5 دلیل برای اینکه سیستم مدیریت سوابق (MSR) مهم است
در این مقاله به 5 دلیل برای اینکه سیستم مدیریت سوابق (MSR) مهم است خواهیم پرداخت. در این عصر داده محور، سازمان ها با چالش دائمی مدیریت حجم زیادی از اطلاعات مواجه هستند. از سوابق مالی مهم گرفته تا داده‌های شخصی حساس، داشتن توانایی مدیریت و سازماندهی کارآمد این سوابق حیاتی است.
با این حال، علیرغم اهمیت آن، بسیاری از سازمان‌ها هنوز با مشکلاتی مواجه می‌شوند که با حجم فزاینده سوابق همراهی می‌کنند، که منجر به نیاز و اهمیت پیاده‌سازی یک سیستم مدیریت سوابق (MSR) می‌شود.
سیستم مدیریت سوابق (MSR) یک سیستم مدیریتی خاص است که برای هدف هدایت و کنترل سیستم سوابق سازمان مناسب است. این می تواند توسط هر نوع سازمانی صرف نظر از اندازه، بخش و صنعت آن اجرا شود. یکی از اهداف اصلی پیاده سازی MSR مدیریت سیستماتیک اطلاعات است.
از این سوابق می توان برای حفظ اطلاعات مربوط به فعالیت های تجاری و همچنین پشتیبانی از تصمیمات تجاری فعلی استفاده کرد. بنابراین، یک سیستم مدیریت برای سوابق (MSR) می تواند یک جزء حیاتی برای اطمینان از پاسخگویی به اشخاص ذینفع فعلی و آینده در نظر گرفته شود.
ISO 30301 با ضمیمه SL مطابقت دارد که ساختار استانداردهای سیستم های مدیریت را بر اساس توالی بند یکسان، متن مشترک و اصطلاحات تعریف می کند. از آنجایی که سازمان ها به طور فزاینده مجبورند چندین چارچوب انطباق را به طور همزمان مدیریت کنند، توصیه می شود یک سیستم مدیریت یکپارچه را پیاده سازی کنند. ادغام MSR با سایر سیستم‌های مدیریتی می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا سوابق را به درستی مدیریت کنند، زیرا می‌دانند که بیشتر این سیستم‌ها به شدت به مستندات متکی هستند.
چرا سازمان ها باید یک سیستم مدیریت سوابق (MSR) پیاده سازی کنند؟
پنج دلیل اصلی که اهمیت سیستم مدیریت سوابق (MSR) را برجسته می کند عبارتند از:
- کارایی و بهره وری عملیاتی را بهبود می بخشد
مانند سایر دارایی های شرکت، مدیریت صحیح سوابق به سازمان ها اجازه می دهد تا از ارزش خود از طریق دسترسی سریع تر و بازیابی اطلاعات استفاده کنند. مدیریت سوابق می تواند باعث صرفه جویی در هزینه سازمان ها (هزینه های ذخیره سازی، سرور)، پشتیبانی از تصمیم گیری و بهبود خدمات مشتری به دلیل دسترسی آسان به اطلاعات شود. - از جهت استراتژیک پشتیبانی می کند
یک سیستم سوابق مناسب از توسعه سازمان پشتیبانی می کند زیرا الزامات اجرای MSR باید با جهت استراتژیک کسب و کار همسو باشد. مأموریت، چشم‌انداز، ارزش‌ها و اهداف سازمان باید به طور مستمر به اشخاص ذینفع مربوطه منتقل شود تا اطمینان حاصل شود که آنها توسط آنها درک می‌شوند.
این فرهنگ سازمانی سیستم های مدیریتی و فرآیندهای اداری را بهبود می بخشد و همچنین کارایی و کارایی را بهبود می بخشد. بعلاوه، پیاده سازی MSR بهبود مستمر در سراسر سازمان را هدایت و پشتیبانی می کند.
- رعایت مقررات و تعهدات قانونی
یک سیستم مدیریت سوابق جامد نشان دهنده انطباق قانونی و مقرراتی است، زیرا MSR می تواند برای مطابقت با قوانین و مقررات مختلف قابل اجرا استفاده شود. سازمان ها باید شواهدی از فعالیت های خود با توجه به محیط های بیرونی و داخلی مانند جنبه های اقتصادی، سیاسی، اجتماعی و فناوری داشته باشند.
علاوه بر این، سوابق منبع قابل اعتماد و قابل تاییدی برای اهداف پاسخگویی هستند. گواهینامه MSR انطباق با استاندارد، استانداردهای صنعت و قوانین ملی و منطقه ای را اثبات و تضمین می کند.
- تداوم کسب و کار و مدیریت ریسک
سیستم های مدیریت سوابق نیز می توانند از نظر کاهش ریسک برای سازمان ها سودمند باشند. مدیریت صحیح سوابق می تواند از نظر شواهدی از فعالیت ها و تصمیمات سازمان کمک کننده باشد.
