برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP): معنی، مؤلفه ها و مثال ها
برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) یک سیستم نرم افزاری است که به شما کمک می کند کل کسب و کار خود را اجرا کنید، از اتوماسیون و فرآیندهای مالی، منابع انسانی، تولید، زنجیره تامین، خدمات، تدارکات و غیره پشتیبانی می کند.
ERP مخفف “Enterprise resource planning” یعنی برنامه ریزی منابع سازمانی است، اما ERP به چه معناست؟
ساده ترین راه برای تعریف ERP این است که در مورد تمام فرآیندهای تجاری اصلی مورد نیاز برای اداره یک شرکت فکر کنید: امور مالی، منابع انسانی، تولید، زنجیره تامین، خدمات، تدارکات و موارد دیگر. در ابتدایی ترین سطح خود، ERP به مدیریت کارآمد تمام این فرآیندها در یک سیستم یکپارچه کمک می کند. اغلب از آن به عنوان سیستم ثبت سازمان یاد می شود.
برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) چیست؟
برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) پلت فرمی است که شرکت ها برای مدیریت و ادغام بخش های اساسی کسب و کار خود از آن استفاده می کنند. بسیاری از برنامه های نرم افزاری ERP برای شرکت ها حیاتی هستند زیرا به آنها کمک می کنند تا برنامه ریزی منابع را با یکپارچه سازی تمام فرآیندهای مورد نیاز برای اجرای شرکت خود با یک سیستم واحد پیاده سازی کنند. با ایران گواه همراه باشید.
یک سیستم نرم افزاری ERP همچنین می تواند برنامه ریزی، خرید موجودی، فروش، بازاریابی، مالی، منابع انسانی و موارد دیگر را یکپارچه کند.
نکات کلیدی در مورد ERP (برنامه ریزی سازمانی)
- نرم افزار ERP می تواند تمام فرآیندهای مورد نیاز برای اجرای یک شرکت را یکپارچه کند.
- راه حل های برنامه ریزی منابع سازمانی در طول سال ها تکامل یافته اند و اکنون بسیاری از آنها معمولاً برنامه های مبتنی بر وب هستند که کاربران می توانند از راه دور به آنها دسترسی داشته باشند.
- برخی از مزایای برنامه ریزی منابع سازمانی شامل جریان آزاد ارتباط بین حوزه های تجاری، یک منبع اطلاعاتی واحد و گزارش دهی دقیق و بلادرنگ است.
- صدها برنامه برنامه ریزی منابع سازمانی وجود دارد که یک شرکت می تواند از بین آنها انتخاب کند و بیشتر آنها را می توان سفارشی کرد.
- اگر یک شرکت آن را با دقت پیاده سازی نکند، یک سیستم ERP می تواند ناکارآمد باشد.
آشنایی با برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP)
شما می توانید یک سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی را به عنوان چسبی در نظر بگیرید که سیستم های کامپیوتری مختلف را برای یک سازمان بزرگ به هم متصل می کند. بدون برنامه ERP، هر بخش سیستم خود را برای وظایف خاص خود بهینه می کند. با نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی، هر بخش هنوز سیستم خود را دارد، اما همه سیستم ها از طریق یک برنامه با یک رابط قابل دسترسی هستند.
ERP چه کاری انجام می دهد؟
برنامه های کاربردی برنامه ریزی منابع سازمانی همچنین به بخش های مختلف اجازه می دهد تا راحت تر با بقیه شرکت ها ارتباط برقرار کرده و اطلاعات را به اشتراک بگذارند. اطلاعات مربوط به فعالیت و وضعیت بخش‌های مختلف را جمع‌آوری می‌کند و این اطلاعات را در اختیار بخش‌های دیگر قرار می‌دهد، جایی که می‌توان از آن به طور سازنده استفاده کرد.
برنامه های برنامه ریزی منابع سازمانی می توانند با پیوند دادن اطلاعات مربوط به تولید، امور مالی، توزیع و منابع انسانی به یک شرکت کمک کنند تا خودآگاه تر شود. از آنجایی که یک برنامه ERP فناوری های مختلفی را که توسط هر بخش از یک کسب و کار استفاده می شود، به هم متصل می کند، می تواند موارد تکراری پرهزینه و فناوری ناسازگار را حذف کند. این فرآیند اغلب حساب های پرداختنی، سیستم های کنترل سهام، سیستم های نظارت بر سفارش و پایگاه های داده مشتریان را در یک سیستم ادغام می کند.
ERP چگونه کار می کند؟
برنامه ریزی منابع سازمانی “ERP” طی سال‌ها از مدل‌های نرم‌افزار سنتی که از سرورهای کلاینت فیزیکی و سیستم‌های ورود دستی استفاده می‌کرد تا نرم‌افزار مبتنی بر ابر با دسترسی از راه دور و مبتنی بر وب، تکامل یافته است. این پلتفرم عموماً توسط شرکتی که آن را ایجاد کرده است نگهداری می‌شود و شرکت‌های مشتری خدمات ارائه شده توسط پلتفرم را اجاره می‌کنند.
