مجموعه دانش مدیریت پروژه (PMBOK) مجموعه ای استاندارد از فرآیندها، دستورالعمل ها و بهترین شیوه های مورد استفاده در مدیریت پروژه است. این به پنج گروه فرآیند، 10 حوزه دانش و 49 فرآیند تقسیم می شود. مجموعه دانش مدیریت پروژه (PMBOK) چیست؟ PMBOK مخفف Project Management Body Of Knowledge به معنای “مجموعه دانش مدیریت پروژه” است.

PMBOK از نظر فنی یک روش نیست، بلکه یک چارچوب صنعتی است که بهترین شیوه ها را در مدیریت پروژه در خود جای داده است. اغلب با متدولوژی آبشار همراه است که مراحل پروژه را در یک رویکرد متوالی تراز می کند، اما با متدولوژی های جدیدتر مانند Agile نیز سازگار است. PMI از هیچ روش خاصی حمایت نمی کند زیرا فرآیندهای PMBOK را می توان متناسب با شرایط مختلف مدیریت پروژه تنظیم کرد – مدیران آنچه را که برای شرکت ها، تیم ها و پروژه های مربوطه خود نیاز دارند انتخاب می کنند.

این مجموعه شامل دانش کامل مدیریت پروژه است که شیوه‌های سنتی و موروثی که به طور گسترده استفاده می‌شوند، و همچنین شیوه‌های نوظهور برای این حرفه که با اجماع گسترده در مورد ارزش و فایده آن‌ها تأیید شده‌اند، را پوشش می‌دهد. در ادامه این مقاله با مرکز مشاوره ایران گواه همراه باشید.

تاریخچه PMBOK

مدیریت پروژه همیشه به‌صورت غیررسمی انجام می‌شد، اما در اواسط قرن بیستم به‌عنوان یک حرفه مستقل شناخته شد. پروژه مدیریت انجام‌ها (PMI) یک کتابچه راهنما با عنوان “راهنمای مجموعه دانش مدیریت پروژه – PMBOK Guide” را منتشر کرد تا عناصر تکراری فرآیندهای مدیریت پروژه را مشخص کند.

PMI در سال ۱۹۶۹ در آمریکای شمالی تأسیس شد و با بیش از ۲۴۰۰۰۰ عضو در بیش از ۱۶۰ کشور، به یک حامی جهانی برای حرفه مدیریت پروژه تبدیل شد؛ همچنین نزدیک به ۲۴۲۰۰۰ دارنده گواهینامه در سراسر جهان دارد. نسخه‌های مختلف راهنمای استاندارد PMBOK به شرح زیر هستند:

• نسخه اول PMBOK Guide در سال ۱۹۹۶
• نسخه دوم PMBOK Guide در سال ۲۰۰۰
• نسخه سوم PMBOK Guide در سال ۲۰۰۴
• نسخه چهارم PMBOK Guide در سال ۲۰۰۸
• نسخه پنجم PMBOK Guide در سال ۲۰۱۲

این راهنماها به عنوان منبعی قابل اعتماد برای تمامی مدیران پروژه در سازمان‌ها و شرکت‌ها عمل می‌کنند و راهنمایی‌های کاربردی و ساختارمندی در برنامه‌ریزی و اجرای سیستم مدیریت پروژه و دیگر زیرسیستم‌های مرتبط را ارائه می‌دهند.

پروژه چیست؟

پروژه یک تلاش موقت است که به منظور ساختن یک چیز خاص، ارائه خدمات خاص یا به‌دست‌آوردن نتیجه مشخصی انجام می‌شود. این تلاش موقتی است، به این معنا که زمان شروع و پایان مشخصی دارد و به همین دلیل محدوده‌ای مشخص و منابع مشخصی را به خود اختصاص می‌دهد. پروژه‌ها هدف‌گیرانه هستند و به نتایج و خروجی‌های مشخصی دست‌یافته می‌شود.

