مدیریت دارایی دیجیتال (DAM) چیست؟

مدیریت دارایی دیجیتال (DAM) هم یک فرآیند تجاری و هم یک فناوری مدیریت اطلاعات است که یک سیستم متمرکز برای سازمان‌دهی و دسترسی به دارایی‌های رسانه‌ای خود برای سازمان‌ها ایجاد می‌کند.

راه حل مدیریت دارایی دیجیتال یک راه حل نرم افزاری و سیستمی است که رویکردی سیستماتیک برای ذخیره سازی، سازماندهی، مدیریت، بازیابی و توزیع دارایی های دیجیتال سازمان به طور موثر ارائه می کند. مدیریت دارایی دیجیتال (DAM) می تواند برای اشاره به فرآیندهای تجاری و نوعی از فناوری مدیریت اطلاعات یا سیستم مدیریت دارایی دیجیتال استفاده شود. عملکرد DAM به بسیاری از سازمان ها کمک می کند تا مکانی متمرکز ایجاد کنند که بتوانند به دارایی های رسانه ای خود دسترسی داشته باشند.

دارایی دیجیتال جزء کلیدی فرآیند مدیریت دارایی دیجیتال است. هر نوع فایلی از ارزش است که متعلق به یک شرکت یا شخص است، در قالب دیجیتال ارائه می شود، از طریق ابرداده قابل جستجو است و شامل حقوق دسترسی و استفاده است. انواع مختلفی از دارایی های دیجیتال وجود دارد، از جمله اما نه محدود به:

• اسناد
• تصاویر
• محتوای صوتی
• ویدیو
• تصاوير متحرك
• فایل های رسانه ای
• گرافیک
• ارائه ها
• هر رسانه دیجیتالی که شامل حق استفاده باشد

راه حل مدیریت دارایی دیجیتال با ایجاد یک سیستم مدیریت متمرکز برای دارایی های دیجیتال، مدیریت دارایی را ساده می کند و تولید رسانه های غنی را به ویژه در سازمان های فروش و بازاریابی بهینه می کند.

از طریق به‌روزرسانی خودکار دارایی‌ها و تقویت دستورالعمل‌های برند، ثبات نام تجاری را قادر می‌سازد، منبعی واحد از حقیقت را در کسب‌وکارها و تجربه کاربری سازگارتر را برای مخاطبان خارجی فراهم می‌کند.

تیم‌های مدیریت محتوای دیجیتال مدرن و بازاریابان نیز به DAM برای تغییر کاربری محتوا، کاهش هزینه‌های تولید غیرضروری و تکرار جریان‌های کاری با ویژگی‌های ارزشمند جستجوی آن، تکیه می‌کنند. با توجه به دیده شدن بالای دارایی‌های برند و دارایی‌های بازاریابی از طریق کانال‌های دیجیتال، مانند رسانه‌های اجتماعی، برای برندها مهم است که در تصاویر و پیام‌رسانی برای ایجاد اعتبار برند و ایجاد رشد کسب‌وکار ثابت بمانند. در نتیجه، جای تعجب نیست که پلتفرم‌های مدیریت دارایی دیجیتال در حال تبدیل شدن به اجزای حیاتی تلاش‌های تحول دیجیتال هستند.

نرم افزار مدیریت دارایی دیجیتال چگونه کار می کند

چندین مرحله در استفاده از راه حل DAM شامل می شود:

