهد. جریان کیسه‌ها و محل قرارگیری کارت‌ها به گونه‌ای تنظیم می‌شوند که مطمئن شوند در حین کار کمربند، هیچ ایستگاهی بدون کیسه باقی نمی‌ماند.
سیستم Kanban را می توان به راحتی در یک کارخانه استفاده کرد، اما می تواند برای خرید موجودی از تامین کنندگان خارجی نیز استفاده شود. سیستم کانبان دید فوق العاده ای را برای تامین کنندگان و خریداران ایجاد می کند. یکی از اهداف اصلی آن محدود کردن تجمع موجودی اضافی در هر نقطه از خط تولید است. محدودیت در تعداد اقلام منتظر در نقاط عرضه ایجاد شده و سپس با شناسایی ناکارآمدی ها کاهش می یابد. هرگاه از حد موجودی تجاوز شود، به ناکارآمدی اشاره دارد که باید برطرف شود.
همانطور که ظروف قطعات یا مواد خالی می شوند، کارت هایی ظاهر می شوند که به ترتیب اولویت دارای کد رنگی هستند و امکان تولید و تحویل بیشتر را قبل از توقف یا کمبود فراهم می کند. اغلب از سیستم دو کارتی استفاده می شود. کارت‌های حمل و نقل T-kanban امکان جابجایی کانتینرها را به ایستگاه کاری بعدی در خط تولید می‌دهد، در حالی که کارت‌های تولید P-kanban به ایستگاه کاری اجازه می‌دهد مقدار ثابتی از محصولات تولید کند و پس از فروش یا استفاده، قطعات یا مواد را سفارش دهد.
نکته: Kanban اغلب برای موثر بودن نیاز به خرید در سراسر شرکت دارد. هر بخش باید برای انجام وظایف ضروری خود در یک زمان خاص به منظور انتقال فرآیند به بخش‌های آتی متکی باشد. بدون این خرید گسترده، روش های کانبان بیهوده خواهد بود.
تمرینات اصلی کانبان
روش Kanban چندین اصل اصلی دارد که نحوه رخ دادن فرآیندها و نحوه مشارکت اعضای تیم در فرآیند را تعریف می کند.
گردش کار را تجسم کنید
در قلب Kanban، فرآیند باید به صورت بصری به تصویر کشیده شود. چه با استفاده از کارت‌های فیزیکی، ملموس یا استفاده از فناوری و نرم‌افزار، فرآیند باید گام به گام با استفاده از نشانه‌های بصری نشان داده شود که هر کار را به وضوح قابل شناسایی می‌کند. ایده این است که به وضوح نشان داده شود که هر مرحله چیست، چه انتظاراتی دارد، و چه کسی چه وظایفی را انجام خواهد داد.
روش های قدیمی (اما امروزه هنوز مورد استفاده قرار می گیرند) شامل تهیه پیش نویس وظایف کانبان روی یادداشت های چسبناک بود. هر یادداشت چسبنده می تواند رنگ متفاوتی داشته باشد تا نشان دهنده انواع مختلف اقلام کاری باشد. سپس این وظایف در مسیرهای شنا قرار می‌گیرند، بخش‌های تعریف‌شده‌ای که وظایف مرتبط را برای ایجاد یک پروژه سازمان‌یافته‌تر گروه‌بندی می‌کنند. امروزه نرم افزار مدیریت موجودی معمولاً فرآیند کانبان را هدایت می کند.
WIP را محدود کنید
از آنجایی که Kanban ریشه در کارایی دارد، هدف کانبان به حداقل رساندن میزان کار در حال انجام است. تیم‌ها تشویق می‌شوند تا قبل از حرکت به کار جدید، وظایف قبلی را تکمیل کنند. این تضمین می‌کند که وابستگی‌های آینده می‌توانند زودتر شروع شوند و منابعی مانند کارکنان به طور ناکارآمد منتظر شروع کار خود نباشند و به دیگران تکیه کنند.
