• اولین وظیفه در ارزیابی اولیه، شناسایی استاندارد ISO است که به بهترین وجه با اهداف و عملیات سازمان شما مطابقت دارد. ISO طیف گسترده ای از استانداردها را ارائه می دهد که هر کدام برای اهداف خاصی طراحی شده اند. به عنوان مثال، ISO 9001 بر مدیریت کیفیت تمرکز دارد، ISO 14001 به مدیریت محیطی می پردازد، و ISO 27001 به امنیت اطلاعات می پردازد. شما باید استانداردی را انتخاب کنید که با اهداف، صنعت و نیازهای مشتری سازمان شما همسو باشد.

• هنگامی که استاندارد ISO مربوطه را انتخاب کردید، باید یک تجزیه و تحلیل شکاف انجام دهید. این شامل مقایسه شیوه ها، فرآیندها و سیستم های فعلی شما با الزامات ذکر شده در استاندارد ISO انتخابی است. هدف شناسایی مناطقی است که سازمان شما قبلاً با استاندارد مطابقت دارد و مناطقی که برای برآورده کردن معیارهای استاندارد نیاز به بهبود یا تعدیل دارند.

• در این مرحله، تعیین اهداف روشن برای صدور گواهینامه ایزو ضروری است. این اهداف باید شامل اهداف مشخص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، مرتبط و محدود به زمان (SMART) باشد. علاوه بر این، شما باید محدوده QMS (سیستم مدیریت کیفیت) خود را مشخص کنید و فرآیندها، بخش ها و مکان هایی را که تحت پوشش گواهی ISO قرار می گیرند، مشخص کنید.

• تعیین منابع مورد نیاز برای پیاده سازی و نگهداری QMS بخش مهمی از ارزیابی اولیه است. این شامل تخصیص مسئولیت ها، تخصیص بودجه و اطمینان از وجود زیرساخت ها و فناوری لازم برای پشتیبانی از QMS است.

• اخذ گواهینامه ISO نیازمند تعهد و حمایت مدیریت ارشد و ذینفعان کلیدی در سازمان شما است. در طول ارزیابی اولیه، جلب تعهد آنها به فرآیند بسیار مهم است، زیرا مشارکت آنها برای اجرای موفقیت آمیز QMS حیاتی است.

• ارزیابی اولیه همچنین باید شامل یک جدول زمانی برای کل فرآیند صدور گواهینامه ISO باشد. این جدول زمانی باید نقاط عطف کلیدی، ضرب‌الاجل‌ها و ترتیب فعالیت‌ها را مشخص کند و به شما در برنامه‌ریزی و پیگیری مؤثر کمک کند.

• توسعه یک QMS معمولاً با ایجاد سیاست های کیفیت آغاز می شود. این خط مشی ها باید با استاندارد ایزو که انتخاب کرده اید مطابقت داشته باشد و تعهد سازمان شما به کیفیت را منعکس کند. آنها باید واضح، مختصر و به راحتی برای همه کارکنان قابل درک باشند.

• بخش قابل توجهی از توسعه QMS شامل مستندسازی رویه ها و فرآیندهای درون سازمان شما است. این اسناد چگونگی انجام وظایف و فعالیت های خاص را در راستای استاندارد ایزو نشان می دهد. هر رویه باید مراحل، مسئولیت ها و منابع مورد نیاز را به تفصیل بیان کند.

• برای اطمینان از اثربخشی QMS خود، انجام یک ارزیابی ریسک مهم است. این شامل شناسایی خطرات و فرصت های بالقوه ای است که می تواند بر توانایی سازمان شما برای برآورده کردن الزامات استاندارد ISO تأثیر بگذارد. پس از شناسایی خطرات، استراتژی های کاهش باید توسعه داده شود و در QMS شما ادغام شود.

• اطمینان حاصل کنید که QMS شما تخصیص منابع لازم مانند پرسنل، تجهیزات، فناوری و امور مالی را برای پشتیبانی از اجرای استاندارد ایزو مشخص می کند. تخصیص منابع باید کارآمد و مستند باشد.