1. ایجاد دارایی: قالب‌ها و قالب‌های فایل استاندارد شده، فایل‌های دیجیتال را حتی قبل از ایجاد آن‌ها برای رمزگذاری آماده می‌کند. این استانداردسازی سهولت جستجو و بازیابی اسناد را بهبود می بخشد.
2. رمزگذاری و نمایه‌سازی: برای ساده‌سازی جستجوی دارایی‌ها، ابرداده شناسایی محتوای دیجیتال را از طریق ویژگی‌هایی مانند نوع دارایی (مانند کاغذ سفید)، نسخه (مثلاً جدید)، نوع رسانه (مثلاً ویدیو)، و فناوری استفاده شده (مانند فتوشاپ و غیره) امکان‌پذیر می‌سازد. .). این شناسه‌ها یک نمایه ایجاد می‌کنند و دارایی‌هایی را گروه‌بندی می‌کنند که دارای برچسب‌های مشترک برای بهبود قابلیت جستجو هستند.
3. گردش کار: این نمایه‌سازی می‌تواند برای گردش‌های کاری مبتنی بر قانون مورد استفاده قرار گیرد و اتوماسیون کار و فرآیند را فعال می‌کند.
4. کنترل نسخه: کنترل نسخه به طور فزاینده ای برای خودکارسازی گردش کار مهم می شود، زیرا تضمین می کند که آخرین و به روزترین دارایی در یک دارایی موجود استفاده می شود. همانطور که گردش کار جدید ایجاد می شود، همچنین تضمین می کند که فقط آخرین نسخه قابل دسترسی است و برای بررسی و استفاده به جلو منتقل می شود.
5. حاکمیت از طریق مجوزها: حاکمیت از طریق مجوزها تضمین می کند که فقط کسانی که به آنها اجازه دسترسی داده شده است می توانند از دارایی به روشی که به آنها اختصاص داده شده است استفاده کنند. این قابلیت از دارایی های سازمانی در برابر سرقت، فساد تصادفی یا پاک شدن محافظت می کند.
6. حسابرسی: حسابرسی باید به صورت داخلی انجام شود تا اثربخشی DAM را ارزیابی کند و زمینه های بهبود را شناسایی کند. به همین ترتیب، نهادهای نظارتی ممکن است راه حل DAM را بررسی کنند تا اطمینان حاصل شود که فناوری و فرآیندهای سازمان با مقررات مطابقت دارد. هر دو نوع ممیزی به طور منظم در صنایع بسیار تنظیم شده مانند مالی و مراقبت های بهداشتی انجام می شود.
7. راه حل مدیریت دارایی دیجیتال را می توان در محل، در فضای ابری یا در یک توپولوژی ترکیبی پیاده سازی کرد. ذخیره سازی، مدیریت و تحویل دارایی مبتنی بر ابر می تواند گزینه ای مقرون به صرفه، ایمن، مقیاس پذیر و انعطاف پذیر برای یک سازمان باشد.

مزایای مدیریت دارایی دیجیتال

1. کاهش هزینه های تولید و تخصیص بهتر منابع. تمرکز دارایی‌ها در یک DAM، سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا دارایی‌ها را پیدا کرده و مجدداً استفاده کنند و هزینه‌های تولید را کاهش داده و جریان‌های کاری تکراری را کاهش دهند. کاهش هزینه ها تخصیص منابع را در سایر زمینه های کسب و کار تشویق می کند. بهره وری حاصل از آن کمک می کند تا دارایی ها و راه حل ها سریعتر به بازار بیایند.
2. شفافیت سازمانی بیشتر از آنجایی که یک DAM دید واضح و جامعی از دارایی های دیجیتالی را در اختیار کاربران قرار می دهد، این امر پیامدهایی در مورد برنامه ریزی و اجرای محتوا دارد. می‌تواند همکاری بین ذینفعان مختلف را افزایش دهد یا از طریق حذف پروژه‌های اضافی، جریان‌های کاری تاثیرگذارتری را معرفی کند.
3. افزایش تبدیل و حفظ مشتری. هنگامی که کسب و کارها محتوا را به طور مناسب بر اساس مرحله کاربر از سفر خریدار سازماندهی می کنند، می توانند محتوا و مواد بازاریابی را در زمان مناسب برای مخاطبان هدف خود ارائه دهند. مدیریت دارایی دیجیتال سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا تجربه مشتری را شخصی‌سازی کنند، روابط قوی‌تری ایجاد و پرورش دهند که مشتریان بالقوه و مشتریان فعلی را سریع‌تر و موثرتر در چرخه خرید حرکت می‌دهد.
4. ثبات برند DAM کمک می‌کند تا اطمینان حاصل شود که پیام‌ها، موقعیت‌یابی، نمایش بصری و سایر ابزارهای پایبندی به نام تجاری سازگار هستند. با DAM، مناطق کاربردی و واحدهای تجاری می توانند از فایل های خلاقانه و سایر دارایی ها برای به دست آوردن کارایی و ارائه یک حقیقت واحد به بازار استفاده مجدد کنند.
5. حاکمیت و انطباق. مجوزها، اسناد قانونی، بایگانی‌ها و سایر دارایی‌ها می‌توانند نقش‌های کلیدی را در برآوردن خواسته‌های انطباق مقرراتی مبتنی بر صنعت یا دولتی ایفا کنند. توانایی سازماندهی و بازیابی سریع این مواد می تواند در زمان و هزینه سازمان ها صرفه جویی کند و همچنین اختلال در فرآیندهای اصلی کسب و کار را کاهش دهد.