یک شرکت باید به صورت داخلی مقدار مناسب WIP را برای حمل ارزیابی کند زیرا در فرآیند کانبان کار می کند. این اغلب به تعداد افراد در طول فرآیند گره خورده است. با کاهش تعداد کارگرانی که به یک پروژه وابسته هستند، تعداد مجاز اقلامی که روی آنها کار می شود نیز کاهش می یابد. این محدودیت همچنین به سایر تیم‌ها یا بخش‌ها اطلاع می‌دهد که باید به درخواست خود از تیم‌های دیگر توجه کنند زیرا ممکن است برای هر گروه از افراد محدودیت کاری اعمال شود.
مدیریت گردش کار
همانطور که یک فرآیند انجام می شود، یک شرکت قادر خواهد بود نقاط قوت و ضعف را در طول جریان کار شناسایی کند. گاهی اوقات، محدودیت ها برآورده نمی شوند یا اهداف به دست نمی آیند. در این صورت، مدیریت جریان کار و درک بهتر نواقصی که باید برطرف شوند، به عهده تیم است.
بخش مهمی از Kanban مشاهده و از بین بردن تنگناها قبل از وقوع آنهاست. این شامل پیش بینی تولید و استفاده از منابع است. زمانی که فرآیند قابل پیش بینی تر می شود، شرکت در خواهد یافت که با کاهش کامل منابع استفاده نشده اضافی، تعهد به مشتریان یا فرآیندها را حتی کارآمدتر می کند. برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد “گردش کار” اینجا کلیک نمایید.
سیاست ها را به وضوح تعریف کنید
به عنوان بخشی از نمایش بصری گردش کار، فرآیندها اغلب به وضوح تعریف می شوند. دپارتمان‌ها اغلب به راحتی می‌توانند انتظارات از تیم‌هایشان را درک کنند و کارت‌های کانبان که به افراد خاص اختصاص داده می‌شود، به وضوح مسئولیت‌های هر کار را مشخص می‌کنند. با تعریف بسیار واضح خط‌مشی‌ها، هر کارگر متوجه خواهد شد که از آنها چه انتظاری می‌رود، چه معیارهای چک لیست باید قبل از تکمیل برآورده شوند، و چه اتفاقی در طول انتقال بین مراحل رخ می‌دهد.
پیاده سازی حلقه های بازخورد
هنگام استفاده از روش Kanban، شرکت ها اغلب اطلاعات را جمع آوری می کنند، چگونگی جریان فرآیند را تجزیه و تحلیل می کنند و تغییراتی را برای بهبود بیشتر فرآیند اعمال می کنند. این حلقه بازخورد به کارکنان این امکان را می دهد که به طور مداوم بهبود یابند و پیشرفت های تدریجی و کوچکی را انجام دهند که سازگاری با آنها آسان تر است. بازخورد ممکن است بازخورد مثبت یا بازخورد منفی باشد. رویکرد kanban درک شکست در مراحل اولیه و متحمل شدن سریع آنها است. این به شرکت اجازه می دهد تا قبل از اینکه ناکارآمدی ها به یک مسئله بزرگ تبدیل شوند، خود را با یک مسیر صحیح وفق دهد.
بهبود همکاری
از آنجایی که وظایف به کارت های Kanban بسیار کوچک تقسیم می شوند، افراد باید هنگام استفاده از روش کانبان به یکدیگر تکیه کنند. افراد، اغلب در تیم های مختلف، باید با یکدیگر همکاری کنند و در مورد انتقال بین مسیرهای شنا بحث کنند، در حالی که افراد دیگر باید گروه بندی کنند تا مسائل را به سرعت شناسایی و حل کنند. تحت کانبان، تغییرات در فرآیند باید به طور گسترده منتقل شود زیرا تنظیمات انجام شده در یک زمینه ممکن است تأثیر گسترده‌تری در حوزه دیگر داشته باشد.