• تعریف نقش ها و مسئولیت های کارکنان در رابطه با QMS بسیار مهم است. کارکنان باید از نقش های خاص خود در پیاده سازی و حفظ QMS آگاه باشند. این شامل درک مسئولیت های آنها در حصول اطمینان از انطباق با استاندارد ISO است.

• QMS شما باید شامل چارچوبی برای اندازه گیری و نظارت بر عملکرد باشد. این شامل تعریف شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) است که با استاندارد ISO مرتبط هستند. نظارت منظم بر این KPIها به شناسایی زمینه‌های بهبود کمک می‌کند و اثربخشی مداوم QMS را تضمین می‌کند.

• مستندسازی مناسب جزء اساسی یک QMS است. سازمان شما باید یک سیستم ساختاریافته برای ایجاد، به روز رسانی و کنترل اسناد مربوط به QMS ایجاد کند. این شامل خط مشی ها، رویه ها، دستورالعمل های کاری و سوابق می شود.

• برای اطمینان از اینکه کارکنان به خوبی برای عملکرد در QMS آماده هستند، یک برنامه آموزشی و آگاهی باید توسعه یابد. این برنامه باید شامل آموزش استاندارد ISO و رویه‌های QMS باشد و باید برای نقش‌های مختلف کارکنان تنظیم شود.

• ارتباط موثر در درون سازمان برای اجرای موفقیت آمیز QMS ضروری است. QMS باید نحوه ایجاد ارتباطات داخلی را تعریف کند و اطمینان حاصل کند که اطلاعات مربوطه در سراسر سازمان به اشتراک گذاشته می شود.

• فرهنگ بهبود مستمر جزء لاینفک یک QMS است. QMS شما باید تمهیداتی برای شناسایی و رسیدگی به موارد عدم انطباق، انجام اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه، و پرورش فرهنگ یادگیری و رشد داشته باشد.

• در این مرحله، سیاست‌ها، رویه‌ها و فرآیندهای توسعه‌یافته در مرحله توسعه QMS در عمل اعمال می‌شوند. این بدان معنی است که سازمان شما شروع به پیروی از رویه های مستندی می کند که با استاندارد ایزو انتخاب شده برای صدور گواهینامه مطابقت دارد.

• آموزش جامع برای اطمینان از اینکه همه کارکنان نقش ها و مسئولیت های خود را در QMS درک می کنند ضروری است. این شامل آموزش در مورد الزامات استاندارد ISO، رویه های خاص QMS و هرگونه تغییر در فرآیندهای کاری موجود می باشد. آموزش باید برای نقش های مختلف در سازمان تنظیم شود تا اطمینان حاصل شود که همه از نحوه تأثیر QMS بر کار خود آگاه هستند.

• در کنار آموزش رسمی، ایجاد آگاهی در مورد اهمیت گواهینامه ایزو و پیاده سازی الزامات استاندارد ایزو در بین کارکنان مهم است. این می تواند شامل جلسات اطلاعاتی، ارائه ها و ارتباطاتی باشد که مزایای گواهینامه ایزو را هم برای سازمان و هم برای کارکنان آن برجسته می کند.

• اطمینان حاصل کنید که منابع لازم، از جمله تجهیزات، ابزار و فناوری، به آسانی در دسترس کارکنان است تا وظایف خود را همانطور که در QMS مشخص شده است انجام دهند. استقرار موثر منابع برای اجرای روان QMS بسیار مهم است.

• با شروع اجرای QMS، ایجاد سیستمی برای نظارت و کنترل فرآیندها برای اطمینان از انطباق با استاندارد ISO ضروری است. این شامل ایجاد پست های بازرسی و اقدامات کنترل کیفیت برای شناسایی و رسیدگی به هرگونه انحراف از رویه های مستند است.

• کانال هایی برای کارمندان ایجاد کنید تا در مورد سیستم مدیریت جدید و اجرای آن بازخورد ارائه کنند. ورودی آنها می تواند به شناسایی مناطقی که ممکن است نیاز به تعدیل یا بهبود داشته باشند کمک کند. کارکنان را تشویق کنید تا تجربیات خود را به اشتراک بگذارند و پیشرفت های فرآیند را پیشنهاد دهند.