تاریخچه و آینده مدیریت دارایی دیجیتال

ظهور نشر رومیزی در اواخر دهه 1980 چاپگرها، ناشران و تبلیغ کنندگان را قادر ساخت که متن، گرافیک و عکاسی را دیجیتالی کنند. این فایل ها برای اکثر هارد دیسک های داخلی بیش از حد بزرگ بودند، این فایل ها با برچسب های متادیتا ساده به رسانه های خارجی منتقل شدند. آنها در فایل ها و پوشه های ساده و سلسله مراتبی قرار گرفتند.

در سال 1992، Canto Software Cumulus – یکی از اولین سیستم های DAM را منتشر کرد. این یک راه حل مستقل و مستقل بود که دارای پیش نمایش تصاویر کوچک، نمایه سازی ابرداده و قابلیت های جستجو بود. در حالی که راه‌حل‌های اولیه DAM یافتن، تأیید و بازیابی دارایی‌ها را آسان می‌کرد، فایل‌ها هنوز هم به راحتی قابل اشتراک‌گذاری نبودند.

در اوایل دهه 2000، DAM مبتنی بر سرور امکان اشتراک گذاری فایل از طریق اینترنت را فراهم کرد. اندکی پس از آن، ذخیره سازی ابری راه دیگری برای ذخیره، مدیریت و توزیع دارایی های دیجیتال ارائه کرد.

DAM به سرعت به کتابخانه های یکپارچه تبدیل شد که قادر به ارائه محتوا به انواع دستگاه ها، سیستم ها و مخازن بودند. رابط های برنامه نویسی برنامه (API) دارایی ها را قادر می سازد تا به برنامه های مختلف متصل شوند و نیازهای خاص را به سرعت و کارآمد برآورده کنند.

اکنون معمول است که قابلیت‌های هوش مصنوعی در مدیریت دارایی دیجیتال تعبیه شود – برچسب‌گذاری هوشمندانه و ارجاع متقابل دارایی‌ها، از جمله تشخیص ویدیو و تشخیص صدا. IBM Watson Video Enrichment می‌تواند جریان‌های ویدیویی را با استفاده از فناوری‌های یادگیری عمیق تجزیه و تحلیل کند در حالی که پلتفرم بلاک چین IBM امنیت DAM بیشتری را تضمین می‌کند. با استفاده از یادگیری ماشین، سیستم‌های DAM می‌توانند نیازهای محتوا را پیش‌بینی کنند و توصیه‌هایی به کاربران ارائه کنند. با انجام این وظایف بازاریابی بسیار سریع، اغلب در عرض چند دقیقه یا کمتر، سازمان ها می توانند تنظیمات را در زمان واقعی برای به دست آوردن مزیت رقابتی انجام دهند.

در راه حل مدیریت دارایی دیجیتال به دنبال چه چیزی باشید

هنگامی که به پلتفرم‌های DAM نگاه می‌کنید، مهم است که ارزیابی کنید آیا راه‌حل‌هایی که انتخاب می‌کنید قابلیت‌هایی را ارائه می‌دهند که به شما در اجرای یک راه‌حل موفق برای پشتیبانی از نیازهای امروزی و فراتر از آن کمک می‌کند. یک راه حل موفق DAM قابلیت های زیر را ارائه می دهد:

• پشتیبانی از چرخه عمر دارایی و مجوزهای مبتنی بر نقش: راه حل مدیریت دارایی دیجیتال شما باید به شما امکان دهد که دارایی های دیجیتال خود را از ایده تا تصور و در طول چرخه عمر آنها مدیریت کنید. همچنین باید حقوق و مجوزهای دسترسی را با جزئیاتی که برای حفظ یکپارچگی دارایی های خود به آن نیاز دارید، ارائه دهد.
• یکپارچه سازی: راه حل مدیریت دارایی دیجیتال شما باید با راه حل هایی که امروز دارید، مانند ایجاد و توزیع دارایی، و هر سیستمی که قصد دارید در آینده اضافه کنید، یکپارچه شود.
• انعطاف پذیری دو طرفه: یک راه حل انعطاف پذیر و چابک مدیریت دارایی دیجیتال انعطاف پذیری را برای جستجوی دارایی ها در هر جهتی فراهم می کند. انعطاف‌پذیری دوطرفه به شما امکان می‌دهد تا در ابرداده‌ها، مانند نام تجاری، برای یافتن دارایی یا جستجوی دارایی‌های خاص برای یافتن ابرداده، جستجو کنید. این قابلیت از جستجو و استفاده مجدد از دارایی ها توسط سایر گروه های عملکردی در یک سازمان پشتیبانی می کند.
• قابلیت واردات و صادرات: راه حل مدیریت دارایی دیجیتال شما نباید جزیره ای جدا شده از داده ها را ایجاد کند. راه حل ایده آل شما باید شامل توانایی به اشتراک گذاری دارایی های دیجیتال و همچنین نتایج جستجو و سایر داده ها باشد.
• زیرساخت ذخیره سازی و انتقال پایدار: راه حل مدیریت دارایی دیجیتال که انتخاب می کنید به همان اندازه مهم است که دارایی ها چگونه و در کجا ذخیره می شوند و توانایی انتقال دارایی ها در هر کجا که نیاز باشد. چه در محل ذخیره‌سازی نرم‌افزاری تعریف‌شده یا فضای ذخیره‌سازی مبتنی بر ابر انتخاب کنید، برای محافظت از دارایی‌های خود، قابلیت اطمینان، انعطاف‌پذیری، مقیاس‌پذیری، عملکرد و بازیابی را در نظر بگیرید.
• کارایی انتقال فایل: سرعت و کارایی انتقال فایل مهم است زیرا مستقیماً بر سرعت تجارت شما تأثیر می گذارد. توانایی به اشتراک گذاری و استفاده از دارایی ها در زمان و مکان مورد نیاز به تعیین اثربخشی راه حلی که انتخاب می کنید کمک می کند.

موارد استفاده مدیریت دارایی دیجیتال

مدیریت دارایی دیجیتال در سراسر صنایع در هر جایی که دارایی های دیجیتال درگیر باشد استفاده می شود. در اینجا دو مثال از استفاده از DAM آورده شده است:

دفاتر ثبت اختراع

دفاتر ثبت اختراع معمولاً حجم زیادی از دارایی های دیجیتال را در مراحل مختلف تکمیل مدیریت می کنند. از آنجایی که به‌روزرسانی‌ها از طریق چرخه عمر دارایی انجام می‌شوند، قابلیت انتقال، کنترل نسخه و ویژگی‌های حقوق دسترسی برای نگهداری بسیار مهم هستند. سایر ویژگی‌ها مانند قابلیت جستجو، فرآیندهای دفاتر ثبت اختراع را قادر می‌سازد تا به طور مؤثر مقیاس شوند.

شرکت های فناوری

شرکت های فناوری از مدیریت دارایی دیجیتال در بسیاری از بخش های مختلف، اغلب در چندین مکان استفاده می کنند. DAM دارایی ها را برای دسترسی و استفاده متمرکز می کند. مناطق عملکردی در یک سازمان از DAM برای اهداف مختلف استفاده می کنند. برخی از نمونه ها عبارتند از:

• منابع انسانی از مدیریت دارایی دیجیتال برای مدیریت سوابق کارکنان، اشتراک و وضعیت مزایا، درخواست‌های استخدام، درخواست‌های تعطیلات و مرخصی، و دریافت‌های حقوق و دستمزد استفاده می‌کند.
• تدارکات از DAM برای ذخیره اطلاعات تماس فروشنده ترجیحی، فاکتورها و مشخصات استفاده می کند.
• تیم های توسعه از DAM برای ذخیره برنامه های طراحی و توسعه محصول اختصاصی، مواد برنامه ریزی و تصاویر استفاده می کنند.
• تیم های فروش و بازاریابی از مدیریت دارایی دیجیتال برای مدیریت برند و حفظ دارایی های ایجاد شده و استفاده شده در سراسر سازمان استفاده می کنند.
• بسیاری از مؤلفه‌ها در این سازمان‌ها نیاز به دسترسی، استفاده، ویرایش و ردیابی دارایی‌ها دارند که این امر مجوزهای دسترسی را بسیار مهم می‌سازد. این مجوزها می تواند بر اساس واحد تجاری، بخش عملکردی و نقش باشد. آنها ممکن است دسترسی به برخی از دارایی ها را برای کارمندان داخلی محدود کنند. مجوزها همچنین ممکن است دسترسی سایر دارایی ها را به اجزای خارجی مانند شرکا یا مشتریان گسترش دهند. به آرم ها و پیشنهادهای تعامل فکر کنید که می توانند به حمایت از ابتکارات مشارکت و تجارت الکترونیک کمک کنند.