رابطه بین سوابق و ریسک را می توان به دو صورت مشاهده کرد، ریسک های ناشی از مدیریت سوابق بد، و سوابق مورد استفاده به عنوان ابزاری برای کاهش خطرات. اولی به این معنی است که سازمان‌ها می‌توانند با ریسک‌های تجاری مرتبط با مدیریت سوابق، مانند نگرانی‌های مربوط به انطباق، مسائل مربوط به بازیابی فاجعه، بحران‌های روابط عمومی، نقض اطلاعات گسسته و تهدیدات امنیتی مواجه شوند. در حالی که مورد اخیر مربوط به وجود سیستم مدیریت سوابق برای جلوگیری از وقوع موارد فوق می باشد.
از طریق برنامه ریزی استراتژیک و ارزیابی ریسک، سازمان ها می توانند فرآیندها و پروتکل هایی را برای حفاظت از سوابق و کاهش این خطرات ایجاد کنند. این شامل پیاده سازی سیستم های پشتیبان و بازیابی، ایجاد تداوم کسب و کار و طرح های بازیابی بلایا و همچنین اجرای اقدامات امنیتی برای محافظت از سوابق حیاتی است.
- امنیت و محرمانه بودن داده ها
سیستم های مدیریت رکوردها (MSR) برای اطمینان از امنیت و محرمانه بودن داده ها در سازمان ها بسیار مهم هستند. با اجرای شیوه‌های MSR، سازمان‌ها می‌توانند پروتکل‌هایی را برای محافظت از اطلاعات حساس، محافظت از آن در برابر دسترسی غیرمجاز یا نقض ایجاد کنند.
MSR همچنین مدیریت صحیح و دفع سوابق را هدایت می کند و خطر قرار گرفتن در معرض داده های ناخواسته را کاهش می دهد. انطباق با مقررات حفاظت از داده ها و استانداردهای صنعت از طریق MSR تسهیل می شود و با اطمینان از اجرای شیوه های مناسب رسیدگی به داده ها، مدیریت رضایت، سیاست های حفظ و کنترل حریم خصوصی، اعتماد را تقویت می کند.
چگونه یک رکورد سیستم های مدیریت را پیاده سازی کنیم؟
پیاده سازی سیستم مدیریت سوابق مستلزم برنامه ریزی دقیق، هماهنگی و توجه به مراحل کلیدی زیر است:
- نیازهای سازمان خود را ارزیابی کنید – یک ارزیابی کامل از شیوه های ثبت سوابق فعلی، چالش ها و الزامات سازمان خود انجام دهید. انواع سوابق مورد نیاز برای مدیریت، مقررات مربوطه، تعهدات انطباق، و هرگونه الزامات خاص صنعت را شناسایی کنید.
- تعیین اهداف و اهداف واضح – اهداف و اهداف خود را برای پیاده سازی یک سیستم مدیریت سوابق تعریف کنید. اینها ممکن است شامل بهبود کارایی، اطمینان از انطباق، افزایش امنیت داده ها یا ساده سازی فرآیندها باشد.
- راه حل مناسب مدیریت سوابق را انتخاب کنید – تحقیق کنید و یک نرم افزار یا راه حل مدیریت سوابق را انتخاب کنید که با نیازهای سازمان شما همسو باشد. به دنبال ویژگی‌هایی مانند ذخیره‌سازی اسناد، قابلیت‌های جستجو، مدیریت ابرداده، کنترل‌های دسترسی و عملکردهای انطباق باشید.
- خط مشی ها و رویه ها را توسعه دهید – خط مشی ها و رویه های مدیریت سوابق را ایجاد کنید که دستورالعمل هایی را برای ایجاد، نگهداری، دسترسی، دفع و امنیت سوابق مشخص می کند. این سیاست ها باید بر اساس الزامات نظارتی و بهترین شیوه های صنعت باشد.
- طراحی طرح فایل و ساختار طبقه بندی – یک طرح فایل و ساختار طبقه بندی ایجاد کنید که رکوردها را به شیوه ای منطقی و سازگار سازماندهی کند. دسته ها، پوشه ها و فیلدهای فراداده مورد نیاز برای مدیریت موثر رکورد را تعیین کنید.
- پیاده سازی متادیتا و برچسب گذاری – برای افزایش قابلیت جستجو و تسهیل بازیابی کارآمد، ابرداده ها و برچسب های مناسب را به سوابق اختصاص دهید. فراداده‌های منسجم و معنادار تضمین می‌کنند که سوابق را می‌توان به راحتی شناسایی، طبقه‌بندی و در صورت نیاز مکان‌یابی کرد.
