همه‌گیری COVID-19 روشن کرده است که ابزارهای همکاری تیمی چیزی بیش از یک نوآوری ارتباطی هستند. آنها ضروری هستند.

بدون شک، شما یک یا دو ابزار مشترک را امتحان کرده اید. چه کسی در جلسه Zoom در سال 2020 حضور نداشته است؟ اما اکنون باید به یک راه حل بلند مدت فکر کنید. و این راه حل باید به شما این امکان را بدهد که کارهایی فراتر از کارهای مجزا انجام دهید، مانند پیام رسانی یا اشتراک گذاری فایل. آنها باید قادر به مدیریت عملکردهای متفاوت برای تیم های پراکنده باشند.

نحوه انتخاب ابزارهای همکاری تیمی مناسب

تعداد زیادی از چنین ابزارهایی در بازار وجود دارد. پس از کجا شروع میکنید؟ این چهار چیز را در نظر بگیرید: 1) چه کسی به آنها نیاز دارد؟ 2) چرا به آنها نیاز دارند؟ 3) آنها به چه نوع ابزارهای همکاری نیاز دارند؟ 4) امنیت و انطباق چگونه مورد توجه قرار می گیرد؟

1. چه کسی به آنها نیاز دارد؟
   چند نفر از اعضای تیم وجود دارد؟
   هر چند وقت یکبار از ابزار همکاری استفاده خواهند کرد؟
   چند نقش مختلف در بین کاربران نشان داده شده است؟ بسیاری از ابزارهای همکاری تعیین نمی کنند که کدام یک از برنامه های آنها – کوچک، متوسط یا بزرگ – برای تیم شما مناسب است. در عوض، آنها مقدار فضای ذخیره سازی هر کاربر را بر اساس تعداد کاربران کاهش می دهند. چیزی نمی توان گفت که شرکت های کوچک به فضای ذخیره سازی کمتری به ازای هر کاربر نیاز دارند، اما این ساختار مدل های قیمت گذاری است. به عنوان مثال، Slack در مدل استاندارد خود 10 گیگابایت فضای ذخیره سازی داده برای هر کاربر و در مدل سازمانی خود 1 ترابایت ذخیره سازی برای هر کاربر ارائه می دهد.

برخی از فروشندگان، مانند زوم، قیمت ها را بر اساس تعداد کاربران تعیین می کنند. در مورد خود، Zoom اجازه می دهد تا 100 شرکت کننده در نسخه های رایگان و حرفه ای خود، و حداکثر 1000 شرکت کننده در مدل Enterprise Plus خود.

2. چرا اعضای تیم به آنها نیاز دارند؟
   آیا آنها به سادگی به ارتباط رو در رو نیاز دارند؟
   آیا آنها نیاز به اشتراک گذاری فایل ها و ویرایش آنها در زمان واقعی دارند؟
   آیا آنها نیاز به مدیریت گردش کار دارند؟
   مزایای خاصی که از استفاده از ابزارهای همکاری تیمی حاصل می شود شامل موارد زیر است:

ارتباطات بهبود یافته و سریع تر، به ویژه در میان تیم های راه دور؛
تبادل واضح تر اطلاعات زیرا تمام ارتباطات، فایل ها و به روز رسانی های پیشرفت متمرکز هستند.
به اشتراک گذاری فایل سریع تر، که منجر به فرآیند بازخورد کارآمدتر می شود.
کاهش در ارتباط نادرست به دلیل اینکه تمام ارتباطات ثبت می شود.
بینش بهبود یافته در مورد پیشرفت هر یک از اعضای تیم و کل پروژه.
اتحاد تیم بهبود یافته زیرا اعضای تیم می توانند در سطح شخصی با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. و
افزایش بهره وری ناشی از بهبود کار تیمی و انسجام و همچنین دسترسی به اطلاعات متمرکز.

