توسعه شایستگی و ISO 9001
استاندارد ایزو 9001 به طور خاص به شایستگی در بند 7.2 ( به متن فارسی استاندارد ایزو 9001 مراجعه کنید)شایستگی می پردازد. الزامات این بند پایه ای را ایجاد می‌کند که سازمان ها (صرف نظر از اندازه، صنعت یا فعالیتشان) می‌توانند بر اساس آن یک برنامه توسعه شایستگی مؤثر ایجاد کنند.
در این مقاله به توسعه شایستگی و ISO 9001 خواهیم پرداخت. رقابت بین سازمان ها هرگز شدیدتر نبوده است. در نتیجه، تقاضا برای کارمندان شایسته برای انجام وظایف سازمانی نیز به میزان قابل توجهی افزایش یافته است. ISO 9000 شایستگی را به عنوان توانایی به کارگیری دانش و مهارت برای دستیابی به نتایج مورد نظر تعریف می کند. کارکنان شایسته سازمان ها را قادر می سازند تا کیفیت و کارایی خود را بهبود بخشند و با نوآوری ها همگام شوند.
توسعه شایستگی و ISO 9001
استاندارد ایزو 9001 به طور خاص به شایستگی در بند 7.2 ( به متن فارسی استاندارد ایزو 9001 مراجعه کنید)شایستگی می پردازد. الزامات این بند پایه‌ای را ایجاد می‌کند که سازمان ها (صرف نظر از اندازه، صنعت یا فعالیتشان) می‌توانند بر اساس آن یک برنامه توسعه شایستگی مؤثر ایجاد کنند. این الزامات ساده و مختصر هستند. سازمان ها باید:
- صلاحیت لازم را تعیین کند
- از شایستگی افراد اطمینان حاصل کند
- اطمینان حاصل کند که شایستگی لازم به دست آمده است
- سوابق را به عنوان مدرکی دال بر شایستگی پرسنل نگهداری کند
در مورد نحوه اخذ گواهینامه ایزو 9001 بیشتر بخوانید.
تعیین صلاحیت لازم
اولین گامی که استاندارد ISO 9001 از یک سازمان می خواهد، تعیین شایستگی های لازم در رابطه با یک موقعیت یا مسئولیت خاص است. این شایستگی های مورد نیاز باید مختص شغل و مطابق با اهداف سازمان باشد.
به این ترتیب، سازمان باید بتواند تعریف کند که کارکنان باید کدام شایستگی های اصلی را نشان دهند و برای انجام موفقیت آمیز وظایف و فعالیت های خود باید کدام شایستگی های فنی را داشته باشند. سازمان با شناسایی شایستگی های اصلی، ایجاد فرهنگ و محیطی در سطح سازمان را ممکن می‌سازد که در آن رویه ها و مدیریت آن بتواند به طور مؤثر عمل کند.
از طرفی سازمان با تعیین شایستگی های فنی می تواند از افزایش بهره وری و کارایی خدمات انجام شده توسط پرسنل اطمینان حاصل کند. برای انجام این مرحله می توان از ابزارهای مختلفی استفاده کرد، به عنوان مثال، فهرست، ثبت، پایگاه داده، طرح منابع انسانی، قرارداد، طرح پروژه.
چرا اخذ گواهینامه ایزو 9001 برای مشاغل ضروری است؟
تضمین صلاحیت افراد
استاندارد ایزو 9001 علاوه بر تعیین شایستگی های لازم، از سازمان ها می‌خواهد که اطمینان حاصل کنند که شایستگی افراد بر اساس آموزش، یا تجربه کافی است. سازمان ها می توانند فرآیند استخدام خود را با نوشتن شرح شغلی که الزامات مربوط به شایستگی برای به کارگیری افراد شایسته را مشخص می کند، آغاز کنند.
برای بررسی اینکه آیا یک فرد شایستگی لازم را دارد، باید یک فرآیند ارزیابی اعمال شود. این فرآیند باید در هماهنگی با الزامات شغلی طراحی شود تا شایستگی های یک فرد با موفقیت ارزیابی و تجزیه و تحلیل شود. شواهد مربوط به آموزش مناسب را می توان به عنوان اطلاعات مستند در طی مصاحبه، مشاهده یا از رزومه به دست آورد.