مدیریت پروژه چیست؟

مدیریت پروژه به کلیه فعالیت‌هایی اطلاق می‌شود که برای دستیابی به اهداف پروژه و رعایت معیارهای موفقیت مشخصی، تیمی انجام می‌دهد. این فعالیت‌ها شامل شروع پروژه، برنامه‌ریزی، اجرا، کنترل و جمع‌بندی کارها می‌شود. به طور دقیق‌تر، مدیریت پروژه به استفاده از دانش، مهارت‌ها، ابزارها و تکنیک‌ها در فعالیت‌های پروژه برای تامین نیازهای پروژه می‌پردازد.

تفاوت مدیریت با مدیریت پروژه

تفاوت اساسی بین “مدیریت” و “مدیریت پروژه” در این است که مدیریت فرآیندی پیوسته و مداوم است، در حالی که مدیریت پروژه دارای شروع و پایان مشخصی و زمان محدودی است. مدیریت پروژه برای موفقیت نیاز به توانایی‌ها و مهارت‌های مختلفی دارد، از جمله مهارت‌های فنی و مدیریتی، و همچنین آگاهی تجاری خوب.

چرا به استاندارد دانش مدیریت پروژه PMBOK نیاز داریم؟

استاندارد دانش مدیریت پروژه PMBOK یا Project Management Body Of Knowledge به‌عنوان یک استاندارد مورد استفاده قرار می‌گیرد تا به کسانی که می‌خواهند مدیریت پروژه را یاد بگیرند، کمک کند. این استاندارد مبنایی را برای گواهینامه PMP یا Project Management Professional فراهم می‌کند. استفاده از مدیران و اعضای تیم دارای گواهینامه PMP به این معنا است که این افراد دارای آموزش‌ها و شناخت کاملی از مدیریت پروژه هستند. همچنین استفاده از استاندارد PMBOK برای شرکت‌ها و کارکنان نیز مفید است و به آنها کمک می‌کند تا بهترین شیوه‌ها و روش‌ها را در مدیریت پروژه‌ها به‌کار ببرند.

مزایای استاندارد PMBOK

استاندارد دانش مدیریت پروژه PMBOK به عنوان یک ابزار ارزشمند برای مدیریت پروژه، مزایای زیادی دارد. در ادامه سه مورد از این مزایا را مورد بررسی قرار می‌دهیم:

۱. انعطاف‌پذیری در رویه‌ها: استاندارد PMBOK به شرکت‌ها اجازه می‌دهد تا رویه‌ها و روش‌های مدیریت پروژه را در بخش‌های مختلف به صورت استاندارد و یکپارچه تنظیم کنند. این انعطاف‌پذیری به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا بر اساس نیازها و محیط کسب‌وکار خود، بهترین راهبردها را انتخاب کنند.

۲. کمک به مدیران پروژه: استاندارد دانش مدیریت پروژه PMBOK به مدیران پروژه کمک می‌کند تا با استفاده از یک سیستم مشترک و استاندارد برای مدیریت پروژه، در سراسر شرکت‌ها بهترین عملکرد را اجرا کنند. همچنین با استفاده از این استاندارد، جابه‌جایی نیروی کار بین پروژه‌ها و سازمان‌ها بهبود می‌یابد.

۳. کمک به مدیریت ریسک: استاندارد PMBOK با ارائه روش‌های مستند و استاندارد در حوزه مدیریت پروژه، به افرادی که در مورد مدیریت ریسک‌های نامطمئن مطمئن نیستند، کمک می‌کند. این استاندارد بر اساس تجارب جامعه مدیریت پروژه تهیه شده است و مبانی را برای مدیریت کارها و مسائل پروژه ارائه می‌دهد.