- مهاجرت و ادغام – اگر در حال انتقال از یک سیستم دستی یا قدیمی هستید، انتقال سوابق موجود به سیستم جدید را برنامه ریزی و اجرا کنید. برای اطمینان از انتقال روان، استراتژی هایی برای پاکسازی، اعتبارسنجی و نقشه برداری داده ها ایجاد کنید. سیستم مدیریت سوابق را با سایر سیستم‌های مرتبط مانند مدیریت اسناد، همکاری یا پلتفرم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی برای گردش‌های کاری یکپارچه یکپارچه کنید.
- آموزش و مدیریت تغییر – ارائه آموزش های جامع به کارکنان در مورد استفاده از سیستم مدیریت سوابق، از جمله ایجاد سوابق مناسب، بازیابی، و شیوه های انطباق. فواید و اهمیت سیستم را به اشتراک بگذارید، به هر گونه نگرانی رسیدگی کنید و به طور فعال تغییرات را در سازمان مدیریت کنید تا از پذیرش گسترده اطمینان حاصل کنید.
- نظارت، ارزیابی و بهبود مستمر – نظارت منظم بر عملکرد و اثربخشی سیستم مدیریت سوابق. شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) مانند نرخ‌های انطباق، کارایی جستجو، رضایت کاربر و استفاده از منابع را اندازه‌گیری کنید. جمع آوری بازخورد از کاربران و ذینفعان برای شناسایی زمینه های بهبود و انجام تنظیمات لازم برای بهینه سازی عملکرد سیستم.
تاثیر تحول دیجیتال بر سیستم های مدیریت رکوردها (MSR)
مانند بسیاری از حوزه های دیگر، تحول دیجیتال نیز به دلایل بسیاری بر تبدیل شدن MSR به یک جنبه بسیار مهم آن تأثیر گذاشته است. برخی از راه های کلیدی که تحول دیجیتال بر MSR تأثیر می گذارد عبارتند از:
- انتقال به سوابق دیجیتال – حرکت از نگهداری سوابق مبتنی بر کاغذ سنتی به فرمت های دیجیتال، دسترسی، کارایی و همکاری بین سهامداران را بهبود می بخشد.
- اتوماسیون فرآیندهای نگهداری سوابق – خودکارسازی وظایف مانند طبقه بندی سوابق، حفظ و دفع، جریان کار را ساده می کند و تلاش های دستی را کاهش می دهد.
- یکپارچه سازی با سیستم های دیجیتال – ادغام MSR با سایر سیستم های دیجیتال جریان داده، قابلیت همکاری و اتصال را در سازمان افزایش می دهد.
- تجزیه و تحلیل داده ها و بینش های پیشرفته – استفاده از سوابق دیجیتال امکان تجزیه و تحلیل پیشرفته داده ها، ارائه بینش های ارزشمند و تصمیم گیری با اطلاعات بهتر را فراهم می کند.
- امنیت و انطباق بهبود یافته – تحول دیجیتال اقدامات امنیت داده ها را افزایش می دهد و انطباق با مقررات حفاظت از داده ها را تسهیل می کند، خطر نقض را کاهش می دهد و از رعایت الزامات قانونی اطمینان می دهد.
- امنیت و محرمانگی داده‌های پیشرفته – تحول دیجیتال اقدامات امنیتی داده‌ها را افزایش می‌دهد و انطباق با مقررات حفاظت از داده‌ها را تسهیل می‌کند، خطر نقض‌ها را کاهش می‌دهد و از رعایت الزامات قانونی اطمینان می‌دهد.
- حفظ و دسترسی بلندمدت – تحول دیجیتال حفظ و دسترسی بلندمدت سوابق را از طریق روش‌های ذخیره‌سازی مناسب، پشتیبان‌گیری و بایگانی امکان‌پذیر می‌سازد و در دسترس بودن آنها را برای مراجع بعدی تضمین می‌کند.
برخی از فناوری‌های اصلی که به تحول دیجیتالی MSR کمک کرده‌اند عبارتند از:
- پردازش ابری
- داده های بزرگ و تجزیه و تحلیل
- هوش مصنوعی و یادگیری ماشینی
- بلاک چین
- موبایل و دسترسی از راه دور
- اینترنت اشیا
در نتیجه، بدیهی است که مدیریت کارآمد مقادیر زیادی از اطلاعات بسیار مهم است و اتخاذ یک رویکرد جامع و سازگار برای مدیریت سوابق چیزی است که به بهترین وجه این نیاز را برطرف می کند. MSR یک چارچوب خاص برای کنترل و هدایت سیستم سوابق یک سازمان، صرف نظر از اندازه یا صنعت آن، ارائه می دهد. انطباق با الزامات قانونی و نظارتی را تضمین می کند، کارایی عملیاتی را بهبود می بخشد، از جهت گیری استراتژیک پشتیبانی می کند، ریسک ها را مدیریت می کند و امنیت و محرمانه بودن داده ها را افزایش می دهد. برای پیمایش موفقیت‌آمیز عصر دیجیتال، سازمان‌ها باید رویکردی جامع و سازگار برای مدیریت سوابق اتخاذ کنند.
