9 دستورالعمل ضروری رسانه های اجتماعی برای کارمندان
پستهای رسانههای اجتماعی میتوانند در عرض چند ثانیه ویروسی شوند. برخی از دستورالعمل ها می تواند به کارکنان و شرکت ها کمک کند تا انتظارات آنلاین را درک کنند.
رهنمودهای رسانه های اجتماعی نشان می دهد که کارکنان یک شرکت چگونه باید خود را به صورت آنلاین معرفی کنند.
در آوریل 2023، جک تکسیرا 21 ساله به دلیل ارسال اسناد طبقه بندی شده در دو چت روم در Discord، یک پلت فرم چت روم رسانه اجتماعی محبوب برای گیمرها، دستگیر شد. تکسیرا به عنوان عضوی از گارد ملی هوایی ماساچوست، دارای مجوزهای امنیتی عالی بود و شروع به به اشتراک گذاشتن اسناد فوق محرمانه در مورد جنگ روسیه و اوکراین کرد. با ارسال این اسناد فاش شده، Teixeira سعی می کرد خود را به سایر کاربران نشان دهد، و اغلب “مطبوعات داغ” را ارسال می کرد. با این حال، این اسناد تهدیدی برای امنیت ایالات متحده بود.
9 دستورالعمل ضروری رسانه های اجتماعی برای کارمندان
طبق آمار جهانی، حدود 80.9 درصد از آمریکایی ها از نوعی از رسانه های اجتماعی استفاده می کنند و اکثر کاربران روزانه به رسانه های اجتماعی دسترسی دارند. مردم از فیس بوک، اینستاگرام، توییتر، لینکدین و دیگر پلتفرم های رسانه های اجتماعی برای شبکه های اجتماعی برای ارتباط با دوستان، خانواده و همکاران استفاده می کنند. این پستها میتوانند در عرض چند ثانیه در فضای مجازی پخش شوند و پست اشتباه میتواند شهرت را خدشهدار کند.
یکی از نمونههای ناگوار رسانههای اجتماعی از بالای غول رسانههای اجتماعی توییتر بود. آنتونی نوتو، مدیر مالی سابق، به طور تصادفی توییتی را منتشر کرد که قرار بود پیامی مستقیم در مورد ادغام احتمالی باشد، که در مراحل اولیه بود و در آن زمان آماده اعلام نبود. نوتو به سرعت توییت را حذف کرد، اما چند دنبال کننده آن را ذخیره و به اشتراک گذاشتند. توییتر به این توییت نپرداخته است.
با ایجاد دستورالعملهای رسانههای اجتماعی، شرکتها میتوانند کارمندان را توانمند کرده و به آنها در انتخاب درست در رسانههای اجتماعی کمک کنند. این دستورالعملها میتوانند از حوادث ناگوار رسانههای اجتماعی جلوگیری کنند و همچنین میتوانند اعضای تیم را به سفیران برند آنلاین تبدیل کنند.
چرا یک سیاست رسانه اجتماعی سازمانی ضروری است؟
شرکت ها نباید کارمندان را از استفاده از رسانه های اجتماعی و صحبت در مورد شغل خود منع کنند. ارائه رهنمودهای صحیح به عنوان یادآوری مفیدی برای کارکنان به حساب می آید که هم در داخل و هم در خارج از محل کار با ملاحظه، فراگیر و خوش بین باشند.
رسانه های اجتماعی راه های منحصر به فردی را برای تعامل با مشتریان، ترویج محتوا، تبلیغات فروش، برجسته کردن رویدادها و جذب استعدادها ارائه می دهند. می تواند یک ابزار بازاریابی مفید برای مشاغل باشد. کارمندانی که شرکت خود را تبلیغ میکنند، میتوانند بالقوه رسانههای اجتماعی را ارتقا دهند و به مخاطبان بیشتری دست یابند. هر کارمندی می تواند یک سفیر برند باشد و از محصولات و خدمات شرکت حمایت کند.
9 دستورالعمل رسانه های اجتماعی
هنگام نوشتن دستورالعمل، از منع بیش از حد خودداری کنید. آژانس های فدرال – مانند هیئت ملی روابط کار – برخی از سیاست ها را محدود کننده تشخیص داده اند. برای مثال، یک سیاست کنترلی بیش از حد، کارمندان را از ذکر شرایط کاری منع می کند.