هیئت کانبان
فرآیند کانبان از تابلوهای کانبان استفاده می کند، سیستم های سازمانی که به وضوح عناصر یک فرآیند را مشخص می کنند. یک تابلوی کانبان اغلب دارای سه عنصر است: تابلوها، لیست‌ها و کارت‌ها.
تابلوهای کانبان بزرگ‌ترین تصویر از فرآیندی هستند که جنبه‌های وسیع یک گردش کار را سازماندهی می‌کند. به عنوان مثال، یک شرکت ممکن است انتخاب کند که یک هیئت مدیره کانبان متفاوت برای بخش های مختلف در سازمان خود (مانند امور مالی، بازاریابی و غیره) داشته باشد. برد kanban برای جمع‌آوری فرآیندهای مربوطه در یک فضای کاری واحد یا ناحیه تسک‌بورد استفاده می‌شود.
لیست های کانبان مواردی هستند که باید در هر تابلو انجام شوند. به عنوان مثال، یک تولید کننده ممکن است هر مرحله از تولید را به عنوان یک آیتم فهرست داشته باشد، زیرا لیست های کانبان اغلب مراحل مختلف تولید را در یک زمینه مشابه نشان می دهد. لیست های کانبان همچنین ممکن است از یک کار به کار دیگر جریان یابد. اغلب، یک کار به پایان می رسد و کار دیگری با آیتم اقدام بعدی پس از تکمیل آیتم لیست قبلی انجام می شود.
در نهایت، کارت‌های کانبان در فهرست‌ها قرار دارند و دقیق‌ترین و دقیق‌ترین موارد مورد نیاز برای تکمیل فهرست را نشان می‌دهند. این کارت ها موارد خاصی هستند که برای تکمیل لیست باید به ترتیب به آنها پرداخته شود. به عنوان مثال، یک تولید کننده باید با تامین کننده تماس بگیرد، در دسترس بودن مواد اولیه را تایید کند، سفارش را ارسال کند، اقلام موجودی را دریافت کند و تولید را آغاز کند. هر یک از این مراحل حتی می‌تواند در کارت‌های کانبان خاص‌تری که پروژه‌های کوچک را نشان می‌دهند، اصلاح شود.
مثال زیر نمونه ای از یک سیستم کانبان یا کشش را با وظایف کاملاً مشخص، مسیرهای شنا و نمایش کلی از جریان کارها نشان می دهد.
سیستم های الکترونیکی کانبان
برای فعال کردن سیگنال‌های تقاضای بلادرنگ در سراسر زنجیره تامین، سیستم‌های کانبان الکترونیکی گسترده شده‌اند. این سیستم های e-kanban را می توان در سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) ادغام کرد. این سیستم‌ها از تابلوها، لیست‌ها و کارت‌های کانبان دیجیتالی استفاده می‌کنند که وضعیت فرآیندها را در بخش‌ها ارتباط برقرار می‌کند.
تویوتا، شرکت خودروسازی فورد و هوافضای بمباردیر از جمله سازندگانی هستند که از سیستم های e-kanban استفاده می کنند. این سیستم‌های الکترونیکی همچنان سیگنال‌های بصری ارائه می‌دهند، اما سیستم‌ها معمولاً برای خودکارسازی بخش‌هایی از فرآیند، مانند حمل و نقل از طریق کارخانه یا حتی ثبت سفارش‌های خرید، فعال هستند.
اسکرام در مقابل کانبان
اسکرام و کانبان هر دو متدولوژی هایی دارند که به شرکت ها کمک می کند کارآمدتر عمل کنند. با این حال، هر کدام رویکردهای بسیار متفاوتی برای دستیابی به آن کارایی دارند. رویکردهای اسکرام، بازه‌های زمانی خاصی را برای تغییرات ایجاد می‌کنند. در این دوره ها تغییرات خاصی ایجاد می شود. با کانبان، تغییرات به طور مداوم انجام می شود.
