چگونه می توان تجزیه و تحلیل علت ریشه ای را در 6 مرحله انجام داد؟
ابزارهای تحلیل علت ریشه ای روش هایی را نشان می دهند که برای کمک به انجام RCA و تعیین علت اصلی یک رویداد یا مشکل طراحی شده اند. برخی از پرکاربردترین ابزارهای RCA و کاربرد آنها همانند نمودار استخوان ماهی در ادامه مقاله توضیح داده شده است.
بهترین روش برای تجزیه و تحلیل علت ریشه ای موثر مستلزم انجام مراحل زیر است:
- تعریف مشکل،
- جمع آوری داده ها،
- شناسایی علل اضافی،
- شناسایی علت یا علل اصلی،
- اولویت بندی علل؛ و
- اجرای راه حل.
- 6 مرحله تجزیه و تحلیل علت ریشه ای چیست؟
- چگونه از ابزارهای تجزیه و تحلیل ریشه برای انجام تجزیه و تحلیل علت ریشه ای استفاده کنیم؟
- آیا برای انجام تجزیه و تحلیل علت ریشه ای به یک الگو نیاز دارید؟
- در کدام مرحله باید گزارش تحلیل علت ریشه ای بنویسید؟
- برای انجام تجزیه و تحلیل علل ریشه ای از کدام رویکرد باید استفاده کرد؟
- در کدام بخش ها می توانید تجزیه و تحلیل علل ریشه ای را انجام دهید؟
- چگونه باید جلسات تحلیل علل ریشه ای خود را سازماندهی کنید؟
- تأثیر انجام تجزیه و تحلیل علل ریشه ای بر بازده کاری چیست؟
6 مرحله تجزیه و تحلیل علت ریشه ای چیست؟
1. مشکل را تعریف کنید
اولین گام هنگام انجام تجزیه و تحلیل علت ریشه ای، تجزیه و تحلیل وضعیت موجود است. اینجاست که تیم عواملی را که روی رویداد مشکل ساز تأثیر می گذارد، شناسایی می کند. نتیجه این مرحله بیانیه ای است که مشکل خاص را در بر می گیرد. یک تیم کوچک وظیفه دارد مشکل را تعریف کند. این می تواند کارکنان پژوهشی باشد که وضعیت را ارزیابی و تجزیه و تحلیل می کند. سوالی که در این مرحله اولیه باید پاسخ داده شود این است: مشکل چیست؟، مشکل چگونه بر نیازهای مشتری تأثیر می گذارد؟ و غیره.
2. جمع آوری داده ها در مورد مشکل
یک مرحله مهم در تجزیه و تحلیل علت ریشه ای، جمع آوری داده های مرتبط در مورد یک حادثه یا یک رویداد مشکل ساز است. مستندسازی تمام ویژگی‌ها و مشخصات رویداد به شما کمک می‌کند تا به سؤالاتی مانند عوامل مؤثر در آن پاسخ دهید؟ چه زمانی مشکل ایجاد شد؟ آیا این یک رویداد تکراری است؟ تاثیر مشاهده شده چیست؟ و غیره.
3. عوامل علّی بالقوه را تعیین کنید
ایجاد یک توالی از رویدادها برای شناسایی عوامل علّی که می توانند به مشکل یا رویداد مشاهده شده کمک کنند، مهم است. تیم پروژه که وظیفه تجزیه و تحلیل مشکل را بر عهده دارد، باید یک جدول زمانی از رویدادها ایجاد کند و تا آنجا که ممکن است عوامل بالقوه علت را با پرسیدن «چرا؟» بررسی کند. سوالات به عنوان مثال، استفاده از نمودار علی به نمایش بصری ارتباط بین رویدادها کمک می کند و ردیابی علت اصلی را امکان پذیر می کند.