در حالی که شرکت ها نمی توانند اطلاعات ارسال شده در حساب های شخصی را محدود کنند، کارمندان باید هنگام حضور در رسانه های اجتماعی از عقل سلیم استفاده کنند.
این دستورالعمل ها نباید برای ترساندن کارکنان نوشته شوند. در عوض، این دستورالعمل ها برای محافظت از کارمندان و شرکت آمده است. کارکنان را تشویق کنید که سرگرم شوند، در ارتباط بمانند و شفاف باشند.
در اینجا نکات کلیدی وجود دارد که شرکت ها باید در دستورالعمل های رسانه های اجتماعی لحاظ کنند.
- آدرس استفاده از رسانه های اجتماعی شخصی در ساعات کاری
همه هنوز یک کار روزانه دارند و به راحتی در شبکه های اجتماعی قرار می گیرند. اطلاعاتی در مورد عدم استفاده از رسانه های اجتماعی در تجهیزات شرکت وارد کنید، مگر اینکه مربوط به کار باشد. هنگام ثبت حساب های آنلاین برای استفاده شخصی، کارمندان نباید از آدرس ایمیل شرکت خود استفاده کنند مگر اینکه مربوط به کار باشد.
کارمندان باید هنگام ارسال پست در رسانه های اجتماعی حتی در زمان شخصی خود از آراستگی استفاده کنند. پستهای آنها ردپای دیجیتالی به جا میگذارند و هرگونه نظر تحقیرآمیز یا منفی در مورد شغلشان میتواند بر دیدگاه دیگران نسبت به کارفرمایشان تأثیر بگذارد.
با ایجاد دستورالعملهای رسانههای اجتماعی، شرکتها میتوانند کارمندان را توانمند کرده و به آنها در انتخاب درست در رسانههای اجتماعی کمک کنند.
- کارکنان را به احترام تشویق کنید
کارمندان باید از پست های تبعیض آمیز یا آزاردهنده خودداری کنند. این راهنمایی باید برای پستهای جدید، ریتوییتها، اشتراکگذاریها و هشتگها اعمال شود.
اظهارات و توهین ها در مورد نژاد، مذهب، گرایش جنسی، قومیت و جنسیت می تواند توهین آمیز تلقی شود. به کارمندان یادآوری کنید که برند حرفه ای و برند شخصی آنها با هم گره خورده است. اظهار نظر اشتباه می تواند آنها را به دادگاه بکشاند.
کارمندان را تشویق کنید قبل از ارسال پست بایستند و فکر کنند، مخصوصاً زمانی که عصبانی هستند. حتی اگر کسی پستی را حذف کند، ممکن است خیلی دیر شده باشد. کسب و کارها همچنین باید نمونه هایی از پست های مضر را به کارمندان ارائه دهند.
- از پروتکل اجتماعی پیروی کنید
اکثر شرکت ها یک خط مشی رفتاری دارند که کارمندان هنگام استخدام آن را امضا می کنند. این خط مشی مشخص می کند که شرکت چگونه از کارکنان خود انتظار دارد که عمل کنند. به کارکنان یادآوری کنید که این سیاست به صورت آنلاین نیز اعمال می شود. - ارسال اطلاعات محرمانه شرکت را ممنوع کنید
این دستورالعمل ها باید کارمندان را از به اشتراک گذاری اطلاعات محرمانه شرکت منع کند. این ممنوعیت شامل اطلاعات زیر می شود:
لیست های مشتری
امور مالی غیر دولتی
استراتژی های کسب و کار
مسائل حقوقی
طرح های بازاریابی و فروش
عواقب نقض این سیاست را درج کنید.
- مشارکت کارکنان را ارتقا دهید
کارمندان را تشویق کنید تا حسابهای رسمی رسانههای اجتماعی شرکت را دنبال کنند تا شروعی عالی برای تعامل با محتوای شرکت داشته باشند. آنها میتوانند اخبار، رویدادها و داستانها را به اشتراک بگذارند تا حس خوبی نسبت به شیوههای رسانههای اجتماعی شرکت داشته باشند.
کارمندان همچنین باید کارفرمای خود را – در صورتی که راحت هستند – در حساب های شخصی خود ذکر کنند، که سطح دیگری به اعتماد شرکت اضافه می کند. افرادی که در یک سازمان جستجو می کنند می خواهند بدانند چه کسی در آنجا کار می کند و ممکن است ببینند کارمندان شما چه می گویند.