روش اسکرام وظایف را به اسپرینت ها تقسیم می کند، دوره های تعریف شده با دوره های شروع و پایان که در آن وظایف به خوبی تعریف شده اند و باید به روشی خاص اجرا شوند. هیچ تغییر یا انحرافی از این زمان‌بندی یا وظایف نباید رخ دهد. اسکرام اغلب با سرعت یا ظرفیت برنامه ریزی شده اندازه گیری می شود و صاحب محصول یا استاد اسکرام بر این فرآیند نظارت می کند.
از سوی دیگر، کانبان از این نظر تطبیق پذیرتر است که آنچه در گذشته انجام شده را تجزیه و تحلیل می کند و تغییرات مداوم ایجاد می کند. تیم ها آهنگ یا چرخه های خود را تنظیم می کنند و این چرخه ها اغلب در صورت نیاز تغییر می کنند. کانبان موفقیت را با اندازه گیری زمان چرخه، توان عملیاتی و کار در حال انجام اندازه گیری می کند.
نکته: کانبان را نباید با کایزن، روش شناسی بهبود مستمر، اشتباه گرفت.
مزایای پیاده سازی سیستم کانبان چیست؟
ایده کانبان دارای مزایای مختلفی است، از کارایی داخلی گرفته تا تأثیرات مثبت بر مشتریان.
هدف کانبان تجسم جریان وظایف و فرآیندها است. به همین دلیل، کانبان دید و شفافیت بیشتری را برای جریان وظایف و اهداف به ارمغان می آورد. با به تصویر کشیدن مراحل و ترتیبی که باید انجام شوند، شرکت کنندگان پروژه ممکن است درک بهتری از جریان کارها و اهمیت مراحل مرتبط به هم پیدا کنند.
از آنجایی که کانبان تلاش می کند کارآمدتر باشد، شرکت هایی که از کانبان استفاده می کنند اغلب زمان های برگشت سریع تری را تجربه می کنند. این شامل فرآیندهای تولید سریعتر، بسته بندی و جابجایی سریعتر و زمان تحویل کارآمدتر به مشتریان است. این امر باعث کاهش هزینه های حمل و نقل شرکت (مانند ذخیره سازی، بیمه، خطر منسوخ شدن) می شود و در عین حال سرمایه را سریعتر برای استفاده کارآمدتر تبدیل می کند.
شرکت‌هایی که از شیوه‌های کانبان استفاده می‌کنند ممکن است پیش‌بینی‌پذیری بیشتری برای اتفاقات آینده داشته باشند. با تشریح مراحل و وظایف آتی، شرکت ها ممکن است بتوانند درک بهتری از خطرات، موانع یا مشکلاتی داشته باشند که در غیر این صورت روند را کند می کردند. در عوض، شرکت‌ها می‌توانند پیشگیرانه برای حمله به این کمبودها برنامه‌ریزی کنند و قبل از اینکه فرآیندها را کند کنند، منابع را برای مبارزه با موانع تخصیص دهند.
در نهایت، هدف نهایی کانبان ارائه خدمات بهتر به مشتریان است. با فرآیندهای کارآمدتر و ضایعات کمتر، ممکن است قیمت های کمتری از مشتریان دریافت شود. با فرآیندهای سریعتر، مشتریان ممکن است کالاهای خود را سریعتر دریافت کنند. با قرار گرفتن در بالای فرآیندها، مشتریان ممکن است بتوانند سریعتر با خدمات مشتری تعامل داشته باشند و تصمیمات سریعتر برآورده شوند.
