سیستم مدیریت ایمنی (Safety Management System یا SMS) یک چارچوب مدیریتی است که برای کاهش و کنترل ریسک‌های ایمنی در محیط کار به کار می‌رود. این سیستم شامل تمام رویه‌ها، سیاست‌ها و فعالیت‌هایی است که سازمان برای کاهش خطرات ایمنی در سطوح قابل تحمل انجام می‌دهد. سیستم‌های مدیریت ایمنی به سازمان‌ها اجازه می‌دهند تا تصمیمات خود را بر اساس ریسک‌ها اتخاذ کنند و اطمینان حاصل کنند که عملیاتشان ایمن است.

هدف اصلی سیستم‌های مدیریت ایمنی، ارائه یک رویکرد سیستماتیک برای مدیریت ریسک‌های عملیاتی است. این سیستم بهبود ایمنی را از طریق مدیریت فرایندهای موجود و تقویت فرهنگ ایمنی در پی دارد. استفاده مؤثر از مدیریت ایمنی در ادامه فعالیت و رشد کسب‌وکار بسیار مهم است، به‌ویژه در صنایع پرخطر مانند حمل‌ونقل هوایی، صنعت تولید انرژی، ساخت‌وساز و غیره.

سازمان‌ها با داشتن یک سیستم مدیریت ایمنی قادرند خطرات را به صورت منظم کنترل کنند و آزمون و ارزیابی‌های کنترل را برای اطمینان از کارآمدی آن‌ها انجام دهند. کسب‌وکارها به سه دلیل اخلاقی، قانونی و مالی از سیستم‌های مدیریت ایمنی استفاده می‌کنند.

کارفرمایان تعهد اخلاقی دارند که محیط کار ایمن و امنیتی برای کارکنان فراهم کنند. در بیشتر موارد، آن‌ها باید با قوانین و استانداردهای محلی که الزامات ایمنی را تعیین می‌کنند، سازگار باشند. با انجام اقدامات مناسب برای ایمن‌سازی محیط کار، کارفرما می‌تواند از مواجهه با مسائل قانونی و هزینه‌های مالی ناشی از حوادث جلوگیری کند.

ایجاد یک سیستم مدیریت ایمنی مؤثر

چند نکته برای ایجاد یک سیستم مدیریت ایمنی مؤثر با توجه به اینکه سیستم‌های مدیریت ایمنی یک چارچوب کلی را شامل می‌شوند، سازمان‌ها باید قبل از ایجاد آن، ماهیت کار خود را در نظر بگیرند. برخی از نمونه‌های سیستم‌های مدیریت ایمنی عبارتند از:

– سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی (ISO 45001:2018)

– چارچوب مراقبت مسئول از انجمن صنایع شیمیایی

– چارچوب سطح بالا برای مدیریت ایمنی فرایند توسط مؤسسه انرژی

سیستم مدیریت ایمنی (SMS) شامل چهار جزء است که اغلب به آن‌ها به عنوان چهار ستون سیستم مدیریت ایمنی اشاره می‌شود. این چهار جزء عبارتند از:

1. سیاست ایمنی و اهداف

2. مدیریت ریسک ایمنی

3. تضمین ایمنی

4. ارتقای ایمنی

هر جزء سیستم مدیریت ایمنی (SMS) دارای عناصری است که نیازمندی‌ها و موارد خاص برای پیاده‌سازی و حفظ موفقیت یک سیستم مدیریت ایمنی را شرح می‌دهند. ۱۲ عنصر سیستم مدیریت ایمنی شامل موارد زیر است:

1. تعهد مدیریت

2. پاسخگویی و مسئولیت‌های ایمنی

3. انتصاب پرسنل ایمنی کلیدی

4. هماهنگی برنامه‌ریزی واکنش اضطراری

5. اسناد مدیریت ایمنی

6. شناسایی خطر

7. ارزیابی ریسک ایمنی و کاهش آن

8. نظارت و اندازه‌گیری عملکرد ایمنی

9. مدیریت تغییرات

10. بهبود مستمر سیستم مدیریت ایمنی

11. آموزش و پرورش

12. ارتباطات ایمنی

عناصر کلیدی در یک سیستم مدیریت ایمنی

برای داشتن یک سیستم مدیریت ایمنی کارآمد که تضمین کننده عملکردهای ایمن در سراسر سازمان باشد، باید چندین عنصر مهم در نظر گرفته شود. در ادامه به بررسی این عناصر می‌پردازیم:

1. تعریف نحوه مدیریت ریسک توسط سازمان:

بسیاری از سازمان‌ها رویه‌های عملیاتی را برای کاهش و مدیریت ریسک تعیین می‌کنند. یک سیستم مدیریت ایمنی باید توضیح دقیقی از سیاست‌های مدیریت ریسک سازمان و تدابیری که در جهت کاهش ریسک در محل کار انجام شده است، ارائه دهد.

2. فهرست‌کردن ریسک‌ها و کنترل‌های موجود:

سیستم مدیریت ایمنی باید شامل یک فهرست جامع از هرگونه خطر شناسایی شده در محل کار و کنترل‌هایی باشد که برای مدیریت آن‌ها وجود دارد. فهرست کنترل‌های موجود نشان می‌دهد که سازمان به جدیت ایمنی کارکنان توجه می‌کند. با شناسایی خطرات جدید در محل کار و اجرای کنترل‌های جدید، این فهرست به صورت منظم به‌روزرسانی می‌شود.

