غلبه بر چالش های مدیریت تیم از راه دور
در این مقاله ایران گواه به غلبه بر چالش های مدیریت تیم از راه دور خواهد پرداخت. با توجه به اینکه اکثریت قریب به اتفاق کارمندان ادارات به دلیل همه‌گیری جهانی مجبور به کار از راه دور از خانه هستند، مدیران با مجموعه جدیدی از مسائل مربوط به بهره‌وری کارگران روبرو هستند که باید حل شوند.
یک محیط کار از راه دور ممکن است برای بسیاری از کارمندان ادارات که به‌دلیل همه‌گیری کووید-19 ناگهان در خانه کار می‌کنند، تازگی داشته باشد، اما مدت‌هاست که بخشی از چشم‌انداز کسب‌وکار و اشتغال بوده است، تا حد زیادی به لطف پیشرفت‌های فناوری.
بر اساس تحقیقات انجام شده توسط شرکت جهانی استخدام و استخدام رابرت هالف اینترنشنال، 47 درصد از کارکنان در نظرسنجی قبل از همه‌گیری گفتند که شرکت آنها گزینه‌های کار از راه دور را ارائه می‌دهد – درصدی که مطمئناً در چند ماه گذشته رشد چشمگیری داشته است.
در نتیجه، بسیاری از بهترین شیوه‌های آزمایش‌شده با زمان در طول سال‌ها گردآوری شده‌اند که می‌توانند به رفع نیازهای خاص کار از راه دور کمک کنند. و این، حداقل، برای مدیرانی که با هماهنگی تلاش‌های نیروی کار از راه دور آشنا نیستند، خبر آرامش بخش است.
غلبه بر چالش های مدیریت تیم از راه دور
در اینجا برخی از مشکلات رایجی که مدیران نیروی کار از راه دور با آن روبرو هستند و همچنین نکاتی در مورد نحوه حل آنها آورده شده است.
- مسائل فنی بهره وری را کاهش می دهد
مشکل: کارکنان از راه دور در دسترسی به سیستم های ضروری مشکل دارند و هیچ میز کمک محلی IT برای نجات آنها وجود ندارد.
راه حل: به عنوان پلی بین تیم فناوری اطلاعات و کارکنان راه دور خود عمل کنید تا اطمینان حاصل کنید که کارمندان به درستی و ایمن به هم متصل هستند. در صورت لزوم، از قبل آزمایش کامل سیستم را بخواهید تا ببینید آیا کارمندان از راه دور می توانند به همه چیزهایی که نیاز دارند، از جمله فایل های موجود در سرورهای مشترک، دسترسی داشته باشند یا خیر. تیم فناوری اطلاعات شما همچنین ممکن است نیاز به بررسی تنظیمات خانه کارمندان داشته باشد تا مطمئن شود که آنها قابل اعتماد و ایمن هستند.
اشکالات اجتناب ناپذیر هستند، به این معنی که کارگران باید به طرح بازیابی فاجعه شرکت خود دسترسی داشته باشند. مطمئن شوید که همه افراد لیستی از شماره تلفن های اضطراری در صورت قطع اتصال پهنای باند آنها دارند.
- کارگران وظایف درست را اولویت بندی نمی کنند
مشکل: کارمندان از راه دور گاهی اوقات می توانند روی اولویت های اشتباه تمرکز کنند.
راه حل: بررسی های غیررسمی را انجام دهید تا ببینید کارمندان شما چگونه کار می کنند و مطمئن شوید که آنها بر روی چیزهای درست تمرکز کرده اند. از آنجایی که نمی توانید به سادگی به سمت میز کار از راه دور بروید، باید زمان بیشتری را برای سازماندهی و راهنمایی صرف کنید. اینکه چقدر با دستورالعمل‌ها و مربی‌گری‌هایتان دقیق می‌شوید، باید به کارمند بستگی داشته باشد.
کارکنان سطح ورودی ممکن است به راهنمایی بیشتری نیاز داشته باشند، به عنوان مثال، در مورد اینکه چه زمانی باید برای جلسات در دسترس باشند. هرچه بیشتر این کارگران را تشویق کنید تا وظایف و نقاط عطف خود را دنبال کنند – شاید با تخته سفید یا تقویم آنلاین – سریعتر به جایگاه خود دست پیدا می کنند.
برای کارکنان باتجربه تر، ماهیت دست بردار یک محیط از راه دور می تواند به نفع شما باشد. به این کارگران اعتماد کنید تا نحوه انطباق وظایف معمول را با یک محیط کاری از راه دور بیابند و آنها را با اهداف استراتژیک‌تر و گسترده‌تر مانند ارزیابی مجدد نقاط عطف پروژه 2020 در پی همه‌گیری به چالش بکشند.
- کارگران گفتگوهای حیاتی را از دست می دهند
مشکل: در دفتر کار، کارمندان می توانند هر روز ده ها تعامل ارزشمند داشته باشند، از جلسات تیم گرفته تا چت سریع در آسانسور. در یک محیط کار از راه دور، این جریان اطلاعات می تواند تا حدی کند شود.
