5S چیست؟
5S به عنوان بخشی از سیستم تولید تویوتا (TPS) آغاز شد، روشی که توسط رهبران شرکت موتور تویوتا در اوایل و اواسط قرن بیستم آغاز شد. این سیستم که اغلب در غرب از آن به عنوان تولید ناب یاد می شود، هدف آن افزایش ارزش محصولات یا خدمات برای مشتریان است. این اغلب با یافتن و حذف زباله از فرآیندهای تولید انجام می شود. متقاضیان اخذ گواهینامه 5S می توانند با ما در ارتباط باشند.
5S سیستمی برای سازماندهی فضاها است تا کار را بتوان به طور موثر و ایمن انجام داد. این سیستم بر قرار دادن همه چیز در جایی که متعلق به آن است و تمیز نگه داشتن محل کار تمرکز دارد، که باعث می شود افراد بدون اتلاف وقت یا خطر آسیب، کار خود را آسان تر انجام دهند. در ادامه با ایران گواه همراه باشید.
ترجمه 5S چیست؟
ترجمه کلمه 5S به سه زبان ژاپنی، انگلیسی و فارسی به شرح زیر است:
اصطلاح 5S از پنج کلمه ژاپنی گرفته شده است:
- Seiri
- Seiton
- Seiso
- Seiketsu
- Shitsuke
در انگلیسی، این کلمات اغلب به این صورت ترجمه می شوند:
- Sort
- Set in Order
- Shine
- Standardize
- Sustain
در فارسی، این کلمات اغلب به این صورت ترجمه می شوند:
- مرتب سازی
- به ترتیب تنظیم کنید
- درخشیدن
- استاندارد کردن
- حفظ کردن
هر S نشان دهنده بخشی از یک فرآیند پنج مرحله ای است که می تواند عملکرد کلی یک کسب و کار را بهبود بخشد.
ریشه های 5S و تولید ناب در چی مشترک است؟
5S به عنوان بخشی از سیستم تولید تویوتا (TPS) آغاز شد، روشی که توسط رهبران شرکت موتور تویوتا در اوایل و اواسط قرن بیستم آغاز شد. این سیستم که اغلب در غرب از آن به عنوان تولید ناب یاد می شود، هدف آن افزایش ارزش محصولات یا خدمات برای مشتریان است. این اغلب با یافتن و حذف زباله از فرآیندهای تولید انجام می شود.
تولید ناب شامل استفاده از ابزارهای زیادی مانند 5S، کایزن، کانبان، جیدوکا، هیجونکا و پوکا یوکه است. 5S به عنوان بخش اساسی سیستم تولید تویوتا در نظر گرفته می شود، زیرا تا زمانی که محل کار در وضعیت تمیز و سازماندهی قرار نگیرد، دستیابی به نتایج دائمی خوب دشوار است. یک فضای نامرتب و به هم ریخته می تواند منجر به اشتباهات، کاهش سرعت تولید و حتی حوادث شود که همه اینها باعث وقفه در عملیات می شود و بر شرکت تأثیر منفی می گذارد.
یک شرکت با داشتن یک مرکز سازماندهی شده سیستماتیک، احتمال اینکه تولید دقیقاً همان طور که باید اتفاق بیفتد را افزایش می دهد.
مزایای 5S برای سازمان ها چیست؟
با گذشت زمان، روش 5S به مزایای بسیاری منجر می شود، از جمله:
- کاهش هزینه ها
- کیفیت بالاتر
- بهره وری بیشتر
- رضایت بیشتر کارکنان
- محیط کار ایمن تر
5 S چیست؟
مفهوم 5S ممکن است در این مرحله کمی انتزاعی به نظر برسد، اما در واقعیت، این یک ابزار بسیار کاربردی و عملی است که همه افراد در محل کار می توانند بخشی از آن باشند.
5S شامل ارزیابی همه چیز موجود در یک فضا، حذف چیزهای غیر ضروری، سازماندهی منطقی چیزها، انجام کارهای خانه داری و ادامه این چرخه است. سازماندهی کنید، تمیز کنید، تکرار کنید.
بیایید نگاهی دقیق تر به هر یک از بخش های 5S بیندازیم.
