مدیریت زمان چیست؟ 15 کمک به کسب و کارها
مدیریت زمان، در واقع معادل مدیریت زندگی ماست. بهبود بهره‌وری شخصی از طریق تحلیل ارزش‌هایمان آغاز می‌شود. یکی از قوانین مشهور مورفی این ایده را تأیید می‌کند که همیشه کاری برای انجام دادن وجود دارد، پیش از اینکه هر کاری را آغاز کنیم. بنابراین، برای مدیریت بهتر زمان خود، باید اهداف و اولویت‌هایمان را مشخص کنیم.
زمان امروزه در زندگی‌های حرفه‌ای و شخصی ما بسیار ارزشمند است. برای موفقیت در هر دو جنبه از زندگی، باید بدانیم چگونه زمان خود را به طور مؤثر برنامه‌ریزی و تقسیم کنیم. در این مقاله به موضوع مدیریت زمان پرداخته و تلاش خواهیم کرد تا این مفهوم را بهتر درک کنیم.
در استاندارد مدیریت پروژه ISO 21500، واژه “زمان” به طور کلی 16 بار، “زمان‌بندی” 41 بار و “مدت” نیز 12 بار استفاده شده است. این نشان می‌دهد که مدیریت زمان در سازمان‌ها نقش بسیار مهمی دارد.
اصطلاح مدیریت زمان به چه معناست؟
مدیریت زمان شامل تکنیک‌ها و روش‌هایی است که برای برنامه‌ریزی و سازماندهی وظایف و فعالیت‌های روزمره‌امان به کار می‌رود. با اعمال اصول مدیریت زمان، ما قادر به بهبود بهره‌وری و کارایی خود در انجام وظایف هستیم. این به ما کمک می‌کند تا وظایف روزانه را به شکل منظم و کارآمدی برنامه‌ریزی کنیم. مهمتر از همه، مدیریت زمان به ما این امکان را می‌دهد که وظایفمان را با انگیزه و اشتیاق بیشتری انجام دهیم.
یک برنامه‌ریزی دقیق حتی بر کیفیت کاری که انجام می‌دهیم تأثیر می‌گذارد. بر اساس اصول مدیریت زمان، نیازی به انجام همه کارها در یک زمان نیست؛ بلکه باید وظایف را اولویت‌بندی کرده، زمان انجام هر کدام را تخمین زنیم و برنامه‌ریزی دقیقی را انجام دهیم تا از دست دادن وقت و عقب ماندن از برنامه جلوگیری کنیم.
تاریخچه مدیریت زمان
از زمانی که انسان به این مفهوم رسید که می‌تواند با مدیریت بهتر زمان خود، به دستاوردهای بزرگتری دست پیدا کند، توجه بیشتری به مدیریت زمان شد. دانشمندان و محققان حوزه کسب و کار تلاش‌های زیادی کردند تا تکنیک‌ها و روش‌های موثر مدیریت زمان را توسعه دهند و به ما بیاموزند. به عنوان مثال، بنجامین فرانکلین، سیاستمدار، مخترع و دانشمند امریکایی می‌فرماید: “زمان همان پول است!”
اهداف مدیریت زمان
هدف اصلی مدیریت زمان این است که وظایف و مسائل فرعی را کنار بگذارد و به شما کمک کند تا وظیفه اصلی و مهم‌ترین کار خود را در لحظه تعیین کرده و سپس ابزارها و تکنیک‌هایی را در دسترستان قرار دهد تا بلافاصله آن را شروع کنید و به آن تمام توجه خود را بدهید تا تا پایان آن کار بر آن کار کنید.
یکی از بهترین ابزارهای مدیریت زمان این است که کار را به کسانی واگذار کنید که می‌توانند کارهای کم اهمیت‌تر را انجام دهند. توانایی شما در واگذاری وظایف به افراد دیگر که می‌توانند آنها را با دستمزد کمتر و حقوق کمتر انجام دهند، یکی از مهارت‌های کلیدی در مدیریت مدرن است.