• بررسی‌های منظم مدیریت در این مرحله برای اطمینان از عملکرد مؤثر سیستم مدیریت و رسیدگی به هر گونه مسائل استراتژیک یا مرتبط با منابع بسیار مهم است. مشارکت و تعهد مدیریت برای موفقیت QMS ضروری است.

• در طول مرحله اجرا و آموزش، ارتباط موثر درون سازمان ضروری است. این شامل انتشار اطلاعات در مورد تغییرات QMS، به روز رسانی، و هر گونه تنظیماتی است که ممکن است لازم باشد.

• مستندسازی با ایجاد خط‌مشی‌ها، رویه‌ها و دستورالعمل‌های کاری که با الزامات استاندارد ایزو مطابقت دارد، آغاز می‌شود. این اسناد چگونگی انجام فرآیندها و وظایف مختلف در سازمان را مشخص می کند. خط‌مشی‌ها بیانیه‌های سطح بالایی از قصد را ارائه می‌کنند، در حالی که رویه‌ها دستورالعمل‌های گام به گام مفصل را ارائه می‌دهند. دستورالعمل های کاری راهنمایی های خاصی را در مورد وظایف فردی ارائه می دهد.

• یک سیستم کنترل اسناد را برای اطمینان از مدیریت صحیح کلیه اسناد مربوطه ایجاد کنید. این شامل کنترل نسخه، بررسی اسناد و فرآیندهای تأیید است. کنترل اسناد تضمین می کند که جدیدترین و تایید شده ترین نسخه اسناد در سراسر سازمان استفاده می شود.

• سوابق شواهدی هستند که نشان می دهد سازمان شما از سیاست ها و رویه های مستند پیروی می کند. سوابق ممکن است شامل گزارش حسابرسی، صورتجلسه، گزارش اقدامات اصلاحی، سوابق آموزشی و غیره باشد. سوابق باید به گونه ای نگهداری شوند که به راحتی در دسترس و ایمن برای مدت زمان مورد نیاز استاندارد ISO ذخیره شوند.

• همانطور که سازمان شما تکامل می یابد و فرآیندها را بهبود می بخشد، ممکن است تغییراتی در خط مشی ها، رویه ها و دستورالعمل های کاری لازم باشد. فرآیند مدیریت تغییر رسمی تضمین می‌کند که هر گونه اصلاحی به درستی مستند، بررسی، تأیید و به طرف‌های مربوطه ابلاغ می‌شود.

• مدیریت داده ها برای جمع آوری و تجزیه و تحلیل داده های مربوط به سیستم مدیریت شما ضروری است. این داده ها را می توان برای اندازه گیری عملکرد در برابر شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) و شناسایی زمینه های بهبود استفاده کرد. مدیریت موثر داده برای تصمیم گیری و بهبود مستمر حیاتی است.

• اسناد و مدارک و نگهداری سوابق قابلیت ردیابی را فراهم می کند، که توانایی ردیابی اقدامات و رویدادها به منبع آنها است. این امر در طول حسابرسی بسیار مهم است، زیرا به حسابرسان اجازه می‌دهد تا انطباق را تأیید کرده و دنباله اطلاعات را برای اطمینان از سازگاری دنبال کنند.

• هنگامی که عدم انطباق یا انحراف از استاندارد یا ISO شناسایی می شود، اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه مستند برای رسیدگی و اصلاح این مسائل ضروری است. مستندات مناسب تضمین می کند که مسائل حل شده اند و اقداماتی برای جلوگیری از تکرار آنها انجام می شود.

• هدف اصلی ممیزی داخلی ارزیابی انطباق QMS با الزامات استاندارد ایزو است. هدف این ممیزی ها شناسایی عدم انطباق ها، شکاف ها و زمینه های بهبود در QMS است. ممیزی داخلی یک رویکرد پیشگیرانه برای کشف مسائل قبل از تبدیل شدن به مشکلات اساسی و ایجاد بهبود مستمر است.

• ممیزی داخلی با یک برنامه حسابرسی دقیق آغاز می شود. این طرح محدوده ممیزی را شامل فرآیندها و حوزه های خاصی که باید حسابرسی شوند، مشخص می کند. همچنین شامل اهداف حسابرسی، برنامه حسابرسی و شناسایی حسابرسان می باشد.