Sort
مرحله اول 5S، مرتب سازی، شامل بررسی تمام ابزار، مبلمان، مواد، تجهیزات و غیره در یک منطقه کاری است تا مشخص شود چه چیزی باید وجود داشته باشد و چه چیزی می تواند حذف شود. برخی از سوالاتی که در این مرحله باید پرسید عبارتند از:
- هدف از این آیتم چیست؟
- آخرین بار چه زمانی از این کالا استفاده شده است؟
- چند بار استفاده می شود؟
- چه کسی از آن استفاده می کند؟
- آیا لازم است اینجا باشد؟
این سوالات به تعیین ارزش هر مورد کمک می کند. یک فضای کاری ممکن است بدون اقلام غیر ضروری یا مواردی که به ندرت استفاده می شود بهتر باشد. این چیزها می توانند مانع شوند یا فضا را اشغال کنند.
به خاطر داشته باشید که بهترین افراد برای ارزیابی اقلام موجود در فضا، افرادی هستند که در آن فضا کار می کنند. آنها هستند که می توانند به سوالات بالا پاسخ دهند.
وقتی گروهی تشخیص داد که برخی موارد ضروری نیستند، گزینه های زیر را در نظر بگیرید:
- موارد را به بخش دیگری بدهید
- بازیافت / دور انداختن / فروش اقلام
- اقلام را در انبار قرار دهید
برای مواردی که ارزش یک مورد نامشخص است – برای مثال، ابزاری اخیراً استفاده نشده است، اما کسی فکر می‌کند ممکن است در آینده به آن نیاز باشد – از روش برچسب قرمز استفاده کنید. تگ های قرمز معمولاً برچسب های مقوایی یا برچسب هایی هستند که می توان آنها را به موارد مورد نظر چسباند. کاربران اطلاعات مربوط به مورد را پر می کنند مانند
- محل
- شرح
- نام شخصی که تگ را اعمال می کند
- تاریخ درخواست
سپس آیتم در “منطقه برچسب قرمز” با سایر موارد مشکوک قرار می گیرد. اگر پس از مدت زمان تعیین شده (شاید یک یا دو ماه) مورد استفاده قرار نگرفت، زمان حذف آن از فضای کاری فرا رسیده است. ارزش آویزان کردن به چیزهایی را ندارد که هرگز استفاده نمی شوند، زیرا فقط فضا را اشغال می کنند.
Set in Order
هنگامی که درهم و برهمی اضافی از بین رفت، راحت تر می توانید ببینید چه چیزی چیست. اکنون گروه های کاری می توانند استراتژی های خود را برای مرتب سازی موارد باقی مانده ارائه دهند. مواردی که باید در نظر بگیرید:
- کدام افراد (یا ایستگاه های کاری) از کدام آیتم ها استفاده می کنند؟
- چه زمانی از اقلام استفاده می شود؟
- کدام اقلام بیشتر مورد استفاده قرار می گیرند؟
- آیا اقلام باید بر اساس نوع گروه بندی شوند؟
- قرار دادن اقلام در کجا منطقی تر است؟آیا برخی از محل‌ها برای کارگران ارگونومیک‌تر از بقیه هستند؟
- آیا برخی از قرارگیری ها باعث کاهش حرکت غیر ضروری می شود؟
- آیا ظروف ذخیره سازی بیشتری برای مرتب نگه داشتن چیزها لازم است؟
در طول این مرحله، همه باید تعیین کنند که چه ترتیباتی منطقی تر است. این نیاز به تفکر از طریق وظایف، فراوانی آن وظایف، مسیرهایی که افراد در فضا طی می کنند و غیره خواهد داشت.
کسب‌وکارها ممکن است بخواهند توقف کنند و به رابطه بین سازمان و تلاش‌های ناب بزرگ‌تر فکر کنند. چه ترتیبی کمترین ضایعات را به همراه خواهد داشت؟
در تولید ناب، زباله می تواند به شکل زیر باشد:
- عیوب
- زمان انتظار
- حرکت اضافی
- موجودی اضافی
- تولید بیش از حد
- پردازش اضافی
- حمل و نقل غیر ضروری
- استعدادهای استفاده نشده
نکته: برای 5S، به طور خاص در نظر بگیرید که چگونه چیدمان و سازماندهی یک منطقه می تواند زمان انتظار، حرکت و حمل و نقل غیر ضروری را افزایش یا کاهش دهد.