- کپی رایت و نگرانی های قانونی را توضیح دهید
قوانین کپی رایت را مشخص کنید و اطمینان حاصل کنید که کارمندان می دانند که محدودیت های قانونی برای استفاده از تصاویر، موسیقی، عکس ها، فیلم ها و گرافیک ها وجود دارد. این موارد دارای حق چاپ را به مالک اصلی نسبت دهید یا از استفاده کامل از آنها برای جلوگیری از پیگرد قانونی خودداری کنید. - اطمینان حاصل کنید که نظرات کارمند منعکس کننده شرکت نیست
کارمندان نباید نظرات خود را به نمایندگی از شرکت بیان کنند. با این حال، برای کارکنان قابل قبول است که نظرات خود را بیان کنند. یک بند سلب مسئولیت ایجاد کنید که نظرات کارکنان را برجسته کند، باید همیشه با کارمند مرتبط باشد نه شرکت. این عبارت می تواند به سادگی بیان کند “نظرات بیان شده متعلق به من است” در بیوگرافی رسانه های اجتماعی. - جلوگیری از استفاده نادرست از لوگوی شرکت
کارمندان باید بتوانند از لوگوی شرکت استفاده کنند. با این حال، برای کسب و کارها مهم است که در مواردی که نباید از لوگو استفاده شود، مثال های خاصی ارائه دهند. - به نظرات یا نظرات منفی پاسخ ندهید
گرفتار شدن در جنگ رسانه های اجتماعی آسان است. اما تنها مدیر رسانه های اجتماعی باید به نظرات و بررسی های منفی بر اساس خط مشی شرکت پاسخ دهد.
پاسخ دادن به مدیر رسانه های اجتماعی – که بر همه حساب های شرکتی نظارت دارد – با یک پیام مثبت نشان می دهد که شرکت اهمیت می دهد و می خواهد به این مشکل رسیدگی کند. بهتر است مدیر رسانه های اجتماعی با مشتری عصبانی از طریق ایمیل یا تلفن صحبت کند. این موضوع را از کانون توجه خارج می کند. اگر موضوع نیاز به توجه بیشتری داشته باشد، مدیر رسانه های اجتماعی می تواند آن را تشدید کند.
کلیدهای تنظیم دستورالعمل های رسانه های اجتماعی
با دستورالعمل های تعیین شده، اطمینان حاصل کنید که کارکنان از آنها آگاه هستند و از آنها پیروی می کنند. همچنین شرکت ها باید موارد زیر را انجام دهند:
- آموزش مداوم در شبکه های اجتماعی ارائه دهید. آموزش مداوم و نظارت به کارکنان کمک می کند تا نیازها را درک کنند. کسب و کار باید به اشتراک گذاری این دستورالعمل ها با کارمندان از طریق جلسات، ناهار، ایمیل، فیلم های آموزشی و سایر اشکال ارتباطی برای افزایش آگاهی و تعیین انتظارات ادامه دهد.
- برای این دستورالعمل ها پشتیبانی مدیریت ارشد را دریافت کنید. یک خط مشی رسانه اجتماعی ارتباط باز بین کارکنان و رهبری برقرار می کند. رهبران می توانند کارکنان را از انتظارات شرکت آگاه کنند و به چالش ها رسیدگی کنند. کارمندان با شنیدن دستورالعملهای رهبری ارشد، کمتر احتمال دارد هر چیزی منفی را که بر برند شرکت تأثیر میگذارد به اشتراک بگذارند یا پست کنند.
- یک مدیر رسانه اجتماعی برای مدیریت رسانه های اجتماعی تعیین کنید. کارمند یا شخص ثالثی را برای نظارت بر محتوا و مدیریت حسابهای شرکت تعیین کنید. هرکسی که از حسابهای اجتماعی شرکتی استفاده میکند باید قرارداد جداگانهای داشته باشد که این حسابها برای استفاده شخصی نیستند.
- تصمیم بگیرید که این دستورالعمل ها کجا زندگی می کنند. این دستورالعمل ها باید در کتابچه راهنمای کارمندان و همچنین جایی که کارمندان به راحتی به آن دسترسی داشته باشند، باشد. این دستورالعمل ها را در اینترانت، پایگاه دانش داخلی، درایو مشترک یا هر جای دیگری که کارمندان برای کسب اطلاعات به آن مراجعه می کنند، نگه دارید. هرگونه به روز رسانی خط مشی را در میان بگذارید.