اهمیت مدیریت زمان
مدیریت زمان برای بهبود بهره‌وری و کارایی ما اساسی است. بهبود شخصی در همه جنبه‌ها به معنای مشتاقانه پیشرفت کردن در کارهای مهم و روزمره‌امان است. اهمیت مدیریت زمان به موارد زیر برمی‌گردد:
- افزایش بهره‌وری و کارایی: با مدیریت بهتر زمان، می‌توانیم وظایف خود را با کارایی بیشتری انجام دهیم.
- بهبود حرفه‌ای: مدیریت زمان به ما کمک می‌کند در حیطه حرفه‌ای خود بهبود ببخشیم.
- کاهش استرس: با کنترل بهتر زمان، می‌توانیم استرس را کاهش دهیم.
- ایجاد موقعیت‌های پیشرفت: مدیریت زمان ما را در موقعیت‌های بهبودی قرار می‌دهد.
- ایجاد احساس رضایت: از مدیریت زمان بهتر به دست آمده، احساس رضایت و خودباوری بیشتری پیدا می‌کنیم.
- تقویت اعتماد به نفس: با بهبود بهره‌وری و انجام کارها به موقع، اعتماد به نفس ما تقویت می‌شود.
- افزایش کیفیت کار: مدیریت زمان به ما این امکان را می‌دهد که بهترین کیفیت کار را ارائه دهیم.
زمان، یکی از دارایی‌های بی‌قیمت و بی‌قابل جایگزین برای موفقیت است. نمی‌توانیم زمان را ذخیره کنیم یا از دست رفته را بازیابی کنیم. هر کاری که باید انجام دهیم، به زمان نیاز دارد، و از طریق مدیریت بهتر زمانمان، می‌توانیم موفقیت‌های بزرگتری دست یابیم. تا زمانی که به چهار عامل معروف بهره‌وری عمل کنیم، تکنیک‌های مدیریت زمان موفقیت به همراه دارند:
- اشتیاق: باید اشتیاق قوی‌تری داشته باشیم تا زمان را کنترل کنیم و به بهره‌وری بالاتری دست پیدا کنیم.
- قاطعیت: باید تصمیم محکم‌تری بگیریم و تکنیک‌های مدیریت زمان را به طور مداوم تمرین کنیم تا به عادت تبدیل شوند.
- اراده: باید در مقابل وسوسه‌ها مقاومت کنیم تا مدیریت زمان موثر داشته باشیم.
- انضباط: باید خود را متعهد کنیم که مدیریت زمان را به عنوان یک اصل زندگی در زندگی خود دائمی کنیم.
چرا دچار کمبود زمان می‌شویم؟
مدیریت زمان و بهره‌وری در استفاده از زمان می‌تواند ما را از دیگران تمایز دهد. امروزه بسیاری از افراد به کمبود زمان شکایت می‌کنند و اغلب می‌گویند که زمان کافی برای انجام وظایف و استراحت ندارند. به ندرت افرادی را می‌یابیم که توانایی تعادل بین کار، استراحت، خانواده، و وقت‌های آزاد را به خوبی دارند. این افراد عمدتاً مهارت مدیریت زمان را دارند و به خوبی توانایی انجام وظایف خود را با حفظ تعادل دارند.
بسیاری از افراد کار سختی می‌کنند، اما به سمت و هدف صحیحی پیش نمی‌روند. آنها معمولاً کارها و مقصد خود را به وضوح تعیین نمی‌کنند. دلایلی که ممکن است به کمبود زمان منجر شوند شامل موارد زیر است:
- هدف‌گذاری نامناسب: تعیین اهداف واقعی و دقیق از اهمیت بالایی برخوردار است.
- اولویت‌بندی ناصحیح: انتخاب کارهای مهم و فوری و اولویت بندی آنها از اهمیت زمانی است.
- تعویق در انجام کارها: تعویق در شروع انجام کارها می‌تواند به کمبود زمان منجر شود.
