5 چرا
پنج چرا (5 چرا) یک روش حل مسئله است که علت و معلول اساسی مشکلات خاص را بررسی می کند. هدف اصلی این است که با پرسیدن متوالی سؤال «چرا؟»، علت اصلی یک نقص یا مشکل را تعیین کنیم.
مشکلات پیش بینی نشده در هر تیم یا فرآیندی رخ می دهد. با این حال، مشکلات فقط علائم مسائل عمیق تر هستند. رفع سریع یک مشکل ممکن است راه حل مناسبی باشد. با این حال، از روند کاری شما در برابر اشتباهات مکرر محافظت نمی کند. به همین دلیل است که تیم شما باید روی یافتن علت اصلی و مقابله صحیح با آن تمرکز کند. خبر خوب این است که یک ابزار ساده و در عین حال قدرتمند وجود دارد که می تواند به شما کمک کند تا به ته هر مشکلی برسید: فرآیند تجزیه و تحلیل Five Whys.
روش 5 چرا اجازه می دهد تا با پنج بار پرسیدن “چرا” علت اصلی یک مشکل را کشف کنید. این تکنیک بازجویی یکی از مؤثرترین ابزارها برای تحلیل علت ریشه ای در مدیریت ناب است.
منشا 5 چرا کجا است؟
روش 5 چرا بخشی از سیستم تولید تویوتا و یک رویکرد ضروری برای حل مشکلات است. این تکنیک که توسط ساکیچی تویودا، مخترع و صنعتگر ژاپنی ابداع شد، به بخشی جدایی ناپذیر از فلسفه ناب تبدیل شد.
اساس رویکرد علمی تویوتا این است که بپرسیم چرا هر زمان که مشکلی پیدا می کنیم پنج بار… با تکرار چرایی پنج بار، ماهیت مشکل و همچنین راه حل آن مشخص می شود. تایچی اوهنو
یکی از عوامل کلیدی برای اجرای موفقیت آمیز تکنیک، تصمیم گیری آگاهانه است. این به این معنی است که فرآیند تصمیم گیری باید بر اساس درک درستی از آنچه واقعاً در محل کار اتفاق می افتد باشد.
به عبارت دیگر، فرآیند تحلیل علت ریشه ای باید شامل افرادی با تجربه عملی باشد. به طور منطقی، آنها می توانند ارزشمندترین اطلاعات را در مورد هر مشکلی که در حوزه تخصصی آنها ظاهر می شود به شما ارائه دهند.
مثال 5 چرا چیست؟
هنگام استفاده از تکنیک 5 چرا، می خواهید به اصل مشکل برسید و سپس آن را برطرف کنید. در واقع، سؤالات 5 چرا ممکن است به شما نشان دهد که منبع مشکل کاملاً غیرمنتظره است.
اغلب، مسائلی که به عنوان مشکلات فنی در نظر گرفته می شوند، در واقع به مشکلات انسانی و فرآیندی تبدیل می شوند. به همین دلیل است که اگر می‌خواهید از تکرار شکست‌ها جلوگیری کنید، یافتن و از بین بردن علت اصلی بسیار مهم است.
در اینجا مثالی از اعمال 5 چرا آورده شده است.
مشکل: ما خبرنامه مربوط به آخرین به‌روزرسانی‌های نرم‌افزار را به موقع ارسال نکردیم.
سوالات:
- چرا خبرنامه را به موقع ارسال نکردیم؟ به روز رسانی ها تا مهلت مقرر اجرا نشدند.
- چرا به روز رسانی ها به موقع اجرا نشدند؟ زیرا توسعه دهندگان همچنان روی ویژگی های جدید کار می کردند.
- چرا توسعه دهندگان همچنان روی ویژگی های جدید کار می کردند؟ یکی از توسعه دهندگان جدید مراحل را نمی دانست.
- چرا توسعه دهنده جدید با همه رویه ها آشنا نبود؟ او به درستی تربیت نشده بود.
- چرا او به درستی آموزش ندیده است؟ زیرا CTO معتقد است که کارکنان جدید نیازی به آموزش کامل ندارند و باید در حین کار یاد بگیرند.