4. علت اصلی مشکل را تعیین کنید
این زمان برای شناسایی هر چه بیشتر علل ممکن است. تیم تجزیه و تحلیل می تواند از تکنیک هایی مانند 5 چرا، تجزیه و تحلیل استخوان ماهی یا نمودار پارتو برای محدود کردن علت یا علل احتمالی مشکل و عوامل اصلی کمک کننده استفاده کند. در این مرحله، ذینفعان و سایر تیم های مرتبط باید درگیر شوند.
5. اولویت بندی علل
هنگامی که علل ریشه ای مشخص شد، باید آنها را اولویت بندی کرد و بر اساس آن با آنها مقابله کرد. برای تعیین اینکه کدام علت یا چالش را باید ابتدا بررسی کرد، تیم تجزیه و تحلیل باید ارزیابی کند که تأثیر علت چیست – هر چه تأثیر بیشتر باشد، اولویت آن بیشتر است. نکته دیگری که هنگام اولویت‌بندی علل ریشه‌ای وجود دارد، تعداد عوامل علّی است که توسط یک چالش خاص ایجاد می‌شوند – هر چه تعداد عوامل علت بیشتر باشد، تأثیر علت اصلی بیشتر می‌شود و باعث رسیدگی فوری می‌شود.
6. راه حل، توصیه، و اجرا
گام بعدی در تعیین علل ریشه ای و اولویت بندی آنها، یافتن راه حل برای مشکل و اجرای آنها است. طوفان فکری یک راه عالی برای تلاش و دستیابی به انواع سناریوهای راه حل بالقوه است. رویکرد دیگر مصاحبه با افراد زیادی است که ممکن است. جمع آوری ورودی و همچنین اجرای راه حل مستلزم مشارکت همه است. از یک سو، هر توصیه مهم است، و از سوی دیگر، اجرای موفقیت‌آمیز آن چیزی است که به همه افراد آسیب دیده می‌چسبد.
چگونه از ابزارهای تجزیه و تحلیل ریشه برای انجام تجزیه و تحلیل علت ریشه ای استفاده کنیم؟
ابزارهای تحلیل علت ریشه ای روش هایی را نشان می دهند که برای کمک به انجام RCA و تعیین علت اصلی یک رویداد یا مشکل طراحی شده اند. برخی از پرکاربردترین ابزارهای RCA و کاربرد آنها در زیر توضیح داده شده است.
نمودار استخوان ماهی
نمودار استخوان ماهی تکنیکی است که به گروه بندی علل متعدد در دسته های مختلف کمک می کند. با شناسایی چنین شباهت هایی بین علل، می توانید به راحتی چالش ها را مرور کنید، تأثیر آنها را اولویت بندی کنید و در نهایت علت اصلی مشکل را تعیین کنید. برای استفاده از نمودار استخوان ماهی، سر ماهی باید مشکل را نشان دهد، در حالی که علل گروه اولیه در امتداد استخوان ماهی نشان داده می شوند. همچنین می توانید عوامل ثانویه علّی اضافی را در امتداد هر علت اولیه ترسیم کنید.
تجزیه و تحلیل درخت خطا
تجزیه و تحلیل درخت خطا (FTA) یکی دیگر از ابزارهای تحلیل علت ریشه ای است که از منطق بولی برای تعیین علت اصلی یک مشکل استفاده می کند. این ابزار از طریق تجسم مسئله در بالای نمودار و نقشه برداری از تمام زیرسیستم های تحت تأثیر در قالب شاخه ها، روابط بین یک رویداد مشکل ساز و تأثیر آن بر سایر بخش های یک سیستم را برقرار می کند. FTA از کسر برای تعیین علل ریشه ای رویدادها استفاده می کند و برای شناسایی خطرات سیستم مفید است.