3. آنها به چه نوع ابزارهای همکاری نیاز دارند؟
   آیا کارمندان به فضای ذخیره سازی آنلاین زیادی نیاز دارند؟ اگر چنین است، آیا ابزار همکاری با برنامه‌های ذخیره‌سازی آنلاینی که قبلاً دارند، مانند Dropbox یا Box به راحتی کار می‌کند؟
   آیا آنها نیاز به برقراری ارتباط با افراد درون گروه دارند؟ آیا می توان حقوق دسترسی را به بخش های خاصی از برنامه اختصاص داد؟
   آیا آنها نیاز به استفاده از برنامه در هنگام تلفن همراه دارند؟
   انواع اصلی ابزارهای همکاری تیمی عبارتند از ابزارهای اشتراک فایل، پیام‌رسانی فوری (IM)، ذخیره‌سازی ابری، تخته‌های سفید آنلاین، همگام‌سازی اسناد، کنفرانس ویدئویی و ابزارهای اشتراک‌گذاری تقویم.

ابزارهای به اشتراک گذاری فایل، تیم ها را قادر می سازد تا به سرعت فایل ها را توزیع و انتقال دهند و دسترسی به سایر اعضا را فراهم کنند. این برنامه ها فرآیند انتقال را از ایمیل حذف می کنند و صندوق های ورودی را از سیل پرت کننده فایل ها و اعلان ها رها می کنند. فایل های به اشتراک گذاشته شده می توانند هر چیزی از اسناد گرفته تا فیلم ها یا حتی نرم افزار باشند.

برنامه های IM تیم ها را قادر می سازد تا پیام های متنی و فایل های آنلاین را در زمان واقعی مبادله کنند. فایل های ویدئویی، ارتباط صوتی و کنفرانس های ویدئویی توسط اکثر برنامه های IM پشتیبانی می شوند.

4. چگونه به امنیت و انطباق رسیدگی می شود؟
   ظهور برنامه‌های همکاری تیمی در پشته ارتباطات یکپارچه گسترده‌تر، مزایای بهره‌وری بسیاری را برای کاربران نهایی ارائه می‌دهد. اما ادغام همکاری تیمی چالشی منحصر به فرد برای بخش‌های فناوری اطلاعات، به‌ویژه در صنایع بسیار تحت نظارت است. توانایی به اشتراک گذاری فایل ها در داخل یک سازمان، اما خارج از شبکه شرکت، پتانسیل نشت اطلاعات حساس یا مالکیت معنوی را حتی به طور تصادفی ایجاد می کند.

مدیران فناوری اطلاعات باید اطمینان حاصل کنند که برنامه‌های انتخابی سطحی از امنیت داده‌ها را ارائه می‌دهند که با سیاست‌های امنیتی و انطباق تعیین‌شده در سازمان همسو باشد.

انواع ابزارهای همکاری

انتخاب ابزار همکاری مناسب کمی متعادل کننده است. شما عملکرد کافی برای پیشرفت مداوم در کار خود می خواهید، اما نه آنقدر عملکرد که شما را پایین بیاورد. امروزه تعداد کمی از ابزارهای همکاری تنها یک یا دو کار را انجام می دهند. با این حال، بیشتر آنها در یک زمینه تخصص دارند و در عین حال چندین عملکرد را ارائه می دهند.

گردش کار و مدیریت وظایف

گاهی اوقات مدیریت وظایف اجتماعی نامیده می شود، مدیریت وظیفه یک رویکرد مبتنی بر نرم افزار در زمان واقعی و مشارکتی برای فعالیت های تجاری است که به طور سنتی از طریق فرآیندهای ناهمزمان مانند به اشتراک گذاری اسناد و به روز رسانی وضعیت انجام می شود. نرم افزار مدیریت وظایف اشکال مختلفی دارد. نرم افزارهای برتر موجود در بازار عبارتند از:

نیروی فروش. Salesforce که در سال 1999 به عنوان یک ارائه دهنده “اتوماسیون نیروی فروش” راه اندازی شد، نمونه خوبی از چگونگی رشد پلت فرم های همکاری است. این خود را به عنوان یک پلت فرم مدیریت ارتباط با خدمات مشتری یکپارچه معرفی می کند که ابزارهای مشترکی را برای فروش، بازاریابی، تجارت الکترونیک، توسعه برنامه، خدمات مشتری و روابط کارکنان ارائه می دهد.