می توانید متوجه شوید که علت اصلی مشکل اولیه چیزی کاملاً متفاوت از بسیاری از انتظارات است. علاوه بر این، بدیهی است که این یک مشکل تکنولوژیکی نیست، بلکه یک مشکل فرآیندی است. این امری معمولی است زیرا ما اغلب بر روی بخش محصول مشکل تمرکز می کنیم زیرا از عامل انسانی غفلت می کنیم.
بنابراین، تجزیه و تحلیل 5 Whys با هدف بررسی عمیق یک مشکل خاص تا زمانی که علت واقعی را به شما نشان دهد. به خاطر داشته باشید که “5” فقط یک عدد است. برای تکمیل فرآیند و انجام اقدامات مناسب، هر چند بار که نیاز دارید، «چرا» را بپرسید.
قالب پنج چرا چیست؟
یک الگوی Five Whys یک قالب ساختاریافته برای انجام تجزیه و تحلیل ارائه می دهد. این الگو معمولاً شامل مجموعه‌ای از سؤالات یا درخواست‌ها می‌شود تا شما را در فرآیند شناسایی دلایل اصلی مشکل راهنمایی کند. یک الگوی اصلی Five Whys ممکن است چیزی شبیه به این باشد:
- مشکل چیه؟
- چرا مشکل پیش آمد؟
- چرا دلیل سوال 2 اتفاق افتاد؟
- چرا دلیل سوال 3 اتفاق افتاد؟
- چرا دلیل سوال 4 اتفاق افتاد؟
به لطف ماهیت تکراری مدل و با پاسخ دادن به این سؤالات به ترتیب، می توانید مشکل را به علت اصلی آن ردیابی کنید و راه حل های مؤثری برای رفع آن ایجاد کنید. می‌توانید سؤالات اضافی اضافه کنید یا الگو را به گونه‌ای تنظیم کنید که با انواع خاصی از مشکلات و الزامات هماهنگ باشد.
چگونه تجزیه و تحلیل 5 چرا را انجام می دهید؟
تکنیک 5 چرا ممکن است به شما در دستیابی به بهبود مستمر در هر سطحی از سازمانتان کمک کند. فرآیند 5 چرا معمولاً شامل مراحل زیر است.
یک تیم متقابل کارکردی تشکیل دهید
سعی کنید یک تیم از افراد از بخش های مختلف جمع آوری کنید. هر نماینده باید با روندی که قرار است مورد بررسی قرار گیرد آشنا باشد. با تشکیل یک تیم متقابل، شما دیدگاه های منحصر به فردی را دریافت خواهید کرد.
این به شما کمک می کند اطلاعات کافی برای تصمیم گیری آگاهانه جمع آوری کنید. توجه داشته باشید که این یک کار فردی نیست و باید توسط تیم اجرا شود.
مشکل را تعریف کنید
مشکل را با تیم مورد بحث قرار دهید و بیانیه مشکل را واضح بیان کنید. این به شما کمک می کند تا محدوده موضوعی را که می خواهید بررسی کنید، مشخص کنید.
این مهم است زیرا بررسی یک مشکل گسترده ممکن است یک تمرین وقت گیر با مرزهای مبهم باشد. سعی کنید تا حد امکان متمرکز باشید تا در نهایت یک راه حل موثر پیدا کنید.
شروع به پرسیدن “چرا” کنید
به یک نفر قدرت دهید تا کل فرآیند را تسهیل کند. این رهبر تیم سوالاتی می پرسد و سعی می کند تمرکز تیم را حفظ کند. پاسخ ها باید بر اساس حقایق و داده های واقعی باشد نه بر اساس نظرات احساسی.
تسهیل کننده باید هر چند بار که لازم است «چرا» را بپرسد تا زمانی که تیم بتواند علت اصلی مشکل اولیه را شناسایی کند.
توصیه 1. بیش از حد چراها نپرسید. اگر ادامه دهید، ممکن است در نهایت پیشنهادات و شکایات غیرمنطقی دریافت کنید، که هدف این نیست. روی یافتن علت اصلی تمرکز کنید.
توصیه 2. گاهی اوقات ممکن است بیش از یک علت اصلی وجود داشته باشد. در این موارد، تحلیل 5 Whys بیشتر شبیه یک ماتریس با شاخه های مختلف خواهد بود. این حتی ممکن است به شما در شناسایی و حذف مسائل سازمانی که اثرات منفی دائمی بر عملکرد کلی دارند کمک کند.