5 چرا
تجزیه و تحلیل 5 چرا، تکنیکی از مجموعه ابزار ناب است که با پرسیدن سوالات چرایی به محدود کردن علت اصلی یک مشکل کمک می کند. برای رسیدن به علت اصلی یک رویداد، باید هر چند بار که لازم است «چرا» را بپرسید. به طور معمول شناسایی یک علت اصلی بیش از پنج بار طول نمی کشد. روش ارزیابی برای تعیین چگونگی ارتباط علل ریشه ای مختلف با یکدیگر بسیار مؤثر است و به زنجیره رویدادها شفافیت می بخشد.
آیا برای انجام تجزیه و تحلیل علت ریشه ای به یک الگو نیاز دارید؟
الگوهای تجزیه و تحلیل ریشه‌ای می‌توانند برای ایجاد پایه‌های فرآیند و ساده‌سازی پیشرفت آن بسیار مفید باشند.
الگوهای گزارش‌دهی RCA شامل داده‌های کلیدی مانند شرح رویداد خطا، جدول زمانی مشخصی از رویدادهای منتهی به رویداد خطا، تیمی که وظیفه فرآیند تجزیه و تحلیل و همچنین روش RCA را دارد که برای رسیدن به ریشه مورد استفاده قرار می‌گیرد. علت. اطلاعات را می توان به هر شکلی که دوست دارید ارائه کرد.
الگوهای ابزار RCA برای تجسم کل فرآیند تحلیل مفید هستند. قالب های RCA مانند الگوهای نمودار 5 Whys یا Pareto را می توان به راحتی با استفاده از انواع برنامه ها مانند Excel یا سایر راه حل های نرم افزاری خاص ایجاد کرد.
در کدام مرحله باید گزارش تحلیل علت ریشه ای بنویسید؟
تمام مراحل در تجزیه و تحلیل علت اصلی باید به طور خلاصه و مختصر در یک گزارش RCA پس از تکمیل تجزیه و تحلیل مستند شود. اطلاعاتی که باید در گزارش ذکر شود به شرح زیر است:
- معرفی. هدف گزارش را مشخص کنید، مخاطب مورد نظر و محدوده سند را مشخص کنید.
- شرح مشکل شرح واضح و مفصلی از رویداد مشکل ساز از جمله تاریخ وقوع، شخص یا تیم درگیر که رویداد را شناسایی کرده است، طرف های آسیب دیده و میزان تأثیرات را با جزئیات بیشتر ارائه دهید.
- جدول زمانی رویدادها را تنظیم کنید. تمام وقایعی را که منجر به خطای رویداد و رویدادهایی که پس از آن رخ داده است را ضبط و توصیف کنید. در مورد زمان هر رویداد، طرف های درگیر و جزئیات غنی هنگام توصیف رویدادها وقت شناس باشید.
- روش های مورد استفاده اطلاعاتی در مورد روش های تحلیل مورد استفاده برای تعیین علت اصلی مشکل، افراد درگیر در هر مرحله از فرآیند و نقش های خاص آنها ارائه دهید.
- توضیح یافته ها اطمینان حاصل کنید که همه یافته‌ها ضبط و گزارش شده‌اند، مهم نیست که چقدر کوچک و ناچیز به نظر می‌رسند. یافته ها باید به وضوح علت اصلی مشکل را توضیح دهند.
- توصیه ها توضیح مشکل به تفصیل همچنین باید شامل تمام دلایل اضافی باشد که تیم تحلیل کننده مشکل پیدا کرده است. این بخش از گزارش به بررسی بیشتر روابط علت و معلولی کمک می کند و از بروز یک مشکل بالقوه جلوگیری می کند.
برای انجام تجزیه و تحلیل علل ریشه ای از کدام رویکرد باید استفاده کرد؟
برای تعیین مؤثرترین راه برای یافتن علت اصلی یک مشکل، مهم است که اولین مراحل فرآیند را با پشتکار انجام دهید. با پرسیدن سوالات مناسب و جمع آوری جزئیات مهم در مورد رویداد، می توانید مشکل و عوامل موثر آن را تعیین کنید. بر اساس آن اطلاعات، مناسب ترین رویکرد تحلیل علت ریشه ای با عواملی مانند تعداد عوامل علت شناسایی شده و تنوع آنها، نحوه ارتباط آنها با یکدیگر، آیا نیاز به اعمال کسر و غیره دارد.