کسب و کارها برنامه هایی را که می خواهند استفاده کنند انتخاب می کنند. سپس، شرکت میزبان برنامه ها را بر روی سروری که مشتری اجاره می کند بارگذاری می کند و هر دو طرف شروع به کار برای ادغام فرآیندها و داده های مشتری در پلت فرم می کنند.
هنگامی که همه بخش ها به سیستم متصل می شوند، تمام داده ها در سرور جمع آوری می شوند و فوراً در دسترس کسانی قرار می گیرند که مجوز استفاده از آن را دارند. گزارش‌ها را می‌توان با معیارها، نمودارها یا سایر تصاویر و وسایل کمکی که مشتری برای تعیین عملکرد کسب‌وکار و بخش‌های آن به آن نیاز دارد، تولید کرد.
نکته: اگر سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی آن به دقت پیاده سازی نشود، ممکن است یک شرکت دچار گرانی هزینه شود.
مزایای برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) چیست؟
کسب و کارها از برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) به دلایل مختلفی مانند گسترش، کاهش هزینه ها و بهبود عملیات استفاده می کنند. منافعی که بین شرکت‌ها به دنبال و محقق می‌شود ممکن است متفاوت باشد. با این حال، برخی از آنها شایان ذکر است.
دقت و بهره وری را بهبود می بخشد
ادغام و اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار، افزونگی ها را حذف می کند و دقت و بهره وری را بهبود می بخشد. علاوه بر این، بخش هایی با فرآیندهای به هم پیوسته می توانند کار را برای دستیابی به نتایج سریعتر و بهتر هماهنگ کنند.
گزارش دهی را بهبود می بخشد
برخی از کسب و کارها از گزارش دهی بلادرنگ بهبود یافته از یک سیستم منبع واحد سود می برند. گزارش‌دهی دقیق و کامل به شرکت‌ها کمک می‌کند تا به اندازه کافی برنامه‌ریزی، بودجه، پیش‌بینی و اطلاع‌رسانی وضعیت عملیات را به سازمان و طرف‌های ذی‌نفع، مانند سهامداران، انجام دهند.
کارایی را افزایش می دهد
برنامه ریزی منابع سازمانی به کسب و کارها اجازه می دهد تا به سرعت به اطلاعات مورد نیاز مشتریان، فروشندگان و شرکای تجاری دسترسی پیدا کنند. این به بهبود رضایت مشتری و کارمند، نرخ پاسخ سریعتر و افزایش نرخ دقت کمک می کند. علاوه بر این، هزینه های مربوطه اغلب کاهش می یابد زیرا شرکت کارآمدتر عمل می کند.
نکته: نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی همچنین دید کاملی را فراهم می کند و به مدیریت امکان دسترسی به داده های بلادرنگ برای تصمیم گیری را می دهد.
همکاری را افزایش می دهد
بخش ها بهتر می توانند با یکدیگر همکاری کنند و دانش را به اشتراک بگذارند. نیروی کار تازه هم افزایی می تواند بهره وری و رضایت کارکنان را بهبود بخشد زیرا کارکنان بهتر می توانند ببینند که هر گروه عملکردی چگونه به ماموریت و چشم انداز شرکت کمک می کند. همچنین، وظایف ساده و دستی حذف می‌شوند و به کارکنان این امکان را می‌دهند که زمان خود را به کارهای معنادارتر اختصاص دهند.
نقاط ضعف ERP
یک سیستم ERP همیشه ناکارآمدی های یک کسب و کار را از بین نمی برد یا همه چیز را بهبود نمی بخشد. این شرکت ممکن است نیاز به تجدید نظر در مورد نحوه سازماندهی خود داشته باشد یا در معرض خطر قرار گرفتن با فناوری ناسازگار باشد.
سیستم‌های برنامه ریزی منابع سازمانی معمولاً به دلیل عدم تمایل شرکت به کنار گذاشتن فرآیندهای کاری قدیمی، در دستیابی به اهدافی که بر نصب آنها تأثیر گذاشته است، شکست می‌خورند. برخی از شرکت ها نیز ممکن است تمایلی به کنار گذاشتن نرم افزارهای قدیمی که در گذشته به خوبی کار می کردند، نداشته باشند. نکته کلیدی این است که از تقسیم پروژه های ERP به پروژه های کوچکتر جلوگیری کنید که می تواند منجر به افزایش هزینه شود.
نکته: بکارگیری اصول مدیریت تغییر در طول چرخه عمر ERP می تواند از خرابی هایی که اجرای کامل را به خطر می اندازد جلوگیری یا کاهش دهد.
ارائه دهندگان راه حل های ERP
برخی از نام های آشنا رهبران نرم افزار ERP هستند. Oracle Corp. (ORCL) در ابتدا یک پایگاه داده رابطه ای را ارائه کرد که با نرم افزار ERP توسعه یافته توسط SAP (SAP) قبل از ورود به بازار بزرگتر سازمانی در اوایل دهه 2000 یکپارچه شده بود. مایکروسافت (MSFT) برای مدت طولانی پیشرو در صنعت بوده و مشتریان زیادی از نرم افزارهای متعدد این شرکت استفاده می کنند.