ساختار استاندارد دانش مدیریت پروژه PMBOK

استاندارد PMBOK به عنوان یک فریم‌ورک کامل برای مدیریت پروژه، از پنج گروه فرایند، ده حوزه دانش و چهل‌و‌هفت فرایند مدیریت پروژه تشکیل شده است. حوزه‌های دانش، فرایندهای مدیریت پروژه را بر اساس موضوعات و محتواهای مرتبط در مدیریت پروژه گروه‌بندی می‌کنند. استفاده از این استاندارد، مدیران پروژه را قادر می‌سازد تا با استفاده از دانش و ابزارهای مرتبط با هر حوزه دانش، بهبود و بهینه‌سازی فرآیندهای پروژه‌های خود را انجام دهند.

۵ گروه فرایند دانش مدیریت پروژه PMBOK چیست؟

۱- شروع کردن:
گروه فرایند آغازگر، شامل مراحل، فعالیت‌ها و مهارت‌های لازم برای تعریف مؤثر شروع یک پروژه است. در این مرحله، تمام مجوزها و دستورات اولیه‌ای که برای پیشرفت مؤثر و منطقی فعالیت‌های اولیه پروژه ضروری هستند، تنظیم می‌شوند. این مرحله، زمینه را برای موفقیت در مراحل بعدی پروژه فراهم می‌کند. به منظور راه‌اندازی تیم‌ها و تعیین بودجه، مراحل مشخصی برای انجام کار تعیین می‌شود که بسیار حیاتی برای شروع قوی هر پروژه در سراسر صنعت است.

در این گروه فرایند، فعالیت‌های زیر باید انجام شوند:

• تعیین چشم‌انداز پروژه، به کمک راهنمایی‌های PMI، کمک می‌کند.
• دریافت مجوز رسمی برای شروع پروژه و تعیین محدوده اولیه آن و شناسایی ذی‌نفعان انجام می‌شود.
• شناسایی ذی‌نفعان بسیار مهم است زیرا می‌تواند تأثیرات قابل توجهی بر روی موفقیت یا شکست پروژه داشته باشد. همچنین در این مرحله، مدیر پروژه نیز انتخاب می‌شود.

۲- برنامه‌ریزی:
گروه فرایند برنامه‌ریزی، شامل فرایندها و فعالیت‌هایی است که برای تعریف دقیق محدوده پروژه، تنظیم برنامه‌های استراتژیک به منظور به حداکثر رساندن گردش کار، و جمع‌آوری لیست‌های اولویت و برنامه‌ریزی نیازهای تیم مورد استفاده قرار می‌گیرد. این گروه فرایند همچنین به شفاف‌سازی دقیق‌تر اهداف و انتظارات پروژه می‌پردازد و زیرساخت‌های مورد نیاز برای دستیابی به اهداف را با توجه به جدول زمانی و محدودیت‌های بودجه تعیین می‌کند.

فعالیت‌های اصلی گروه برنامه‌ریزی عبارت‌اند از:

• تعیین دقیق محدوده پروژه، که از جمله این موارد می‌تواند حاوی ریسک‌ها، نقاط عطف، خلاصه و بودجه باشد.

تأکید می‌شود که پروژه‌ها و برنامه‌ها باید توسط نهاد حامی تأیید شوند و با اهداف استراتژیک سازمان هماهنگی داشته باشند؛ زیرا اگر این امر انجام نشود، پروژه‌ها ممکن است بدون هدف و بصورت تصادفی آغاز و اجرا شوند. همچنین، تعیین مدیر پروژه نیز در ابتدای هر پروژه مورد توجه است.

۳- فرایند اجرا:
گروه فرایند اجرا شامل مدیریت مؤثر تیم‌ها در حین تعیین انتظارات زمان‌بندی و دستیابی به اهداف معیار است. مدیران پروژه با استفاده از این مجموعه مهارت‌ها، سطح بالایی از توانمندی‌های سازمانی و ارتباطی ارائه می‌دهند.