در کدام بخش ها می توانید تجزیه و تحلیل علل ریشه ای را انجام دهید؟
RCA یک رویکرد قدرتمند برای تعیین علل اساسی مشکلات است و به شرکت‌ها اجازه می‌دهد تا با جلوگیری از وقوع همان مشکل در آینده، فرآیندهای کاری پایدار ایجاد کنند. استفاده از تحلیل علت ریشه ای در طیف وسیعی از صنایع و بخش ها از توانایی آن در حل مشکلات و حمایت از فرهنگ سازمانی بهبود مستمر ناشی می شود. برخی از صنایعی که RCA در آنها بسیار کاربردی است در زیر فهرست شده است.
- تولید
- سلامت و امنیت
- مخابرات
چگونه باید جلسات تحلیل علل ریشه ای خود را سازماندهی کنید؟
جلسات تحلیل علت ریشه ای به تیم ها و ذینفعان امکان یادگیری و بهبود می دهد. جلسات RCA از طریق تجزیه و تحلیل عمیق یک مشکل، علت اصلی آن و عوامل علّی اضافی، نه تنها راه‌حل‌هایی را برای یک مشکل موجود به ارمغان می‌آورند، بلکه ماهیت پیشگیرانه نیز دارند. همه افراد درگیر در این مشکل باید در جلسات RCA، اعضای تیم، رهبران و ذینفعان به طور یکسان شرکت کنند.
مرحله 1: جلسات RCA باید توسط رهبرانی که با ویژگی های خود مشکل آشنا هستند سازماندهی و هدایت شوند. این وظیفه آنهاست که ساختار جلسه را برای همه شرکت کنندگان روشن کنند. آنها همچنین باید هدف جلسه را توضیح دهند.
فاز 2: برای پیمایش در توالی دقیق رویدادها، باید یک جدول زمانی ایجاد شود که توضیح دهد چگونه مشکل شناسایی شده است، چه زمانی و چه کسی زنگ هشدار را به صدا درآورده است. روش تحلیل علت ریشه ای استفاده شده باید اعلام شود.
مرحله 3: در مرحله بعدی جلسه، ذینفعان و اعضای تیم در بحث شرکت می کنند تا با در نظر گرفتن بینش و تجربیات ارزشمند خود، تمام علل بالقوه رویداد را فهرست کنند.
مرحله 4: پس از فهرست کردن علل بالقوه، حقایقی در مورد مشکل باید جمع آوری شود تا به محدود کردن علل بالقوه واقعی و حذف مواردی که در توضیح رویداد ناکام هستند کمک کند.
مرحله 5: هنگامی که علت یا علل اصلی شناسایی شد، همه افراد درگیر در جلسه باید در مورد اقدامات منطقی بعدی برای رفع مشکل و جلوگیری از وقوع بیشتر آن بحث کنند.
تأثیر انجام تجزیه و تحلیل علل ریشه ای بر بازده کاری چیست؟
تحلیل علت ریشه ای ابزارها و ابزارهایی را برای یافتن و حذف مشکلات فراهم می کند. مهمتر از همه، این روش از حل مسئله با استفاده بهینه از منابع پشتیبانی می کند که تا حد زیادی بر کارایی کلی کار تأثیر می گذارد. این تکنیک با هدف قرار دادن ریشه‌های مشکلات، و مقابله با همه عوامل علّی، به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا مؤثرتر باشند و کارایی کاری خود را افزایش دهند. فرآیند منطقی کشف علت اصلی یک مشکل، ماهیت پیشگیرانه RCA، و پشتیبانی از داده های واقعی برخی از مزایای کلیدی هستند که مدل تحلیل را بسیار جذاب و موفق می کند.
