بررسی مدیریت چیست؟
بازنگری مدیریت، ارزیابی منظمی از عملکرد سیستم‌های مدیریتی بر اساس هدف و هدف آنها و همچنین اینکه آیا آنها نتایج مطلوبی مطابق با نیازهای سازمان تولید می‌کنند یا خیر است. اغلب، مدیریت ارشد یک سازمان، بازبینی های مدیریتی را برای بهبود مستمر فرآیندها و استانداردها به منظور رسیدگی فعالانه به نگرانی ها و مسائل انجام می دهد.
اهمیت بررسی مدیریت
در حالی که جلسات بررسی مدیریت بخشی از الزامات اجرای یک سیستم مدیریت تایید شده توسط سازمان بین المللی استاندارد (ISO) نیست، تیم های مدیریت ارشد شرکت ها هنوز باید بررسی های مدیریتی را انجام دهند. این به این دلیل است که آنها جزء ضروری تکمیل و پیروی از الزامات انطباق در ارزیابی عملکرد سیستم مدیریت تعیین شده توسط استاندارد گواهینامه هستند.
معمولاً بازنگری مدیریت برای ارزیابی سیستم مدیریت کیفیت سازمان (QMS) استفاده می شود. این برای آماده سازی زمانی است که یک شرکت یا کسب و کار برای یک گواهینامه ISO، به ویژه استاندارد QMS به نام ISO 9001، درخواست می دهد و مطابقت با آن را حفظ می کند. در واقع، بند 9 استاندارد ISO 9001 الزامات بازنگری مدیریت، به ویژه ورودی های ضروری آن را تشریح می کند. و خروجی ها
به غیر از بررسی مدیریت کیفیت، سایر سیستم های مدیریتی که نیاز به انجام بازبینی های مدیریتی نیز دارند به شرح زیر است:
- ISO 45001 – سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی (OHSMS)
- ISO 14001 – سیستم مدیریت محیطی (EMS)
- ISO 27001 – سیستم مدیریت امنیت اطلاعات (ISMS)
همچنین شایان ذکر است که بررسی های مدیریت نقش مهمی در تلاش های جمعی سازمان در جهت بهبود مستمر ایفا می کند. بازنگری استانداردها و دستورالعمل‌های تعیین‌شده در سیستم مدیریت به رهبران و افراد راهنمایی کمک می‌کند تا زمینه‌هایی را که باید تصحیح یا بهبود یابند، بررسی کنند تا بتوانند با اهداف و مقاصد سازمان همسو شوند.
مدیریت ورودی ها و خروجی ها را بررسی می کند
بررسی مدیریت، که بخشی از الزامات یک سیستم مدیریت دارای گواهی ISO است، ورودی ها و خروجی های خاصی دارد که باید توسط مدیریت ارشد در نظر گرفته شود. ورودی ها عناصر کلیدی هستند به گونه ای که به عنوان مبنایی برای انجام بازنگری عمل می کنند. از سوی دیگر، خروجی ها موارد یا مراحلی هستند که باید به عنوان دنباله ای از بررسی مدیریت برداشته شوند.
به تفصیل، موارد زیر ورودی و خروجی های خاص یک بررسی مدیریتی است:
ورودی های بررسی مدیریت چیست؟
- نتایج ممیزی های گذشته (به عنوان مثال، حسابرسی داخلی)
- بازخورد مشتری مرتبط
- عملکرد فرآیند
- پیشرفت اقدام اصلاحی و پیشگیرانه (CAPA).
- پیگیری از بررسی های قبلی مدیریت
- تغییراتی که تأثیر مستقیمی بر سیستم مدیریت دارد (به عنوان مثال، آمار حوادث و بررسی تحقیقات اخیر تصادفات، اثرات و جنبه های زیست محیطی، و تغییرات قانونی مربوطه)
- توصیه های بهبود از نتایج حسابرسی داخلی
خروجی های بررسی مدیریت چیست؟
- موارد اقدام برای بهبود سیستم مدیریت
- مراحل بهبود محصول برای رفع نیازهای مشتری
- نیاز به منابع
- فرصت های سرمایه گذاری و توسعه
- برنامه های توسعه کارکنان
راهنمای عملی فرآیند
انجام بررسی های مدیریتی می تواند زمان بر و به ظاهر پیچیده شود. بدون یک فرآیند و دستورالعمل های تعیین شده برای کمک به عملی کردن آن، نتایج ممکن است اهداف و مقاصد سیستم مدیریت را برآورده نکنند.
همانطور که گفته شد، درک و اجرای روش کلی بررسی مدیریت، که شامل 3 مرحله حیاتی است، بسیار مهم است:
- آماده سازی و برنامه ریزی
یک دستور کار مشخص برای بررسی انجام شود. همچنین بهتر است یک برنامه زمانبندی عملی تنظیم کنید و مطمئن شوید که به همه کسانی که برای شرکت در جلسه نیاز دارند، از جزئیات بررسی مطلع شوید.
آماده سازی برای اطمینان از اینکه چنین بررسی هایی عملی و سنجیده خواهند بود، کلیدی است. در مرحله اول، بینش ها و داده هایی را جمع آوری کنید که نشان دهنده نتایج واقعی از نحوه عملکرد سیستم های مدیریت سازمان شما است. بسته به قالبی که می‌تواند چنین داده‌هایی را به بهترین شکل نشان دهد و خلاصه کند، گزارش‌هایی را از بخش‌های مربوطه جمع‌آوری کنید یا افراد را برای ارائه در جلسه بررسی آماده کنید. اینها سپس می توانند به عنوان اسناد راهنما برای بحث و ارزیابی عمل کنند.