Shine
همه فکر می کنند که می دانند خانه داری چیست، اما یکی از ساده ترین چیزهایی است که می توان از آن چشم پوشی کرد، به خصوص زمانی که کار شلوغ می شود. مرحله Shine 5S بر تمیز کردن محل کار متمرکز است که به معنی جارو کردن، پاک کردن، گردگیری، پاک کردن سطوح، کنار گذاشتن ابزار و مواد و غیره است.
علاوه بر تمیز کردن اولیه، شاین شامل انجام تعمیر و نگهداری منظم تجهیزات و ماشین آلات نیز می شود. برنامه ریزی برای تعمیر و نگهداری از قبل به این معنی است که کسب و کارها می توانند مشکلات را پیدا کنند و از خرابی جلوگیری کنند. این به معنای اتلاف زمان کمتر و عدم از دست دادن سود مربوط به توقف کار است.
درخشش در محل کار ممکن است هیجان انگیز به نظر نرسد، اما مهم است. و نباید فقط به کارکنان سرایداری سپرده شود. در 5S، همه مسئولیت تمیز کردن فضای کاری خود را، به طور ایده‌آل روزانه، بر عهده می‌گیرند. انجام این کار باعث می شود مردم مالکیت فضا را در دست بگیرند، که در دراز مدت به این معنی است که مردم بیشتر روی کار خود و شرکت سرمایه گذاری می کنند.
نکته: نحوه تمیز کردن ممکن است بدیهی به نظر برسد، اما مطمئن شوید که مردم می دانند چگونه فضاهای خود را به درستی براق کنند. به کارمندان – به ویژه کارمندان جدید – نشان دهید که از کدام پاک کننده ها استفاده کنند، مواد تمیزکننده در کجا ذخیره می شوند و چگونه تجهیزات را تمیز کنند، به ویژه اگر تجهیزاتی هستند که به راحتی آسیب می بینند.
Standardize
پس از تکمیل سه مرحله اول 5S، همه چیز باید بسیار خوب به نظر برسد. همه چیزهای اضافی از بین رفته اند، همه چیز سازماندهی شده است، فضاها تمیز شده اند، و تجهیزات در وضعیت خوبی کار می کنند.
مشکل این است که وقتی 5S در یک شرکت جدید است، تمیز کردن و سازماندهی آن آسان است… و سپس به آرامی اجازه دهید همه چیز به حالت قبل برگردد. Standardize باعث می شود 5S با پروژه تمیز کردن فنری معمولی متفاوت باشد. استانداردسازی همه چیزهایی را که به تازگی اتفاق افتاده است را سیستماتیک می کند و تلاش های یکباره را به عادت تبدیل می کند. Standardize وظایف منظمی را اختصاص می دهد، برنامه زمانی ایجاد می کند و دستورالعمل ها را پست می کند تا این فعالیت ها به روال تبدیل شوند. رویه‌های عملیاتی استاندارد را برای 5S ایجاد می‌کند تا نظم و ترتیب از بین نرود.
بسته به فضای کاری، یک چک لیست روزانه 5S یا یک نمودار ممکن است مفید باشد. یک برنامه زمانبندی ارسال شده که نشان می دهد چند وقت یکبار کارهای تمیزکاری باید انجام شود و چه کسی مسئول آنهاست، ابزار مفید دیگری است.
در ابتدا، مردم احتمالاً به یادآوری در مورد 5S نیاز خواهند داشت. ممکن است لازم باشد روزانه زمان کمی برای کارهای 5S اختصاص داده شود. اما با گذشت زمان، کارها به روتین تبدیل می شوند و سازماندهی و تمیز کردن 5S به بخشی از کار عادی تبدیل می شود.
نکته: نشانه‌های بصری مانند علائم، برچسب‌ها، پوسترها، نوار علامت‌گذاری کف و سازمان‌دهنده ابزار نیز نقش مهمی در 5S دارند. آنها می توانند دستورالعمل ها را ارائه دهند و موارد را در بسیاری از موارد بدون هیچ کلمه ای در جای خود نگه دارند.