• ممیزی های داخلی معمولاً توسط تیمی از حسابرسان انجام می شود. این حسابرسان باید در تکنیک های حسابرسی و الزامات استاندارد ISO به خوبی آموزش دیده باشند. تیم ممیزی ممکن است شامل پرسنل داخلی یا مشاوران خارجی با تخصص در استاندارد ISO باشد.

• در طول ممیزی، تیم ممیزی طرح ممیزی را دنبال می کند و مصاحبه، بررسی اسناد و مشاهدات را برای ارزیابی انطباق QMS با استاندارد ISO انجام می دهد. حسابرسان از چک لیست ها و ابزارهای ارزیابی برای هدایت ارزیابی های خود استفاده می کنند.

• با پیشرفت حسابرسی، حسابرسان موارد عدم انطباق را شناسایی می کنند. اینها مواردی هستند که QMS الزامات استاندارد ISO را برآورده نمی کند. عدم انطباق ها می تواند به خط مشی ها، رویه ها، مستندات یا اجرای واقعی فرآیندها مربوط باشد.

• پس از اتمام حسابرسی، حسابرسان یافته های خود را در گزارش حسابرسی جمع آوری می کنند. این گزارش شامل خلاصه ای از حسابرسی، عدم انطباق های شناسایی شده و توصیه هایی برای اقدامات اصلاحی است. ارائه اطلاعات واضح و عینی در گزارش ضروری است.

• قبل از انجام ممیزی خارجی، باید یک مرجع صدور گواهینامه ایزو را انتخاب کنید که برای انجام ارزیابی های ISO معتبر باشد. برای اطمینان از اعتبار گواهینامه ISO خود، انتخاب یک موسسه گواهی معتبر و معتبر ضروری است. برای انتخاب مرجع صدور گواهینامه ایزو معتبر می توانید با ما در تماس باشید.

• نهاد صدور گواهینامه ایزو یک طرح ممیزی ایجاد خواهد کرد که محدوده، اهداف و برنامه حسابرسی را مشخص می کند. طرح ممیزی همچنین ممکن است شامل جزئیاتی در مورد تیم حسابرسی باشد که ارزیابی را انجام خواهد داد.

• ممیزی خارجی معمولاً با ممیزی مرحله 1 شروع می شود که بررسی اسناد QMS شما است. حسابرسان خط‌مشی‌ها، رویه‌ها و سایر اسناد را ارزیابی می‌کنند تا اطمینان حاصل کنند که با الزامات استاندارد ISO مطابقت دارند. هر گونه مغایرت یا شکاف برای اصلاح یادداشت می شود.

• ممیزی مرحله 2 ارزیابی در محل است. حسابرسان برای مشاهده اجرای واقعی QMS و مصاحبه با کارکنان از سازمان شما بازدید می کنند. در طول این مرحله، حسابرسان بررسی خواهند کرد که QMS کاملاً کاربردی است، کارکنان از رویه‌ها پیروی می‌کنند و اینکه QMS با استاندارد ISO مطابقت دارد.

• پس از ممیزی خارجی، سازمان صدور گواهینامه گزارش حسابرسی را تهیه می کند که یافته ها را خلاصه می کند، از جمله هرگونه عدم انطباق. این گزارش با سازمان شما به اشتراک گذاشته می شود و به شما فرصتی داده می شود تا در صورت لزوم پاسخ دهید و اقدامات اصلاحی انجام دهید.

• پس از دریافت یک تصمیم مطلوب برای صدور گواهینامه، به سازمان شما گواهینامه ISO اعطا می شود. این گواهینامه نشان می دهد که الزامات استقرار استاندارد ایزو شما براساس قوانین و مقررات می باشد.

جهت اخذ انواع گواهینامه های معتبر ملی و بین المللی ایزو می توانید از طریق WhatsApp با مرکز مشاوره ایران گواه در تماس باشید و از مشاوره رایگان با متخصصین مرکز مشاوره ایران گواه بهرهمند شوید.