توسعه یک برنامه اجرایی برای ایزو9001
اگر در حال حاضر کسب‌وکار موفقی را اداره می‌کنید، به احتمال زیاد مسیری را برای پیاده سازی و رعایت الزامات استاندارد طی کرده اید. لذا برای اخذ گواهینامه ایزو 9001 باید بتوانید این را به حسابرس ثابت کنید و فرآیندهای خود را به طور مؤثر مستند کنید.
در این مقاله ایران گواه به توسعه یک برنامه اجرایی برای ایزو 9001 خواهد پرداخت. هنگامی که شرکت ها تصمیم به پیاده سازی یک سیستم مدیریت کیفیت (QMS) مانند ISO 9001:2015 گرفتند، معمولاً با انبوهی از ملاحظات و مسائل جدید برای مرتب سازی مواجه می شوند.
توسعه یک برنامه اجرایی برای ایزو9001
اگر در حال حاضر کسب وکار موفقی را اداره می‌کنید، به احتمال زیاد درصد زیادی از استاندارد را رعایت می‌کنید، فقط باید بتوانید این را به حسابرس ثابت کنید و فرآیندهای خود را به طور مؤثر مستند کنید. با ایجاد یک برنامه اجرایی، اهداف و امتیازات عملی را به خود اختصاص می دهید که به شما و تیمتان کمک می کند تا به طور موثر با هدف دستیابی به گواهینامه مقابله کنید. کار بر روی یک برنامه پیاده سازی کامل نه تنها به شکستن فرآیند کمک می کند، بلکه به شما ایده ای تقریبی از منابع و زمان لازم برای شروع اجرای استاندارد می دهد.
کمی برنامه ریزی قبلی نیز لازم است. شما باید تعیین کنید که جدول زمانی و اهداف نهایی شما چیست و آیا می توان به طور منطقی به آنها دست یافت. اهداف و برآوردهای واقع بینانه و عملی را هدف قرار دهید و از چک لیست های عمومی و “ارزیابی شکاف” استفاده کنید که به شما کمک می کند در مسیر درست حرکت کنید.
رویکرد تیمی
یک روش بسیار مؤثر برای پیاده سازی ISO 9001 برای اکثر شرکت ها، صرف نظر از اندازه یا ماهیت، اتفاقاً «رویکرد تیمی» است. اندازه این تیم ها می تواند از سازمانی به سازمان دیگر متفاوت باشد، معمولا 1-2 نفر در هر تیم برای سازمان های کوچکتر در مقابل 5-7 نفر در هر تیم برای شرکت های بزرگتر. این تکنیک اساساً از مفاهیم تخصیص مسئولیت برای استفاده مؤثرتر از منابعی مانند زمان و انرژی استفاده می کند.
در میان این تیم ها یک تیم راهبری وجود خواهد داشت، این تیمی است که برای هدایت پروژه انتخاب شده است. ترکیب باید متشکل از مدیران بخش‌های مربوطه باشد تا اطمینان حاصل شود که اعضا دانش و قدرت مناسب برای تخصیص مسئولیت‌های بیشتر در بخش‌های مورد احترام خود را دارند. انتظار می رود که تیم راهبری به طور منظم ملاقات کنند و درباره به روز رسانی ها و برنامه ها بحث کنند. سرپرست تیم راهبری، مدیر پروژه برای اجرا خواهد بود و مسئولیت آنها شامل برنامه ریزی جلسات و تهیه دستور کار و غیره خواهد بود.
تیم راهبری نیز وظیفه بررسی فرآیندها و نظارت بر کار تیم های وظیفه را خواهد داشت. انتظار می‌رود این تیم‌های وظیفه، رویه‌های مورد نیاز را مستندسازی کنند، فرآیندهای از پیش موجود را اصلاح کنند و بر اساس چارچوب ارائه شده در استاندارد ISO، فرآیندهای جدید را توسعه دهند. معمولاً یک تیم وظیفه برای هر رویه سیستمی وجود دارد که باید ایجاد و مستند شود تا کار به نحو احسن تخصیص یابد.
اگر از چک لیست ارزیابی شکاف استفاده می کنید، عاقلانه است که افراد مسئول برای هر کار را در یا در کنار هر بند استانداردی که مسئولیت آن را بر عهده دارند ذکر کنید. همچنین انتظار می رود که تیم راهبری یک مرجع صدور گواهی را برای اهداف ممیزی خارجی انتخاب کند.
شما می توانید تعداد مناسبی از تیم های وظیفه ایجاد کنید. فقط مطمئن شوید که آنها به خوبی با رویه های QMS موجود در شرکت و آنهایی که در ایزو 9001 ذکر شده است آشنا هستند. بسیاری از سازمان‌ها این گزینه را پیشنهاد می‌کنند که مربی خود را به دفتر شما بیاورند تا یک سمینار تیمی کامل یا سمینار سراسری شرکت داشته باشند تا به سازمان شما کمک کند تا با استاندارد و هدف آن در سازمان شما آشنا شود.
برای تیم های وظیفه شما درک استاندارد مهم است زیرا پر کردن هر شکاف احتمالی و به روز رسانی هر فرآیند قدیمی بخش بزرگی از کار آنها است. برخی از فرآیندهای شرکت باید بهینه سازی شوند یا به شدت تغییر کنند تا نیازهای استاندارد را برآورده کنند. علاوه بر این، تیم وظیفه همچنین مسئول مستندسازی این تغییرات یا هر روش جدید اضافه شده به منظور ممیزی برای انطباق خواهد بود.
در حالت ایده‌آل، یک تیم کاری در طول چند جلسه اول در کنار رویه QMS (1) درباره هر گونه افزوده‌ها و تغییرات احتمالی بحث خواهد کرد، هر تصمیمی باید ثبت و برای تأیید به تیم راهبری ارسال شود.
به طور کلی، چند فاکتور اصلی وجود دارد که باید قبل از شروع جلسات خود در نظر بگیرید. مهمترین چیز تصمیم گیری در مورد اجرای روش مورد نظر با توجه به اهداف پروژه و تعیین محدودیت های زمانی برای کل فرآیند است. به یاد داشته باشید که کلید هر جلسه موثر آماده سازی است، اگر می خواهید نتایج سازنده ای را ببینید، باید در سطح فردی و گروهی انجام شود.