هر یک از این ابزارهای مشترک را می توان برای مدیریت وظایف خاص (مانند ایجاد سفارشات کاری خدمات) یا مجموعه ای از وظایف مشخص شده در یک گردش کار استفاده کرد. اما در هسته خود، Salesforce به دلیل توانایی های مشارکتی خود برای مشاهده روابط یک شرکت با مشتری از ابتدا تا انتها، از جمله تعاملات کارکنان با مشتری و وضعیت هر یک از وظایف شناخته شده است.

Microsoft Power Automate. مدیر گردش کار که قبلا به عنوان Microsoft Flow شناخته می شد، می تواند در برنامه های بزرگتر سازمانی گنجانده شود. Power Automate به کارمندان اجازه می دهد تا بدون کمک توسعه دهندگان، گردش کار و وظایف را در چندین برنامه و سرویس ایجاد و خودکار کنند.

مدیریت پروژه

مدیریت پروژه که از بسیاری جهات با مدیریت کار یا گردش کار همپوشانی دارد، بر فرآیندهای برنامه ریزی و بررسی تأکید دارد. نرم افزارهای برتر مدیریت پروژه شامل:

آسانا. این نرم افزار به کاربران امکان مشاهده وظایف و پروژه های در دست را می دهد. این به طور هوشمندانه خود را به عنوان قهرمان همکاری های پروژه از راه دور معرفی می کند و به کاربران این امکان را می دهد که پروژه را به دلخواه خود برش داده و مشاهده کنند. این به ویژه به دلیل استفاده از تابلوهای Kanban برای کمک به افرادی که با تکنیک های مدیریت پروژه Agile آشنا هستند، پروژه های خود را تجسم می کنند، شناخته شده است.

Monday.com این نرم افزار از نظر کارایی نزدیک ترین رقیب به آسانا می باشد. هر دو روش هایی برای مدیریت مرکزی ارتباطات و داده ها از برنامه های مختلف در یک مکان ارائه می دهند. دوشنبه (که قبلاً Dapulse نامیده می شد) ارتباطات را در جریان کار ادغام می کند تا آشکارتر کند که چه کسی و در چه نقطه ای چه چیزی گفته می شود.

موارد دیگری که عملکردهای مشابه را با تفاوت های جزئی ارائه می دهند عبارتند از:

• Wimi: بر مدیریت حقوق و کنترل نسخه سند تأکید دارد
• Redbooth: روی تجسم جدول زمانی پروژه تمرکز می کند
• از آگوست 2020، نسخه‌های هر ماه، برای هر کاربر از این محصولات در:

• Wimi: 15 دلار
• آسانا: 11 دلار
• Redbooth: 9 دلار)
• com: 8 دلار، با حداقل پنج کاربر
• همکاری تصویری و صوتی

در این دوران همه‌گیر، همکاری ویدیویی – از جمله کنفرانس ویدیویی، اشتراک‌گذاری صفحه، پیام‌رسانی فوری و اشتراک‌گذاری اسناد – به ابزار ارتباطی تبدیل شده است. ابزارهای محبوب همکاری صوتی و تصویری عبارتند از:

• وبکس
• GoToMeeting
• تیم های مایکروسافت
• بزرگنمایی
• آمازون چیم

بسیاری از کاربران تجاری از قبل با Webex سیسکو، GoToMeeting LogMeIn، تیم های مایکروسافت و برنامه های مشابه آشنا بودند، زمانی که زوم در آگاهی کسب و کار اصلی در اوایل سال 2020 غوغا کرد. قدم منطقی مقایسه محصولات، به عنوان مثال، تیم های مایکروسافت در مقابل زوم بوده است.