برخی از سؤالات راهنما که هنگام جمع‌آوری بینش‌ها و داده‌ها باید پرسیده شود شامل موارد زیر است:
- وضعیت حسابرسی داخلی انجام شده چگونه است؟ آیا خطرات و فرصت هایی کشف شده است؟
- آیا پیشرفتی در CAPA ما وجود دارد؟
- آیا تامین کنندگان فعلی ما در طول 6 ماه گذشته به طور مستمر از سازمان حمایت کرده ایم؟
- جلسه بررسی مدیریت
به عنوان یک الزام سیستم مدیریت دارای گواهی ISO، بحث ها، ارزیابی ها و نتایج بررسی های مدیریت باید به خوبی مستند باشد. این جایی است که خروجی های بررسی مدیریت وارد عمل می شود. متداول ترین آنها شامل صورتجلسه جلسه بررسی، گام های بعدی توصیه شده و منابع کلیدی مورد نیاز برای اجرای اهداف و اهداف برنامه بهبود است.
اکنون بسته به بحث، طرح باید شامل موارد زیر و موارد دیگر باشد:
- جزئیات واضح کارهایی که باید انجام شود
- تعریف نقش و مسئولیت افراد مسئول
- زمانبندی و برنامه زمانی قابل اجرا برای انجام مراحل بعدی و برنامه ریزی پیگیری های لازم
- منابع مشخص شده و سایر الزامات
- معیارها و فرآیندهای تعیین شده برای ارزیابی نتایج
استفاده از الگوی بررسی مدیریت همچنین به راهنمایی تیم مدیریت و سایر رهبران در مورد نحوه برگزاری جلسه بررسی مدیریت کمک می کند. فرم الگو می تواند فرآیند مستندسازی صورتجلسات جلسه بررسی را در عین ثبت نکات بحث و نتایج تجزیه و تحلیل مناسب در طول بررسی کارآمدتر کند.
- نظارت و پیگیری
بررسی عملکرد سیستم های مدیریتی به مستندسازی ورودی ها و خروجی های مورد نیاز ختم نمی شود. همچنین تنظیم فرآیند نظارت، گزارش و پیگیری وضعیت و پیشرفت برنامه اقدام بسیار مهم است.
به عنوان بهترین شیوه مدیریت، اطمینان حاصل کنید که فرهنگ مسئولیت‌پذیری و مالکیت را ایجاد می‌کنید تا هر جنبه از اقدامات بهبودی که باید اجرا شوند، به طور مستمر روی کار و نظارت باشند. با این کار، وجود نتایج کلیدی هدف (OKR) می تواند به اندازه گیری عینی موفقیت هر آیتم اقدام کمک کند. در نهایت، اطمینان حاصل کنید که یک برنامه زمانبندی توافق شده برای بررسی‌های بعدی و/یا جلسات بررسی بعدی وجود دارد.
سوالات متداول درباره بررسی مدیریت
رابطه بین بررسی مدیریت و حسابرسی داخلی چیست؟
ممیزی های داخلی اغلب توسط ممیزان داخلی واجد شرایط یا تایید شده با هدف ارزیابی اینکه آیا فرآیندها و شیوه های فعلی سازمان با الزامات استاندارد ISO همسو هستند یا خیر، انجام می شود. از سوی دیگر، بررسی های مدیریت توسط مدیریت ارشد انجام می شود تا میزان عملکرد سیستم مدیریت را بر اساس نتایج مطلوب اهداف ارزیابی کند.
هر دو این فرصت را برای سازمان‌ها فراهم می‌کنند تا عملکرد سیستم‌های مدیریت فعلی خود را بررسی کنند، مناطقی را برای بهبود مشخص کنند، و به طور فعال به مسائلی برای بهبود مستمر رسیدگی کنند.
چه کسی باید در بررسی مدیریت شرکت کند؟
سیستم ها و فرآیندهای یک سازمان باید توسط مدیریت ارشد، از جمله رهبران کسب و کار، و مدیران کیفیت مورد بررسی قرار گیرند. از این رو، آنها باید در طول بررسی های منظم انجام شده حضور داشته باشند. همچنین بسته به نوع سیستم مدیریتی مورد بررسی، سایر اعضای سازمان می توانند برای همسویی بهتر اهداف و اهداف شرکت کنند.
چه زمانی باید بررسی مدیریت انجام شود؟
به عنوان بخشی از تلاش های یک سازمان به سمت بهبود مستمر، توانایی ارزیابی و ارتقای نحوه عملکرد سیستم های مدیریت آن باید جزء منظم استراتژی های کلی کسب و کار باشد. از این رو، بررسی های مدیریتی تشویق می شود که در فواصل زمانی برنامه ریزی شده انجام شوند: فصلی، دوسالانه یا سالانه.
MRM چیست؟
جلسه بررسی مدیریت (MRM) یک جلسه رسمی با هدف اصلی بحث و بررسی و ثبت نتایج ارزیابی از بررسی سیستم مدیریت یک سازمان است. حتی اگر برای دریافت گواهینامه ISO از طرف شخص ثالث لازم نباشد، MRM یک جزء کلیدی برای کمک به تیم‌های مدیریت ارشد است که ورودی‌ها و خروجی‌های بررسی را به‌طور مؤثر مستندسازی کنند.