در این گروه فرایند، فعالیت‌های زیر باید انجام شوند:

• مدیر پروژه نیاز به انتخاب تیم توسعه دهنده و تقویت آن با اجرای تمرینات تیم‌سازی دارد.
• مدیریت پروژه نه تنها ارتباطات را مدیریت می‌کند، بلکه مشارکت ذی‌نفعان و تضمین کیفیت پروژه و محصول را نیز برعهده دارد.

۴- نظارت و کنترل:
پردازش دستورات تغییر، رسیدگی به ملاحظات بودجه جاری و کاهش شرایط غیرپیش‌بینی شامل اصطلاحات کارآمد در گروه فرایند نظارت و کنترل است. طبق راهنمای استاندارد PMBOK، عملکرد این گروه فرایند شامل فرآیندهایی است که برای ردیابی، بررسی و تنظیم پیشرفت و عملکرد پروژه ضروری هستند.

فعالیت‌های اصلی این گروه فرایند شامل موارد زیر هستند:

• شناسایی نقاطی که نیاز به تغییر دارند.
• آغاز تغییرات مرتبط.
• بازگشت مسیر؛ جایی که برنامه‌های اجرایی با برنامه‌های واقعی مقایسه می‌شوند و اختلاف‌ها اندازه‌گیری و اصلاح می‌شوند.

۵- پایان کار:
بزرگ‌ترین چالش این گروه فرایند، به پایان رساندن موفقیت‌آمیز پروژه است که به معنای تکمیل آن در زمان مقرر و در چارچوب بودجه تعیین‌شده است. نکته مهم این است که اگرچه اجرای این گروه‌های فرایندی آسان نیست، اما اجرای نادرست آن‌ها می‌تواند منجر به عدم دستیابی به مزایای کامل پروژه‌های استراتژیک شود.

فعالیت‌های اصلی این گروه فرایند شامل موارد زیر می‌شوند:

• بسته‌بندی رسمی پروژه و دریافت پذیرش از مشتری.
• مدیر پروژه باید با آرشیو سوابق، برگزاری جلسات آموزشی، پرداخت نهایی و پایان قراردادها پروژه را به‌طور رسمی به اتمام برساند.
• درس‌های آموخته شده همراه با سایر اطلاعات تاریخی باید به‌صورت مرکزی ذخیره شوند تا در آینده به‌عنوان تجربه‌های مفیدی در پروژه‌های دیگر به‌کار گرفته شوند.

۱۰ حوزه دانش مدیریت پروژه

۱- یکپارچه‌سازی:
یکپارچه‌سازی PM BOK به معنای جمع‌آوری و ادغام همه جزئیات مرتبط با پروژه است تا به صورت جامع و کل‌نگرانه آن را مدیریت کنید و به جای تکه‌تکه فرایندها به آن نگاه کنید.

۲- مدیریت محدوده:
این حوزه دانش به تعیین روشی برای تعریف پروژه شما می‌پردازد. مدیریت محدوده به معنای اطمینان حاصل کردن از این است که همه درک دقیقی از هدف و دامنه پروژه دارند. در این حوزه، الزامات جمع‌آوری و ساختار شکست پروژه تهیه می‌شود.

۳- مدیریت زمان:
این حوزه دانش به نحوه مدیریت زمانی که افراد برای انجام وظایف پروژه خود می‌گذرانند و به‌طور کلی مدت‌زمان پروژه اختصاص دارد. در این حوزه، شما فعالیت‌های پروژه، ترتیب اجرای آن‌ها و مدت زمان هر کدام را مدیریت می‌کنید.

۴- هزینه:
همه چیز در ارتباط با مدیریت امور مالی پروژه است. در این حوزه، بودجه پروژه تهیه می‌شود که شامل بررسی هزینه هر کار و پیش‌بینی بودجه کلی پروژه می‌شود.

۵- کیفیت:
این بخش از استاندارد PMBOK به فعالیت‌های کنترل و مدیریت کیفیت در پروژه اختصاص دارد تا بتوانید انتظارات مشتریان خود را برآورده کنید.

