طرح تداوم کسب و کار (BCP) چیست و چگونه کار می کند؟
طرح تداوم کسب و کار (BCP) یک سیستم پیشگیری و بازیابی از تهدیدات احتمالی برای یک شرکت است. این طرح تضمین می‌کند که پرسنل و دارایی‌ها محافظت می‌شوند و می‌توانند در صورت وقوع فاجعه به سرعت عمل کنند.
یک طرح تداوم کسب و کار سازمان شما را در موقعیتی قرار می دهد که از یک اختلال جدی جان سالم به در ببرد. این سردرگمی رایج در هر فاجعه را از بین می‌برد و طرحی واضح برای آنچه همه باید انجام دهند ارائه می‌کند. مهمتر از آن، طرح تداوم کسب و کار شما از: ارتباط بین کارمندان و مشتریان پشتیبانی می کند.
نکات کلیدی در مورد طرح تداوم کسب و کار
- طرح‌های تداوم کسب‌وکار (BCP) سیستم‌های پیشگیری و بازیابی برای تهدیدات بالقوه، مانند بلایای طبیعی یا حملات سایبری هستند.
- BCP برای محافظت از پرسنل و دارایی ها و اطمینان از عملکرد سریع آنها در هنگام وقوع فاجعه طراحی شده است.
- BCPها باید برای اطمینان از وجود هیچ نقطه ضعفی که قابل شناسایی و اصلاح باشد، آزمایش شوند.
آشنایی با برنامه های تداوم کسب و کار (BCP)
BCP شامل تعریف هر و همه ریسک هایی است که می تواند بر عملیات شرکت تأثیر بگذارد و آن را به بخشی مهم از استراتژی مدیریت ریسک سازمان تبدیل می کند. خطرات ممکن است شامل بلایای طبیعی – آتش سوزی، سیل یا رویدادهای مرتبط با آب و هوا – و حملات سایبری باشد. پس از شناسایی خطرات، طرح باید شامل موارد زیر نیز باشد:
- تعیین اینکه این ریسک ها چگونه بر عملیات تاثیر می گذارند
- اجرای پادمان ها و رویه ها برای کاهش خطرات
- روش های آزمایش برای اطمینان از کارایی آنها
- بررسی فرآیند برای اطمینان از به روز بودن آن
BCP ها بخش مهمی از هر کسب و کار هستند. تهدیدها و اختلالات به معنای از دست دادن درآمد و هزینه های بالاتر است که منجر به کاهش سود می شود. و کسب و کارها نمی توانند به تنهایی به بیمه اتکا کنند زیرا تمام هزینه ها و مشتریانی که به سمت رقابت حرکت می کنند را پوشش نمی دهد. این به طور کلی از قبل تصور می شود و شامل ورودی از سهامداران و پرسنل کلیدی است.
تجزیه و تحلیل تأثیر کسب و کار، بازیابی، سازماندهی و آموزش، همه مراحلی هستند که شرکت ها باید هنگام ایجاد یک برنامه تداوم کسب و کار دنبال کنند.
مزایای طرح تداوم کسب و کار
کسب و کارها مستعد انبوهی از بلایا هستند که درجات آنها از جزئی تا فاجعه آمیز متفاوت است. برنامه ریزی تداوم کسب و کار معمولاً برای کمک به ادامه فعالیت شرکت در صورت بروز بلایای بزرگ مانند آتش سوزی است. BCPها با طرح بازیابی بلایا که بر بازیابی سیستم فناوری اطلاعات یک شرکت پس از یک بحران تمرکز دارد، متفاوت است.
یک شرکت مالی مستقر در یک شهر بزرگ را در نظر بگیرید. ممکن است با انجام اقداماتی از جمله پشتیبان‌گیری از رایانه و فایل‌های مشتری خارج از سایت، یک BCP ایجاد کند. اگر قرار بود برای دفتر شرکتی اتفاقی بیفتد، دفاتر اقماری آن همچنان به اطلاعات مهم دسترسی خواهند داشت.