Sustain
هنگامی که رویه‌های استاندارد برای 5S برقرار شد، کسب‌وکارها باید کار مداوم حفظ آن رویه‌ها و به‌روزرسانی آنها را در صورت لزوم انجام دهند. Sustain به فرآیندی اطلاق می‌شود که 5S را به خوبی اجرا می‌کند، اما همچنین درگیر نگه داشتن همه افراد در سازمان است. مدیران باید مانند کارمندان در طبقه تولید، انبار یا دفتر مشارکت کنند. Sustain در مورد تبدیل 5S به یک برنامه بلند مدت است، نه فقط یک رویداد یا پروژه کوتاه مدت. در حالت ایده آل، 5S بخشی از فرهنگ یک سازمان می شود. و زمانی که 5S در طول زمان پایدار بماند، آن زمان است که کسب‌وکارها متوجه نتایج مثبت مستمر خواهند شد.
نکته شماره 1: برای کمک به حفظ شیوه های 5S، مطمئن شوید که همه کارمندان جدید (یا کارمندانی که دپارتمان را تغییر می دهند) در مورد رویه های 5S منطقه خود آموزش می بینند.
نکته 2: چیزها را جالب نگه دارید. نگاه کنید که شرکت های دیگر با 5S چه می کنند. ایده های جدید برای سازمان می تواند اوضاع را در حال بهبود نگه دارد و کارکنان را درگیر نگه دارد.
Safety – The 6th S
برخی از شرکت ها دوست دارند S ششم را در برنامه 5S خود بگنجانند: ایمنی. هنگامی که ایمنی شامل می شود، سیستم اغلب 6S نامیده می شود. مرحله ایمنی شامل تمرکز بر آنچه می توان برای از بین بردن خطرات در فرآیندهای کاری با ترتیب دادن چیزها به روش های خاص انجام داد.
این ممکن است مستلزم راه‌اندازی ایستگاه‌های کاری به‌گونه‌ای باشد که ارگونومیک‌تر باشند، تقاطع‌ها را علامت‌گذاری کنید – مانند مکان‌هایی که لیفتراک‌ها و عابران پیاده از مسیرها عبور می‌کنند – با علائم، و برچسب‌گذاری کابینت ذخیره‌سازی برای تمیز کردن مواد شیمیایی تا مردم از خطرات احتمالی آگاه شوند. اگر چیدمان محل کار یا وظایفی که افراد انجام می دهند خطرناک باشد، باید تا حد امکان از این خطرات کاسته شود. این همان چیزی است که S ششم روی آن تمرکز دارد.
برخی از افراد ایمنی را نتیجه اجرای مناسب پنج S دیگر می دانند و در نتیجه می گویند S ششم ضروری نیست. آنها فکر می کنند اگر فضای کاری به درستی سازماندهی و تمیز شود و از نشانه های ایمنی بصری مفیدی استفاده شود، یک مرحله ایمنی جداگانه غیر ضروری است.
هیچ یک از رویکردهای ایمنی درست یا غلط نیست. اما هر طور که یک کسب و کار بخواهد به ایمنی نزدیک شود، باید توجه داشته باشد که توجه به ایمنی مهم است.
نکته: اگر اتفاقات ناگوار و تصادفی رخ داد، توقف کنید تا بررسی کنید که آیا بهبود 5S می‌توانست از آن جلوگیری کند یا خیر. آیا شلوغی کمتر، سطوح راه رفتن تمیزتر، یا علائم و برچسب های بهتر می تواند تفاوتی ایجاد کند؟
شروع کار با 5S
اگرچه 5S یک مفهوم نسبتاً ساده است، شروع یک برنامه جدید 5S می تواند دلهره آور باشد. این مانند انجام یک پروژه بزرگ نظافت در گاراژ یا زیرزمین خانه است. چیزهای زیادی برای رسیدگی وجود دارد، و شروع احتمالاً جالب به نظر نمی رسد.
با مراحل عملی مانند تصمیم گیری در مورد اینکه کدام بخش ها و افراد درگیر خواهند شد، به چه آموزش هایی نیاز است و از چه ابزارهایی برای تسهیل فرآیند استفاده کنید، شروع کنید. تعیین این موارد ملموس به شروع فرآیند پیاده سازی 5S کمک می کند.