راه حل: اگر شما به تسهیل آنها کمک کنید، کارگران از راه دور همچنان می توانند این مکالمات را داشته باشند. یک نقطه شروع خوب، برگزاری یک جلسه منظم تیم با دستور کار تعیین شده توسط تیم است. به همه فرصت دهید تا در مورد تجربیات خود صحبت کنند، اطلاعات را به اشتراک بگذارند، در مورد مشکلات بحث کنند و ایده های خود را طوفان فکری کنند.
همچنین می‌توانید مکالمات رسمی کمتری را در پلتفرم‌های فناوری مشترک مانند Teams و Slack دعوت کنید. به عنوان مثال، یک کانال جداگانه به نام #Chit-Chat باز کنید، جایی که تیم شما می تواند نسیم را شلیک کند. این به آنها کمک می‌کند تا در ارتباط باقی بمانند – و احساس کنند – در حالی که کانال‌های ارتباطی اصلی را برای بحث‌های مربوط به کار آزاد نگه می‌دارند.
- جلسات مجازی بی نتیجه است
مشکل: ثابت شده است که کنفرانس ویدیویی در طول بحران COVID-19 ضروری است و به تیم‌ها اجازه می‌دهد هنگام کار در خانه، رو در رو با هم ارتباط برقرار کنند. اما هنگامی که این تازگی از بین رفت، معایب پلتفرم هایی مانند Zoom و Teams آشکارتر می شود. برای مثال، حتی مقدار کمی تاخیر یا مشکلات میکروفون می‌تواند تکرار جلسات طوفان فکری سریع برگزار شده در یک محیط اداری را دشوار کند.
راه‌حل: کنفرانس‌های ویدیویی زمانی بیشترین بازدهی را دارند که متمرکز و به خوبی تعدیل شوند. برنامه جلسه را از قبل به همه شرکت کنندگان ارسال کنید و میزبانی را معرفی کنید که بتواند همه را در مورد موضوع نگه دارد.
کنفرانس ویدیویی همچنین با تعداد کمی از شرکت کنندگان بهترین کار را دارد، بنابراین همه می توانند فرصتی برای شرکت داشته باشند. سعی کنید به جای جلسات بزرگ، جلسات گروهی کوچکتر برگزار کنید. در صورت عدم موفقیت، فرمت سمیناری را امتحان کنید که در آن یک یا دو نفر سخنرانی می کنند و سپس از سایر شرکت کنندگان سؤال می شود.
- حواس کارگران در خانه پرت می شود
مشکل: کارگران از راه دور با حواس پرتی معمولی در خانه مواجه می شوند، مانند کارهای خانه، زایمان و همسایگان پر سر و صدا. آنها همچنین ممکن است نیاز به مراقبت از فرزندان یا بستگان خود در ساعات کاری داشته باشند.
راه حل: انعطاف پذیری بزرگترین مزیت کار در خانه است. و این می‌تواند به کارمندان کمک کند تا به جای کار کردن، از حواس‌پرتی‌ها دوری کنند.
به عنوان مثال، اگر یکی از اعضای تیم شما نیاز به مراقبت از کودک در زمانی که همسرش در محل کار است، داشته باشد، می توانید برنامه مناسب تری برای او ترتیب دهید، مانند کار از ظهر تا 8 بعد از ظهر، تا آنها بتوانند صبح روی بچه های خود تمرکز کنند. و بقیه روز را سر کارشان.
- کارگران احساس می کنند روزشان هیچ ساختاری ندارد
مشکل: برخی از کارمندان برای با انگیزه ماندن و در مسیر خود به یک رژیم روزانه نیاز دارند که یک محیط اداری می تواند آن را فراهم کند. هنگامی که روتین آنها به طور ناگهانی توسط یک روال کاری متفاوت مختل می شود، ممکن است برای آنها دشوار باشد که روی کار خود متمرکز بمانند.
راه حل: در مورد ساختار نسبتاً سفت و سخت زندگی اداری، چیزهای زیادی برای گفتن وجود دارد. نقاط عطف ساعتی مانند رفت و آمد به محل کار، جلسات، تجمعات بداهه و استراحت های ناهار می تواند به افراد کمک کند تا روز خود را ترسیم کنند و با انگیزه بمانند.
به کارگران از راه دور کمک کنید تا با داشتن چت های انفرادی برای تعیین اهداف، تشویق وقفه های کاری دوره ای، برنامه ریزی زمان برای کار بر روی وظایف خاص و اختصاص زمانی مانند یک ساعت خوش بعد از ظهر جمعه برای شناخت دستاوردهای کارگران یا صرفاً رها شدن، ساختار جدیدی ایجاد کنند. با مکالمات غیر مرتبط با کار
WFH فراتر از همه گیری
چندی پیش، ایده TGIF مجازی احمقانه به نظر می رسید، اما فناوری در حال تغییر روش ما به کار است. و تجربیاتی که از زمان شروع همه‌گیری به دست آمده است ثابت می‌کند که کار از راه دور برای ماندن است.