- مدیریت ناصحیح انرژی: بهینه‌سازی استفاده از انرژی و تمرکز در زمان مناسب می‌تواند کمک کند.
نحوه مدیریت زمان
تمام مدیران زمان موفق، برنامه‌ریزان ماهری هستند. یکی از نیرومندترین ابزارهای مدیریت زمان، تدوین یک فهرست از کارهای روزانه است که به عنوان دستور کار روزانه‌تان عمل می‌کند. آنها از کاغذ و مداد بهره می‌برند و فهرست‌ها و زیرفهرست‌هایی را برای رسیدن به هر هدف بزرگ یا کوچکی تهیه می‌کنند.
مقایسه تکنیک‌های مدیریت زمان و مدیریت پروژه
مدیریت زمان یکی از زیرشاخه‌های مدیریت پروژه و مدیریت کار است. این به دلیل اینکه یکی از اصول مهم مدیریت پروژه بهینه‌سازی زمان مورد نیاز برای ارائه محصول با حفظ کارایی و کیفیت است. مدیریت پروژه شامل شیوه‌ها، قوانین، و رویه‌های خاصی است که در یک ساختار منطقی ترتیب داده شده‌اند و می‌توانید از آنها برای بهبود عملکرد تیم خود بهره‌برید.
قانون ۲۰-۸۰
قانون ۲۰-۸۰ (یا قاعده پَرِتو) یکی از اصول مهم مدیریت زمان است. این قانون بیان می‌کند که ۸۰٪ از نتایج به دست آمده از ۲۰٪ تلاش‌ها ناشی می‌شود یا ۸۰٪ از فروش از طرف ۲۰٪ از مشتریان حاصل می‌شود. این معنای آن است که باید تمرکز خود را بر روی آن ۲۰٪ از فعالیت‌ها و وظایفی که ۸۰٪ نتایج را به دنبال دارند، قرار دهید. این کار را با تجزیه و تحلیل دقیق انجام داده و سپس تلاش‌ها و منابع خود را برای بهبود این قسمت مهم متمرکز کنید.
تکنیک‌های مدیریت زمان
بر اساس تحقیقات انجام شده توسط آکادمی توسعه، تنها ۱ نفر از هر ۵ نفر (۱۸٪) دارای سیستم مدیریت زمان موثری هستند. به عبارت دیگر، بسیاری از افراد نمی‌دانند چگونه به بهره‌وری کار کنند. در ادامه به برخی از تکنیک‌های مدیریت زمان پرطرفدار که می‌توانید از آنها برای بهبود مهارت‌های مدیریت زمان خود استفاده کنید، پرداخته می‌شود:
- برنامه‌ریزی پیشین: برنامه‌ریزی اولین و مهم‌ترین تکنیک مدیریت زمان است. این به شما کمک می‌کند تا کارهای خود را به دقت برنامه‌ریزی کنید و دقیقاً بدانید که چه کاری را باید انجام دهید. اگر بتوانید وظایف روزانه، هفتگی یا ماهانه خود را به خوبی برنامه‌ریزی کنید، سایر امور نیز به راحتی مدیریت خواهند شد. می‌توانید از ابزارهای مختلفی مانند تقویم‌های دیجیتال، لیست‌های کاری، برنامه‌های مدیریت زمان و … برای این منظور استفاده کنید.
- تمرکز و جلوگیری از پرتوشتگی: تمرکز بر روی وظایف و جلوگیری از اشتتاج توجه از تکنیک‌های مهم مدیریت زمان است. باید از اعلان‌ها، وسایل دیجیتال، و حتی از دوستانی که اغلب تماس می‌گیرند و شما را از کار دور می‌کنند، دوری کنید. برای حفظ تمرکز بهتر می‌توانید از تکنیک‌های مختلفی استفاده کنید.