نکته مهمی که باید به آن توجه داشت این است که BCP ممکن است در صورت ابتلای بخش بزرگی از جمعیت، مانند موارد شیوع بیماری، موثر نباشد. با این وجود، BCPها می توانند مدیریت ریسک را بهبود بخشند – از گسترش اختلالات جلوگیری می کنند. آنها همچنین می توانند به کاهش از کار افتادگی شبکه ها یا فناوری کمک کنند و در هزینه شرکت صرفه جویی کنند.
چگونه یک طرح تداوم کسب و کار ایجاد کنیم
چندین مرحله وجود دارد که بسیاری از شرکت ها باید برای توسعه یک BCP جامد دنبال کنند. آنها عبارتند از:
همچنین ممکن است شرکت‌ها تهیه یک چک لیست شامل جزئیات کلیدی مانند اطلاعات تماس اضطراری، فهرستی از منابعی که ممکن است تیم تداوم نیاز داشته باشد، جایی که داده‌های پشتیبان و سایر اطلاعات مورد نیاز در آن نگهداری یا ذخیره می‌شوند و سایر پرسنل مهم مفید باشد.
- تجزیه و تحلیل تأثیر کسب و کار: در اینجا، کسب و کار عملکردها و منابع مرتبطی را که به زمان حساس هستند شناسایی می کند. (اطلاعات بیشتر در این مورد در زیر.)
- بازیابی: در این بخش، کسب و کار باید مراحل بازیابی عملکردهای حیاتی کسب و کار را شناسایی و اجرا کند.
- سازمان: یک تیم تداوم باید ایجاد شود. این تیم برای مدیریت اختلال برنامه ریزی خواهد کرد.
- آموزش: تیم تداوم باید آموزش دیده و آزمایش شود. اعضای تیم همچنین باید تمرین هایی را انجام دهند که بر روی برنامه و استراتژی ها باشد.
در کنار آزمایش تیم تداوم، شرکت باید خود BCP را نیز آزمایش کند. باید چندین بار آزمایش شود تا اطمینان حاصل شود که می تواند در بسیاری از سناریوهای مختلف خطر اعمال شود. این به شناسایی هر گونه ضعف در طرح کمک می کند که سپس می توان آن را شناسایی و اصلاح کرد.
برای اینکه یک طرح تداوم کسب و کار موفق باشد، همه کارکنان – حتی آنهایی که در تیم تداوم کار نیستند – باید از این طرح آگاه باشند.
تجزیه و تحلیل تاثیر تداوم کسب و کار
بخش مهمی از توسعه یک BCP، تجزیه و تحلیل تأثیر تداوم کسب و کار است. اثرات اختلال در عملکردها و فرآیندهای کسب و کار را شناسایی می کند. همچنین از اطلاعات برای تصمیم گیری در مورد اولویت ها و استراتژی های بازیابی استفاده می کند.
FEMA یک کاربرگ تأثیر عملیاتی و مالی برای کمک به اجرای تجزیه و تحلیل تداوم کسب و کار فراهم می کند. کاربرگ باید توسط مدیران عملکرد و فرآیندهای تجاری که به خوبی با کسب و کار آشنا هستند تکمیل شود. این کاربرگ ها موارد زیر را خلاصه می کنند:
- تأثیرات – اعم از مالی و عملیاتی – که از از دست دادن عملکردها و فرآیندهای تجاری فردی ناشی می شود
- شناسایی زمانی که از دست دادن یک عملکرد یا فرآیند منجر به اثرات تجاری شناسایی شده می شود
تکمیل تجزیه و تحلیل می تواند به شرکت ها کمک کند تا فرآیندهایی را که بیشترین تأثیر را بر عملکردهای مالی و عملیاتی کسب و کار دارند، شناسایی و اولویت بندی کنند. نقطه ای که باید در آن بازیابی شوند به طور کلی به عنوان “هدف زمان بازیابی” شناخته می شود.