۶- تدارکات:
در این حوزه دانش، تمام فرآیندهای مرتبط با تدارکات و تأمین مواد و خدمات شما پشتیبانی می‌شود، از جمله برنامه‌ریزی نیازمندی‌ها، فرایند مناقصه و خرید، مدیریت تأمین‌کنندگان و بستن قراردادها پس از اتمام پروژه.

۷- منابع انسانی:
ابتدا باید منابع مورد نیاز برای تکمیل پروژه را شناسایی کنید و تیم خود را به‌طور مؤثر تشکیل دهید. پس از آن، در این حوزه، همه جوانب مدیریت اعضای تیم، از جمله آموزش مهارت‌های اضافی به آن‌ها برای انجام وظایف، مورد توجه قرار می‌گیرد.

۸- ارتباطات:
حدود ۸۰ درصد از فعالیت‌های مدیریت پروژه به ارتباطات اختصاص دارد. PM برنامه ارتباطی پروژه را تدوین می‌کند و بر تمام ارتباطات ورودی و خروجی نظارت می‌کند.

۹- مدیریت ریسک:
این حوزه دانش شامل شناسایی و تحلیل ریسک‌ها در پروژه است. این فرآیند شامل انجام ارزیابی‌های کمی و کیفی ریسک است. مدیریت ریسک در طول چرخه عمر پروژه مسئول کنترل ریسک‌ها است.

۱۰- مدیریت ذی‌نفعان:
این حوزه از استاندارد PMBOK به شما کمک می‌کند تا در شناسایی و درک نقش و نیازهای ذی‌نفعان در پروژه، آن‌ها را مدیریت کنید و اطمینان حاصل کنید که نیازهای آن‌ها برآورده می‌شود. احتمالاً در نسخه‌های آتی این حوزه بیشتر توسعه خواهد یافت.

اگر می‌خواهید به عنوان یک مدیر پروژه بهتر عمل کنید، تسلط به ده حوزه‌ی دانش بسیار مهم است؛ چرا که این حوزه‌ها همه آنچه که به عنوان یک مدیر پروژه باید بدانید را شامل می‌شوند!

استاندارد دانش مدیریت پروژه دارای ۴۷ فرایند مختلف است که درباره‌ی گروه‌های فرایندی و حوزه‌های دانشی مختلف هستند. راهنمای استاندارد PMBOK دستورالعمل‌هایی ارائه می‌دهد که آگاهی از مهارت‌های بین‌فردی را ایجاد می‌کند و به مدیران پروژه کمک می‌کند.

این راهنما یک فهرست جامع از مهارت‌های بین‌فردی مورد نیاز برای دستیابی به حداکثر عملکرد تیمی را پیشنهاد می‌کند. استانداردسازی فرایندها در قلب همه مدل‌ها و طرح‌های تجاری مؤثر باقی می‌ماند. استاندارد دانش مدیریت پروژه در مدیریت پروژه راهی برای تبدیل فرایندهای مجزا به یک تلاش کامل، استاندارد و مشارکتی فراهم می‌کند.

دانش مدیریت پروژه به شما کمک می‌کند که در مدیریت پروژه عملکرد بهتری داشته باشید؛ زیرا یک نمای کلی از فرایند مدیریت پروژه به همراه دستورالعمل‌هایی برای کمک به مدیران پروژه در تصمیم‌گیری عاقلانه ارائه می‌دهد. با مطالعه راهنمای PMBOK، مدیران پروژه جدید می‌توانند مهارت‌های خود را در مدیریت هزینه، منابع انسانی و کیفیت بهبود بخشند. مدیران پروژه با تجربه همچنین می‌توانند از راهنمای PMBOK برای آماده‌سازی گواهینامه‌های PMP خود، که بر اساس استانداردهای PMBOK هستند، بهره‌مند شوند.