- شناخت تایمینگ بهترین: هر فرد دارای اوقات بهره‌وری مخصوص به خود است. برخی از افراد صبح‌ها بیشتر بهره‌وری دارند در حالی که دیگران عمدتاً شب‌ها کارآیی بیشتری دارند. باید زمان‌های بهترین عملکرد خود را شناسایی کنید و در این زمان‌ها وظایف مهمتر را بر
- نامه‌ریزی کنید. این تکنیک به شما کمک می‌کند تا از بهترین زمان‌های خود برای کارهای مهم استفاده کنید.
- اولویت‌بندی: اهمیت اولویت‌بندی را اغفال نکنید. باید ابتدا وظایف مهمتر و فوری را انجام دهید و سپس به سایر وظایف بپردازید. این به شما کمک می‌کند تا کارها را به بهترین شکل سازماندهی کنید و به بهره‌وری بیشتری دست یابید.
- استراحت منظم کنید: کار بی‌وقفه ممکن است به جای بهره‌وری، به ضرر انجام شود. برای داشتن عملکرد بهتر، نیاز به استراحت داریم. مغزمان باید بتواند استراحت کند و بعداً دوباره بر روی کار تمرکز کند. می‌توانید کمی پیاده‌روی کنید، یک فصل از کتاب مورد علاقه خود را بخوانید، یا وقت خود را برای یادگیری مهارت‌های جدید اختصاص دهید.
- توانایی رد کردن درخواست‌ها را تقویت کنید: ما نمی‌توانیم به سادگی هر کاری که از ما خواسته می‌شود را انجام دهیم. این کار می‌تواند به فرسودگی شغلی و اضطراب کاری منجر شود. به همین دلیل بسیار مهم است که وقتی افراد درخواست‌هایی از شما دارند، قوی باشید و اگر درخواستی غیرمنطقی است، به سادگی “نه” بگویید. به یاد داشته باشید که امتناع از انجام کارهایی که نمی‌توانید انجام دهید، اشکالی ندارد.
- هدف‌گذاری کنید: اهدافی را تعیین کنید و به دقت مشخص کنید که به کجا می‌روید. اهداف بخشی از فرآیندهای سازمانی هستند و در مدیریت زمان بسیار مهم هستند. برای استفاده موثر از هر تکنیک مدیریت زمان، باید هدف‌های خود را به دقت تعیین کنید. اقدامات بزرگتر را به اهداف ماهانه تقسیم کنید تا به تدریج به آنها نزدیک شوید. اهداف مشخصی که تعیین می‌کنند که سازمان شما به چه سمتی می‌رود، اصولاً نقش اصلی در موفقیت دارند. اما تعیین اهداف آسان نیست، چالش واقعی این است که به آنها پایبند بمانید.
- تمرکز کنید: انجام چند کار به طور همزمان بهره‌وری را به طرز چشمگیری کاهش می‌دهد و مغز ما را خسته می‌کند. در یک زمان معین فقط روی یک کار تمرکز کنید تا سرعت و دقت خود را افزایش دهید.
- زمان انجام هر کار را محاسبه کنید: آیا می‌دانید چقدر زمان برای کارهای خاصی صرف می‌کنید؟ بسیاری از افراد نمی‌دانند که در هر روز چقدر زمان را به هر فعالیتی اختصاص می‌دهند. اگر بدانید چه مقدار از زمان خود را به وظایف، پروژه‌ها و فعالیت‌های مختلف اختصاص می‌دهید، می‌توانید روز و جریان کاری خود را بهتر سازماندهی کنید. زمان‌بندی به شما کمک می‌کند تا تخمین‌های دقیقی از زمان‌های آینده داشته باشید و از برنامه‌های خود عقب نیفتید.