با این حال، برای مشاغل خاص (به عنوان مثال، پرستار، سرآشپز، و افسر پلیس) یک ارزیابی عملی تر از مهارت ها نیز مورد نیاز است. فرآیند ارزیابی باید مناسب باشد و داوطلبان را قادر سازد تا دانش و مهارت های خود را نشان دهند. علاوه بر این، از کارهای غیرضروری که به الزامات شغلی کمک نمی کنند، باید اجتناب کرد.
ارائه روش های مؤثر برای برآوردن نیازهای شایستگی
در مواردی که در خصوص شایستگی های کارکنان خلاء وجود داشته باشد (مثلاً یک کارمند دیگر صلاحیت لازم را ندارد)، سازمان باید نسبت به رفع شکاف ها اقدام کند تا کیفیت کار تحت تأثیر قرار نگیرد. در چنین مواردی، ایزو 9001 از سازمان ها می‌خواهد که از تکنیک های مؤثر برای برآوردن نیازهای شایستگی و توسعه شایستگی های کارکنان استفاده کنند (1).
هنگامی که یک کارمند دیگر صلاحیت لازم را ندارد، سازمان می تواند تصمیم بگیرد که الزامات و فرآیند کار را ساده کند، یا می تواند کارمند را به سمت یا وظیفه دیگری منصوب کند. علاوه بر این، می توان آموزش هایی را به منظور ارتقای شایستگی های یک کارمند ارائه داد.
اگر سازمان تشخیص دهد که انجام آموزش برای کارکنان ضروری است، عوامل متعددی باید در نظر گرفته شود. ابتدا سازمان باید نیازهای آموزشی را شناسایی کرده و آنها را با الزامات و اهداف سازمان هماهنگ کند. نیازهای آموزشی باید به طور مناسب شناسایی شود تا شکاف موجود در سطح شایستگی کارکنان کاهش یابد. ثانیاً، پیش نیازهای آموزش، مانند زمان، هزینه، کیفیت و کمیت، باید به طور کامل در نظر گرفته و تجزیه و تحلیل شود تا نتایج تورفتگی را به طور موثر پیش بینی و برآورد کند. در نهایت، سازمان باید با استفاده از روش‌های خلاقانه و نوآورانه برای انجام آموزش، توسعه شایستگی کارکنان را تشویق کند.
پس از اینکه یک کارمند به عنوان واجد شرایط شناخته شد، حفظ سطح شایستگی لازم برای برآورده کردن الزامات شغلی بسیار مهم است. یک سازمان می تواند با نظارت بر عملکرد کارکنان از حفظ شایستگی لازم اطمینان حاصل کند. برای فرآیند نظارت می توان از روش های مختلفی مانند آموزش منظم، مشاهده، ارزیابی و ممیزی استفاده کرد.
در مورد اخذ گواهینامه دوره آموزشی ایزو برای کارکنان بیشتر بخوانید.
حفظ اطلاعات مستند به عنوان شواهد شایستگی کارکنان
در نهایت، طبق استاندارد ISO 9001، یک سازمان باید سوابق و اطلاعات مستند را به عنوان شواهد شایستگی کارکنان حفظ کند. سوابق معتبر مانند سوابق آموزشی، دیپلم، مجوز، رزومه، گواهینامه ها یا بازخورد می توانند به عنوان مدرکی برای صلاحیت استفاده شوند. اطلاعات مستند را می توان به صورت فیزیکی یا دیجیتالی ذخیره کرد، با این حال، دومی تمایل بیشتری به تسهیل فرآیند بررسی و ممیزی دارد.
چگونه ایران گواه می تواند به شما کمک کند؟
تقاضا برای کارکنان واجد شرایط و شایسته، استانداردهای سرمایه گذاری در برنامه توسعه شایستگی را در سطح سازمانی و کارکنان افزایش داده است.
از جمله، ایران گواه دوره آموزشی ارائه می دهد که افرادی را که مایل به کسب دانش در ISO 9001 هستند، هدف قرار می دهد، که می تواند مبنایی برای یک برنامه توسعه شایستگی موثر باشد.