به علت ریشه ای عمل کنید
پس از اینکه تیم علت(های) ریشه ای را تشخیص داد، نوبت به انجام اقدامات اصلاحی می رسد. همه اعضا باید در یک بحث شرکت کنند تا بهترین راه حل را بیابند و به کار ببرند که از روند شما در برابر مشکلات مکرر محافظت کند.
هنگامی که تصمیم گرفته می شود، یکی از اعضای تیم باید مسئول اعمال اقدامات صحیح و رعایت کل فرآیند باشد.
بر جلوه ها نظارت کنید
پس از یک دوره زمانی مشخص، تیم باید دوباره گرد هم بیاید و بررسی کند که آیا اقدامات آنها تأثیر مثبتی داشته است یا خیر. اگر نه، فرآیند 5 Why باید تکرار شود تا زمانی که علت درست مشکل را شناسایی کنید.
فرآیند را مستند کنید
در پایان، فرآیند تجزیه و تحلیل باید مستند شده و در سراسر سازمان به اشتراک گذاشته شود. به اشتراک گذاشتن این اطلاعات یک نمای کلی روشنگر از انواع مختلفی از مشکلاتی که ممکن است یک تیم با آن مواجه شود و چگونه می توان آن مشکلات را از بین برد، ارائه می دهد.
چه زمانی از تحلیل پنج چرا استفاده کنیم؟
تجزیه و تحلیل 5 Why به طور گسترده ای برای عیب یابی و حل مسئله استفاده می شود. به عنوان مثال، اگر یک سیستم یا یک فرآیند به درستی کار نمی کند، می توان از تجزیه و تحلیل Five Whys برای شناسایی عامل ایجاد مشکل اساسی استفاده کرد. این ابزار تیم ها را قادر می سازد تا علت اصلی یک مشکل را از بین ببرند و از شکست های مکرر یک فرآیند جلوگیری کنند. علاوه بر این، 5 Why’s هر یک از اعضای تیم را تشویق کنید تا ایده هایی را به اشتراک بگذارند که به بهبود مستمر کمک می کند.
به دلیل سادگی و انعطاف‌پذیری آن، می‌توانید از این ابزار در ترکیب با سایر روش‌های تحلیل علت و معلولی، مانند تحلیل حالت و اثرات شکست (FMEA) یا تحلیل علت ریشه‌ای استفاده کنید. Five Why’s همچنین کاربرد گسترده ای در روش شناسی بهبود فرآیند شش سیگما پیدا می کند. از آن برای آشکار ساختن علل زمینه‌ای موانع فرآیند، مانند نقص محصول، و هدایت تلاش‌های بهبود کیفیت استفاده می‌شود.
سوالات متداول
5 سوال چرا چیست؟
پنج چرا یک روش طوفان فکری است که در آن مخاطب به طور مکرر سؤال «چرا» را می پرسد تا زمانی که علت اصلی یک مشکل مشخص شود و راه حل آن مشخص شود.
تکنیک های انجام تجزیه و تحلیل پنج چرا چیست؟
دو تا از محبوب‌ترین تکنیک‌های تجسم برای انجام تجزیه و تحلیل 5 چرا شامل ابزارهای تحلیل علت ریشه‌ای مانند نمودار Fishbone (که نمودار ایشیکاوا نیز نامیده می‌شود) یا نگاشت فرآیند است.
چگونه می توان از ابزار تجزیه و تحلیل پنج چرا در عمل استفاده کرد؟
فرآیند پنج چرا به طرز فریبنده‌ای ساده است، اما می‌تواند در طیف وسیعی از زمینه‌ها، از تولید و مهندسی گرفته تا مراقبت‌های بهداشتی، آموزش و زندگی شخصی، فوق‌العاده مؤثر باشد.
سایر تکنیک های حل مسئله چیست؟
سایر ابزارهای گسترده تجزیه و تحلیل علت ریشه شامل حالت شکست و تجزیه و تحلیل اثرات (FMEA)، نگاشت فرآیند، و نمودار پراکندگی است.