معایب پیاده سازی سیستم کانبان چیست؟
برای برخی از شرکت ها، کانبان قابل اجرا نیست یا عملی نیست. اول، کانبان به ثبات متکی است. یک شرکت باید فرآیندی قابل پیش بینی داشته باشد که نتواند از نظر مادی منحرف شود. برای شرکت هایی که در محیط های پویا فعالیت می کنند که در آن فعالیت ها پایدار نیستند، ممکن است شرکت با استفاده از kanban کار کند.
کانبان اغلب با روش های دیگر تولید (در زمان، اسکرام و غیره) مرتبط است. به همین دلیل، اگر یک شرکت فقط شیوه های کانبان را بپذیرد، ممکن است از همه مزایا بهره نبرد. به عنوان مثال، یک شرکت ممکن است متوجه شود که چه زمانی به مواد خام در هنگام بررسی کارت های کانبان نیاز دارد. با این حال، اگر شرکت از موجودی به‌موقع استفاده نکند، ممکن است هزینه‌های غیرضروری برای حمل مواد خام در دوره‌هایی که بیکار است متحمل شود.
Kanban همچنین به چند دلیل نیاز به به روز رسانی مداوم دارد. اولاً، اگر وظایف تکمیل شده مشخص نشده باشند، تیمی که مراحل بعدی را تجزیه و تحلیل می کند ممکن است به اندازه کافی ارزیابی نکند که تیم در چه مرحله ای قرار دارد. دوم، هیچ ارزیابی زمانی برای مراحل مختلف وجود ندارد، بنابراین اعضای تیم باید از میزان زمان اختصاص داده شده به کارشان و اینکه چه مهلت‌هایی در آینده به کار در دست انجام می‌شود، آگاه باشند.
نتیجه گیری
رویکرد کانبان روشی است که هدف آن به حداقل رساندن ضایعات، خرابی ها، ناکارآمدی ها و تنگناها در طول یک فرآیند است. پروژه ها به صورت بصری با استفاده از تابلوها، لیست ها و کارت هایی که مسئولیت های بین بخش ها را نشان می دهند، به تصویر کشیده می شوند. زمانی که کانبان به درستی اجرا شود، می‌تواند هزینه‌های تولید را به حداقل برساند، از نیروی کار به طور موثرتر استفاده کند، خدمات مشتری را بهبود بخشد و زمان تحویل را به حداقل برساند.
پرسش های متداول
قوانین کانبان چیست؟
تحت روش کانبان، شرکت‌ها باید به طور مستمر در حال بهبود باشند، حلقه‌های بازخوردی را برای کارگران فراهم کنند و تلاش کنند تا با منابع کارآمد باشند. کانبان از شرکت‌ها می‌خواهد که فرآیندها را به‌صورت بصری به تصویر بکشند، وظایفی را به مسیرهای شنا اختصاص دهند و اطمینان حاصل کنند که افراد در حال ارتباط با تغییرات در کل فرآیند یا پروژه هستند.
چرا از Kanban استفاده می کنیم؟
کانبان در تلاش است تا در زمان، پول و سایر منابع شرکت ها با اطمینان از وجود حداقل زمان توقف بین کارها، صرفه جویی کند. علاوه بر این، کانبان تلاش می کند تا گلوگاه ها را قبل از وقوع آنها هدف قرار دهد، و اطمینان حاصل کند که می توان از قبل اقداماتی را برای جلوگیری از بیکار ماندن کار در حین رفع مشکلات انجام داد.
آیا کانبان Agile است یا Lean؟
کانبان هر دو چارچوب چابک و ناب را متصل می کند. از این جهت چابک است که فرآیندها قبل از وقوع به صورت بصری به تصویر کشیده می شوند. این بدان معنی است که می توان تغییرات را قبل از مشکلات ایجاد کرد. علاوه بر این، کانبان یک سیستم کششی است که در آن کار از طریق فرآیندی با تکمیل هر مرحله قبلی کشیده می شود. به جای انباشته شدن موجودی از یک مرحله به مرحله دیگر، کانبان قصد دارد موجودی کافی را در فرآیند تولید داشته باشد.