پیروی از دانش مدیریت پروژه به چندین روش به مدیران پروژه و تیم‌هایشان کمک می‌کند. این راهنما به شما کمک می‌کند:

• در مراحل اولیه، پروژه را به خوبی تعریف کنید و تمام بخش‌ها به‌موقع پیش بروند که از تاخیرهای پرهزینه در پیشرفت پروژه جلوگیری می‌کند.
• فعالیت‌های موردنیاز برای تکمیل پروژه را بیان کنید، منابع موردنیاز تیم را تعیین کنید و نحوه استفاده از این منابع را برای مدیر پروژه آسان‌تر کنید.
• هزینه‌های پروژه را به‌درستی برآورد کنید و تشخیص دهید کدام فعالیت‌ها بیش از بودجه هستند تا بودجه‌بندی هزینه‌های آتی را آسان‌تر کنید.
• از طریق نظارت و کنترل، مشکلات کوچک را قبل از اینکه دردسرساز شوند تشخیص دهید.
• با پیروی از فرایندهای بسته‌شدن، مطمئن شوید که شما سابقه تمام فعالیت‌های مرتبط با پروژه را دارید؛ این رکورد می‌تواند به تیم در پروژه‌های آینده کمک کند تا بهتر با چالش‌های مرتبط با پروژه مقابله کنند.
• هر بار که پروژه جدیدی شروع می‌کنید، نیاز به اختراع مجدد چرخ را از بین می‌برد و اجازه می‌دهد که فرآیندها را به‌صورت مؤثر و همگرا اجرا کنید.

راهنمای مجموعه دانش مدیریت پروژه یا PMBOK، برای مدیران پروژه و تیم‌هایشان بسیار مفید است و به آن‌ها کمک می‌کند تا با فرایندهای استاندارد، دستورالعمل‌ها و بهترین شیوه‌های مدیریت پروژه آشنا شوند. با آشنایی با بهترین رویکردهای مدیریت پروژه، شما می‌توانید بدون نیاز به شروع مجدد از ابتدا به یک شرکت یا صنعت جدید منتقل شوید.

این راهنما شامل اصطلاحات کلیدی، اطلاعات مرتبط با عملکردهای پروژه و اصول اساسی مدیریت اثربخش پروژه است. مهم نیست که چقدر تجربه دارید، می‌توانید از این محتوا برای کسب دانش و مهارت‌های جدید استفاده کنید و اثربخشی خود را به‌عنوان مدیر پروژه افزایش دهید. همچنین، اگر در پروژه‌ای با مشکل مواجه شدید، می‌توانید با مطالعه راهنمای PMBOK از نظر کارشناسان نحوه‌ی حل مشکل و تصمیم‌گیری‌های مناسب را دریافت کنید.

پرسش‌های متداول

پرسش‌های متداولی که معمولاً درباره PMBOK پرسیده می‌شود عبارتند از:

جمع‌بندی دانش مدیریت پروژه

استاندارد دانش مدیریت پروژه به‌عنوان مرجعی برای اکثر برنامه‌های توسعه حرفه‌ای مبتنی بر مدیریت پروژه استفاده می‌شود. این راهنما در سطح بین‌المللی شناخته شده است و مؤسسات مختلف دوره‌های حرفه‌ای را بر اساس استاندارد دانش مدیریت پروژه همراه با کتاب‌های مدیریت پروژه و استانداردهای مورد حمایت مؤسسه مدیریت پروژه ارائه می‌دهند. استفاده از این راهنما می‌تواند به شما کمک کند تا به‌روزترین و بهترین شیوه‌های مدیریت پروژه را اجرا کنید.

در صورتی که هرگونه سوالی در ارتباط با این محتوا داشتید می توانید با ما در ارتباط باشید. ضمن اینکه اگر تصمیم به اخذ و دریافت گواهینامه ایزو معتبر و قابل استعلام دارید می توانید هم اکنون با ما در تماس باشید.