چه کسی باید در 5S شرکت کند؟
پاسخ کوتاه به این سوال اینجاست: همه. اگر یک بخش در حال راه اندازی 5S است، مدیران و سایر کارکنان باید شامل شوند. اگر کسی کنار گذاشته شود، این می‌تواند به سردرگمی یا آشفتگی‌هایی منجر شود که مردم نمی‌خواهند مالکیت آن را بگیرند.
این امکان وجود دارد که برخی افراد در 5S نقش بیشتری نسبت به دیگران داشته باشند، که خوب است. ممکن است هماهنگ‌کننده‌های 5S وجود داشته باشند که مسئول نصب و نگهداری برچسب‌گذاری 5S، پیگیری وظایف محول شده، یا معرفی اعضای جدید بخش به سیستم 5S باشند. بدیهی است که این افراد در مقایسه با دیگران زمان زیادی را صرف فکر کردن در مورد 5S خواهند کرد. با این حال، همه باید به طور مرتب به 5S فکر کنند. 5S ممکن است در ابتدا به عنوان یک رویداد اتفاق بیفتد، اما در حالت ایده آل به بخشی از کار روزانه برای همه تبدیل می شود.
همچنین مهم است که به یاد داشته باشید که رهبران شرکت باید در 5S شرکت کنند، به خصوص اگر 5S یک تلاش گسترده شرکت باشد. هنگامی که مردم می بینند که مافوق خود با شرکت در آن 5S را جدی می گیرند، احتمالاً آن را نیز جدی می گیرند.
آموزش 5S
هر کسی که در فعالیت های 5S شرکت خواهد کرد باید آموزش ببیند. این را می توان در یک محیط کلاس درس، با یک DVD آموزشی، و/یا از طریق فعالیت های عملی انجام داد. نمایش چگونگی وقوع 5S در یک ایستگاه کاری نیز ممکن است مفید باشد.
برای اینکه کارمندان بفهمند چرا شرکت قرار است استفاده از 5S را شروع کند و چرا این مهم است، باید تاریخچه مختصری از 5S، قطعات آن و مزایای آن ارائه شود.
کاملاً ممکن است که روش اجرای 5S در یک سازمان یا حتی یک بخش با سایرین متفاوت باشد، بنابراین گروه هایی که برای اولین بار 5S را اجرا می کنند ممکن است نیاز داشته باشند بهترین راه را برای انجام مراحل 5S در فضاهای خود بیابند.
در هر صورت، وقتی 5S جدید است، همه باید آموزش ببینند، و سپس هر کارمند جدیدی که بعداً وارد کشتی می شود، باید در مورد 5S نیز آموزش ببیند.
5S و ارتباطات بصری
بخش مهمی از 5.S این است که فضاها را تمیزتر می کند و بنابراین ناوبری را آسان تر می کند. این بدان معناست که مردم می توانند راحت تر کار خود را انجام دهند. ابزارهای ارتباط بصری مانند برچسب‌ها، علامت‌گذاری کف، علامت‌های کابینت و قفسه، و تابلوهای سایه می‌توانند مسیریابی فضاها را حتی ساده‌تر کنند. به علاوه، این ابزارها می توانند به سازماندهی فضای کاری کمک کنند. محل کاری که از مدیریت بصری به این روش استفاده می کند، اغلب به عنوان محل کار بصری شناخته می شود.
سوالات متداول
استاندارد 5 S چیست؟
5 اس به عنوان بخشی از سیستم تولید تویوتا (TPS) آغاز شد، روشی که توسط رهبران شرکت موتور تویوتا در اوایل و اواسط قرن بیستم آغاز شد. این سیستم که اغلب در غرب از آن به عنوان تولید ناب یاد می شود، هدف آن افزایش ارزش محصولات یا خدمات برای مشتریان است. این اغلب با یافتن و حذف زباله از فرآیندهای تولید انجام می شود. متقاضیان اخذ گواهینامه 5S می توانند با ما در ارتباط باشند.
مزایای پیاده سازی 5S برای سازمان ها چیست؟
1. کاهش هزینه ها
2. کیفیت بالاتر
3. بهره وری بیشتر
4. رضایت بیشتر کارکنان
5. محیط کار ایمن تر