طرح تداوم کسب و کار در مقابل طرح بازیابی بلایا
BCPها و برنامه های بازیابی بلایا از نظر ماهیت مشابه هستند، دومی بر زیرساخت فناوری و فناوری اطلاعات (IT) تمرکز دارد. BCPها فراگیرتر هستند – با تمرکز بر کل سازمان، مانند خدمات مشتری و زنجیره تامین.
BCP ها بر کاهش هزینه ها یا تلفات کلی تمرکز می کنند، در حالی که برنامه های بازیابی بلایا فقط به زمان از کار افتادن فناوری و هزینه های مربوطه توجه می کنند. برنامه‌های بازیابی بلایا فقط شامل پرسنل فناوری اطلاعات می‌شوند که خط‌مشی را ایجاد و مدیریت می‌کنند. با این حال، BCP ها تمایل دارند پرسنل بیشتری در مورد فرآیندهای بالقوه آموزش ببینند.
نتیجه گیری
برنامه های تداوم کسب و کار (BCP) برای کمک به سرعت بخشیدن به بازیابی سازمانی که تهدید یا فاجعه را پر می کند ایجاد می شود. این طرح مکانیسم ها و عملکردهایی را به کار می گیرد تا به پرسنل و دارایی ها اجازه دهد تا زمان خرابی شرکت را به حداقل برسانند. BCPها در صورت وقوع فاجعه ای مانند سیل یا آتش سوزی، تمام خطرات سازمانی را پوشش می دهند.
سوالات متداول
چرا طرح تداوم کسب و کار (BCP) مهم است؟
کسب‌وکارها مستعد انبوهی از بلایا هستند که در درجه‌ای از جزئی تا فاجعه‌بار متفاوت است و طرح‌های تداوم کسب‌وکار (BCP) بخش مهمی از هر کسب‌وکاری است. BCP معمولاً برای کمک به ادامه فعالیت شرکت در صورت تهدید و اختلال است. این می تواند منجر به از دست دادن درآمد و هزینه های بالاتر شود که منجر به کاهش سود می شود. و کسب و کارها نمی توانند به تنهایی به بیمه اتکا کنند زیرا تمام هزینه ها و مشتریانی که به سمت رقابت حرکت می کنند را پوشش نمی دهد.
برنامه تداوم کسب و کار (BCP) باید شامل چه مواردی باشد؟
طرح‌های تداوم کسب‌وکار شامل شناسایی هر یک از ریسک‌هایی است که می‌تواند بر عملیات شرکت تأثیر بگذارد. این طرح همچنین باید تعیین کند که این ریسک‌ها چگونه بر عملیات‌ها تأثیر می‌گذارند و پادمان‌ها و رویه‌هایی را برای کاهش خطرات اجرا می‌کنند. همچنین باید رویه‌های آزمایشی وجود داشته باشد تا اطمینان حاصل شود که این پادمان‌ها و رویه‌ها کار می‌کنند. در نهایت، باید یک فرآیند بررسی وجود داشته باشد تا از به روز بودن طرح اطمینان حاصل شود.
تحلیل تاثیر تداوم کسب و کار چیست؟
بخش مهمی از توسعه یک BCP، تجزیه و تحلیل تأثیر تداوم کسب و کار است که اثرات اختلال در عملکردها و فرآیندهای تجاری را شناسایی می کند. همچنین از اطلاعات برای تصمیم گیری در مورد اولویت ها و استراتژی های بازیابی استفاده می کند. FEMA یک کاربرگ تأثیر عملیاتی و مالی برای کمک به اجرای تجزیه و تحلیل تداوم کسب و کار فراهم می کند. این کاربرگ‌ها تأثیرات مالی و عملیاتی را که از از بین رفتن عملکردها و فرآیندهای تجاری منشأ می‌گیرد، خلاصه می‌کند. آنها همچنین تشخیص می دهند که از دست دادن یک عملکرد یا فرآیند چه زمانی منجر به تأثیرات تجاری شناسایی شده می شود.