ویژگی هایی که هنگام مقایسه محصولات باید در نظر گرفته شود عبارتند از:

قیمت‌گذاری: بسته به اینکه آیا کنفرانس ویدیویی بخشی از یک بسته است یا خیر و سایر ویژگی‌های مشترک مانند توانایی ضبط یا داشتن چندین سرپرست، قیمت‌ها بسیار متفاوت است. به عنوان مثال، قیمت تیم های مایکروسافت از نسخه رایگان تا 57 دلار برای هر کاربر در ماه به عنوان بخشی از Microsoft 365 E5 متغیر است. و قیمت های منتشر شده Webex از نسخه رایگان آن تا 27 دلار در ماه برای هر کاربر برای حداکثر 100 کاربر متغیر است.

پیاده سازی و سهولت استفاده: اکثر ابزارهای مشارکتی از نرم افزار به عنوان مدل سرویس (SaaS) استفاده می کنند، بنابراین پیاده سازی به طور کلی مشکلی نیست. وجه تمایز این است که چگونه ابزار مشارکتی می تواند با سایر برنامه های کاربردی تخصصی ادغام شود. برای مثال، Zoom اکنون با برنامه Epic ارائه‌دهنده پرونده الکترونیک سلامت (EHR) متصل می‌شود و به سازمان‌های مراقبت‌های بهداشتی اجازه می‌دهد تا Zoom را با گردش کار ویدیویی Epic راه‌اندازی کنند. Mio، مستقر در سن آنتونیو، تگزاس، یک ابزار یکپارچه سازی برای کاربران Teams ایجاد کرده است که می خواهند کاربران Slack و Webex را شامل شوند.

قابلیت ها و محدودیت های ویدئو کنفرانس: خیلی بستگی به این دارد که چند نفر از آن استفاده کنند، دقیقاً برای چه کاری از آن استفاده خواهند کرد و به چه زنگ ها و سوت هایی نیاز دارند. نسخه‌های رایگان معمولاً طول تماس‌های ویدیویی و همچنین تعداد کاربران را محدود می‌کنند. نسخه های بزرگتر و دارای مجوز، تخته سفید، چت نوار کناری خصوصی در حین تماس و سایر ویژگی ها را ارائه می دهند.

قابلیت ها و محدودیت های تلفن: متغیرهای زیادی قیمت و کیفیت خدمات تلفن ارائه شده به عنوان بخشی از یک بسته ارتباطی یکپارچه را تعیین می کنند، مانند اینکه آیا می تواند تلفن و PBX، شبکه های تلفن سوئیچ عمومی (PSTN) و وظایف کنفرانس صوتی را انجام دهد یا خیر.

کاربران همچنین باید تصمیم بگیرند که آیا می‌توانند بین نسخه‌های دسکتاپ و موبایل جابجا شوند، آیا به شماره‌های تجاری اختصاصی برای هر یک از اعضای تیم نیاز دارند یا اینکه مایلند چقدر برای تماس‌های خروجی هزینه کنند. به عنوان مثال، Amazon Chime قیمت پرداخت به ازای استفاده، بدون قرارداد بلندمدت، و امکان جابه‌جایی بین ویژگی‌های اساسی که شامل هزینه نمی‌شوند و ویژگی‌هایی که شامل هزینه هستند را ارائه می‌دهد.

قابلیت‌ها و ویژگی‌های یکپارچه‌سازی: اکنون انتظار می‌رود که ابزارهای همکاری بتوانند با سایر برنامه‌ها ادغام شوند تا بسیاری از فرآیندهای تجاری را ساده و خودکار کنند. یکی از بزرگترین مزایای مایکروسافت تیمز، توانایی آن در ادغام یکپارچه با سایر محصولات Microsoft Office 365، و همچنین با ServiceNow، Salesforce، Trello و سایر برنامه های کاربردی محبوب سازمانی است. Cisco Webex را می توان به شدت در یک معماری ابری ترکیبی با پلتفرم ارتباطات یکپارچه (UC) خود ادغام کرد.