ایجاد رویه‌هایی برای شناسایی و اصلاح عدم انطباق

برای داشتن یک مدیریت ایمنی کارآمد، لازم است رویه‌هایی برای شناسایی هرگونه مشکل عدم انطباق در محل کار ایجاد شود. اگر الزامات قانونی وجود داشته باشد که کارفرمایان برای حفظ ایمنی کارکنان باید رعایت کنند، سازمان باید رویه‌هایی را برای شناسایی و فوراً اصلاح هر نقص ایجاد کند.

ایجاد برنامه‌هایی برای بهبود مستمر

برای سازمان‌ها، اهمیت ترویج فرهنگ ایمنی در سراسر سازمان بسیار حائز اهمیت است. در این راستا، رویه‌هایی باید تدارک دیده شود تا به هر فرد درون سازمان امکان داده شود پیشنهادات خود را ارائه کند. برنامه‌ای که بر تقویت بهبود و ارائه پیشنهادات تمرکز می‌کند، به سازمان کمک می‌کند تا ایمنی کارکنان خود را بهبود بخشد.

فواید پیاده‌سازی سیستم مدیریت ایمنی

توسعه و پیاده‌سازی سیستم مدیریت ایمنی در محیط کار، فواید متعددی را به همراه دارد. در ادامه به چند مورد اصلی اشاره می‌کنیم:

تقویت فرهنگ ایمنی در محل کار

زمانی که مدیران به طور مداوم بر مدیریت ریسک تمرکز می‌کنند و آگاهی در مورد خطرات محیط کار را افزایش می‌دهند، بهبود نگرش و رفتار کارکنان درباره ایمنی در محل کار را ترویج می‌دهند. به این ترتیب، کارکنان نیز به ایمنی در محل کار اهمیت می‌دهند و در نهایت به ایجاد و تقویت فرهنگ ایمنی در سازمان کمک می‌کنند.

بهبود عملکرد مدیریت ریسک

سیستم‌های مدیریت ایمنی می‌توانند به شما در شناسایی خطرات محیط کار، ارزیابی خطرات برای ایمنی کارکنان، اثربخشی کنترل‌های ایمنی و شناسایی نواحی بدون کنترل کمک کنند. شرکت‌ها اکنون تمایل دارند از نرم‌افزارهای نظارت بر ایمنی برای توسعه لیست‌های بررسی یا استفاده از الگوهای گزارشگیری به جای کاغذ کاری کنند. همه این موارد بهبود قابل توجهی در عملکرد مدیریت ریسک سازمانی به همراه دارند.

بهبود تصویر عمومی سازمان به دلیل کاهش حوادث

شرکت‌هایی که در سیستم‌های مدیریت ایمنی سرمایه‌گذاری می‌کنند، می‌توانند محیط کار ایمن‌تری را برای کارکنان فراهم کنند. این به معنای وقوع حوادث و اختلالات کمتر در محل کار است و نشان می‌دهد که شرکت اهمیت بالایی به ایمنی کارکنان خود می‌دهد؛ این در نتیجه، بهبودی در تصویر عمومی شرکت به همراه دارد که معمولاً در جذب استعدادهای برتر و جذب مشتریان جدید تأثیرگذار است.

ارتباط مؤثر و گزارش‌دهی در سراسر سازمان:

ایجاد یک فرهنگ ایمنی که بر ارتباطات و گزارش‌دهی دقیق در سرتاسر سازمان تأکید داشته باشد، بسیار حائز اهمیت است. پاسخگویی و گزارش‌دهی باید در هر سطح از سازمان وجود داشته باشد. در صورت شناسایی خطرات توسط یک کارمند، آن‌ها باید گزارش خود را به مافوق خود ارائه دهند.

سپس مدیریت گزارش را بررسی کرده و تعیین می‌کند که آیا کنترل‌های اضافی برای کاهش خطرات جدید نیاز است یا خیر. این فرایند، هسته اصلی مدیریت ریسک مؤثر را تشکیل می‌دهد و به شرکت امکان می‌دهد تا خطرات موجود در محل کار را شناسایی کند.

کاهش جریمه ناشی از عدم انطباق با الزامات قانونی

صنایع خاصی که فعالیت می‌کنند، ملزم به رعایت استانداردها و الزامات خاص صنف خود برای حفظ ایمنی کارکنان هستند. در صورتی که یک شرکت از این قوانین پیروی نکند، ممکن است با جریمه‌های سنگینی مواجه شود.

یک سیستم مدیریت ایمنی ایده‌آل تنها به انطباق با الزامات قانونی محدود نمی‌شود، بلکه به کارکنان اجازه می‌دهد پیشنهادهای بهتری که برای بهبود ایمنی محیط کار خود دارند را مطرح کنند؛ این امر باعث کاهش خطرات و وقوع تلفات غیرطبیعی می‌شود.

جمع‌بندی

سیستم مدیریت ایمنی (SMS) مجموعه‌ای از فرایندهای ساختارمند است که تصمیم‌گیری مبتنی بر ریسک را برای فعالیت‌های روزانه یک کسب‌وکار فراهم می‌کند. فرایندهای کلیدی یک سیستم مدیریت ایمنی شامل شناسایی خطر، گزارش دادن اتفاقات، مدیریت ریسک، اندازه‌گیری عملکرد و تضمین کیفیت است. سیستم‌های مدیریت ایمنی به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا محصولات و خدمات را با بالاترین سطح ایمنی ارائه دهند و همچنین سلامتی کارکنان خود را حفظ کنند. این سیستم می‌تواند همچنین به عنوان یک ابزار رسمی برای رعایت الزامات قانونی مرتبط با حوزه فعالیت سازمان‌ها عمل کند.