- برنامه‌صبحگاهی ایجاد کنید: زمانی که از خواب بیدار می‌شوید، اولین کاری که انجام می‌دهید چیست؟ اگر در حال مرتب‌کردن تخت‌خواب خود یا ورزش هستید، در مسیر درستی قرار دارید. اما اگر رسانه‌های اجتماعی را بررسی می‌کنید، مسیر شما اشتباه است. داشتن برنامه‌صبحگاهی خود بدون شک در بقیه روز به شما نیرو می‌دهد. از منظر روان‌شناسی، اولین کاری که در صبح انجام می‌دهید بر تأثیراتی که در طول روز خواهید داشت اثر می‌گذارد. از کارهای کوچکی مانند مرتب‌کردن رخت‌خواب خود امتحان کنید، سپس یک صبحانه سالم بخورید و شبکه‌های اجتماعی را برای پایان روز بگذارید. یک روال صبحگاهی خوب، روحیه مناسبی در شما ایجاد می‌کند و به شما انگیزه می‌دهد.
- از ابزارهای مناسب بهره ببرید: در دنیای پیشرفته امروزی، ابزارها جزء ضروری کارهای ما شده‌اند. برای بهره‌گیری کامل از تکنیک‌های مدیریت زمان، باید موارد زیر را در برنامه روزانه‌تان اعمال کنید: نرم‌افزارهای ردیابی زمان، لیست وظایف، نرم‌افزارهای مدیریت پروژه، ابزارهای ارتباطی، اتوماسیون بازاریابی و موارد مشابه. این ابزارها به شما کمک زیادی در صرفه‌جویی در زمان می‌کنند.
- به خودتان پاداش دهید: آیا یک کار یا پروژه را به اتمام رسانده‌اید؟ حالا زمانی برای استراحت و پاداش دادن به خودتان دارید. می‌توانید یک فنجان قهوه بنوشید، به موسیقی مورد علاقه گوش کنید یا با دوستان خود تماس بگیرید. پاداش‌های کوچک می‌توانند انگیزه‌تان را افزایش دهند.
- ارتباط موثری برقرار کنید: ارتباط صحیح می‌تواند در زمینه صرفه‌جویی در زمان مفید باشد. اگر برنامه‌ها، اهداف یا الزامات خود را به وضوح اعلام نکنید، دیگران نمی‌توانند آنها را درک کنند. این می‌تواند منجر به سوءتفاهم و درگیری شود. توانایی سپردن برخی از وظایف به افراد دیگر را تقویت کنید تا از تقسیم منطقی وظایفتان بهره‌برید.
- وقت برای خودتان اختصاص دهید: افرادی که مدیریت زمان را به خوبی عمل می‌کنند، کارآمدتر عمل می‌کنند، تعداد بیشتری از وظایف را در زمان کمتری انجام می‌دهند و به ختم‌نهایت می‌توانند وقتی برای امور شخصی و تفریح داشته باشند. وقت‌گذاشتن برای خودمان کیفیت بهتری در زندگی و شغل ما ایجاد می‌کند و به ما آرامش روحی می‌آورد. وقتی مدیریت زمان را به کار می‌گیریم و وظایف خود را با موفقیت به پایان می‌رسانیم، به اهداف خود نزدیک می‌شویم و روزهایمان را با احساس موفقیت به پایان می‌بریم.
- کارها را به تعویق نندازید: تعویق دادن به معنای “کارها را به وقت مناسب انجام ندادن” است. گاهی اوقات وقتی خالی داریم و کاری داریم که باید انجام دهیم، باز هم کار را به تعویق می‌اندازیم. به یاد داشته باشید که تعویق کارهای کوچک با خودش اضافه فشار روحی به همراه دارد و به زمان کمبودی منجر می‌شود.
به خوبی مدیریت زمان می‌تواند با اصرار بر انجام کارها به موقع کمک کند. عدم انگیزه، ناتوانی در نه گفتن، اشتباه در اولویت‌بندی، تنبلی، عدم تمرکز واقعی بر یک کار، کمال‌گرایی، عدم استراحت بین کارها، عدم داشتن فهرست وظایف روزانه، رویاهای بزرگ و غیر واقعی، ناتوانی در تصمیم‌گیری، و عدم مهارت در حل مسائل، برخی از عواملی هستند که موجب مشکلات در مدیریت زمان می‌شوند.