با افزایش محبوبیت راه حل های مبتنی بر ابر در سال های اخیر، رهبران سنتی صنعت ERP چالش هایی را از سوی شرکت های نوپا مانند Bizowie و Workwise مشاهده کرده اند.
نمونه های ERP
فولتون و روارک
Fulton & Roark سازنده محصولات آرایش مردانه با موفقیت برنامه ریزی منابع سازمانی را برای ردیابی بهتر موجودی و داده های مالی اجرا کرد. مانند بسیاری از مشاغل دیگر، شرکت کارولینای شمالی از صفحات گسترده برای ردیابی موجودی و نرم افزار حسابداری برای ثبت داده های مالی استفاده کرد.
با رشد شرکت، فرآیندهای آن با تاخیر مواجه شد. سیستم ردیابی موجودی قدیمی آنها تغییر هزینه ها را در نظر نمی گرفت و نرم افزار حسابداری نمی توانست معیارهای مورد نیاز برای صورت های مالی کلیدی را ثبت کند. این خرابی ها فرآیندهای دستی را ایجاد کردند که زمان و منابع را بیشتر به خطر انداخت.
برای حذف فرآیندهای غیر ضروری و متمرکز کردن کار، آنها سیستم Oracle NetSuite ERP را انتخاب کردند. فوراً، Fulton & Rourk بهتر می‌توانست خطاهای حسابداری مربوط به موجودی را شناسایی کند، هزینه‌های بکارگیری اشخاص ثالث برای ارزیابی سوابق مالی آنها را حذف کند و وضعیت مالی را بهتر گزارش کند.
کادبری
Cadbury، یک شیرینی‌پز جهانی و سازنده تخم‌مرغ شکلاتی محبوب Cadbury، یک سیستم ERP را نیز با موفقیت پیاده‌سازی کرد. این شرکت هزاران سیستم داشت اما نتوانست با رشد سریع خود همگام شود و از سیستم های مدیریت انبار ناکارآمد استفاده می کرد.
سیستمی را پیاده سازی کرد که هزاران برنامه کاربردی، فرآیندهای استاندارد، و سیستم های مدیریت انبار را بازسازی کرد – سیلوها را برای هماهنگی یکپارچه و یکپارچه کار تجزیه کرد.
سخن پایانی
برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) فرآیندهای کسب و کار را از طریق یک سیستم واحد مدیریت و یکپارچه می کند. با دید بهتر، شرکت ها می توانند بهتر برنامه ریزی و منابع را تخصیص دهند. بدون ERP، شرکت ها تمایل دارند در سیلوها فعالیت کنند و هر بخش از سیستم قطع شده خود استفاده می کند.
سیستم های ERP جریان آزاد ارتباطات و به اشتراک گذاری دانش را در یک سازمان، ادغام سیستم ها برای بهبود بهره وری و کارایی، و افزایش هم افزایی بین تیم ها و بخش ها ترویج می کنند. با این حال، اگر فرهنگ شرکت با تغییر سازگار نشود و شرکت بررسی نکند که ساختار سازمانش چگونه می تواند از آن پشتیبانی کند، حرکت به سمت یک سیستم ERP نتیجه معکوس خواهد داشت.
پرسش های متداول
اهمیت برنامه ریزی منابع سازمانی چیست؟
نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی راه حل های تک سیستمی را ارائه می دهد که فرآیندها را در سراسر تجارت یکپارچه می کند. این برنامه ها به کاربران اجازه می دهند تا در یک رابط واحد تعامل داشته باشند، اطلاعات را به اشتراک بگذارند و همکاری متقابل را فعال کنند. آنها بهره وری، همکاری و کارایی را افزایش می دهند.
5 جزء ERP چیست؟
اجزای یک سیستم ERP به نیازهای سازمان بستگی دارد. با این حال، ویژگی های کلیدی وجود دارد که هر ERP باید شامل آنها باشد. به طور کلی، بسته ها شامل امور مالی، منابع انسانی، تدارکات و تولید، مدیریت زنجیره تامین و مدیریت ارتباط با مشتری است.
انواع ERP چیست؟
به طور کلی سه گزینه استقرار برای سیستم های ERP وجود دارد. مبتنی بر ابر، در محل، و ترکیبی از این دو. در این گزینه‌ها، یک کسب‌وکار می‌تواند از میان صدها نوع مانند امور مالی، مدیریت زنجیره تامین و مدیریت منابع انسانی انتخاب کند.
2 برنامه اصلی ERP چیست؟
اینکه کدام یک از برنامه های کاربردی اصلی هستند بستگی به تجارت و صنعتی دارد که در آن فعالیت می کند. بیشتر شرکت ها می توانند از مدیریت زنجیره تامین، تدارکات و برنامه های مالی بهره ببرند تا به آنها کمک کند عملیات و هزینه های خود را ساده کنند.