ارتباطات تیمی

در قلب هر ابزار همکاری، توانایی برقراری ارتباط است. در حالت ایده‌آل، این اتفاق بدون توجه به اینکه اعضای تیم کجا هستند یا روی چه پلتفرم ارتباطی کار می‌کنند، اتفاق می‌افتد. اما برخی از ابزارهای همکاری بر ارتباطات شخصی – به ویژه جایگزین های ایمیل – بر سایر ابزارها مانند گردش کار یا به اشتراک گذاری اسناد تأکید دارند. ابزارهای ارتباطی برتر تیم عبارتند از:

سستی. واضح ترین این ابزارها، اسلک خود را به عنوان جایگزینی برای ایمیل معرفی می کند، زیرا فیدهای رسانه های اجتماعی، ایمیل ها و سایر منابع را به کانال های مشخص شده توسط کاربر هدایت می کند. این کانال ها در کنار پروژه ها، افراد یا هر چیزی که شما انتخاب می کنید تعریف می شوند. Slack با بیش از 2200 برنامه از جمله Google Drive، Salesforce و Gmail متصل می شود.

فلوداک CA. این ابزار به رسانه‌های ارتباطی مختلف – ایمیل، چت، ویدئو و غیره اجازه می‌دهد تا در یک فضا، بر اساس موضوع، پروژه یا شخص تقسیم‌بندی شوند. بیش از 100 ادغام را ارائه می دهد که به موارد زیر تقسیم می شوند:

• مدیریت پروژه: Asana و Basecamp
• کنترل نسخه کدنویسی: Beanstalk و GitHub
• پشتیبانی مشتری: Zendesk و Desk.com
• ویکی ها: Assembla و Redmine
• ادغام مداوم: Ansible و Code Climate
• مانیتورینگ: Airbrake و Pingdom
• ورود به سیستم: OneLogin و SAML 2.0
• نگرانی های امنیتی و انطباق

Shadow IT مدت‌هاست که برای شرکت‌های متوسط و بزرگ دردسرساز شده است. این مشکل در طول همه‌گیری به یک میگرن بزرگ تبدیل شده است، زیرا بسیاری از سازمان‌ها که می‌توانند کارمندان از راه دور داشته باشند، به کارمندان خود توصیه می‌کنند تا از خانه کار کنند تا از آلودگی در دفتر جلوگیری کنند.

نگرانی های امنیتی و انطباق نیز در جایی که همکاری و ارتباطات یکپارچه همپوشانی دارند، افزایش یافته است.

به طور معمول، فروشندگان نرم افزار همکاری تیمی، مشخصات امنیتی را که ابزارهایشان به آن پایبند است، شناسایی می کنند. مثلا:

ابزار همکاری	گواهینامه های امنیتی و اعتماد
Slack	ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27017, ISO/IEC 27018, SOC 2, SOC 3, CSA, HIPAA, FedRAMP, FINRA, GDRP commitment
Monday.com	ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27701, ISO/IEC 27017, ISO/IEC 27018, ISO/IEC 27032, SOC 1, SOC 2, SOC 3, EU-U.S. Privacy Shield principles
Asana	PCI, SOC 1, SOC 2
Zoom	SOC 2 (Type II); FedRAMP (Moderate); GDPR, CCPA, COPPA, FERPA and HIPAA Compliant (with BAA); Privacy Shield Certified (EU/U.S., Swiss/U.S., Data Privacy Practices); TrustArc Certified Privacy Practices and Statements; Zoom’s security controls also align with the UK National Cyber Security Centre’s (NCSC) cloud security principles